Efficiënt gebruiken van kantoorruimtes, fluitje van een cent?

lucien-jeukens
Door Lucien Jeukens van Reflex Online - 22 februari 2016
Reacties gesloten

kantoor2“Ben jij morgen op kantoor? Gaan we dan even samen zitten”, “Doe jij een vergaderverzoekje” of “Volgende week hebben we dat seminar samen met onze partners, dan kunnen we ook wel even bijpraten” Nederlandse werknemers hebben wekelijks een flink aantal vergaderingen en bijeenkomsten in de agenda staan. Per werknemer wordt er per week zo’n 6,5 uur vergaderd.

Tegenwoordig kan dat ook op afstand, maar veel van de vergadertijd wordt doorgebracht in vergaderzalen. Het vinden van de juiste vergaderzaal kan nog wel eens voor wat ergernissen zorgen. Vergeten te reserveren, ondanks reserveren toch bezet of alleen dat kleine zaaltje is nog vrij terwijl ze in de grote met twee man zitten te brainstormen. Er gaat nog al wat kostbare tijd verloren aan het vinden van de juiste vergaderlocatie. Aan de andere kant worden de tegenwoordig vaak luxe ingerichte ruimtes ook maar weinig gebruikt. Zonde! In dit artikel drie punten om over na te denken om efficiënter gebruik te maken van vergaderruimtes.

Zorg voor inzicht in bezetting van vergaderlocaties

Zeker nu vierkante meters efficiënt moeten worden gebruikt en vergaderzalen juist duurder worden ingericht met up to date faciliteiten is het gebruik van een goed reserveringssysteem geen overbodige luxe. Veel bedrijven redden zich nu nog met Outlook. Maar meer informatie dan dat de ruimte bezet is op een bepaald tijdstip kan de facilitair manager niet uithalen. Thomas de Ruiter van onderzoeksbureau méét publiceerde in 2013 bevindingen van twee jaar metingen.

Vergaderzalen blijken minder dan een kwart van de tijd bezet, waarbij de beschikbare ruimte gemiddeld voor minder dan de helft wordt benut, is zijn conclusie. Voor vergadertafels in kantoorruimtes ligt de bezettingsgraad zelfs op minder dan 15 procent. In het rapport ‘Het gebruik gemeten; bezettingsgraden in kantorenland’ komt het Center for People and Buildings van de TU Delft in oktober 2014 met cijfers in dezelfde orde van grootte: een bezettingsgraad van 25 procent voor overlegplekken in flex-kantoren en 14 procent in kantoren met vaste werkplekken. Meer inzicht in het gebruik en beschikbaarheid van zalen kan helpen de kantoorruimte efficienter te benutten.

Maak reserveren van ruimtes makkelijk en duidelijk

Het is een bekend fenomeen. Je maakt afspraken via Microsoft Outlook of Google Calender en je wil vervolgens een vergaderruimte reserveren. Maar helaas, alle zalen zijn bezet op het gewenste tijdstip. Tenminste, dat vermeldt de agenda. Maar iedereen weet: lang niet alle vergaderingen gaan door en de planning is niet altijd even goed geregeld. Vandaar ook het wijdverbreide ‘claimgedrag’. Je kunt beter een vergaderzaal reserveren (voor het geval dat), dan achter het net vissen als je ‘m echt nodig hebt. En wat te denken van die andere veel voorkomende irritatie: het aankloppen bij of pardoes binnenlopen in een volle vergaderzaal met de vraag wanneer de ruimte vrij komt. Vervelend en inefficiënt. Een goed reserveringssysteem verbetert de interne klanttevredenheid en geeft voldoende management informatie.

Kantoor en Het Nieuwe WerkenDeel ruimtes met meerdere gebruikers

Door de lage bezettingsgraad van vergaderruimtes kan overwogen worden om ruimtes te delen met bijvoorbeeld andere gebruikers van hetzelfde pand. Met goede software is beschikbaarheid snel te regelen. Ook inzicht over gebruik en door te berekenen kosten is dan met een druk op de knop te realiseren. Ook als ruimtes alleen intern beschikbaar zijn, is er een wereld te winnen als het gaat om inzicht in en overzicht over de behoefte en het werkelijke gebruik van vergaderruimtes. De trend van Het Nieuwe Werken heeft in ieder geval gezorgd voor meer aandacht voor dit onderwerp. ‘Room Management is een hot topic geworden.

Organisaties die Het Nieuwe Werken geïntroduceerd hebben, lopen vaak aan tegen het probleem dat de bezettingsgraad van de ruimtes en flexplekken moeilijk inzichtelijk te krijgen is. Daarnaast is vanwege de aan Het Nieuwe Werken gerelateerde flexibiliteit de kans groter dat collega’s bij elkaar de vergaderruimte of werkplekken inlopen,’ stelt het bedrijf Bis, onderdeel van Mood Media, Europees marktleider op het gebied van geïntegreerde audiovisuele systemen, inclusief meubilair, inrichting en verlichting.

Afspraak is afspraak

Hoewel met goede software veel inzicht verschaft kan worden, staat en valt een plezierige manier van werken natuurlijk met de bedrijfscultuur en heldere afspraken. Als vergaderzalen onnodig worden geboekt, of wanneer iedereen alsnog zonder te reserveren een vergaderzaal gebruikt, kan ook de meest geavanceerde software niet helpen meer inzicht te verschaffen. Voor goede en duidelijke informatie is ook het maken van interne werkafspraken van groot belang. Uiteindelijk worden bijeenkomsten, meetings, bilateraaltjes, seminars en alle andere samenkomsten georganiseerd om samen betere resultaten te realiseren en klanten tevreden te houden.

En zeg nou zelf, wie wordt er niet blij van een tevreden klant?

Deel dit artikel met anderen
Lucien Jeukens - Business Manager
Lucien Jeukens is Business Manager bij Reflex Online leverancier van afspraken- en reserveringsoftware. Lucien adviseert bedrijven bij de aanschaf van Room Manager. Reflex RoomManager is een systeem voor het reserveren van vergaderzalen. Vanaf elke locatie, via mobieltje, tablet, laptop of desktop. Naast de beschikbaarheid van vergaderzalen geeft het systeem een overzicht van de aanwezige faciliteiten zoals beamer en scherm. Ook kunnen aanvullende diensten worden geboekt, zoals specifieke faciliteiten, koffie of een lunch.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten