Verwachten collega’s dat jij altijd online en continue bereikbaar bent?

Email
Delen
Door Mark Meerbeek van Microsoft Services - 16 oktober 2009
4 Reacties

charles darwin Verwachten collegas dat jij altijd online en continue bereikbaar bent?De laatste tijd volg ik het televisieprogramma Beagle ‘in het kielzog van Darwin’. Hierin wordt de onderzoeksreis die Charles Darwin 150 jaar geleden maakte overgedaan en via diverse media zoals TV, internet en radio met je gedeeld. Erg interessant omdat je ziet waar en hoe Darwin de plaatselijke dieren, planten en fossielen bestudeerde.

In het programma kwam ter sprake dat Darwin zijn kennis overbracht door brieven naar geadresseerden op het vaste land te schrijven. Van iedere brief maakte hij een handgeschreven, exacte kopie voor zijn eigen archief. Zijn geadresseerden ontvingen de stukken ongeveer 8 maanden later…Moeilijk voor te stellen anno 2009?

Wordt er tegenwoordig eigenlijk niet van je verwacht dat je direct reageert op diverse communicatiemiddelen zoals e-mail, telefoon en instant messaging? Bill Gates heeft deze ontwikkeling in zijn New World of Work white paper zelfs een naam gegeven: ‘Always on, Always connected’.

Van 8 maanden naar 8 minuten

Ik zeg hopelijk voor niemand iets geks met de stelling dat acht maanden later reageren op een e-mail vandaag de dag absurd is. Willen mensen je reactietijd van acht dagen accepteren, dan moet je toch minimaal met vakantie zijn geweest of afwezig zijn geweest door ziekte? Een reactietijd van maximaal 8 tot 16 uur is tegenwoordig algemeen geaccepteerd. Ditzelfde geldt voor een voicemail. En bij meer recente communicatiemiddelen als Instant Messaging is zelfs een responsetijd van 8 minuten voor sommigen aan de te lange kant.  Er zijn zelfs mensen die je binnen 8 minuten na het versturen van een e-mail je opbellen met de vraag: ‘Heb je mijn e-mail nog ontvangen?’. 

Bovenstaande betreft geen wetenschappelijke meting, maar zijn meer conclusies op basis van mijn eigen werkervaring. Of bovenstaande nu verschilt met een paar uur of dagen is in deze dan ook irrelevant.

Impact op productiviteit?

Wat wel relevant is, is dat deze communicatiemiddelen onze dagelijks werkzaamheden steeds meer lijken te onderbreken. Hoe productief ben jij wanneer er een continue stroom van communicatie ‘op je af’ komt? Soms blijft het belangrijk om te kiezen voor je activiteit en je af te sluiten voor bepaalde ‘storingen’. Maar dat is steeds moeilijker in een wereld, waar de afzenders bepaalde verwachtingen hebben van jouw reactiesnelheid op hun berichten. En laten we natuurlijk onze eigen nieuwsgierigheid naar die ‘storingen’ ook niet helemaal uitvlakken.

En er zijn meerdere uitdagingen.

Tegenwoordig wordt in veel organisaties e-mail uit je inbox ‘gearchiveerd’. Dat wil zeggen: verwijderd. Soms na een dag, soms na een maand en bij anderen pas na een paar jaar. Voicemail wordt maximaal 7 dagen door je telefoon operator bewaard, tenzij er gebruik wordt gemaakt van functionaliteit die je voicemails converteert naar e-mail. IM-berichten kunnen gelogd worden, maar dit vraagt veel opslagcapaciteit. 

Hoe kijkt men in de toekomst naar ons?

Hoe zal men, zeg over 150 jaar, gaan uitvinden hoe wij nadachten over specifieke aspecten? Hoe verliepen onze denkpatronen en hoe zijn wij tot bepaalde oplossingen en conclusies gekomen? Van Darwin hebben we nog steeds zijn brieven en journaals, maar wat hebben we straks van jou? Niks? Door de vele communicatiemiddelen dit we tot onze beschikking hebben is het een uitdaging om een helder spoor terug te vinden. Misschien zou je toch nog een brief, artikel of boek moeten schrijven.

Waar ligt de oplossing?

De opkomst van communicatietechnologie heeft dus zowel voor- als nadelen. Bill Gates zegt zelfs dat in de wereld van het nieuwe werken waar het ‘altijd online en altijd bereikbaar’ de normaalste zaak van de wereld is, nieuwe technologie ons juist zal helpen onze ‘verplichtingen’ na te komen richting familie, vrienden en werk.

Maar ligt de oplossing in nieuwe technologie om hier slimmer mee om te gaan? Zal nog meer technologie juist niet nog meer verwachtingen en uitdagingen aan ons adres brengen?

En wat kunnen we zelf doen om die verwachtingen en uitdagingen te managen en toch productief te blijven?

We hebben altijd zelf nog de keuzevrijheid om wel of niet direct te reageren op de diverse communicatiemiddelen. Toch? Of misschien toch niet?

Deel dit artikel met anderen
Mark Meerbeek - Senior Strategie Consultant Het Nieuwe Werken
Mark Meerbeek begeleidt diverse beursgenoteerde organisaties in hun transitie naar Het Nieuwe Werken. Hierbij staat toegevoegde waarde voor het bedrijfsresultaat, slimmer samenwerken en een verbeterde werk/privé balans centraal. Hij is daarnaast auteur van diverse boeken en artikelen over innovatief samenwerken.
Zie zijn linkedin profiel voor meer informatie.
Geplaatst in: Cultuur, Technologie
Getagged als: Bereikbaarheid, Productiviteit, Snelheid, Verandering
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
  • Ron Everaerts

    De evolutie van de techniek is in de afgelopen 150 jaar erg hard gegaan. Dit is geen constante geweest maar naar mate het dichter bij het heden komt is de techniek sneller toegenomen. Vraag is of de evolutie van de doorsnee mens in hetzelfde tempo is gegaan. Met andere woorden zijn we fydiek en mentaal wel toegerust op dit tempo of klampen we ons vast met onze sterke overlevingsdrang?

  • Mark Meerbeek

    Hi Ron, dank voor je reactie. En meteen een hele wezenlijke vraag: zijn er al signalen aanwijsbaar die erop duiden dat we deze snelheid niet aankunnen?

    Volgens het CBS schijnt het zo te zijn dat twaalf procent van de huisartsbezoeken hebben te maken met stressklachten (overigens lang niet alleen burn-out). Verder komen 30.000 mensen per jaar door psychische klachten in de WAO, waarvan 9000 (30%) door stress en overbelasting veroorzaakt wordt. Volgens cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek heeft 10% van de Nederlandse beroepsbevolking last van burn-out-verschijnselen. Opmerkelijk is dat vooral huisartsen vatbaar zijn voor burn-out; volgens een artikel in het vaktijdschrift Gedrag & Gezondheid zou zo’n 41% van hen serieuze burn-outverschijnselen vertonen. Overigens lijkt burn-out sinds de economische crisis van 2001 duidelijk minder voor te komen; wellicht dat werknemers in tijden van economische malaise vooral blij zijn dat ze (nog) een baan hebben, zelfs al worden ze er behoorlijk moe van. Een andere mogelijkheid is dat de opdrachtenportefeuille in de profit-sector sinds de crisis verminderd is en daarmee samenhangend de werk- en prestatiedruk. Echter, ook in de not-for-profit sector zijn werkdruk en burn-out afgenomen, wat deze verklaring deels ondergraaft.

    Burn-outs lijken dus te zijn afgenomen in de afgelopen 8 jaar. Het gaat te ver om hier te stellen dat dit door de steeds sneller gaande evolutie van technologie komt. Een wonderlijke constatering is wel dat een beroepsgroep die minder affiniteit met technologie heeft, namelijk de huisartsen, meer last heeft van burn-out dan andere beroepsgroepen. Zouden we fysiek en mentaal die stap onbewust al gezet hebben en niet meer zoveel leunen op onze overlevingsdrang zoals we dat misschien voor 2001 deden?

    Nogmaals bedankt voor je goede posting.

  • Edwin Lambregts

    Beste Mark,

    Je stelt interessante vragen. Het lijkt wel of we momenteel in een tijd zitten waarin maximaal communiceren de norm is geworden. Volgens mij krijgen we binnenkort behoefte aan een norm voor optimaal communceren.

    Het aantal e-mailtjes dat ik elke dag ontvang groeit nog steeds gestaag. Hetzelfde geldt voor telefoontjes en voicemails. Je maakt mij niet wijs dat al die contacten productiviteitsverhogend zijn. Zie ook de blogs http://www.innovatieforganiseren.nl/ongerubriceerd/stanford-university-multitaskers-are-suckers-for-irrelevancy/ en http://www.innovatieforganiseren.nl/innovatie-en-bedrijven/innovatief-tijd-verspillen/ op http://www.innovatieforganiseren.nl.

    Groet,

    Edwin Lambrets

  • Ron Everaerts

    Hoi Mark, interessante cijfers en ook de voorzichtige gedachte dat we al onbewust de stap hebben gezet.

    Ik deel die gedachten wel met je. Zeker wanneer ik met veel genoegen kijk naar onze screenagers. Zij maken als vanzelfsprekend gebruik van de ‘nieuwe’ mogelijkheden van communicatie in de opbouw van hun sociale leven. Zo communiceren zij al vanaf jonge leeftijd met andere over de hele wereld of dat nu is in een online game of een msn of hives.

    Zelf ben ik dan ook voorstander van het nieuwe werken al is het alleen al als voorbereiding naar die nieuwe groep van werknemers. Waar ik nog wat meer moeite mee heb is dat de verandering mijn inziens nog teveel is ingestoken op efficiëntie en productiviteit (al kijk ik alleen maar naar de wijze waarop jouw (goede) artikel is getagged). Ik begrijp dat het vanuit management oogpunt en het op de agenda krijgen van het onderwerp van wezenlijk belang is om dit te noemen. Echter het is mijn inziens een prachtige kans om meer balans te creëren tussen werk en privéleven. Dat lukt niet wanneer je de ruimte die je creëert opvult met meer en sneller. In dat geval loop je het risico dat je het tegenovergestelde bereikt namelijk dat je het privéleven nog verder weg drukt door het werk meer naar de ‘huiskamer’ te verplaatsen. En dan kom ik weer bij mijn vorige post, het is maar de vraag hoelang we dat kunnen volhouden.

  • Pingback: Het Nieuwe Werken is dood, Lang leve Het Nieuwe Werken! – Het Nieuwe Werken Blog – Verruimt uw inzicht in Het Nieuwe Werken