Business Case Het Nieuwe Werken: De voordelen en de kosten

albert-roelofswaard
Door Albert Roelofswaard van Bureau Doenkers - 21 februari 2012
4 Reacties

BalansWanneer je Het Nieuwe Werken goed aanpakt, zijn er veel voordelen te behalen. Als organisatie kun je vanuit je visie en strategie kiezen op welke voordelen je je wilt richten. De business case is dan een handig hulpmiddel om de voordelen af te zetten tegen de benodigde kosten en investeringen. Maar welke voordelen zijn er nou precies met Het Nieuwe Werken te behalen? En met welke kosten en investeringen moet een organisatie rekening houden? Daarom: de Business Case Het Nieuwe Werken.

Het is natuurlijk mogelijk om gewoon te geloven in Het Nieuwe Werken en geen business case te maken. Je kunt zeggen Het Nieuwe Werken gaat over gedrag en mensen en dat is niet uit te rekenen. Maar voor Het Nieuwe Werken zijn ook investeringen nodig en bij een bedrijfseconomische activiteit weeg je, net als in je huishouden, ook de financiële aspecten mee. Daarnaast is de business case een mooi instrument om bij veranderingen de voortgang te kunnen bespreken. Bij een juiste toepassing ondersteunt een business case een stuk van de noodzakelijke dialoog tussen de partijen die betrokken zijn bij de veranderingen.

In een goede business case zijn naast de financiële voordelen ook de niet-financiële baten opgenomen. Soms kun je niet precies uitrekenen wat iets opbrengt (of kost). Voor ieder aspect van de business case kun je dan een afweging maken of je deze wel of niet uitrekent of werkt met een schatting.

Voordelen van HNW

Met Het Nieuwe Werken zijn onder andere de volgende voordelen te behalen (in willekeurige volgorde):

  • Besparing op kosten van huisvesting. In veel organisaties is het mogelijk om tot wel 50 % op de kosten van huisvesting te besparen.
  • Reductie van reistijd, reiskosten en bijbehorende effecten voor het milieu door iedereen de keuze te geven om plaatsonafhankelijk te werken.
  • Tegen lagere kosten medewerkers binden door een moderne en aantrekkelijke organisatie te zijn. Maar wat is een aantrekkelijke werkgever? Iemand die een managementstijl heeft gebaseerd op resultaatafspraken en vertrouwen. Die medewerkers meer keuzevrijheid geeft in waar en wanneer zij werken. En die een aantrekkelijk kantoor en goede ICT-ondersteuning biedt.
  • Toename van werktevredenheid en afname van kort ziekteverzuim wanneer werknemers in staat worden gesteld werk en privé anders en beter te balanceren.
  • Effectiever en efficiënter werkende medewerkers die productiever worden. Dit voordeel wordt verderop toegelicht.
  • Toenemende klantentevredenheid door meer tevreden medewerkers, een beter arbeidsmarkt- en duurzaamheidsimago, lagere kosten en een hogere productiviteit.

Iedere organisatie kan uit bovenstaande elementen de voordelen en redenen kiezen die het beste bij haar eigen visie en strategie passen. Veelal is het zo dat je de voordelen waar je als organisatie niet primair voor kiest er wel ‘bij krijgt’. Als een internationale organisatie bijvoorbeeld kiest voor videoconferentie om zo een kostenbesparing op het reizen te behalen, dan zijn de bijbehorende effecten voor het milieu een logisch gevolg. De maximale resultaten behaal je door Het Nieuwe Werken integraal aan te pakken.

Kosten en investeringen voor HNW

Om over te kunnen gaan op Het Nieuwe Werken zullen ook kosten en investeringen gemaakt moeten worden. Aanpassingen aan de werk- en ICT-omgeving zijn veelal noodzakelijk om medewerkers goed te ondersteunen in waar en wanneer ze werken. De belangrijkste investering doe je echter in de ontwikkeling van het management en de medewerkers. Zij moeten de benodigde kennis, kunde en vaardigheden hebben om:

  • Digitaal te werken, kennis te delen en op afstand samen te werken.
  • Gezamenlijk afspraken te maken over de resultaten.
  • Sociale cohesie te behouden en versterken.
  • Op een gezonde manier tijd -en plaatsonafhankelijk te werken.
  • Werk en privé goed te balanceren ((zelf)discipline).

Let er goed op dat de kosten niet uit de hand lopen, maar stuur niet alleen op kosten want dat is uiteindelijk een doodlopende weg. Het eindpunt van sturen op kosten is namelijk een kostenniveau van nul, maar dan bestaat je organisatie ook niet meer. Sturen doe je dus op het behalen van de voordelen en de baten, daaruit volgen de kostenbesparingen.

Uitgelicht voordeel: productiviteit

Productiviteitswinst van kenniswerkers is niet (makkelijk) wetenschappelijk aantoonbaar. Een verandering in huisvesting, ICT of managementstijl is maar moeilijk één op één te relateren aan productiviteitswinst. Daarom wordt dit productiviteitsvoordeel vaak ter discussie gesteld en/of niet meegerekend in een business case.

Toch is het mijns inziens wel goed om aan dit voordeel aandacht te besteden. Het grootste deel van de kosten van een medewerker wordt namelijk gevormd door zijn salaris, de uren die hij of zij werkt en productief kan zijn. Per medewerker zijn de kosten opgebouwd uit salaris (inclusief eventuele vergoedingen), de kosten voor een werkplek en de kosten voor ICT. Gemiddeld zijn de kosten voor het salaris zo’n 70 tot 80 % van de totale kosten. Daarmee zijn de salariskosten, en dus hoe productief iedereen kan zijn, het interessantste onderdeel voor een organisatie.

Er zijn allerlei aanwijzingen, redenen en ervaringen uit de praktijk die wijzen op een hogere productiviteit door Het Nieuwe Werken. Bijvoorbeeld een rapport over het efficiënt omgaan met kennis, de HNW barometer 2011 van Novay en Erasmus, onderzoek van Peil naar thuiswerken en onderzoek van Blaauw Research. Daarnaast heeft SNS REAAL heeft haar medewerkers gevraagd of ze effectiever en efficiënter werken na de overgang naar Het Nieuwe Werken. Hierop antwoordde tussen de 70 en 80 % van de medewerkers bevestigend. En organisatie(onderdelen) waar productiviteit wel te meten is, behalen tot 10 % stijging van de productiviteit. Positieve gegevens dus.

Alles wat je doet op het gebied van productiviteit door de medewerker centraal te zetten (meer keuzevrijheid te geven, beter uit te rusten in de ICT en de werkomgeving) telt mee. Pas er echter wel voor op dat een productiviteitsstijging niet direct vertaald wordt in een reductie van personeel. Dus niet: als mensen 10 % productiever zijn dan kan 1 op de 10 medewerkers worden ontslagen. In deze redenering lopen namelijk naar mijn idee twee zaken door elkaar; het behalen van een productiviteitsstijging en het aanwenden van de besparing. Verbetering van de productiviteit kun je ook aanwenden voor een betere bediening van de klant. Dat is lucratiever, leuker en zorgt voor een betere motivatie.

Ik ben heel benieuwd naar jullie vragen, opmerkingen, aanvullingen en reacties.

Deel dit artikel met anderen
Albert Roelofswaard - Partner bij Bureau Doenkers
Albert Roelofswaard ondersteunt organisaties bij de implementatie van strategische veranderingen zoals Het Nieuwe of Anders Werken. Albert was onder andere werkzaam als programma manager voor Het Nieuwe Werken bij SNS REAAL.
Bekijk de website Samenwerken tussen Organisaties en zijn linkedin profiel, voor meer informatie.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

4 reacties


    JEFF zegt:

    De voordelen overheersen de kostenposten. Uiteraard zit er aan alles zowel voordelen als nadelen/investeringen. In dit geval krijg je er veel meer voor terug. Lees ook mijn blog over hoe belangrijk de werknemers flexibel werken vinden en wat de voordelen zijn van Het Nieuwe Werken voor de werknemers. http://cms.jeffsolutions.nl/375/

    Mvg,
    JEFF

    Jos v.d. Voort v.d. Kleij zegt:

    Hier wordt gesproken over 10% productiviteitswinst. Als de medewerkers getraind worden in de methode Getting Things Done dan is er een productiviteitswinst van maar liefst 15-20% te behalen. Dan heb je het ineens over een halve tot een hele dag per week. 

    Die winst staat natuurlijk los van Het Nieuwe Werken maar om zelfsturend, zelfgemotiveerd en zelfstandig zonder een leidinggevende te kunnen werken is het aanleren van deze methode wel verstandig.

    Terecht ook dat de schrijver aangeeft dat dat niet meteen vertaald kan worden in minder medewerkers. Of zijn nu al die managers en leidinggevenden overbodig als iedereen zichzelf op resultaat kan sturen?

    Jerre Lubberts zegt:

    Hoi Albert,

    Goed artikel. Dank! We hebben 3 business cases afgerond in het kader van verslimmen.nl en alleen op meetbare voordelen. De klanten hebben hierbij vooral gekeken naar korter vergaderen, sneller projecten opzetten, sneller acties doen en minder zoeken naar informatie. Bovendien is vooral gekeken naar ‘terugverdientijd’. ING komt dan op 7 weken, Provincie ZH op 8 weken en Gemeente Rdam op 7 weken. 

    Er is dus niet gekeken naar andere niet ‘hard meetbare’ voordelen zoals betere beslissingen, beter communiceren etc. ING bespaart 203 min. per persoon per week. Een van de belangrijkste pijlers hierbij is het visualiseren van informetie. Zie bijvoorbeeld: http://hetnieuwewerkenblog.nl/mindmapping-een-van-de-pijlers-onder-het-nieuwe-werken-deel-3/ 

    Door naar hard meetbare zaken te kijken is het gesprek makkelijker geworden met hoger management.

    Jerre.

    Tim Beswick zegt:

    Albert, vergeet de impact op CO2-uitstoot niet. Deze tool kan helpen dit te kwantificeren: http://www.kpnbespaarmeter.nl