De beste productiviteitstools voor Nieuwe Werkers

fieke
Door Fieke Meijer van IT Languages - 3 augustus 2011
13 Reacties

CloudToolsNieuwe Werkers zijn vaak meer dan gemiddeld geïnteresseerd in tools die hen bij werkzaamheden kunnen ondersteunen. Maar welke software is daarvoor op de markt? En doen de tools wat de leveranciers zeggen dat ze doen?

Voor de website CloudTools.nl testen onafhankelijke deskundigen online software tools op gebruikersgemak, kosten en beveiliging. De best geteste en voor Nieuwe Werkers meest interessante tools heb ik op een rij gezet. De komende tijd zal ik tips geven over de beste cloud tools voor online samenwerken, de beste tools voor thuiswerkers en (externe) teams en de beste online software voor Het Nieuwe Werken bij organisaties.

In dit eerste deel komen de beste productiviteitstools aan bod. Dit zijn verschillende online software tools waarmee Nieuwe Werkers tijd kunnen besparen bij hun dagelijks terugkerende taken. Zoals to-do-lijsten bijhouden, uren schrijven en social media volgen. Hiervoor zijn uiteraard meerdere tools beschikbaar en geen enkele tool is perfect. Maar dit, op basis van uitgebreide tests, samengestelde overzicht biedt in ieder geval een goede leidraad.

To-do-lijsten bijhouden

  • Evernote. 4,5 van de 5 sterren. Deze online software heeft als doel het tweede geheugen van mensen te zijn, waar alles is opgeslagen en kan worden teruggevonden. Aantekeningen, interessante websites, foto’s en bestanden kunnen gemakkelijk en overzichtelijk online opgeslagen worden. Ook handgeschreven to-to lijsten kunnen toegevoegd en doorzocht worden. Evernote is daardoor eigenlijk meer een soort  “To-do lijst Plus” en ideaal om efficiënter te kunnen werken. De gratis 40 MB per maand is voldoende voor 19.000 geschreven notities, 260 webclips of 400 foto’s Voor $ 45 per jaar kan de gebruiker beschikken over 500 MB opslagruimte.

Evernote

  • Remember The Milk. 4 van de 5 sterren. Dit is pure online to-do-lijsten software. De gratis versie van deze Software as a Service (SaaS) biedt zeer veel functionaliteiten (onder andere reminders ontvangen, taken indelen, takenlijsten delen met anderen) en is interessant voor degenen die geen geld willen uitgeven aan online to-do lijsten. Voor personen die de to-do lijsten ook op hun smartphone willen bijhouden, is de betaalde Pro-versie (19 euro per jaar) geschikter.

Afspraken plannen

  • TimeBridge. 4 van de 5 sterren. Met deze gratis SaaS is het mogelijk om de beschikbaarheid van collega’s te zien, zonder dat zij dezelfde agendasoftware nodig hebben. Naar een grote groep mensen kan een aantal suggesties voor tijdstippen van een vergadering worden gestuurd. Agendapunten kunnen door de deelnemers worden toegevoegd en actiepunten kunnen worden bijgehouden.
  • Tungle.me. 3,5 van de 5 sterren. Voor het makkelijk maken van afspraken voor meetings zonder de gehele agenda te laten zien, is deze gratis SaaS een prima tool. De online software werkt heel intuïtief en de mogelijkheid om niet de gehele agenda te laten zien, is een echt voordeel

Gewerkte uren bijhouden

  • TogglToggl. 4,5 van de 5 sterren. Gebruiksvriendelijke online software om een urenregistratie bij te houden. Taken worden eenvoudig ingevoerd, bijgehouden en aangepast. De rapportages die de cloud tool  produceert zijn uitgebreid en handig om later de factuur mee op te stellen. Voor veel ZZP’ers zal de gratis versie van Toggl voldoende functionaliteiten bieden. De meerwaarde van de betaalde versie (vanaf 5 euro per maand) zit vooral in het vooruit plannen van taken. Hierdoor kan Toggl ook gebruikt worden om offertes op te stellen en de voortgang van een project te bewaken.
  • Nanda. 4,5 van de 5 sterren. Prima online software voor tijdschrijven (5 euro per maand). Het ontwerp is zo eenvoudig en zo sterk dat er bijna geen excuus meer is om de tijd niet bij te houden. Zeer positief aan Nanda is de sterke focus op het gebruiksgemak. Daardoor is Nanda ideale online tijdregistratie software voor drukbezette ZZP-ers.

Overzicht in social media houden

  • Yoono Status updateYoono. 4,5 van de 5 sterren. De gratis online software van Yoono is continu in ontwikkeling. Er worden social media toegevoegd en de cloud tool wordt geschikt gemaakt voor steeds meer platformen. In vergelijking met andere social media overzicht tools als Profilactic en Postling, biedt Yoono meer mogelijkheden om in de software zelf ook echt gebruik te maken van de individuele social media accounts. Dus niet alleen een overzicht van de updates, maar ook vanuit de tool direct reageren. In vergelijking met TweetDeck en Hootsuite is de SaaS nog minder uitontwikkeld en minder goed beveiligd.
  • TweetDeck. 3,5 van de 5 sterren. Gratis tool om efficiënter social media accounts te volgen en te updaten. Het is een product met uitgebreide functionaliteiten die vooral interessant zijn voor persoonlijk gebruik. Maar met een beetje technisch inzicht is TweetDeck zo in te stellen dat het ook interessant kan zijn voor zakelijk gebruik. Bijvoorbeeld om bepaalde ontwikkelingen op Twitter te volgen via zoekopdrachten als een eigen naam, een merknaam, merknamen van de concurrenten of bepaalde hashtags. Doordat de online software gratis is, op verschillende media geïnstalleerd kan worden en beveiligd is met een wachtwoord, vormt het een goed startpunt om social media te volgen en te beheren.

Websites volgen

  • CopernicTracker. 3,5 van de 5 sterren. Voor eenmalig € 53,52 kan een ongelimiteerd aantal webpagina’s meerdere malen per dag gecheckt worden op updates. Door de gele markeringen is heel snel te zien wat nieuw is. Ook door het plaatsen van alle e-mail webpagina’s in een aparte map, kan tijd bespaard worden. Een prima product dus, voor degenen die geen bezwaar hebben tegen verplicht gebruik van Internet Explorer en Outlook.
  • NetVibes. 3 van de 5 sterren. Makkelijke gratis tool om snel een overzicht te hebben van de belangrijkste websites waarmee veel gewerkt wordt. Het vermindert het switchen tussen webpagina’s. Er is een groot aantal widgets voor e-mail, social media, nieuws en blogs beschikbaar. Het toevoegen daarvan aan een dashboard gaat heel intuïtief en de online software kan na enig instellen zeker een tijdsbesparing opleveren. Bijvoorbeeld door de overzichtelijk samengebrachte online mentions over een bepaald onderwerp.

NetVibes Online mentions

In het volgende deel komen de beste tools voor online samenwerken aan bod.

Natuurlijk ben ik ook benieuwd naar welke tools jij gebruikt om je werkprocessen en productiviteit te optimaliseren?

Deel dit artikel met anderen
Fieke Meijer - Sitemanager & Eindredacteur
Fieke Meijer is sitemanager en eindredacteur van CloudTools en HNW Blog (onderdelen van het Smart Work Network). Fieke woont in en werkt vanuit Rome en heeft een ICT-achtergrond. Hiernaast is zij schrijver, vertaler en nieuwsredacteur.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

13 reacties


    Esther van der Hei zegt:

    Mooi artikel, altijd handig! Die Urentools zal ik onthouden :-)

    Heb nog aanvullingen: andere social media Dashboards zijn Hootsuite (online) en Seesmic (zowel online als desktop). Handigste van Hootsuite is dat je (bulk) tweets kunt plannen en webcare is easypeasy met dit systeem. Is niet helemaal gratis overigens en heeft nog geen lekkere desktopversie.

    Seesmic is als desktoptool handig om te zien wat er binnenkomt op je Twitter, Linkedin en Facebook accounts, maar minder geschikt voor webcare-teamwork. Posten/tweeten kan uiteraard ook. Komt heel dicht bij Tweetdeck en Yoono, maar ik vind het persoonlijk een prettigere layout hebben.

    alec timmerman zegt:

    CoTweet is een mooie tool voor het inplannen van tweets en het bijhouden van meerdere twitter-accounts. Ik gebruik zelf Feedly om mijn websites te volgen. Goeie integratie van andere services. Delen op Facebook, Twitter, LinkedIn en verzenden naar Evernote. Supertool!

    Verder ben ik een groot fan van Dropbox, hoewel er de laatste maanden wat twijfels zijn gerezen over de veiligheid ervan. Geweldig om te delen.

    Check ook eens waveaccounting.com, een boekhoudtool. En zoho.com/invoice, een online tool om uren te registreren en heel gemakkelijk facturen te versturen.

    Thalita | Virtual PA zegt:

    Voor het registeren van uren maak ik gebruik van Yast. Het is een gratis, online tool en werkt simpel en snel. Eerst maak je projecten aan en daarna hoef je alleen op ‘start en stop’ te klikken. Rapportages zijn kinderspel en… there’s an app for that!

    Evernote is zeker een tool die ik iedereen kan aanraden. Daarnaast mag Hootsuite in de lijst niet ontbreken. Persoonlijk vind ik deze nog prettiger werken dan Tweetdeck.

    Ygcim zegt:

    Handig overzicht. Evernote vind ik ook een top tool, maar als to do app vind ik het minder geschikt. Voor zover ik weet kun je er geen alerts aan koppelen. Ik gebruik momenteel ToDo (iphone) i.c.m. Toodeledo om via het web te sync’en. Nog wel een vraagje. Waarom geef je Yoono 4,5 sterren en Tweetdeck 3,5 sterren, terwijl je Yoono minder ontwikkeld en beveiligd vindt?

      alec timmerman zegt:

      Nee, Evernote is geen ToDo app. Daar is het eigenlijk te uitgebreid voor. Ik heb een tijdje Remember The Milk gebruikt, maar ik verloor me in de mogelijkheden. Uiteindelijk gebruik ik nu gewoon Gtasks voor Android, eigenlijk een uitgebreidere versie dan de gewone Google Tasks app die je in Gmail vindt.

    Fieke_meijer zegt:

    Hartelijk dank voor de opmerkingen en tips.

    Een aantal van de
    genoemde social media tools hebben we al getest en onder andere
    samengevoegd in een “Dossier social media tools” (zie http://www.cloudtools.nl/saas-samenwerken/dossier-social-media-tools/). Ook tools als DropBox en Yast hebben we getest en zijn terug te vinden op http://www.cloudtools.nl.

    De door jullie genoemde en nog niet geteste producten zullen we zeker meenemen als tips om te gaan reviewen, bedankt!

    @Ygcim: Je hebt gelijk over het verschil in beoordeling. Beide tools
    hebben de beveiliging echter wel in orde met een SSL-beveiliging
    waardoor de minimum
    beveiliging ook bij Yoono gegarandeerd is. TweetDeck heeft daar een
    inlognaam/password
    beveiliging bovenop gedaan, vandaar die betere beoordeling voor
    TweetDeck op dat punt (social media tools zijn continue in ontwikkeling,
    Yoono heeft zijn software nu ook met een inlognaam/password beveiligd).
    Maar qua functionaliteiten zit er verschillen (bij Yoono is direct
    vanuit die tool met de social media te werken) en TweetDeck is
    aanvankelijk ontwikkeld om een Twitter account te volgen, daar zijn
    later andere social media aan toegevoegd. Daarnaast zit er qua
    gebruikersgemak nog een verschil in TweetDeck en Yoono. Deze tools
    moeten vooral gemak en tijdsbesparing opleveren. Het van start gaan met
    Yoono gaat makkelijker dan TweetDeck en de standaard kleurstelling van
    Yoono is bijvoorbeeld beter leesbaar. Op basis van die punten is de
    eindbeoordeling ontstaan.

    Martijn Aslander zegt:

    Kijk eens naar http://www.workflowy.com, gebruik ik samen met evernote, rtm en dropbox

    Alexis van Dam zegt:

    Fieke, goed overzicht. Dit zijn ook 2 interessante tools:
    1. Wunderlist is ook een ideale online tool om gemakkelijk to-do’s en taken bij te houden. Erg gemakkelijk en het synct ook met je iPhone, Android en desktop.2. Yast schijnt ook goede tool te zijn om je uren gemakkelijk bij te houden.

    Thomas de Boer zegt:

    Inderdaad een zinvol overzicht!

    Kwam zojuist deze site ook tegen:
    http://www.projectplace.nl/Waarom-Projectplace/Get-project-smart/het-nieuwe-werken/

    Iemand bekend met deze tool?

      Bart Heertjes zegt:

       Reactie: Zelf gebruik ik http://www.mett.nl, Mett biedt erg veel opties en ik kom zeker niks tekort. Het is erg duidelijk en als ik iets niet weet dan raadpleeg ik de helpdesk en dan kom ik er altijd uit!

    Eumedia Webdiensten zegt:

    Wat ik nog mis in dit rijtje: Online factureren.
    Wij leveren zelf deze dienst: http://ezfactuur.nl

    Onze dienst is GRATIS en geen beperkingen!

    Juan Bijzeit zegt:

    Interessant lijst over urenregistratie en planning. Met Invantive Vision
    kun je in Microsoft Outlook gemakkelijk afspraken plannen, uren schrijven en factureren.

     http://goo.gl/FBupX

    tom zegt:

    Als aanvulling aan deze mooie lijst vind je hier ook nog een aantal handige online tools http://bit.ly/16faLRg