Beperk het gebruik van mail; tapas cc [#KRHNW]

receptenboek
Door Receptenboek Het Nieuwe Werken van - 1 juni 2012
Reacties gesloten

Klein Receptenboek voor Het Nieuwe WerkenMet dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Een recept voor een goed gebruik van mail is geen overbodige luxe, aangezien veel medewerkers helemaal verdrinken in dit moderne communicatiemiddel. Een klein beetje discipline maakt al een groot verschil.

CC-en en BCC-en kost toch niets?

Recept 40Hoeveel mails krijg jij per dag? Vijftig, zestig, zeventig of nog meer? En hoeveel tijd ben je ermee kwijt? Een uur of nog meer? Vreemd eigenlijk dat een communicatiemiddel dat bedoeld is om ons werk efficiënter en makkelijker te maken, in de praktijk zo’n slokop van onze tijd blijkt te zijn. Het is een beetje zoals de grote voetbalmeester Johan Cruyff zei: “Elk nadeel heb z’n voordeel,” maar dan andersom. Anders gezegd: doordat communiceren zo gemakkelijk is geworden, kijken we niet op een mail meer of minder. En strooien we bovendien lustig rond met CC’tjes en BCC’tjes. Het kost toch niets.

Grote bron van frustratie

Maar dat is dus een grote denkfout, want het vreet tijd en daarmee kost het ons juist handenvol geld. Mail vormt bovendien één van de grootste frustraties van de moderne kantoorwerker. Omdat er maar geen einde lijkt te komen aan de onafzienbare stroom mails die op hem afkomt. En hij na een vakantie van drie weken een dag bezig is om de honderden, zo niet duizenden mails in zijn inbox weg te werken. De meeste mails beantwoordt hij al niet meer, met als gevolg dat er ook aan de andere kant een hoop frustratie en ergernis ontstaat en bovendien veel extra werk.

Is dat mailtje echt nodig?

De eerste stap voor dit recept is dus om je dat goed te realiseren voordat je weer een mail of een CC van een mail verstuurt: mail is niet gratis. Eigenlijk zouden bedrijven de verborgen kosten van mail gewoon eens moeten doorberekenen aan hun werknemers of hun een mailtegoed moeten toekennen waar ze het mee moeten doen. Maar heel realistisch is dit voorstel waarschijnlijk niet. En daarom beperken we ons hier maar tot een moreel appel op alle mailers van Nederland: denk goed na voordat je een mail verstuurt (en nog beter als je CC-t of BCC-t). Is dat mailtje echt wel nodig, of zijn er andere, betere manieren om te communiceren?

Alternatieve communicatiemiddelen

KRHNW 40Ga hier eens met een groepje collega’s over brainstormen: welk communicatiemiddel past het best bij welke boodschap, waar zitten de grootste frustraties en wat kan anders? Moet je bijvoorbeeld documenten meesturen of kun je volstaan met een link naar het document op het bedrijfsnetwerk? Wat verwacht je van de snelheid waarmee iemand op een mail reageert? Hoe gebruik je de ‘hoge prioriteit’-knop? Het scheelt al enorm als je dit van elkaar weet.

Orde in je mailbox

Voor de ontvanger van mail zijn er ook heel wat tips te geven. Zet bijvoorbeeld de waarschuwing dat je nieuwe mail hebt uit; dat geeft heel veel rust. Probeer twee of drie keer per dag je mail te lezen en handel de mails direct af in de volgorde van het schema urgent/belangrijk. Dat betekent dus dat je de urgente en belangrijke mail eerst doet en dat je die óf verplaatst naar de to do-list of de agenda, óf archiveert. Je kunt een folder maken waarin de CC’s automatisch terechtkomen; meld vervolgens dat je deze folder één keer per week bekijkt. Maak verder een eenvoudige folderstructuur, met je belangrijkste focusgebieden als onderwerp. Probeer tenslotte een proactieve houding te ontwikkelen en laat je niet leven door wat er toevallig in de mail langskomt.

Cultuurverandering

Zo kunnen we nog wel even doorgaan. Er zijn een paar handige boekjes over dit onderwerp en je zou een workshop kunnen overwegen. Benoem ambassadeurs op de verschillende afdelingen die het mailgedrag continu onder de aandacht brengen en probeer zo in de hele organisatie een cultuurverandering teweeg te brengen. Vergeet ook nieuwe medewerkers niet. Je zult hen moeten inwijden in de mores ten aanzien van mail binnen je bedrijf, want anders wordt het binnen de kortste keren weer een puinhoop.

Volgende week: Individueel belonen; chocolademunten. Lees het vorige recept: Ga online samenwerken; stoofpotje 2.0, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.

Deel dit artikel met anderen
Receptenboek Het Nieuwe Werken -
Roland Hameeteman, auteur van het succesvolle boek 'De kracht van mensen', geeft samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor het nieuwe werken.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten