Essentiële aandachtspunten bij het invoeren van Het Nieuwe Werken

Bij het invoeren van Het Nieuwe Werken Concept is een goed afgestemd kantoorinterieur en dito werkomgeving buitengewoon belangrijk. Daarbij is het van grootste belang dat mensen worden betrokken bij de invoering, dat de werkomgeving goed pas bij de taak en dat de ruimte effectief wordt gebruikt. 

Betrek de gebruikers bij de inrichting

Stel je voor, je hebt al jaren een prachtige werkkamer, eigen plantjes en posters en je krijgt te horen: “we gaan over naar een nieuwe manier van werken, waarin je kunt werken waar je wilt. Er zijn geen eigen werkplekken meer.” Dat kan heel demotiverend zijn. 

Uit onderzoek en uit de literatuur is al eerder gebleken dat betrokkenheid van collega’s bij het invoeren van veranderingen in de kantooromgeving van essentieel belang is*. De beste resultaten bij het opzetten van het nieuwe kantoor worden daarom behaald wanneer de gebruikers worden betrokken bij het vormgeven van het nieuwe concept. 

De productiviteit, werknemerstevredenheid en gezondheid van collega’s worden gunstig beïnvloed als er sprake is van betrokkenheid van de werknemers bij inrichten. Bovendien neemt op die manier het vertrouwen in het management aanzienlijk toe. Daarentegen kan er juist veel mentale  schade worden aangericht wanneer mensen niet bij hun bedrijf of organisatie, en werkomgeving worden betrokken. 

Stem interieur en werkomgeving goed af op de behoeften

Niet alleen een goed werkende  ICT is bij Het Nieuwe Werken van essentieel belang. Ook het kantoor moet in feite “naadloos om de mensen en hun taken heen passen”. Het kantoor wordt meer een overlegruimte. Dus er moet aandacht zijn voor goede vergaderruimtes. Wanneer er veel gebeld wordt zijn belruimtes nodig in het kantoor en wanneer er veel geconcentreerd wordt gewerkt zijn concentratieruimtes essentieel. 

TNO heeft onlangs een onderzoek uitgevoerd naar het effect van vergaderruimtes op het resultaat van verschillende bijeenkomsten. Eén van de belangrijkste conclusies was dat de manier waarop vergaderruimtes zijn ingericht tot sterk verschillende resultaten leiden.  Er is veel productiviteitswinst te behalen bij vergaderen, door de ruimte beter af te stemmen op het vergaderdoel. Een ovale tafel is voor overleg bijvoorbeeld veel meer geschikt dan een vierkante. 

Verder is gebleken dat 85% van de gesprekken bij de koffiecorner over werk gaan. De juiste inrichting rondom de koffieautomaat heeft een significant effect op het aantal gesprekken en de kwaliteit ervan. 

Begin met een pilot

In mijn boek “aangetoonde effecten van het kantoorinterieur” (affiliate) toon ik aan dat het invoeren van een nieuwe kantooromgeving meer succesvol is, wanneer de effecten in een pilot worden getest. Bij een pilot wordt de  gewenste nieuwe situatie op bedrijfsniveau alvast bij een deel van de organisatie doorgevoerd en geëvalueerd. Het voordeel hiervan  is dat de positieve effecten alvast  gedeeld kunnen worden met de werknemers en dat eventuele problemen in de volgende fasen kunnen worden aangepakt. 

Een pilot is ook nuttig om mogelijke nadelen in kaart te brengen en van tevoren te benoemen (naast alle positieve effecten). Het is hierbij belangrijk om duidelijkheid te scheppen. 

Kortom, toets delen van de nieuwe situatie eerst in de praktijk met medewerkers voordat het op bedrijfsbrede schaal wordt ingevoerd. Dat geeft meer betrokkenheid en de ruimte kan beter op de taak worden afgestemd. 

Houd rekening met de bezettingsgraad

Een aantal bedrijven gebruiken Het Nieuwe Werken om fors te bezuinigen op het aantal kantoren en vierkante meters. Dat is zo’n gek idee nog niet, als het werk en de taken meebrengt dat veel werk buiten de kantoordeuren plaatsvindt. Het kan voordelig zijn om voorafgaand aan het traject goed in kaart te brengen wat de gemiddelde bezetting van de huidige werkplekken is en welke taken mensen op kantoor verrichten (bellen, geconcentreerd werken, computerwerk, vergaderen, etc.) 

Een constante observatie gedurende een vooraf bepaalde periode is daarbij geen overbodige luxe. Inmiddels zijn door TNO de bezettinggraden van diverse kantoorruimtes met RFID-chips gemeten. Daaruit blijkt dat belangrijke informatie wordt gemist, wanneer slechts incidenteel wordt geturfd welke werkplekken bezet zijn. 

Wat zijn uw ervaringen?

Ik ben benieuwd naar uw reactie en uw ervaringen. U kunt hieronder reageren.