Bring Your Own Apps? Liever niet!

De nieuwe manier van werken waarbij medewerkers vrij zijn om hun eigen devices op de werkvloer te gebruiken (Bring Your Own Device, BYOD) is een verademing voor de medewerker en levert ook de organisatie grote voordelen op. Maar, wanneer je als onderneming niet de juiste maatregelen treft, kan BYOD ook gevaarlijk zijn.

Beveiligingsrisico’s

Smartphones en tablets zijn zeer bruikbaar op de werkvloer, maar veel populaire apps die worden aangeboden in de AppStore of Android Market zijn ongeschikt, of niet bedoeld voor zakelijk gebruik. Omdat medewerkers deze apps nu eenmaal het beste kennen, worden deze toch op grote schaal gebruikt.

Content wordt steeds sneller ontwikkeld, en er wordt steeds meer van gecreëerd. Hierbij komt dat multimediale content met zaken als high definition en video sterk is toegenomen. Dit betekent dat medewerkers niet alleen met meer bestanden te maken krijgen, maar dat de omvang van deze bestanden ook aanzienlijk toeneemt. Om toegang te krijgen tot deze data maken medewerkers gebruik van verschillende devices. Ook verwachten zij toegang te krijgen vanaf iedere locatie, of het nu op de werkplek is, thuis of onderweg.

Om vanaf iedere plek content te kunnen delen met collega’s en partners, gaan medewerkers op zoek naar diensten waarmee zij dit eenvoudig kunnen doen. De populairste manier om dit te doen is met behulp file sharing-applicaties. Uit recent onderzoek van Spiceworks blijkt dat 52 procent van de respondenten hiertoe gebruikmaakt van cloud-diensten. Nog eens 9 procent geeft aan de intentie te hebben dit de komende zes maanden te gaan doen.

Heel eenvoudig

Zakelijke e-mailaccounts zijn vaak niet geschikt om grote bestanden te versturen en te ontvangen. Bovendien verbruikt het versturen van grote bestanden per e-mail veel opslagcapaciteit en bandbreedte, waardoor versiebeheer behoorlijk complex kan zijn. Uit het onderzoek van Spiceworks blijkt ook dat medewerkers toegankelijkheid (76 procent), samenwerkingsmogelijkheden (51 procent) en gemak (36 procent) als de drie belangrijkste voordelen zien van cloud-gebaseerde file sharing-diensten.

Met diensten als Dropbox, Google Drive, SyncShare en Evernote is het eenvoudig om alle bestanden op te slaan en te gebruiken vanaf ieder locatie, terwijl er automatisch een externe backup wordt gemaakt van iedere versie van ieder document. Terwijl deze diensten zijn ontworpen voor consumenten, worden zij steeds vaker op de werkvloer gebruikt.

Niet zonder risico

Door gebruik te maken van de veelal gratis file sharing-diensten, delen medewerkers vertrouwelijke informatie zonder dat duidelijk is waar de bestanden worden opgeslagen. De informatie kan door de beperkte beveiligingsmaatregelen eenvoudig via een hacker of een datalek in de verkeerde handen terechtkomen. Afhankelijk van de geldende wet- en regelgeving in het land waar de documenten worden opgesteld en de industrie waarin de onderneming actief is, kan het op deze wijze opslaan en delen van documenten zelfs strafbaar zijn, of resulteren in een boete of reputatieschade.

Daarnaast dienen ondernemingen rekening te houden met toekomstige wetgeving, zoals de EU Data Privacy-wet die stelt dat wanneer klantgegevens uitlekken en dit niet tijdig wordt gemeld, de onderneming een boete kan krijgen tot wel 3 procent van de wereldwijde jaarlijkse omzet. Als er via het persoonlijke device van een medewerker klantgegevens uitlekken via een file sharing-dienst, wordt dit niet opgemerkt door de IT-afdeling en kan er ook geen actie worden ondernomen.

Verbieden of ontkennen?

Het is duidelijk dat het gebruik van persoonlijke cloud storage- en file sharing-diensten voor zakelijke doeleinden niet wenselijk is voor ondernemingen. Maar deze diensten voorzien in een sterke behoefte en het simpelweg verbieden is geen oplossing als er geen goed alternatief wordt geboden. Organisaties die de controle willen behouden over vertrouwelijke informatie bieden hun medewerkers een oplossing met dezelfde voordelen.

Waar de dienst aan moet voldoen is helder:

• Eenvoudig in gebruik;
• De medewerker heeft overal en altijd toegang tot relevante data, ongeacht het gebruikte device.

Werkgevers kunnen niet langer de ogen sluiten voor de risico’s die zij lopen. Organisaties die de kansen weten te benutten van BYOD, zonder hierbij afbreuk te doen aan het eigen IT-beleid, verhogen de productiviteit en tevredenheid van medewerkers. In combinatie met de juiste tools zal de nieuwe manier van werken voor iedereen positief uitpakken.