Gevonden tijd voor Het Nieuwe Werken

vera
Door Vera van Vilsteren van Berenschot - 23 maart 2011
2 Reacties

Trein en Het Nieuwe Werken“Gevonden tijd” is een nieuw inzicht voor Het Nieuwe Werken. Berenschot en de AWVN beleefden hoe reistijd in werktijd verandert en dat overstappen en vertraging “gevonden tijd” opleveren. Dit alles tijdens een experiment met een workshop in de trein op 22 februari 2011*.

De ontmoeting begon op een online platform met een brainstorm over het thema van de dag. De dag zelf startte voor ieder individueel met een sms met een inspirerende vraag. Twee kleine coupés in de eerste klas op het traject Utrecht – Enschede fungeerden als workshop-locatie. Bagel & Beans zorgde voor een frisse wandeling en een ontspannen lunchplek.

Aanpak

Geen plenaire sessie met een PowerPoint presentatie. Maar aan de slag in wisselende groepen met een “spoorboekje” van opdrachtkaarten in de hand. Dit vraagt een heel andere manier van voorbereiden en begeleiden. Minder centrale (bij)sturing. Meer op basis van afspraken over tijden en uitkomsten.

Als procesbegeleider was dit wel even wennen. Het was lastig om op afstand grip te houden op het proces. Het vraagt flexibiliteit en bijsturing. Als ervaren trainers ervoeren we de uitdaging die veel managers ervaren in de overgang naar Het Nieuwe Werken: Hoe stuur je medewerkers aan die niet bij elkaar op dezelfde locatie zijn maar wel aan dezelfde doelstelling werken? Wat doe je als je vermoedt dat een gestelde deadline niet gehaald wordt? Wanneer grijp je in?

Het vraagt om duidelijke resultaatafspraken en als je die niet gemaakt hebt, krijg je de effecten meteen voorgeschoteld. Ook gaat een deel van het monitoren van de voortgang nu digitaal, via internet, waar de resultaten à la minute met elkaar gedeeld worden.

Innovatie

Het voorbijtrekkende landschap is een andere dimensie van werken in de trein. De continu wisselende omgeving inspireert en nieuwe invalshoeken dienen zich als vanzelf aan. Het geeft letterlijk een nieuwe kijk op de vraagstukken die voorliggen. Als je vastloopt in een overleg of denkpatroon, wil je even loslaten en wegkijken. Zonder dat je er iets voor hoeft te doen, komt er een frisse blik op je af. Ook medereizigers gebruiken we als natuurlijke spiegel door hen het idee voor te leggen of mee te laten discussiëren.

Stap terug in de tijd?

Het Nieuwe Werken kenmerkt zich door het werk tijd- en plaatsonafhankelijk te maken. Is werken in de trein juist niet super tijd- en plaats afhankelijk? Je wilt iemand ontmoeten en dit kan alleen in die ene trein. Het tijdstip is tot op de minuut nauwkeurig bepaald en de locatie is die ene wagon. Is dit niet een stap terug in de tijd? Die ene bijeenkomst in de trein is net zo tijd- en plaatsgebonden als andere afspraken waarin we gepland mensen willen ontmoeten.

Het ontmoeten en samenkomen in de trein verrijkt echter de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken. Het is een bijdrage aan de lange lijst van nieuwe manieren van effectief werken. Een andere invulling van je werkdag. Een deelnemer: “ik ben fervent autorijder, maar was blij verrast door de effecten van een vertraging en een extra overstap.”

Een naderend station dwingt tot het nemen van beslissingen. Naar een andere trein lopen geeft een moment van lucht, letterlijk, en dwingt je even op een andere manier met je gesprekspartner(s) om te gaan. Zo ontstaat ruimte en een natuurlijke break, om daarna weer op volle snelheid verder te werken. Net als elke werksituatie bepaal je zélf hoe je de tijd en plaats gebruikt en ervaart. Tijdens de workshop gaf vertraging geen stress, maar het verlengde de werktijd, “gevonden tijd” dus.

Het Nieuwe Werken stelt ingesleten patronen ter discussie

Bij de implementatie van Het Nieuwe Werken proberen organisaties ingesleten patronen die zinloos en inefficiënt zijn los te maken. Bijvoorbeeld het patroon dat iedereen om 9 uur op z’n werk wil zijn, terwijl je dan met z’n allen in de file staat. Je kunt ook eerst 1,5 uur thuis je mail checken en daarna naar je afspraak gaan.

Het is echter lastig om gewoonten en ingesleten patronen te veranderen of onze set aan handelingen en denkbeelden uit te breiden. De mens is een gewoontedier en een kuddedier; we doen wat we altijd deden en we doen wat iedereen doet. Veel van deze dingen zijn functioneel, maar sommige zijn totaal nutteloos. Toch doen we het. Om te veranderen is het nodig de drang naar het handhaven van inefficiëntie te doorbreken. Dit vraagt extra inspanning. Rendement is niet altijd meteen zichtbaar, laat staan voelbaar.

Veranderen begint bij een noodzaakbeleving of enthousiasme. Het idee of inzicht dat het ook anders kan. Een ervaring of persoonlijke beleving werkt daarin het beste. Soms vraagt dit een zetje van een collega, soms alleen een open houding. Het experiment met de workshop in de trein was voor veel deelnemers een eerste ervaring van hoe het anders kan, hoe reistijd werktijd wordt in plaats van een noodzakelijk kwaad.

Gewoon een keer doen!

Het experiment laat zien dat een eerste stap in het veranderen van gedrag is: het gewoon eens te doen. Een deelnemer: “ik was sceptisch aan het begin van de dag over deze workshop in de trein, maar nu we het gedaan hebben geloof ik erin, het werkt echt!”. Er is wel een open houding nodig om een nieuwe ervaring een eerlijke kans te geven. De workshop in de trein had ook nadelen, zoals de vaste vertrektijd. En de voordelen van een oude situatie komen niet allemaal mee, zoals een goed toilet en een vers kopje koffie. Maar er zijn ook nieuwe voordelen zoals hierboven beschreven. Pas achteraf kan een goede afweging gemaakt worden in welke situatie welke werkplek/werkvorm het meest passend is.

Enthousiast geworden? Spreek eens af in de trein voor een ontmoeting! Of het nu om een lastige beslissing of vernieuwend idee gaat: de trein biedt een ander perspectief dan de kantoorplek!

*Dit experiment is uitgevoerd in de vorm van een door Berenschot begeleidde workshop die de AWVN won op het event Destination Innovation, georganiseerd door Het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie eind 2010. Als winnaar in de groep ‘tijd- en plaatsonafhankelijk werken bedacht de AWVN het idee om samen te werken in de trein met AWVN collega’s en leden, ‘DE AWVNS’.

Vera schreef dit artikel samen met haar collega’s Femke Boost en Marije van Vilsteren.

Deel dit artikel met anderen
Vera van Vilsteren - Senior consultant Strategie en Verandermanagement
Vera van Vilsteren is senior consultant Strategie en Verandermanagement bij Berenschot. Vera is afgestudeerd in onderwijskunde en personeelswetenschappen. Zij begeleidt leidinggevenden bij het vormgeven van hun strategie, bijbehorend verandertraject, het realiseren van organisatiedoelstellingen en ontwikkelt hiervoor diverse (management)ontwikkelingstrajecten, gericht op gedragsverandering.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

2 reacties


    Martijn Reintjes zegt:

    Ik vind de trein misschien wel de relaxte plek om te werken. Zit er zelfs soms wel eens aan te denken om in plaats van aan mn bureau een hele dag in de trein te werken en zo door NL te crossen.
    Leuk innitiatief deze workshop!

    Werner Hoenders zegt:

    Leuk initiatief. Als trainer uit Noord Nederland (#slochteren) zit ik veel in de trein. Het voelt nutteloos om uren in de auto te zitten naar een training of afspraak. In de trein kan ik die tijd benutten met werken. In de stilte coupe is (vooral ‘s ochtends) prima werken. En de trein is economisch aantrekkelijker (zeker na 9 uur) en milieuontlastend. Laatst heb ik een vergadering georganiseerd in zo’n zes-mans cpupe. Dat ging prima. Mijn kantoor is de trein. Top!