Alle vergaderingen zijn optioneel bij Het Nieuwe Werken

sjoerd-gerritsen
Door Sjoerd Gerritsen van - 1 december 2011
Reacties gesloten

Vergaderen en Het Nieuwe WerkenWanneer Het Nieuwe Werken wordt geïntroduceerd is het waarschijnlijk een van de lastigst te implementeren regels: alle vergaderingen zijn optioneel. Dit komt doordat deze regel de gehele status quo van een organisatie bedreigt. Als u dit tegen mensen zegt zullen ze u dan ook aankijken alsof u gek bent. Alle vergaderingen optioneel? Hoe zullen medewerkers dan communiceren? Hoe kunnen ze tot een consensus komen? Hoe zullen mensen samenwerken? En hoe hun werk nog doen?

Echter, deze regel gaat niet over vergaderingen, maar over de aannames van vergaderingen, waarbij de belangrijkste is dat vergaderen een vorm van werk is. Ik denk van niet. Als er werk wordt verzet, dan is een vergadering werk. Wordt er niets gedaan, dan is het een uitgebreide sociale dans.

Is uw aanwezigheid noodzakelijk?

Het Nieuwe Werken geeft mensen de macht om naar de waarde van een vergadering te vragen. Dat betekent dat iedereen op elk niveau in de organisatie kan vragen naar de noodzaak van hun aanwezigheid in een vergadering, de wekelijkse MT-vergaderingen en de ‘verplichte’ training. Stel uzelf de vraag of de manier waarop u uw tijd spendeert wel productief is.

Deze regel geeft werknemers uiteraard niet de macht om elke uitnodiging voor vergaderingen af te slaan. Mensen mogen ook niet oneerbiedig worden en de controle verliezen. Deze regel geeft medewerkers de controle terug en biedt hen de mogelijkheid om een discussie te hebben over de waarde van een vergadering. Wanneer voor een vergadering een doel is gesteld en u bent genoodzaakt dat doel te behalen, zult u moeten helpen.

‘Ja maar, ik wil niet iedereen individueel op de hoogte brengen’

De eerstvolgende keer dat u een ‘verplichte’ vergadering heeft, moet u eens goed door de ruimte kijken: er is altijd wel iemand afwezig vanwege een ‘sociaal geaccepteerde’ reden (ziek, op reis, et cetera). In een gemiddelde vergadering is maar zelden iedereen aanwezig. En zelfs als iedereen aanwezig is, bereikt u niet altijd iedereen.

Sommige mensen halen heel veel uit een vergadering, anderen zijn van begin tot eind met hun gedachten ergens anders. Als u iemand bent die altijd individueel op de hoogte moet worden gebracht, moet u hieraan werken. Met Het Nieuwe Werken draait het om het behalen van resultaat, dat betekent dus ook dat u op de hoogte moet blijven, of u nu op kantoor bent of niet. Met de invoering van Het Nieuwe Werken is een grote verantwoordingstap gemaakt.

Vergaderen niet verplicht bij Het Nieuwe WerkenResultaat boven alles!

Wanneer u in Het Nieuwe Werken een vergadering organiseert is het essentieel dat u ontzettend scherp bent waarover de vergadering gaat. Van welke mensen wordt specifiek verwacht dat ze meedoen? Wat levert de vergadering hen op? Hoe zal dit leiden tot resultaten?

En wanneer u een vergadering plant, zult u in de uitnodiging de volgende aspecten moeten vormgeven:

–   Hier- en hiervoor heb ik je nodig
–   Zolang gaat het duren
–   Het verwachte resultaat is dit

Daarbij is het zinvol te onthouden dat medewerkers mogen terugduwen en kunnen zeggen: ‘Ik zie wat je zegt, maar daar ben ik niet de juiste persoon voor’. Of: ‘Ik kan je helpen met dit en dat, maar wat als ik je X en Y vooraf toestuur, zodat we in de vergadering echt kunnen sámenwerken in plaats van elkaar bijpraten?’

De ironie van Het Nieuwe Werken?

Wat er uiteindelijk gebeurt, is dat er minder vergaderingen zullen plaatsvinden en de hoeveelheid mensen die in vergadering zitten zal verminderen. En dit terwijl er meer en beter wordt samengewerkt. Oorzaak? Mensen zijn actiever en geconcentreerder in de tijd die ze samen spenderen. Een van de mooiste dingen van Het Nieuwe Werken is dat mensen elkaar minder zien en de fysieke interacties daardoor juist meer kracht hebben.

Natuurlijk, er zullen altijd mensen zijn die het hier niet mee eens zijn en die het liefst zo veel mogelijk vergaderingen bijwonen. Daag deze mensen uit om kritisch stil te staan bij hoe effectief vergaderingen zijn door ze de volgende vragen te stellen:

–   Heeft u echt de input van elk teamlid nodig voor de voortgang van het project?
–   Moet iedereen in de organisatie fysiek up-to-date worden gebracht over elke beslissing die wordt genomen?
–   Moet u echt fysiek samenzijn om samen te werken?

Deel dit artikel met anderen
Sjoerd Gerritsen -
Sjoerd Gerritsen is fulltime entrepreneur. Met Gerritsen Media brengt hij organisaties in beweging en zet ze om naar Het Nieuwe Werken en 'alleen resultaten werkomgevingen'. De resultaten die werkzaamheden opleveren staan daarbij centraal, waarbij de medewerker de beslissing maakt wát hij doet en wáár hij dat doet.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!