Effectief vergaderen door inzicht in elkaars drijfveren

richard
Door Richard Wibbelink van NooitMeerVergaderen - 11 februari 2014
Reacties gesloten

Kleurrijk HNWIedereen is anders en iedereen heeft verschillende drijfveren. En toch verlopen vergaderingen vaak op een zelfde (frustrerende) manier. De een is geïrriteerd omdat zijn onderwerp werd afgeraffeld, de ander baalt ervan dat er geen tijd was om de strategie en het toekomstbeeld te bespreken. De derde snapt niet waarom er zo lang wordt gepraat om uiteindelijk weer geen duidelijk besluit te nemen, en de vierde begrijpt niet dat dit alles al maanden zo doorgaat…

Het Nieuwe Werken gaat over andere manieren van werken, en met name om effectieve manieren van elkaar ontmoeten. Als je zorgt dat je de tijd en energie effectief benut op de momenten dat je elkaar ontmoet, dan is er meer en meer tijd, ruimte en vrijheid buiten de vergaderingen om tot resultaat te komen.

Inzicht in elkaars drijfveren verhoogt de effectiviteit van vergaderingen enorm. Als je weet wat de ander drijft, kun je namelijk zijn kwaliteiten inzetten ten behoeve van de effectiviteit van de vergadering.

Management Drives is een methode om drijfveren in kaart te brengen, die werkt met zes verschillende kleuren:

1. Oranje is gericht op kansen en succes
Kracht: In vergaderingen is deze medewerker ambitieus, pragmatisch en resultaatgericht. Hij neemt graag de leiding, kan overal over meepraten, is enthousiast en vol vertrouwen.
Valkuil: Hij kan weleens te laat komen, voert het liefst het hoogste woord, weet niet alle feiten maar heeft altijd een antwoord klaar en redt zich er weer uit met een grap. Hij heeft moeite met doorpakken en keuzes maken.
Tip als je met deze persoon vergadert: Geef anderen expliciet het woord, benoem het doel van de vergadering en vraag welke kansen en mogelijke resultaten hij ziet van het onderwerp dat je wilt bespreken.

Harmonie en HNW2. Groen is gericht op harmonie en relaties
Kracht: In vergaderingen is deze medewerker sociaal, empathisch en bemiddelend. Hij heeft begrip voor de ander, kan goed compromissen sluiten, betrekt anderen, zorgt voor gedragenheid van besluiten, en gebruikt vergaderingen om relaties te onderhouden.
Valkuil: Hij neemt alles heel serieus, heeft veel tijd nodig, houdt zich op de achtergrond en gaat confrontaties uit de weg.
Tip als je met deze persoon vergadert: Zorg voor focus en tempo en vraag of hij het gevoel heeft dat iedereen achter het genomen besluit staat.

3. Blauw is gericht op structuur en afspraken
Kracht: In vergaderingen is deze medewerker rustig, formeel en inhoudelijk. Hij is op tijd, kent de vergaderstukken, wacht op zijn beurt, heeft een inhoudelijke mening, en werkt alle voors en tegens uit.
Valkuil: Hij kan lang stilstaan bij details, wil pas beslissen als alle feiten bekend zijn, vindt het lastig om direct nee te zeggen en kan wat stug overkomen.
Tip als je met deze persoon vergadert: Focus op hoofdlijnen en geef hem het woord en vraag of de ideeën die zijn besproken haalbaar zijn.

4. Geel is gericht op kennis en vernieuwing
Kracht: In vergaderingen is deze medewerker toekomstgericht, creatief en beschouwend. Hij heeft interessante en vernieuwende ideeën, ziet de hoofdlijnen en het einddoel, en gaat voor vernieuwing.
Valkuil: Hij weet het altijd beter, kan erg kritisch zijn op de inhoud, heeft moeite om concreet te worden en heeft de neiging om te bespreken wat niet goed gaat.
Tip als je met deze persoon vergadert: Volg de agenda en vraag of het thema voldoende klantgericht en innovatief is.

Tempo maken in HNW5. Rood is gericht op duidelijkheid en tempo
Kracht: In vergaderingen is deze medewerker direct, actiegericht en besluitvaardig. Hij neemt graag het initiatief, is to the point, geeft directe feedback en zorgt voor snelheid.
Valkuil: Hij valt anderen in de rede, kan boos worden, trekt de vergadering naar zich toe vanuit een ‘niet lullen maar poetsen’-mentaliteit.
Tip als je met deze persoon vergadert: Zorg dat iedereen gehoord wordt en laat hem de essentie van de vergadering benoemen en de top 3 acties.

6. Paars is gericht op gezamenlijk resultaat en tradities
Kracht: In vergaderingen is deze medewerker bescheiden, dienstbaar en geduldig. Hij is trots op de roots van de organisatie, denkt vanuit de missie en visie, voelt aan wat nodig is.
Valkuil: Hij vindt het bedrijf belangrijker dan de klant, vindt veranderen in eerste instantie niet leuk en blijft argwanend.
Tip als je met deze persoon vergadert: Houd het praktisch en vraag of hij het gevoel heeft dat het idee of besluit past bij de cultuur van de organisatie en dat de organisatie er achter kan staan.

Belangrijkste vraag is natuurlijk: welk gedrag zien anderen van mij tijdens vergaderingen, en herken ik mezelf in één of twee van bovenstaande vergaderaars? Als je je bewust bent van je eigen vergaderkracht en valkuil, dan is de volgende stap eenvoudig, namelijk het herkennen,  gebruikmaken en bespreken van de profielen van anderen in de vergadering.

 

Deel dit artikel met anderen
Richard Wibbelink - Eigenaar
Richard Wibbelink is eigenaar van NooitMeerVergaderen en facilitator van leiderschapsreizen voor de Foundation for Natural Leadership. Verbeteren van resultaat van teams en organisaties is het doel van zijn werk. Wibbelink gelooft dat echte (verander)kracht van binnenuit komt, dat je met plezier een stuk verder komt en dat elke transitie vooral praktisch moet zijn. Graag onderzoekt hij waar mensen, teams en organisaties echt goed in zijn en begeleidt ze in het trainen en volhouden van dat wat ze willen bereiken. Dit doet hij door hard en zacht te combineren en te werken aan klantgerichtheid, teamontwikkeling en persoonlijk leiderschap.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten