Het Nieuwe Werken introduceren in de boekhoudafdeling: wat kan je doen?

sander-wijdemans
Door Sander Wijdemans van SW Online Marketing & Media - 17 september 2018
Reacties gesloten

Recent kwam de online boekhoud barometer met een opmerkelijke conclusie naar buiten: ruim 90 procent van alle boekhouders houdt nog steeds vast aan traditionele manuele boekingen en dat in tijden van digitalisering.

Ook uit een onderzoek van EuroCloud Monitor blijkt dat accountants nog steeds aarzelend omgaan met de cloud, terwijl de voordelen daarvan intussen toch echt wel gekend zijn. Gelukkig zijn er ook bedrijven met een eigen boekhoudafdeling die nooit troef verzaken. Hoe zij het nieuwe werken ook in de boekhoudafdeling kunnen introduceren? Enkele basisingrepen blijken cruciaal te staan.

# 1. Investeren in automatisatie

De tijd dat de boekhouding volledig manueel diende te gebeuren, behoort echt wel tot het verleden. Een groot aantal boekingen kan immers volledig automatisch verlopen. Zo kan je in steeds meer boekhoudprogramma’s automatisch terugkerende facturen laten aanmaken en zijn ook scan & herken-functionaliteiten niet zo ongewoon. Toch kan je ook zelf het nodige doen door jouw boekhoudprogramma automatisch te laten communiceren met de besteldienst, de webshop of de Belastingdienst. Uiteraard zullen de wondermensen van de boekhouding wel voldoende controle en nazicht moeten uitoefenen, toch zal dat de werklast drastisch verminderen.

# 2. Werken in de cloud

Cloud en Het Nieuwe WerkenOnderzoek toont aan dat slechts twaalf procent van de boekhouders in de cloud werken. Dat cijfer is opmerkelijk laag. Door te werken in de cloud neemt de productiviteit immers toe, waardoor ook de kosten al snel verlagen. Bovendien staat het ook andere werkvormen toe en kan men het vaak koppelen aan zogenoemde business apps. Voor het personeel is het belangrijkste voordeel naar alle waarschijnlijkheid de mogelijkheid om van thuis uit te werken. Natuurlijk zal er nog altijd iemand op kantoor aanwezig moeten zijn voor de verwerking van fysieke facturen, maar een afwisselende thuiswerkdag hoeft echt geen onmogelijke luxe te zijn.

# 3. Leer horizontaler werken

Het horizontaal gedachtegoed is een rechtstreeks gevolg van het werken in de cloud. Hierdoor is het immers eenvoudiger om informatie met andere afdelingen te delen. De tijd dat enkel de boekhoudafdeling zicht had op de exacte cijfertjes en voortdurend rapportages diende op te maken, behoort dan ook tot de verleden tijd. Door te werken in de cloud kan iedereen simulaties maken en geïnformeerd plaatsnemen aan de vergadertafel. Bovendien vallen onregelmatigheden sneller op te merken en kan er duidelijker gecommuniceerd worden.

Natuurlijk zal de werkgever dat horizontaal werken wel voldoende moeten stimuleren, maar dat is een ander verhaal waar we later zeker op terugkomen.

# 4. Visualiseren, meten en belonen

Klein Receptenboek Het Nieuwe WerkenMedewerkers zijn op zoek naar waardering. Waar verkopers kunnen pronken met harde cijfers, geldt dat bizar genoeg niet voor dé afdeling waar cijfertjes het toonbeeld sieren. Hun werk is immers niet zo transparant.

Er zijn reeds verschillende voorbeelden die aantonen dat dat echter niet het geval hoeft te zijn. Zo werken de grotere (buitenlandse) boekhoudkantoren steeds vaker met een verwerkingsdatum die de afdeling moet nastreven. Uiteraard zijn hier ook voordelen aan verbonden. Ook introduceert men tellers met betrekking tot het aantal boekingen om zo de employee of the month te bepalen. Het zijn slechts enkele voorbeelden van hoe we in een afdeling boordevol cijfers toch een en ander kunnen visualiseren en dat eenvoudig kunnen koppelen aan extra waardeermethoden.

Wedden dat ze er zelfs in de stille concentratieruimte over zullen spreken?

Deel dit artikel met anderen
Sander Wijdemans - Online marketeer en ondernemer
Sander Wijdemans is freelance online marketeer en online ondernemer. Door de jaren heen heeft hij verschillende platforms, blogs en webshops opgezet, waaronder de succesvolle internationale webshop www.woodiful.com. Sander Wijdemans werkt als freelance marketeer onder de bedrijfsnaam SW Online Marketing & Media.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten