Het Nieuwe Werken begint met een leeg bureau

annemiek-tigchelaar
Door Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager - 12 september 2011
2 Reacties

Het Nieuwe Werken begint bij een opgeruimd bureauSteeds meer bedrijven gaan over op Het Nieuwe Werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van flexibele werkplekken en werktijden. Hoewel dit systeem veel voordelen kent, heeft het voor velen als groot minpunt dat de eigen werkplek moet worden ingeleverd. Hier zijn oplossingen voor.

1)      Afhankelijk van jouw kantooromgeving behoud je een geringe hoeveelheid ruimte voor je spullen. Vaak is dit een plank in een kast voor je dossiers of documenten en een kluisje voor persoonlijke spullen. Dit betekent dat er weinig ruimte overblijft voor de kantoorartikelen die je nu op de werkplek of in een lade bewaart. Je nietmachine, perforator, typex, plakband en paperclips gebruik je waarschijnlijk nauwelijks meer. En van kladblokken, insteekhoesjes en lege mappen heb je geen grote stapels nodig. Je kunt goederen die je teveel hebt of niet meer nodig hebt teruggeven aan het magazijn of bij het secretariaat.

2)      Stop foto’s en andere persoonlijke zaken in je kluisje. Wellicht is het beter om zo veel mogelijk persoonlijke spullen mee naar huis te nemen. Daarvoor in de plaats kun je natuurlijk kiezen voor enkele digitale foto’s in je PC.

3)      Staat op jouw bureau een grote stapel postbakjes stof te vangen? In je postbakjes hoort zich je werkvoorraad te bevinden, dus de stukken waarmee je nu aan het werk bent. Doe het volgende.

Maak de postbakjes helemaal leeg en maak bijvoorbeeld de volgende bakjes:

Reorganisatie van postbakjesIN: Voor nieuwe post. Vraag al je collega’s hier nieuwe documenten en dergelijke in te stoppen.
ACTIE: Alle zaken waar je iets mee moet, dus ook notities, aantekeningen, lijstjes, enzovoort.
WACHTEN: Papieren waarmee je nu niet verder kunt, omdat je wacht op een reactie of aanvulling van een ander. (Dus niet omdat je zit te wachten tot je er zelf zin in krijgt.)
ARCHIVEREN: Afgehandelde post die je moet opbergen. Wacht tot je een klein stapeltje hebt en berg alles in één keer op.
UIT: Bijvoorbeeld voor te versturen post.

Voorzie de bakjes van duidelijke labels (ook uit te printen) en vul ze met de bijbehorende papieren. Je stapel postbakjes kun je aan het eind van je werkdag op je boekenplank of in je kluisje zetten.

4)      Wellicht zit je beeldscherm onder de post-its of is je werkplek bezaaid met notities? Gebruik vanaf nu één duidelijk systeem voor al je taken en notities. Je kunt kiezen voor een digitale to-do lijst in bijvoorbeeld Outlook. Een digitaal systeem heeft de voorkeur, aangezien je zo je takenlijst altijd en overal paraat hebt.

Tips hoe papieren weg te werken

Tips hoe papieren weg te werkenRest je nog het wegwerken van je papieren. Hier zijn enkele tips om snel door je stapels heen te komen:

1)      Overleg met je collega’s of er op de afdeling een centrale plek kan komen voor naslagwerken, zoals catalogi, (hand)boeken en gebruiksaanwijzingen. Zo hoeft niet ieder voor zich deze spullen te bewaren.

2)      Maak afgeronde (klanten)dossiers compleet en stuur ze naar het centrale archief.

3)      Gooi stapels oude tijdschriften weg. Steeds meer vaktijdschriften zijn digitaal te raadplegen. Je hoeft de papieren versie dus niet meer te bewaren.

4)      Bewaar zo veel mogelijk documenten digitaal en print (bijna) niets meer uit. Stukken die je ooit uitprintte om te kunnen lezen, kun je weggooien. Denk aan notulen, rapporten, artikelen, et cetera.

Wat overblijft zijn de dossiers en stukken waarmee je nu werkt. Waarschijnlijk zijn ook deze grotendeels digitaal beschikbaar en hoef je nog maar weinig op papier te bewaren. Zo past de rest gemakkelijk op je plank of in je kluis – en is je bureau gereed voor Het Nieuwe Werken!

Deel dit artikel met anderen
Annemiek Tigchelaar - Sr.Professional Organizer en werkplektrainer
Annemiek Tigchelaar brengt orde in tijd en zaken. Zij traint en adviseert diverse organisaties in timemanagement, efficiënt e-mailen en HNW. Zij is onder andere trainer bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers en aangesloten bij Assemblee sprekersbureau. Daarnaast is zij auteur van 'Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor' en van 'Grip op je e-mail = grip op je werk'. www.toporde.nl
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

2 reacties


    Mariovanderlans zegt:

    Beste Annemiek, in het eerste deel van je verhaal (onder 1.) zitten zeker twee taalfouten! 

      De redactie zegt:

      Dag Mario, dank je wel voor je reactie en behulpzaamheid. In één alinea waren inderdaad twee taalfouten geslopen. Die zijn inmiddels verwijderd.