Het Nieuwe Vergaderen

jerre
Door Jerre Lubberts van World of Minds - 19 april 2011
9 Reacties

vergaderen swung house 200 x 200 Het Nieuwe VergaderenIn mijn blogpost over het persoonlijke dashboard had ik beloofd om wat dieper in te gaan op ‘het blauwe boekje’, een belangrijk onderdeel in de 2-eenheid van de persoonlijke effectiviteit binnen Het Nieuwe Werken. In deze post wil ik echter graag eerst ingaan op ‘Het Nieuwe Vergaderen’ omdat ik naar aanleiding van discussie op managers on-line en tweets heb gemerkt dat er bijna overal frustraties zijn over vergaderen en het idee sterk leeft dat juist daar in Het Nieuwe Werken flinke besparingen, rust en tijdwinst mogelijk is.

Problemen met vergaderingen

Overal worden korte lijstjes met tips gegeven en dat helpt. Maar hoe ga je nu precies anders vergaderen en wat is de aanleiding van al die frustraties. Eén van mijn werkzaamheden is het voorzitten van ‘lastige vergaderingen’, ‘complexe project start-ups’, ‘politieke bijeenkomsten’, ‘crises vergaderingen’ en  brainstorms en daarvan heb ik geleerd dat de traditionele methoden van vergaderen te kort schieten.

De klachten die ik veel gehoord heb en hoor, is dat ze saai zijn, te lang duren, de notulen vaak te laat komen (en dus) onvoldoende structuur hebben, weinig deelnemers zich goed voorbereid hebben, onderwerpen uit vorige vergaderingen vaak opnieuw aan bod komen, mensen ontwijkend gedrag vertonen als het op acties en taken aankomt (“ja maar zo hadden we dat niet afgesproken”, ”Sorry, niks gedaan, ik kreeg de notulen te laat”, etc.).

De oplossing bestaat dan ook uit, in mijn ervaring, enerzijds een nieuwe methode van vergaderen en anderzijds een betere voorbereiding, het slimmer vergaderen zelf en de ‘nabewerking’. Dit zou je ‘Het Nieuwe Vergaderen’ of ‘Slimmer Vergaderen’ kunnen noemen.

De methode

Wanneer een goede structuur ontbreekt, vragen vergaderingen veel focus en discipline van deelnemers. Daar ligt één van de oorzaken van veel vergaderproblemen. Deelnemers moeten goed geconcentreerd blijven om bij het onderwerp te blijven waarover gesproken wordt. Het lastige is dat ons brein werkt op een ‘snelheid’ van zo’n 1400 woorden per minuut. Een enorm verschil met wat bij ons het brein binnenkomt via de oren of ogen (lezen). Dit is gemiddeld slechts zo’n 200 woorden per minuut. Ons brein gaat zich dus al snel vervelen en moet bij de les gehouden worden.

Tegelijkertijd moet door deelnemers nagedacht worden over wat het voor hen betekent om daar gelijk acties aan te kunnen verbinden. Bovendien moet behoorlijk wat moeite gedaan worden om elkaar echt te begrijpen. In veel discussies wordt akelig dicht langs elkaar heen gecommuniceerd en dus weinig wederzijds begrip gerealiseerd. Een bron van irritatie en de oorzaak van veel verkeerd opgeschreven taken en besluiten.

De methode om hiermee (en andere zaken) af te rekenen is om direct op het ‘beamerscherm’ te visualiseren met behulp van een mindmap, welk punt behandeld wordt, wat daarover gezegd wordt en hoe dat in verhouding staat met (het totaal aan) andere onderwerpen.

Door te visualiseren in steekwoorden aan de hand van de mindmap structuur met hoofdzaken dichtbij het centrum van de mindmap en bijzaken verder weg, kunnen de deelnemers niet alleen makkelijker alles volgen maar ook direct controleren of het wel goed opgeschreven wordt. Onze hersenen vinden het prettig om informatie zowel lineair (tekst) als plaatje (context) aangereikt te krijgen. Onze linker hersenhelft is vooral goed in de analyse en rechts juist in het compleet maken van het plaatje.

De voorbereiding

De mindmap kan dan ook een belangrijke rol spelen in de voorbereiding door voor elk type vergadering een sjabloon (template) te ontwerpen dat tekst en beeld samenbrengt. In het plaatje hieronder zie je een algemeen toepasbaar sjabloon dat ik zal gebruiken om de aanpak stap voor stap te bespreken.
mindmap vergadering Het Nieuwe Vergaderen
Algemeen toepasbare vergadersjabloon voor ‘mindmap vergaderingen’

Als je meer energie wilt overhouden aan het einde van de vergadering dan ervoor is het verstandig om een aantal spelregels met elkaar af te spreken:

  • De voorzitter of livemindmapper stuurt uiterlijk 3 dagen van tevoren de agenda toe
  • Investeringsvoorstellen gaan via een vast (mindmap) sjabloon en worden minimaal 5 dagen vooraf rondgestuurd aan de deelnemers
  • Iedere deelnemer dient zich goed voor te bereiden en zich open en positief op te stellen
  • Deelnemers die bepaalde onderwerpen niet hebben voorbereid, doen niet mee in besluiten en discussies daarover
  • Werk met een standaard vergadersjabloon (template) en vul deze zo veel mogelijk vooraf in en stuur deze naar de deelnemers
  • ‘Attach’ alle relevante documenten zodat deelnemers zich goed kunnen voorbereiden
  • Stel notulen direct na de vergadering beschikbaar
  • Inclusief acties, besluiten en ideeën in lijsten
  • Nieuwe agendapunten moeten 5 dagen vooraf naar de voorzitter opgestuurd worden

Tijdens de vergadering

In een ‘mindmap vergadering’ is het belangrijk dat er een voorzitter en ‘livemindmapper’ aangewezen worden. Samen faciliteren zij de vergadering door het sjabloon duidelijk op het ‘beamerscherm’ te visualiseren en dit te gebruiken als leidraad en invuloefening voor de vergadering. Naarmate de vergadering vordert, wordt het sjabloon verder ingevuld. Ook nu gelden een aantal belangrijke spelregels:

  • Ideeën en besluiten direct tijdens de vergadering vastleggen in de mindmap
  • Tijdens de rondvraag wordt erop gelet dat er nieuwe acties ‘achter’ de vragen kunnen zitten (opschrijven)
  • Aan de deelnemers wordt na de rondvraag gevraagd of het energieniveau is gedaald, gelijk is gebleven of is toegenomen en wat de volgende keer beter kan
  • Aan het einde van de vergadering wordt een besluiten-, ideeën- en actielijst gegenereerd en aan een tak gekoppeld als ‘attachment’
  • De notulen worden gemaild of in de cloud geplaatst
  • Voorzittersrol en notulist NIET combineren
  • Acties direct tijdens het agendapunt in de mindmap vastleggen (met data en eigenaar)
  • Iedere deelnemer let op hoe dingen vastgelegd worden (m.n. eigen acties)
  • Acties met kleur coderen naar belangrijk/dringend, belangrijk/niet dringend, niet belangrijk/dringend
  • Onderscheid maken tussen processen en projecten
  • Voortgang projecten via vaste rapportage (bijvoorbeeld: doel, succesfactor, prestatie-indicator, norm, eigenaar, probleem, oplossing)

spacer Het Nieuwe Vergaderen
De voorzitter let erop dat de livemindmapper per proces en project goed vastlegt wat de doelen, hindernissen, acties en gewenste resultaten zijn. Zie hieronder.

mindmap tak Het Nieuwe Vergaderen
Voortgang van het proces met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

mindmap notes Het Nieuwe Vergaderen
Voortgang van het project met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Nabewerking van de vergadering

Alle notities die ‘achter’ een tak in de mindmap (in de ‘notes’) zijn vastgelegd, kunnen met een druk op de knop geëxporteerd worden naar Microsoft Word met behoud van de vergaderstructuur en zo kunnen ook de taken, besluiten en ideeën naar Microsoft Excel geëxporteerd worden. Met een filterfunctie kun je vooraf bepalen welke informatie je naar Excel wilt sturen. Bijvoorbeeld alle taken van een persoon, project of een afdeling of alle taken die deze week afgemaakt moeten worden.

Hierna kunnen de vergadernotities in Word en/of ‘mindmap pdf’ verstuurd worden naar alle deelnemers inclusief de Excel lijstjes met taken, besluiten en ideeën. Zo krijgen alle deelnemers direct na de vergadering het verslag en kunnen ze zich beter voorbereiden, direct hun taken inplannen en sneller checken of alles erin staat zoals zij zich herinneren.

Nog meer tijd kan bespaard worden door de mindmap vergadernotulen in een on-line mindmap te plaatsen zodat je niets meer hoeft rond te sturen. De deelnemers kunnen dan iedere dag de map bijwerken en als er taken gedaan worden of problemen opkomen, kunnen deze direct toegevoegd worden en dus gesignaleerd worden door deelnemers die daarvan afhankelijk zijn. Hier staat de vergader mindmap als .pdf en hier als klikbare .pdf.

Wat levert het op?

Ik heb business cases gezien waarbij op deze manier de vergaderingen met wel 30-40% verkort werden en vooral de acties en voorbereiding veel sneller en beter gedaan werden. Als je uitrekent wat dat in geld oplevert (naast de minder meetbare zaken als minder energieverlies, meer draagvlak dus snellere beslissingen, betere communicatie en makkelijker kennis verspreiden) is dat al snel voor een afdeling van circa 50 mensen, met gemiddeld 2 a 3 vergaderingen per week en een gemiddeld uurtarief van € 50,- tussen de € 100.000 en € 200.000 per jaar.

Deel dit artikel met anderen
Jerre Lubberts - Adviseur en trainer
Jerre Lubberts werkt als adviseur en trainer bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd te besparen en het werkplezier te vergroten maar ook om veranderprocessen te versnellen. Dat doen ze o.a. door trainingen, personal coaching en door 'denksessies' te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een denksessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-sessie zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
  • D Harkes

    Inspirerende ideeen. het proberen waard. Dat het geld oplevert lijkt me echt onzin. Waar komt dat geld vandaan? Ga je mensen ontslaan?

    • http://www.facebook.com/JerreLubberts Jerre Lubberts

      Hoi D,

      Geld verdien je direct of indirect. Direct inderdaad door met minder mensen hetzelfde werk te doen (ik maak dat juist nu veel mee als reden om HNW in te voeren) en indirect door bijvoorbeeld de tijd die jij minder hoeft te besteden aan vergaderen te gebruiken om een verkoopgesprek te voeren of bijv. zelf met je kinderen te besteden zodat je minder kosten voor de opvang hebt.

      Leuk dat je het gaat proberen. Laat me weten als je nog hulp nodig hebt.

      VrGr.,
      Jerre.

  • http://twitter.com/martinkras Martin Kras

    Jerre. Een artikel waar ik mij helemaal ik kan vinden. Ik zou graag nog een aanvulling willen doen met betrekking tot de software die jij gebruikt om een vergadering in goede banen te leiden.

    Je schrijft letterlijk: “‘attach’ alle belangrijke documenten” en zet taken om vanuit de mindmap naar Word of Excel. Ik roep dan: “Gebruik Microsoft SharePoint”. Er is zelfs een vergaderwerkruimte sjabloon, waarin je documenten centraal kunt opslaan, de taken kunnen worden vastgelegd, maar waar ook een agenda kan worden bijgehouden en beslispunten. Voordeel: documenten staan centraal, dus er is één versie van het document en de taaklijsten kunnen worden gekoppeld aan Outlook. Als iemand zijn taak heeft afgevinkt in Outlook is dit ook direct zichtbaar in SharePoint, zodat de voorzitter al voor de volgende vergadering weet wie zijn taken heeft afgerond. Het voordeel daarvan is dat er dus veel minder of niet meer over de vorige vergadering gesproken hoeft te worden.

    Het mindmap programma dat jij gebruik kan zelfs worden gekoppeld aan SharePoint, zodat ook de taken tussen de Mindmap, SharePoint en Outlook gekoppeld zijn. En er zijn meer integraties tussen het MindManager en SharePoint.

    Martin Kras

    • http://www.facebook.com/JerreLubberts Jerre Lubberts

      Hoi Martin,

      Supergoede tip.

      Maar wel voor gevorderden! Wij vergaderen en werken al jaren in de cloud (we hebben een hekel aan files en wachttijd) en zeker met sharepoint ga je nog meer tijd ‘verdienen’ (zie ook opmerking van D Harkes hierboven).

      Ik merk dat je ‘Het Nieuwe Vergaderen’ rustig stap voor stap moet invoeren en het beste kan beginnen met een stuk bewustwording, houding en motivatie en dan instrumenten als mindmappen op eenvoudig niveau gebruiken en van daaruit groeien naar de gevorderde toepassing van HNV.

      Het is wel een goede start voor HNW omdat bijna iedereen in (saaie en lange) vergaderingen zit en dan ook gemotiveerd raakt om andere vormen van HNW te gaan invoeren. Het begint tenslotte allemaal met motivatie.

      VrGr.,

      Jerre.

  • Clemens Otto

    Er zijn een aantal manieren om vergaderingen efficiënter te laten verlopen. Zoals boven omschreven, door betere voorbereiding , maar waar ik ook voordeel zie, is door de houding te wijzigen. Mijn inziens en ervaring wordt “Staand Vergaderen” te weinig toegepast. Het verkort significant de tijd door snellere besluitvorming en kostbare sociaal talk. Uit onderzoek blijkt dat vergaderingen staand uitgevoerd 30 procent minder tijd kosten. Staand vergaderen ofwel “Verstaanderen” verkort de vergadertijd aanzienlijk, want een goed verstaander heeft maar een half woord nodig!

    • http://www.facebook.com/JerreLubberts Jerre Lubberts

      Klopt helemaal Clemens!,

      Het is vooral de slimme combinatie van zittend en staand vergaderen die tijd- en energiewinst geeft!

      Wij hebben zelf standaard een voortgangsvergadering waarbij we zittend via een vaste methode voortgang van projecten en processen met elkaar doornemen maar alleen op de projecten en processen die niet goed lopen en waarvan de eigenaar aangeeft hulp nodig te hebben (of waarvan we als groep ontdekken dat die projectleider of eigenaar er een zooitje van maakt).

      Je kan zo’n vergadering kort houden door alleen te kijken of de volgende mijlpaal wordt gehaald en alleen als die mijpaal ‘op rood staat’ (is automatisch te generen vanuit de vergader mindmap) ga je de diepte in. Dit scheelt veel tijd en frustratie (je hoeft niet meer op discussies te wachten over projecten waar je niets mee hebt). Voordeel wat wij ook ervaren is dat je dan bijvoorbeeld tijd overhoud voor een ‘leuke case bespreking of presentatie’ (waar anderen wat van kunnen leren).

      Nadeel is dat als je een ‘rode mijlpaal’ te pakken hebt dat je niet veel tijd krijgt om de diepte in te gaan. Je gaat niet verder dan “waarom is die rood?” en “wat ga je daar aan doen” en “kunnen we je ergens mee helpen..”. Dat is het moment waarop wij afspreken een stand – up meeting te doen. Daar hebben we ook regels voor afgesproken en die kan je heel effectief houden door een mindmap te gebruiken of checklist.

      Zo krijg je een goede balans tussen met zijn allen kort, efficient en leuker vergaderen en in kleinere comiittees staand spijkers met koppen slaan. Als dan iedereen de houding heeft om gericht dat ene onderwerp ‘verder te brengen’ en niet eens even lekker onderuit met een kopje koffie gaan filosoferen zal je nog meer tijd verdienen en blijven de energieniveau’s hoog.

      Ik merk overigens dat het samen filosoferen ook heel belangrijk is (elkaar ook als mens leren kennen ipv alleen als collega, nieuwe ideeën opdoen, van elkaar leren, ) en dus naast de vergaderingen (staand en zittend) daar ook ruimte voor moet creeëren!

      VrGr.,

      Jerre.

  • Marc

    Betreft livemindmappen, heeft laatst Hans Buskes, getoond hoe je dat kan doen met pen en toch digitaal, zie zijn blog http://mastermindmaps.wordpress.com/2011/03/30/realtime-hand-drawing-and-presenting-mind-maps/

    • http://www.facebook.com/JerreLubberts Jerre Lubberts

      Hans maakt hele mooie ECHTE mindmaps. Er is wat mij betreft maar een SW pakket waar je dit goed mee kunt doen en dat is iMindmap. Prachtig voor creatieve mindmaps volgens de mindmap regels van Buzan (is ook Buzan SW).

      Voor zakelijke toepassingen gebruik ik echter het meest MindManager en in de Cloud mindmeister. Maar als je serieus wil gaan mindmappen moet je niet vanuit functies en SW starten maar vanuit je doel en je werkprocessen of uitdaging.

      Hier staan vergelijkingen op functies: http://www.hypershifters.nl/reviews-tests/onderzoek-en-vergelijkingsmethode/ (zowel desktop als on-line) en hier staat een artikel wat meer vanuit toepassingen start: http://www.hypershifters.nl/research/helpt-mindmapping-dl1/

      Over het echte live mindmappen tref je hier meer informatie aan (Connection of Minds): http://www.worldofminds.com/wat-world-of-minds-biedt/connection-of-minds (check even het filmpje van Frits Wester over het mindmappen met ministers) en staan hier leuke voorbeelden: http://www.livemindmapping.nl

      Je kunt ook het ‘visual recording’ doen met een Ipad tijdens een presentatie of vergadering.

      VrGr.,

      Jerre.

  • http://www.facebook.com/JerreLubberts Jerre Lubberts
  • Pingback: Mindmapping, een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken? deel 3 – Het Nieuwe Werken Blog – Verruimt uw inzicht in Het Nieuwe Werken

  • Pingback: Officemanager en secretaresse; de spin in Het Nieuwe Werken web! – Het Nieuwe Werken Blog – Verruimt uw inzicht in Het Nieuwe Werken

  • Pingback: Interactief visualiseren tijdens een webmeeting of webinar, kan dat? | CloudTools.nl - online software en SaaS