Het Nieuwe Werken is geen omslagpunt maar een proces

ewout-doevendans
Door Ewout Doevendans van Office City - 5 juli 2016
Reacties gesloten

Het begrip Het Nieuwe Werken wordt inmiddels in brede kringen van het bedrijfsleven genoemd. Het in werking zetten van Het Nieuwe Werken is echter minder eenvoudig dan soms wordt gedacht. Het Nieuwe Werken heeft namelijk een organisatorische en een menselijke kant. Die twee factoren zullen in een aantal gevallen niet simpel aan elkaar te koppelen zijn. Het rationele deel is vooral een organisatorische kwestie en het probleem ontstaat als dit rationele deel in botsing komt met de emotionele, zeg maar menselijke kant.

Waardoor is Het Nieuwe Werken in beeld gekomen?

Daar zijn een aantal redenen voor aan te geven die verder gaan dan de voor de handliggende files en te drukke treinen. Er leeft van alles in de huidige maatschappij waarbij men uitgedaagd wordt om adequaat met ongevraagde ontwikkelingen om te gaan. Er vallen ontslagen door faillissementen maar ook door verdere  automatisering. Gelijktijdig worden mensen gezocht voor ander type banen en er dreigt een tekort aan vakmensen. Of dat niet genoeg is wordt er een groter beroep gedaan op de flexibiliteit van nagenoeg iedereen. In dat hele speelveld dient het nieuwe werken ook een plek te vinden. Dat roept de volgende vragen op:

·      Hoe ver wil men meegaan in een 24/7 economie? Wat wil en wat verwacht het management hiervan en tot hoe ver kan de mens dit accepteren? De strijd hierover is al gaande bij een aantal CAO onderhandelingen. In sectoren van de dienstverlening, de zorg en de winkelbedrijven gaan werkgevers ervan uit dat het niet meer zo bijzonder is om in de avond en de weekenden tegen het normale uurloon te werken. Een soort 12/6 economie zou men kunnen zeggen.

·      Worden reistijden in het woon/werk verkeer door alle partijen en door iedereen als hinderlijk ervaren? Hoeveel mensen zijn er die de reistijd, inclusief de hindernissen, als een goede overgangssituatie beschouwen tussen wonen en leven enerzijds en werken anderzijds?

·      Hoe groot is de flexibiliteit en het vertrouwen als het werk niet meer volledig in een vaste werkomgeving verricht wordt en deels op afstand gebeurt? En hoe staat het daarbij met vertrouwelijke werkzaamheden?

·      Waar liggen de voordelen van flexibel werken? Heeft de werkgever er baat bij als de werknemer geen files of openbaarvervoer vertraging meer heeft? Is de output dan gelijk of beter dan in de oude situatie. Hoe ervaart de werknemer een decentrale werkomgeving met weinig persoonlijk contact met collega’s en nieuwe afleidingsrisico’s?

·      Hoe moet er omgegaan worden met facilitaire voorzieningen bij decentraal werken en wie draagt dan welke verantwoordelijkheid?

Werkplek-koffiebar-het-nieuwe-werken-300x224Deze vragen hebben niet het doel om Het Nieuwe Werken in een kwaad daglicht te zetten maar om aan te geven dat het hier om een proces gaat en niet om een statement bij een borrelpraatje in de sfeer van: “Zijn jullie al overgestapt op het nieuwe werken?”.

Niet generaliseren in het proces dat moet leiden tot Het Nieuwe Werken

De term stilstaan is achteruit gaan is nog steeds van kracht. Zich afzetten tegen nieuwe ontwikkelingen heeft geen zin. Het heeft wel zin om kritisch te kijken welke ontwikkelingen in de actuele situatie inpasbaar zijn. Natuurlijk  is grote lijnen uitzetten belangrijk als ze maar door nuancering gevolgd worden. Niet elke administratieve of organisatorische onderneming leent zich voor flexibelere werktijden en thuiswerken. Daar waar tevens productie, service of logistiek een onderdeel van de bedrijfsvoering is, zijn de daaraan verbonden werkzaamheden vaak nauw gekoppeld aan de administratieve aanwezigheid. Kleinere ondernemingen met o.a. persoonlijke klantencontacten zijn dikwijls locatiegebonden. Dan nog kunnen er afspraken gemaakt worden om een deel van de werkzaamheden flexibel in te richten.

Bij grotere administratieve eenheden heeft het thuiswerken al voor een deel zijn intrede gedaan. Desondanks blijven er een aantal belangrijke aandachtsvelden. Niet zozeer technisch organisatorisch maar wel naar de menselijk kant. Daaraan zal het management  en degene die een groot deel werk thuis verricht of gaat verrichten, aandacht  moeten besteden. De eerste groep moet het vertrouwen hebben en soms ook winnen van de thuiswerkende medewerkers. Is er wantrouwen dan zal het nooit een succes worden. Achterhaalde tijdregistratie heeft nauwelijks nog zin. Hoe lang en wanneer de thuiswerker de opdrachten uitvoert is van veel minder belang geworden. Wel of de werkzaamheden op de overeengekomen tijd zijn afgerond zonder kwaliteitsverlies ten opzichte van de oorspronkelijke basiswerkplek.

Persoonlijke omstandigheden kunnen van invloed zijn bij Het Nieuwe Werken

De praktijk leert dat niet iedereen gelijk staat te juichen voor de veranderingen die het nieuwe werken met zich meebrengt. Het management zal met de gewijzigde communicatievormen moeten leren omgaan. Voorbeeld: Was het even naar mevrouw de Jong lopen om een bepaalde toelichting te krijgen, dan gaat dat nu via een telefoontje of een mailtje. In een persoonlijk gesprek wordt de nuance veelal bepaald door de houding en de toon van het gesprek. Via telefoon of mail valt dat voor een deel weg en kan een vraag heel anders overkomen evenals het antwoord. Pakt die communicatie  verkeerd uit dan zal mevrouw de Jong die dag verder met de pest in haar lijf werken.

Er zijn veel goed functionerende mensen ondanks dat ze een vorm van autisme hebben. Zij hechten aan regelmaat en duidelijkheid. Elke dag  met dezelfde trein naar dezelfde werkplek is geen enkel probleem. Beter gezegd, het is de ideale situatie. Moet een dergelijke medewerker flexibel en op verschillende locaties gaan werken dan is er helemaal geen garantie dat de output beter zal zijn of zelfs gelijk blijft. Los nog van de eventuele psychische reactie. Maatwerk zal dus nodig blijven.

Het Nieuwe Werken op de derde werkplekCommunicatie, omstandigheden en faciliteren

Aangenomen mag worden dat communicatie in organisaties hoog in het vaandel staat. Is dat nog niet helemaal de praktijk dan zal het in ieder geval toch de intentie moeten zijn. Laten we er van uitgaan dat de communicatie tussen alle betrokkenen op de vaste locatie goed verloopt. Hoe zal die zich ontwikkelen als een deel van de medewerkers grotendeels thuis werken? Dit is een niet te verwaarlozen item. Inmiddels is al gebleken dat de behoefte aan een regelmatig persoonlijk contact groot is. Men ziet het soms zelfs als een feestdag om weer een dag tussen de collega’s te vertoeven en even persoonlijk met de leiding te praten. Het is ook een prima dag om eventueel ontstane misverstanden persoonlijk op te lossen.

Andere aandachtpunten ten aanzien van de thuiswerksituatie zijn:

·      Is er een geschikte ruimte om geconcentreerd te kunnen werken?

·      Hoeveel (hinderlijke) afleiding is er door kinderen, familie of bezoek?

·      Zijn er goede, storingsvrije en veilige digitale verbindingen beschikbaar?

Waar een wil is, is een weg maar soms gaat die stelling in de praktijk niet voor iedereen op. Als in een regio voor meerdere medewerkers geen acceptabele werksituatie te creëren is kan overwogen worden om een kleine locatie te huren waar zij alsnog  “thuis kunnen werken”. Dat wil zeggen in een locatie op een relatief korte afstand en bijvoorbeeld met fiets, bus of tram te bereiken.

Iedereen is gebaat bij een goede en gezonde werkomgeving

In kantoren, groot en klein, zijn bureaustoelen aangeschaft met een optimale ergonomische steun. Dat bureaus in hoogte verstelbaar zijn is nu bijna ook vanzelfsprekend en dan zijn de statafels ter afwisseling en een plaats voor kort overleg nog niet eens genoemd. Welke werkgever wil dan enkele decennia terug in de tijd door te accepteren dat een thuiswerkplek kan volstaan uit een blad aan de muur en een in de buurt staande stoel? Of de huiskamertafel met eetstoelen met een hoogte geschikt om de soep gemakkelijk naar binnen te schuiven?

Voor goede prestaties dienen dezelfde voorwaarden bij thuiswerken aanwezig te zijn als op de oorspronkelijke werkplek. Dat is in het belang van beide partijen. Daarom is het onvermijdelijk dat goede richtlijnen worden vastgelegd zodat transparant is wat de verantwoordelijkheden van de onderneming en de thuiswerkers zijn. Het nieuwe werken is niet bedacht om faciliteiten te beperken maar door efficiënte wijzigingen, rekening houdend met de menselijke maat, processen toekomstgericht te laten verlopen. De invoering van het nieuwe werken is begonnen en dat is een goede ontwikkeling. Voorwaarde is wel dat het proces met zorg wordt uitgevoerd.

Deel dit artikel met anderen
Ewout Doevendans -
Ewout Doevendans werkt bij Officecity Kantoormeubelen. Hij houdt zich bezig met de online marketing van Officecity. Officecity is gericht op de online verkoop van kantoormeubelen. Daarnaast richt Officecity zich op de implementatie van Het Nieuwe Werken bij bedrijven.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten