Afwijken van het proces: Organisatorische olifantenpaadjes

Olifantenpaadjes, de in het gras uitgesleten paden, zijn natuurlijk vernoemd naar olifanten. Zij nemen altijd de kortste (meest logische) weg en wijken waar nodig af van de bestaande paden. Deze olifantenpaadjes, of desire lines, ontstaan overal en als je erop let zie je niets anders meer. Er is een schitterend boek gemaakt over olifantenpaadjes, maar ook een korte film over dit fenomeen. Olifantenpaadjes zijn er in verschillende vormen: Fysieke olifantenpaadjes, sociale olifantenpaadjes (gedragspatronen die we niet verwachten of gepland hadden) en olifantenpaadjes in organisaties, waar mensen bewust de regels omzeilen. Waar komen die organisatorische olifantenpaadjes vandaan? En wat kan een organisatie er het beste mee doen?

Over elke vierkante meter in Nederland wordt een paar jaar nagedacht en toch ontstaan er extra infrastructurele paadjes. Hebben wij als stedelijke olifanten lak aan de gebaande paden? Is er sprake van gemakzucht en lopen of fietsen we daar waar we willen? Misschien zijn de olifantenpaadjes wel een tegenreactie? De weerstand tegen de heersende regels? Of de burgerlijke ongehoorzaamheid op het aangeharkte Nederland? Eén ding is zeker; we gaan van het pad af en creëren ons eigen pad omdat het zorgt voor (een gevoel van) terreinwinst voor de weggebruiker.

Complicerende regels

Hierop reageren gemeentelijke instanties vaak weer met maatregelen om de olifantenpaden te sluiten, hindernissen te plaatsen en andere onmogelijkheden te creëren om het gebruik ervan af te leren. Regels zijn immers gemaakt omdat we in de complexe samenleving niet zonder kunnen. En omdat wat complex is, beheersbaar te maken en te houden. Of…zorgen die regels er juist voor dat de maatschappij complexer wordt? Zeker is dat de regels en geboden de individuele vrijheid inperken en dat het inperken van vrijheid weerstand oproept. En hoe groter het gevoel van de aantasting van de vrijheid, hoe sterker het verzet zal worden.

Gedrag dat geleid wordt door regels is vatbaar voor verandering. En deze regels zijn geen natuurwetten, maar aangeleerd, menselijk, sociaal gebruik. Een olifantenpaadje is dan ook vaak een vorm van “ongewenst gedrag”; niet conform de regels, maar ontstaan vanuit een situatie van noodzaak, gemak en plezier. Omdat het anders kan dan de uitgestippelde en planmatige manier.

Het nut van olifantenpaadjes

In organisaties zijn olifantenpaadjes onderdeel van een werkwijze en vormen een belangrijke denkwijze. Het olifantenpaadje is een persoonlijk procesje; het zorgt voor een mogelijke verbetering binnen de dienstverlening. Of het vereenvoudigt in dusdanige mate het bestaande proces. Want daarom ontstaan olifantenpaadjes! Het organisatorische olifantenpaadje is niet de kortste route, maar staat veelal voor een beste manier. En het aardige aan olifantenpaadjes is dat ze altijd ergens heen leiden.

Verbetering van de dienstverlening

In het algemeen komt dienstverlening voort vanuit handelen en is sterk afhankelijk van processen. Maar is het niet zo dat de dienstverlening dient aan te sluiten bij een behoefte in de markt, bij afnemers of klanten? En dat processen een dergelijke benadering ondersteunen en mogelijk maken?

Het de-bureaucratiseren binnen organisaties begint dan ook bij deze behoefte: Het waarom, hoe en wat herleiden vanuit het resultaat en de toegevoegde waarde. In de organisaties waar denken en doen sterk gescheiden zijn (dit zie je veel in bureaucratische organisaties) gaan mensen vanzelf op zoek naar meer keuzevrijheid. En daar waar veel processen zijn die niet goed aansluiten bij het te bereiken resultaat ontstaan organisatorische olifantenpaadjes. Buiten het proces om.

Wat doe je met organisatorische olifantenpaadjes?

Binnen de organisatie kunnen een aantal situaties ontstaan: De olifantenpaadjes toelaten, ze reguleren, ze hinderen, ze verbieden of ze ontkennen.

Over de beste oplossing kan ik kort zijn: Praat erover en laat ze toe! Dergelijke olifantenpaadjes ontstaan namelijk niet vanzelf en bestaan niet voor niets. Reguleer het paadje niet, maar vertrouw op de medewerker en de passende verantwoordelijkheid. En vertrouw erop dat het paadje er niet voor niets is. Het paadje asfalteren zodat het niet modderig wordt, is een voorbeeld van reguleren. Deze asfaltering betekent wel handhaving, maar het maakt het pad weer onderdeel van de bestaande regelgeving. Laat dit toezicht en deze controle los! Geef het denkvermogen weer terug aan de mensen in de organisatie! Vernieuwende ideeën en innovatieve denkwijzen ontstaan immers daar waar mensen van de gebaande paden treden.

Ook in de openbare ruimte bestaan olifantenpaadjes naast de gebaande paden, waarom dan niet in een organisatie? Welke olifantenpaadjes-voorbeelden zijn er binnen uw organisatie? En welke buiten-het-proces-om-werkwijzen beschrijven goed de waarde van olifantenpaadjes? Ik ben benieuwd naar uw mooie voorbeelden.