Fysiek ontmoeten is de basis voor goede samenwerking

dewi
Door Dewi van Deurssen van SNS REAAL - 11 oktober 2011
4 Reacties

Fysiek ontmoeten en Het Nieuwe WerkenDankzij de digitale communicatiemiddelen van Het Nieuwe Werken kunnen medewerkers van SNS REAAL altijd en overal samenwerken. Samenwerken is dus niet meer alleen fysiek in dezelfde ruimte aan het werk zijn, aldus het concept. Maar hoe ervaren medewerkers bij SNS REAAL dit en hoe komt het dat een deel nog niet tevreden is over het (nieuwe) samenwerken? Gastblogger Dewi van Deurssen heeft hier voor haar afstuderen onderzoek naar verricht en deelt haar resultaten met de lezers van Het Nieuwe Werken Blog.

SNS REAAL is sinds september 2009 bezig met de invoer van Het Nieuwe Werken en maakt daarmee ‘los wat onnodig vastzit’. Iedereen krijgt een laptop en een smartphone en de kantoren worden ingericht met activiteitgerelateerde werkplekken. Ruim 1500 medewerkers zijn al over op Het Nieuwe Werken. Op bijna alle doelstellingen haalt de organisatie haar eigen ambities: medewerkers zijn tevreden met de nieuwe manier van werken en ervaren een betere balans tussen werk en privé. Alleen samenwerken scoort nog niet zo goed: tien maanden na overgang geeft slechts 28% aan een verbetering te ervaren. Hoe kan dat?

Voor mijn afstuderen heb ik een kwalitatief onderzoek gedaan naar de beleving van samenwerken binnen Het Nieuwe Werken. Ik heb documenten geanalyseerd, geobserveerd en zestien medewerkers van SNS REAAL geïnterviewd. Mijn resultaten sluiten veelal aan bij stellingen van andere auteurs op deze blog. In dit stuk geef ik de samenhang weer tussen de verschillende elementen die de betekenisgeving aan samenwerken verklaren.

Samenwerken is kennis delen…

Face to face rijkste vorm communicatieMedewerkers definiëren samenwerken als ‘samen werken aan resultaat’. In het kader van het werk bij SNS REAAL heeft samenwerken veelal de vorm van kennis delen.

De digitale middelen en mogelijkheden van HNW maken dat medewerkers elkaar altijd en overal makkelijk kunnen bereiken. Via de smartphone is een mailtje snel gestuurd en via de chat is iedereen zichtbaar en bereikbaar: dat komt de kennisdeling ten goede.

Maar er zijn ook nadelen. In Het Nieuwe Werken zitten collega’s niet meer vanzelfsprekend als team bij elkaar in één ruimte. Op het moment dat medewerkers fysiek bij elkaar zitten, delen zij onbedoeld belangrijke taakgerelateerde informatie die zij anders niet zouden delen. Denk aan een medewerker die een telefoontje aanneemt of een praatje maakt met een collega over een onderwerp waar weer een andere collega ook toevallig iets van af weet.

Daarnaast verschuift een deel van het contact in Het Nieuwe Werken van face to face naar digitaal. Dat e-mail een voedingsbodem is voor miscommunicatie, is al langer bekend. Maar zelfs via videochat gaat een deel van de non-verbale informatie verloren. Gezichtsuitdrukkingen en lichaamshoudingen zijn in een videoconference minder goed te zien dan in een fysieke vergadering. Dat maakt face to face contact de rijkste vorm van communicatie.

…in een team van mensen

Maar samenwerken gaat verder dan puur en alleen kennisdeling. Medewerkers zijn mensen, die werken in een team met andere mensen, die zij kennen of niet kennen en mogen of niet mogen.

Naast taakgerelateerde informatie delen medewerkers persoonlijke informatie. Dat heeft een functie, namelijk het bouwen aan een zakelijke relatie. Medewerkers die een goede relatie hebben, doen meer moeite voor elkaar en durven eerder dingen naar elkaar uit te spreken.

Daarnaast halen mensen plezier uit het sociale contact met hun collega’s. En juist dat maakt dat medewerkers nét dat stapje extra willen zetten om met hun team de samenwerking naar een hoger niveau te tillen.

In een fysiek contact is de drempel tot sociaal contact het laagst. Veel medewerkers geven aan thuis minder sociaal contact met hun collega’s te hebben dan als zij op kantoor werken. Dit is niet erg, zolang medewerkers elkaar op de werkvloer blijven ontmoeten.

Fysiek ontmoeten als basis

Kennis delenMijn resultaten onderstrepen het belang van het kantoor als ontmoetingsplek. Het fysieke contact op kantoor zorgt voor ad hoc kennisdeling, rijke en meer persoonlijke communicatie en het opbouwen en onderhouden van relaties met collega’s. Dat is de basis voor een goede samenwerking.

Afspraken over wanneer medewerkers elkaar zien helpen daarbij, evenals een kantoorinrichting die het face to face contact tussen directe collega’s faciliteert. De digitale communicatiemogelijkheden die Het Nieuwe Werken biedt kunnen de samenwerking verder verbeteren.

Lees ook het artikel over de specifieke aanpak van Het Nieuwe Werken bij SNS REAAL

Deel dit artikel met anderen
Dewi van Deurssen -
Dewi heeft stage gelopen bij SNS REAAL op de afdeling Het Nieuwe Werken in het kader van haar opleiding Organisaties, Verandering en Management aan de Utrechtse School voor Bestuurs- en Organisatiewetenschap.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

4 reacties


    Viadesk zegt:

    Hoi Dewi,

    Leuk onderzoek en goed om te horen dat HNW al zo goed loopt bij SNS, mijn voormalig werkgever 😉

    Wij hebben met Viadesk in samenwerking met de Vrije Universiteit van Amsterdam ook onderzoek (ik denk dat aamsluit op wat jij hebt onderzocht binnen SNS) gedaan naar de invloed van kennisnetwerken en de rol die offline en online ontmoetingen daarbij spelen, zie ook dit artikel op Frankwatching: http://www.frankwatching.com/archive/2010/07/16/kennisnetwerk-draagt-bij-aan-individuele-prestaties/

    Succes met Het nieuwe werken en alles wat daarbij komt kijken!

    Pieter

      Dewi van Deurssen zegt:

      Beste Pieter, dank voor de leuke reactie. Interessant onderzoek, iets andere insteek/ categorisering maar resultaten zijn absoluut herkenbaar!

    Alwin Notenboom zegt:

    Hallo Dewi,

    is samenwerken eigenlijk niet simpelweg samen ‘aan iets’ werken? Met elkaar een doel nastreven, waar je met elkaar voor gaat. 

    Als samenwerken puur gaat over de mate van kennisdeling, persoonlijke communicatie en onderhouden van relaties, dan kan ik me voorstellen dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken hier niet aan bijdraagt.

    Ik ben benieuwd of je in je onderzoek ook de aanwezigheid van een gezamenlijk doel hebt meegenomen als katalysator voor samenwerken. Mijn ervaring is dat als mensen dat hebben, het niet uitmaakt of ze bij elkaar zitten of niet. De lol zit ‘m in samen wat bereiken. 

    Voor meer achtergrond van mijn visie hierop zie ook mijn laatste blog.

      Dewi van Deurssen zegt:

      Hallo Alwin,

      Mogelijk heb ik de term “kennisdeling” onterecht gebruikt in mijn blog. Ik doel hier op taakgerelateerde communicatie.

      Samenwerken definiëren medewerkers inderdaad als ‘samen werken aan resultaat’, samen werken aan een doel dus. Het resultaat/ doel staat centraal. Om tot dat resultaat te komen, is taakgerelateerde communicatie onontbeerlijk. Dan gaat het dus echt om: breng ik alle kennis die ik heb volledig over en begrijpt de ander wat ik bedoel. 

      Een goede zakelijke relatie is een katalysator in het bereiken van het resultaat. Voorbeeld: mensen die elkaar kennen zoeken elkaar makkelijker/ sneller op. Hoewel minder makkelijk hard te maken, heeft ook het plezier dat mensen uit sociaal contact halen, invloed op het bereiken van het resultaat. In een contact lopen zakelijk en sociaal ook veelal door elkaar -> de zakelijke relatie :-)

      Geeft dit antwoord op jouw vraag?

      Dewi