Het Nieuwe Werken en zijn valkuilen

Het Nieuwe Werken kan een mooi effect hebben op de organisatie. In de praktijk kom je echter ook een aantal valkuilen tegen. Door te weten welke dat zijn, kun je voorkomen dat je daar zelf ook in trapt. Vijf valkuilen uitgelicht.

1. Verminderde sociale cohesie

Medewerkers zullen elkaar minder zien. Tenminste, zij die een kantoorbaan hadden en nu flexibeler werken wat betreft tijd en plaats. Doordat je elkaar minder vaak ziet en de contactmomenten deels virtueel worden wordt het contact niet alleen minder, maar ook zakelijker. Daarin schuilt een gevaar. Want juist de meer informele contacten zorgen voor een sterkere binding met elkaar en met de organisatie. Je zult dus energie moeten steken in het versterken van de onderlinge band.

Dat kan door medewerkers te stimuleren om informele bijeenkomsten te organiseren of door dat vanuit de organisatie te faciliteren. Zo zie je dat de vrijdagmiddagborrel in belang toeneemt en dat het hebben van een inspirerende ontmoetingsplek leidt tot meer ontmoetingen. Door zelf actief deel te nemen en toegankelijk te zijn voor anderen toont het senior management voorbeeldgedrag, waardoor ook andere medewerkers makkelijker aanhaken.

2. Burn-out door Het Nieuwe Werken

Als je veel plezier in je werk hebt, is stoppen lastig. De telefoon staat zonder uitzondering aan, e-mail kan altijd en overal worden gelezen en beantwoord, en social media zijn altijd bij je. Mensen vinden het moeilijk om een onderscheid te maken tussen altijd kúnnen werken en daadwerkelijk altijd werken. De telefoon heeft nog steeds een uitknop, die is er niet voor niets.

Door op een doordeweekse dag ’s middags te sporten ontstaat de drang om die tijd dubbel in te halen. Op zich niet verkeerd, maar doe dat met mate. Een elastiek kan niet onder steeds meer spanning komen staan, als hij niet af en toe ontspant, knapt het. Voor mensen geldt hetzelfde. Heb oog voor jezelf en de mensen om je heen en help ook anderen om tijdig gas terug te nemen.

3. Niet integraal

Veel organisaties neigen ernaar om Het Nieuwe Werken op te pakken als een drietal projecten: een voor huisvesting, een voor ICT en een voor de mentale kant. Doe iedereen maar een smartphone, richt flexibele werkplekken in en voer een leiderschapsprogramma uit. Als je het op die manier aanvliegt, mis je een hoop mogelijkheden. Ervaringen bij tal van organisaties laten zien dat juist een integrale benadering een beter resultaat betekent.

De inrichting van het pand moet afgestemd zijn op de behoefte van de medewerkers om hun werk goed te faciliteren. Niet iedereen heeft baat bij een smartphone. Bedenk goed wat je met elkaar gaat veranderen en waarom. Wat wil je faciliteren en hoe zorg je ervoor dat men weet hoe je dat op een goede manier kunt gebruiken? Een voorbeeld: in de praktijk zie je dat online samenwerkingstools beter worden benut als mensen weten hoe ze deze moeten gebruiken. Dat kan via een training, maar een serious game is effectiever omdat het leuk is en je onbewust leert. Hier zullen de afdelingen HR en ICT dus moeten samenwerken.

4. T = R – V

Tevredenheid = Resultaat – Verwachting. Als het management van een organisatie aangeeft dat men aan de slag wil met een vorm van Het Nieuwe Werken is het heel belangrijk de verwachtingen goed te managen. Als je aan een medewerker aangeeft dat hij of zij zelf nieuwe communicatiemiddelen mag uitzoeken, zal deze meestal blij zijn. De medewerker gaat aan de slag en komt tot een ideale set van € 1200. Als je later aangeeft dat het budget slechts € 700 is, loop je kans dat de blijdschap verandert in teleurstelling. Doordat de verwachting te hoog was, neemt de tevredenheid af, terwijl het resultaat nog steeds goed kan zijn. Dat leidt tot onnodige negatieve gevoelens.

5. Communicatie

Tot slot is draagvlak door betrokkenheid van cruciaal belang. Communicatie speelt daarbij een grote rol. Vaak wordt dit middel te laat of verkeerd ingezet. Vooral bij grote organisaties zie je de neiging om te communiceren óver mensen in plaats van mét mensen. Geef medewerkers een podium om hun mening te laten horen en ga daar serieus mee om. Ook als er even niets te communiceren is kun je dat laten weten.

Daarnaast speelt de keuze van de communicatiemiddelen een belangrijke rol. Bij Het Nieuwe Werken wordt snel gedacht aan het maken van een filmpje. Vraag jezelf af wie je daarmee enthousiasmeert: de early adopters of de majority? Wie wil je betrekken en welk middel past daar het beste bij?

Hoe zorg jij dat een reactie ook gehoord en opgepakt wordt?