Het Nieuwe Vergaderen – En hoe krijg ik dat blijvend voor elkaar?

ruben-van-der-laan
Reacties gesloten

Maak vergaderen leuk bij Het Nieuwe WerkenEerder op deze site maakte je kennis met 10 tips voor nieuw vergaderen. Bij een nieuwe manier van werken hoort ook echt een nieuwe manier van vergaderen. En dus gaven wij je een aantal tips. Het toepassen van deze tips is echter nog niet zo voor de hand liggend. Want wie zijn vergaderingen gaat aanpakken staat voor een heuse (cultuur)veranderopgave.

Even een voorbeeld uit onze eigen praktijk:

Toen Jasper voor de tiende keer de stand-up organiseerde merkte hij dat zijn teamgenoten in een routine waren geschoten. Bij de eerste keer was het team extatisch. Dat je met een stand-up in zo’n korte tijd zoveel kon bereiken vond iedereen te gek.

Maar de nieuwigheid was er na een paar keer vanaf. Dat merkte Jasper aan de sfeer tijdens de stand-up en aan de kwaliteit van de acties die werden afgesproken. Die werden per stand-up minder. Hij vroeg zich af hoe hij die betrokken energie van de eerste keer weer kon terughalen. En dat niet alleen: hij wilde deze ook graag behouden. Maar hoe?

Het Nieuwe Werken
Dit verhaal maakt duidelijk dat het aanpassen van je overleg een veranderopgave op zich is.  Het één keer anders doen is niet moeilijk, het anders blijven doen is dat wel. Het raakt de kern van een succesvolle weg naar Het Nieuwe Werken. Je bent niet klaar met een aantal eenmalige (‘werkoverleg-reparatie’)-acties.

Om de vraag van Jasper te beantwoorden, zou je de volgende dingen kunnen proberen:

  1. Creëer een Vergaderbrigade: dat is een intern team dat zich specifiek richt op het nieuwe vergaderen binnen de eigen organisatie. Zij vergaren kennis over nieuw vergaderen (denk aan nieuwe werkvormen en hoe deze ‘voor te zitten’) en bieden teams hulp bij het toepassen van het nieuwe vergaderen. Dat klinkt zwaar, maar is het niet. Een paar enthousiaste mensen die een paar uur per maand hier voor worden vrijgemaakt is voldoende.
  2. Richt een Vergaderlab in; een specifieke vergaderruimte waar het ‘oude vergaderen’ verboden is. Zorg er dan wel voor dat teams en voorzitters inspiratie hebben over hoe het dan wel te doen. Bijvoorbeeld door ondersteuning erbij te leveren van de Vergaderbrigade.
  3. Benadruk het experimentele karakter van het nieuwe vergaderen. Je wilt blijven variëren en dat betekent veel experimenteren. Spreek met elkaar af dat je gaat veranderen richting betere, efficiëntere, kortere, leukere vergaderingen. En dat betekent dus soms ook dat je iets probeert dat niet werkt (dat betekent ook dat degenen die het voortouw nemen een vorm van ‘rugdekking’ nodig hebben). Gewoontedieren als we zijn maken we het liefst zo snel mogelijk weer nieuwe, hardnekkige rituelen. Of gaan we snel terug naar hoe we het deden. Als je het experimentele karakter blijft benadrukken, zullen deelnemers makkelijker nieuwe dingen willen uitproberen.
  4. Evalueer je vergaderingen! Dat kan op hele simpele en snelle manieren. De stelregel hier is: hou het kort. Het moet deelnemers niet meer dan 30 seconden kosten. Je krijgt dan informatie over het resultaat van nieuw overleggen en welke nieuwe afspraken, vormen of tips werken en welke niet. Erg handig om in te schatten welke nieuwe kant je op zou moeten.

Meer weten?
 Kom dan bijvoorbeeld 25 juni naar de Dag van Het Nieuwe Werkoverleg, voor nog meer tips en trucs en inspiratie over de veranderopgave die erbij hoort.

Deel dit artikel met anderen
Ruben Van der Laan - Eigenaar
Ruben van der Laan brengt teams in verbinding en is samen met Henk van der Steen oprichter van Het Nieuwe WerkoverlegTM. Hierin helpen ze organisaties bij het versterken van Het Nieuwe Werken via de structuur en cultuur van de werkoverleggen. Dit doen Van der Laan en Van der Steen door werkoverleggen te creëren die verbinden, energie genereren en resultaat opleveren. Kennismaken kan onder andere via gratis workshops.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten