Facilitaire aspecten van Het Nieuwe Werken (Deel 2)

loek-van-den-broek
Door Loek van den Broek van HRman - 6 augustus 2012
1 Reactie

Muziek op de werkvloerIn deze blogreeks, die uit twee delen bestaat, ga ik in op enkele belangrijke facilitaire aspecten die ervoor kunnen zorgen dat de kansen op een succesvolle implementatie van HNW toenemen en dat ‘bloopers” voorkomen worden. In het eerste deel kwamen aspecten als wisselwerkplekken, post en digitalisering aan bod. In dit tweede deel ga ik in op praktische aspecten als muziek op de werkvloer en parkeren. En is een fulltime bemande receptie nog wel nodig? Of zijn er andere oplossingen?

Muziek op de werkvloer

Bijna overal zal men op het gebied van muziek op het werk een tandje terug moeten. Het niet meer in kamertjes werken, maakt dat je anderen immers sneller stoort. Bovendien werken veel mensen bij HNW op werkplekken buiten de organisatie. Je organisatie wordt veel meer je ontmoetingsplek waar je overlegt met collega’s. En muziek past daar bijna niet meer bij, ook niet een iPod. Je komt steeds meer voor de onderlinge contacten en niet voor de muziek.

Telefoon

Het is een open deur om te vermelden dat niet alleen de ICT-voorzieningen goed moeten zijn, maar dat ook goede niet-werkplekgebonden telefoonverbindingen bij HNW absolute noodzaak zijn. Spraakbellen is een basisvoorwaarde. Beeldbellen blijkt er voor te zorgen dat mensen meer het gevoel hebben er bij te horen. Telefoons aan een draadje worden langzaam museumstukken, tenzij er met simpele doorschakelmogelijkheden en follow-me systemen wordt gewerkt. Kortom: Iedereen een mobiele telefoon (of misschien beter nog; aan de smartphone) is drie stappen voorwaarts.

Receptie

In bijna alle HNW-organisaties komen secretaressen en receptiemedewerkers qua HNW-mogelijkheden er vaak bekaaid af. Ten onrechte. Waarom zou je niet een TV-scherm in de hal hangen en de receptionist thuis laten werken. Gaat de voordeur op het bedrijf open, dan verschijnt haar beeld in de ontvangsthal en vraagt zij – al dan niet met de kleine op schoot – “Waar kan ik u mee helpen?”. Ik heb het meerdere malen gezien en – na even wennen – werkt het. Daarnaast biedt het zelf invullen van werkroosters en/of het plannen van de eigen werktijden (na overleg met collega’s) veel meer vrijheden voor mensen waar HNW in eerste instantie tot de onmogelijkheden lijkt te horen.

Pasjes

Pasjes om te kopiëren, de lift en de slagboom te bedienen, zelf af te rekenen in het bedrijfsrestaurant en door de deur naar binnen te komen. Ze zijn er en maken dat veel meer zaken zelf gedaan kunnen worden door medewerkers. Dat bespaart. Bovendien kun je in het pasje een maximum hoeveelheid te printen A4-tjes instellen. Dat is dè methode om mensen te laten wennen aan het reduceren van hun papierverbruik. Sterker nog, je kunt ze op nul instellen.

Parkeren

Parkeren en Het Nieuwe WerkenEén van de grootste irritaties – en niet alleen op het werk – is dat mensen hun auto niet kwijt kunnen. Dit gegeven is op twee manieren te gebruiken. Bij de eerste manier maak je gewoon veel te weinig parkeerterrein rondom je bedrijf waarmee je mensen bijna dwingt elders te gaan werken of je laat ze betalen om te mogen parkeren. Het gratis uitdelen van OV-jaarkaarten stimuleert het milieubewuste denken op deze wijze extra.

Er zijn ook organisaties die juist extra grote parkeerterreinen aanleggen omdat ze juist mensen willen stimuleren – meestal toch weer buiten de spitsuren – naar kantoor te komen voor het broodnodige overleg met hun collega’s. Het is maar wat je wilt. “Verbinden” is per slot van rekening een extra hoog goed bij HNW. Het is maar waar je – en vooral het management – voor kiest.

Kilometers

Zorgt Het Nieuwe Werken nu echt voor minder autokilometers? Ja, dat doet het. Met name bij HNW-ers die werken in een consultancy-omgeving blijkt men gemiddeld 8.000 kilometer per jaar minder te declareren. In procenten is dat rond de 20 tot 25%. Bij het merendeel van de andere HNW-organisaties liggen deze percentages lager. Ze zijn sterk afhankelijk van wat de organisaties aan mogelijkheden bieden om elders te werken. Vooral de spits blijkt ontlast te worden. Vervelend blijft uiteraard dat ons Nederlandse wagenpark alsmaar blijft groeien, waarmee het totale fileprobleem maar mondjesmaat afneemt.

Het thema van deze blogreeks komt, naast andere onderwerpen, aan bod in het boek Het Nieuwe Werken: Hype of blijver? Het boek is geschreven met huisvestings-, facilitaire- en ICT-specialisten, gedragsdeskundigen en vijf mensen die als projectleider HNW met de benen in de beek hebben gestaan. Het boek is te bestellen op www.hrman.nl

Deel dit artikel met anderen
Loek van den Broek - Specialist in Het Nieuwe Werken
Loek van den Broek was directeur van het opleidingsinstituut Van den Broek & partners. Tegenwoordig richt hij zich op Het Nieuwe Werken met HR & management. Hij begeleidt organisaties die HNW (willen) omarmen en geeft trainingen op specifieke terreinen die met HNW te maken hebben.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

1 reactie


    Thecla Meyknecht zegt:

    Wat ongelofelijk discriminerend om de vrouw met kleine op schoot als receptioniste te profileren. Dan moet je ook vermelden dat de man met kleine op schoot kan reageren als adviseur of manager of administratief medewerker die thuis werkt. Veel receptionisten zijn overigens ruim boven de kleine kinderen leeftijd en niet alleen vrouwen hebben zorgtaken voor kinderen. Ik krijg kramp in mijn maag van deze visie, past niet bij Het Nieuwe Werken. Het is heel ouderwets om zo te denken. Misschien was in het voorbeeld een hond op schoot beter geweest, in ieder geval neutraler en relevant voor hondenbezitters.

    En ik vind dat dit artikel eigenlijk alleen gaat over thuiswerken. Het Nieuwe Werken omvat veel meer dan locatie ongebonden werken. Het omvat voornamelijk werken op basis van targets en prestatieafspraken. Daar hebben veel managers moeite mee. In veel bedrijven wordt niet aangestuurd op prestatie maar op aanwezigheid. Advies over dat onderwerp mag toch niet ontbreken in een blog van een deskundige. Misschien een idee voor deel 3?