9 Timemanagementtips ter verhoging van je productiviteit

jos-van-der-voort-van-der-kleij
Reacties gesloten

Aan het eind van de dag vraag je je af of er werkelijk iets uit je handen is gekomen, of heb je het gevoel dat je alleen maar bezig bent geweest met het blussen van brandjes. Je bent wel druk, maar niet productief. Herkenbaar? Terwijl tijd een van de meest waardevolle zaken is die je ‘bezit’. En bovendien een van de weinige dingen in jouw werk die zichzelf niet vernieuwt. Hieronder negen tips om productiever met je tijd om te gaan.

1. Bepaal je prioriteiten en plan: Als je een to do-lijst maakt, zet de taken dan in de volgorde waarin ze voltooid moeten worden. Bepaal de routinetaken eerst en plan dan pas de rest. Taken met een harde datum, deadlines, afspraken, meetings en dergelijke kun je eventueel in je agenda opnemen.

2. Vermijd uitstelgedrag: Nu je de prioriteiten hebt bepaald en gepland, is het zaak om uitstelgedrag koste wat het kost te vermijden. Als je een taak op je to do-lijst dreigt uit te stellen, pak die dan eerst aan. Je zult je veel beter voelen. Gebruik de Pomodoro-methode om je aandacht te focussen.

3. Zorg dat je niet wordt gestoord: Het is cruciaal dat je onderbrekingen zo veel mogelijk vermijdt als je geconcentreerd aan het werk bent. Zet je e-mailmelders op je computer en je smartphone uit. Als je niet door collega’s wilt worden gestoord, dan zet je de telefoon uit. Onderzoek wijst uit dat het vijf minuten tot wel een kwartier kost om weer in je concentratie te komen.

4. Gebruik een up-to-date to do-list: Dit klinkt eenvoudig maar een to do-list is de basis van alle timemanagement. Je lijst kan op je smartphone, desktop, tablet of gewoon op papier worden bijgehouden. Het sleutelwoord hier is gebruik, het bijhouden van het lijstje is echter zeker zo belangrijk.

5. Organiseer je werk: Timemanagement en organiseren zijn aan elkaar verbonden. De belangrijke zaken krijg ik alleen gedaan als ik de goede gereedschappen heb klaargezet. Wanneer je ongeorganiseerd bent, leidt dat vaak tot veel doen en weinig resultaat.

6. Delegeer je werk: Een goede manier om tijd te besparen is anderen inschakelen om je te helpen. Als je geen assistent(e) hebt, kun je misschien je baas vragen, een leverancier, of als het past misschien een klant. De sleutel is om hulp te zoeken van mensen die het beter of sneller kunnen doen dan jij.

7. Stel jezelf doelen: Je tijd efficiënter gebruiken is grotendeels zinloos als je die tijd niet besteedt aan het bereiken van je doelen. Het is het kompas dat belangrijker is dan de klok. Zorg dat je weet waar je heen wilt en spendeer je tijd om daar te komen.

8. Analyseer je tijdsbesteding: Analyseer waaraan je jou tijd besteedt. Log gedurende een paar weken alles wat je doet. Aan het eind van die paar weken inspecteer je je lijsten. Je zult verbaasd staan waar jouw tijd allemaal heen gaat. Wordt jouw tijd wel besteed aan zaken die jouw prioriteit zouden moeten hebben?

9. Beweeg met de stroom mee: Wees flexibel, de waan van alledag kan elk moment toeslaan. Pas je planning daarop aan en reageer adequaat. Soms betekent dat dat je een belangrijke taak eerst moet afwerken. Op een ander moment kies je de nieuwe, urgente taak aan. Je kunt niet plannen op het onverwachte, dus pas je aan.

Kun je nog iets aan bovenstaande tips toevoegen? Hoe manage jij jouw tijd en hoe ga jij met je verplichtingen om? Ik ben benieuwd naar je reactie!

Deel dit artikel met anderen
Jos van der Voort van der Kleij - Coach en arbeidsdeskundige
Jos van der Voort van der Kleij is NOBCO Beroepscoach en NVvA Arbeidsdeskundige en de auteur op het blog van Dagaz Coaching & Training. Hij gebruikt zijn coachingsactiviteiten en trainingen om anderen te leren stress en uitstelgedrag te verminderen, zodat zij optimaal kunnen presteren. Daarnaast leert hij mensen slimmer en productiever te werken, door ze methodes als Getting Things Done aan te leren.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten