Is Het Nieuwe Werken onlosmakelijk verbonden met een nieuwe locatie of gebouw?

Email
Delen
Door Mark Meerbeek van Microsoft Services - 1 maart 2010
21 Reacties

Moderne kantoor architectuur Is Het Nieuwe Werken onlosmakelijk verbonden met een nieuwe locatie of gebouw?Voor deze nieuwe reeks van blogs staan de praktijkervaringen centraal. Ervaringen die zijn opgedaan bij beursgenoteerde bedrijven die momenteel een voorbeeld zijn van succesvolle implementaties van Het Nieuwe Werken. Vanuit professioneel oogpunt zullen deze organisaties niet met naam en toenaam genoemd worden, maar onder hen bevinden zich organisaties die in een adem genoemd worden met Het Nieuwe Werken. Hiermee zeg ik overigens niet dat dit de enige waarheid is. Dit is hoe andere organisaties het hebben aangepakt. Aan u de taak om eruit te filteren wat bruikbaar is voor uw eigen situatie.

Dit keer staat de vraag centraal: is Het Nieuwe Werken onlosmakelijk verbonden met een nieuwe locatie of gebouw?

De praktijk

Wat opvallend is, is dat de benadering van verschillende organisaties in diverse branches van Het Nieuwe Werken (HNW) gebaseerd is op de aanname dat verandering zich voordoet op drie terreinen:

  • mensen
  • locatie 
  • technologie

Dit wordt ook wel benoemd als ‘people, place, technologie’ of als ‘mentaal, fysiek en virtueel’. Evenals de olympische ringen zijn deze thema’s met elkaar verweven en succes staat of valt met inzicht in en optimalisatie van die verwevenheid (zie afbeelding 1, ‘People, Place & Technology’). De praktijk laat zien dat de aanleiding tot een reis naar het Nieuwe Werken doorgaans gegeven wordt door een combinatie van deze drie kernthema’s. Maar kan dit ook als één van deze thema’s geheel buiten beschouwing wordt gelaten?

people place technology Is Het Nieuwe Werken onlosmakelijk verbonden met een nieuwe locatie of gebouw?

Mensen

Voor alle HNW praktijkvoorbeelden die ik ken geldt: mensen zijn het kloppende hart van hun onderneming. De werkcultuur die hun onderneming creëert, dient zich voor de medewerkers te vertalen in vrijheid en verantwoordelijkheid. Deze cultuur moet worden geschraagd door de inspiratie, de instelling en de voorbeelden van iedereen, uiteenlopend van senior management en frontline-managers tot individuele medewerkers. Maar mensen werken niet in afzondering, ze werken juist in teamverband. Tegen die achtergrond zijn organisaties die HNW adopteren vaak op zoek naar nieuwe manieren om de beste mensen te werven en vast te houden, de arbeidsproductiviteit te verhogen en kwesties te regelen op het vlak van sociaal kapitaal, bijvoorbeeld de balans tussen werk en privé en de interne afstemming binnen de organisatie.

Locatie

De fysieke werkomgeving is niet alleen het centrale kantoor, want werk is niet langer gekoppeld aan uitsluitend het kantoor. Mensen werken tegenwoordig vanuit huis, op locatie of terwijl ze onderweg zijn. Organisaties die HNW adopteren proberen doorgaans te doorgronden hoe een bestaande kantoorlocatie het beste kan worden benut of zijn op zoek naar een manier om maximale effectiviteit te behalen met een verhuizing naar een nieuwe locatie. De kosten per vierkante meter, de mate waarin de ruimte voldoet aan de behoeften van de gebruikers en de integratie van technologie in die ruimte zijn belangrijke elementen.

Technologie

Technologie staat aan de basis van tastbare en praktische verbeteringen in de manier waarop mensen werken: van communicatie en deelname aan vergaderingen tot het vastleggen van kennis en informatie. Organisaties die HNW adopteren vragen zich vaak af hoe zij het beste het volledige potentieel van nieuwe technologie kunnen realiseren of hoe zij hun medewerkers de beste methode kunnen leren om nieuwe technologieën, tools en services in hun dagelijkse werkroutine te integreren. Technologie helpt deze ondernemingen ook om reisbudgetten in de hand te houden en invulling te geven aan milieu- en duurzaamheidsaspecten.

Ziet elke onderneming die HNW wil adopteren zich geconfronteerd met kwesties die samenhangen met de thema’s mensen, locatie en technologie? Biedt het aanpakken van slechts één thema geen soelaas? Wordt een transitie naar het Nieuwe Werken en de voordelen daarvan gerealiseerd door het evenwicht te bewaren tussen voornoemde thema’s. Een verhuizing houdt bijvoorbeeld altijd meer in dan louter het verplaatsen van mensen en roerende goederen. Evenzeer houdt een reorganisatie meer in dan het schuiven met namen in een organigram. En wanneer we het over technologie hebben, begint het proces van aanvaarding pas wanneer de nieuwe applicatie of service in gebruik wordt genomen.

De vraag die ik u hier wil voorleggen is of voor ondernemingen die niet willen verhuizen of hun kantoor opnieuw willen inrichten en/of die geen duur veranderingstraject willen doorlopen, een transitie naar Het Nieuwe Werken relevant is? Kan alleen een combinatie van alle drie de kernthema’s een werkomgeving opleveren die transparanter, efficiënter, aantrekkelijker en productiever is. Of ziet u dit anders?

Deel dit artikel met anderen
Mark Meerbeek - Senior Strategie Consultant Het Nieuwe Werken
Mark Meerbeek begeleidt diverse beursgenoteerde organisaties in hun transitie naar Het Nieuwe Werken. Hierbij staat toegevoegde waarde voor het bedrijfsresultaat, slimmer samenwerken en een verbeterde werk/privé balans centraal. Hij is daarnaast auteur van diverse boeken en artikelen over innovatief samenwerken.
Zie zijn linkedin profiel voor meer informatie.
Geplaatst in: Huisvesting
Getagged als: Kantoorinrichting, Locatie, Mensen, Praktijk, Technologie
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
  • Paul van Wijngaarden

    Zelf ben ik momenteel ook werkzaam bij een groot internationaal bedrijf wat een reorganiatie achter de rug heeft. We staan op het punt om een grote verhuizing te doen en ook wordt HNW daarin meegenomen… Althans, ook hier blijkt dat het een moeilijk proces is om zonder een nieuw gebouw (of vernieuwdw omgeving) het nieuwe werken volledig te omarmen. Met vrijwel geen investeringen een dynamische-werkende organisatie realiseren lijkt haast onmogelijk. Dit heeft de reden dat er op alle vlakken (mens, plaats, technologie) geen noemenswaardige veranderingen worden gerealiseerd. Het gebouw ondersteund nog steeds geen dynamisch werken door te weinig meeting space, break out space en concentratiewerkplekken. De technologie beperkt de flex factor door het feit dat er nog steeds desktop computers in gebruik zijn, er geen 100 procent WiFi dekking is en niet iedereen de rechten heeft met een VPN vanuit huis in te loggen. De mens blijft achter door het feit dat policies niet worden aangepast zodat er thuis gewerkt kan worden, de omgeving het ”niet toelaat” ongebonden te zijn aan de werkplek en de samenwerkingsfactor niet omhoog gebracht kan worden.

    Mijn antwoord op de vraag of een transitie naar HNW relevant is als de organisatie niet opnieuw wil inrichten/verhuizen/veranderen:

    Een direct nee zou wellicht te stellig zijn, maar de kans dat het traject slaagt is aanzienlijk lager. Zoals in verschillende boeken wordt omschreven is het bij een implementatie van HNW van belang dat het volledig wordt gedaan en niet half. Zonder een serieuze verandering aan zowel de mens,techniek en plaats zeide wordt het erg moeilijk.

  • Anonymous

    Door het niet juist faciliteren van een geschikte werkomgeving zal het tijd en plaats onafhankelijk werken misschien niet direct problemen opleveren. Een flexplek is niet het meest lastig om te realiseren. Echter het kantoor als ontmoetingsplaats zal in de meeste bestaande gevallen niet uitnodigend zijn en ook niet effectief. Het activiteit gerelateerd werken is een belangrijk component van de fysieke werkomgeving. Een integrale aanpak lijkt de enige manier om van HNW een succes te maken.

  • Paul van Wijngaarden

    Zelf ben ik momenteel ook werkzaam bij een groot internationaal bedrijf wat een reorganiatie achter de rug heeft. We staan op het punt om een grote verhuizing te doen en ook wordt HNW daarin meegenomen… Althans, ook hier blijkt dat het een moeilijk proces is om zonder een nieuw gebouw (of vernieuwdw omgeving) het nieuwe werken volledig te omarmen. Met vrijwel geen investeringen een dynamische-werkende organisatie realiseren lijkt haast onmogelijk. Dit heeft de reden dat er op alle vlakken (mens, plaats, technologie) geen noemenswaardige veranderingen worden gerealiseerd. Het gebouw ondersteund nog steeds geen dynamisch werken door te weinig meeting space, break out space en concentratiewerkplekken. De technologie beperkt de flex factor door het feit dat er nog steeds desktop computers in gebruik zijn, er geen 100 procent WiFi dekking is en niet iedereen de rechten heeft met een VPN vanuit huis in te loggen. De mens blijft achter door het feit dat policies niet worden aangepast zodat er thuis gewerkt kan worden, de omgeving het ''niet toelaat'' ongebonden te zijn aan de werkplek en de samenwerkingsfactor niet omhoog gebracht kan worden.

    Mijn antwoord op de vraag of een transitie naar HNW relevant is als de organisatie niet opnieuw wil inrichten/verhuizen/veranderen:

    Een direct nee zou wellicht te stellig zijn, maar de kans dat het traject slaagt is aanzienlijk lager. Zoals in verschillende boeken wordt omschreven is het bij een implementatie van HNW van belang dat het volledig wordt gedaan en niet half. Zonder een serieuze verandering aan zowel de mens,techniek en plaats zeide wordt het erg moeilijk.

    • Guest

      Hi Paul, je maakt mij erg nieuwsgierig naar het bedrijf waarover je spreekt en in welke sector jullie je bewegen. Mag je dat delen? Ik ben namelijk zeer benieuwd naar jullie veranderproces en de succesfactoren die jij daar in ziet. Hopelijk kun je nog reageren op deze post…

  • Guest

    Door het niet juist faciliteren van een geschikte werkomgeving zal het tijd en plaats onafhankelijk werken misschien niet direct problemen opleveren. Een flexplek is niet het meest lastig om te realiseren. Echter het kantoor als ontmoetingsplaats zal in de meeste bestaande gevallen niet uitnodigend zijn en ook niet effectief. Het activiteit gerelateerd werken is een belangrijk component van de fysieke werkomgeving. Een integrale aanpak lijkt de enige manier om van HNW een succes te maken.

    • Guest

      'Activiteit gerelateerd werken…', 'een integrale aanpak…' zijn precies de elementen die genoemd worden door organisaties die recent zijn overgestapt op HNW. Kunnen we dit misschien als de succesfactoren zien van een overgang naar HNW? Of zijn er meer?

  • Pim van Wetten

    In mijn optiek is de Place het minst interessant van het nieuwe werken. People en Technology zijn veel interessanter (en moeilijker). Echter, de place is wel het meest zichtbare van HNW. Dus als management besluit, om wat voor reden dan ook, te gaan starten met HNW is de Place het meest concrete wat de werknemer ziet.

  • Pim van Wetten

    In mijn optiek is de Place het minst interessant van het nieuwe werken. People en Technology zijn veel interessanter (en moeilijker). Echter, de place is wel het meest zichtbare van HNW. Dus als management besluit, om wat voor reden dan ook, te gaan starten met HNW is de Place het meest concrete wat de werknemer ziet.

    • Guest

      Pim, dank voor je reactie en ik deel je mening. Bij organisaties die besluiten het nieuwe werken te implementeren, zie je vaak dat het gebouw een belangrijke enabler is van de verandering. Zowel voor de medewerkers als het management. Toch zijn er ook voorbeelden van organisaties waar HNW succesvol is geimplementeerd, zonder dat men naar een nieuwe locatie is verhuist. Dat wil niet zeggen dat Place helemaal out of scope is. Vaak heeft men dan toch enkele aanpassingen doorgevoerd in het interieur. Zou Place in dit geval dan ook gezien kunnen worden als 'aanpassingen aan…' en niet alleen als 'geheel nieuw…'?

  • Anonymous

    Pim, dank voor je reactie en ik deel je mening. Bij organisaties die besluiten het nieuwe werken te implementeren, zie je vaak dat het gebouw een belangrijke enabler is van de verandering. Zowel voor de medewerkers als het management. Toch zijn er ook voorbeelden van organisaties waar HNW succesvol is geimplementeerd, zonder dat men naar een nieuwe locatie is verhuist. Dat wil niet zeggen dat Place helemaal out of scope is. Vaak heeft men dan toch enkele aanpassingen doorgevoerd in het interieur. Zou Place in dit geval dan ook gezien kunnen worden als ‘aanpassingen aan…’ en niet alleen als ‘geheel nieuw…’?

  • Anonymous

    ‘Activiteit gerelateerd werken…’, ‘een integrale aanpak…’ zijn precies de elementen die genoemd worden door organisaties die recent zijn overgestapt op HNW. Kunnen we dit misschien als de succesfactoren zien van een overgang naar HNW? Of zijn er meer?

  • Anonymous

    Hi Paul, je maakt mij erg nieuwsgierig naar het bedrijf waarover je spreekt en in welke sector jullie je bewegen. Mag je dat delen? Ik ben namelijk zeer benieuwd naar jullie veranderproces en de succesfactoren die jij daar in ziet. Hopelijk kun je nog reageren op deze post…

  • Anonymous

    Ik zie helemaal niet in waarom dit zo’n dure omzet moet zijn. Buiten dat er een degelijk netwerk moet zijn om vooral het technisch gedeelte op te bouwen, is er toch niet echt een struikelblok dat verschrikkelijk hoge kosten met zich meebrengt. Terwijl in hetzelfde model ook een boel mogelijkheden tot kostenreductie zitten. Zoals in dit filmpje goed wordt geïllustreerd:

    http://www.youtube.com/watch?v=D2kVxFLu_E0

    Maar om dan toch op je vraag in te gaan, denk ik dat elk van deze verandering op zichzelf ook goed kan werken. Denk bijvoorbeeld aan de cirkel met ‘people’ dat is toch prima te realiseren zonder dat je veel aan de huidige organisatie hoeft te veranderen. Als de werkgever zorgt voor een vrije omgeving en respect toont voor het werk dat een werknemer doet (dat dus ook benadrukt). Denk ik dat je als als bedrijf al een stuk hechter en dus sterker bent. Terwijl je tot op dit punt nog helemaal niet bezig bent geweest met een dure herinrichting of een verhuizing. Dus ik denk wel dat het afzonderlijk kan werken, alleen het punt technologie zal gewoon geld kosten. Ook hier stond trouwens filmpje van op youtube (met nog een paar andere invalshoeken Technologie o.a.). Het zal wel van dezelfde makers zijn gezien het profiel en de stijl waarin het gemaakt is.

    http://www.youtube.com/user/MultiArnoud#p/u/3/rGpXeYkYrRI

  • Guest

    Ik zie helemaal niet in waarom dit zo’n dure omzet moet zijn. Buiten dat er een degelijk netwerk moet zijn om vooral het technisch gedeelte op te bouwen, is er toch niet echt een struikelblok dat verschrikkelijk hoge kosten met zich meebrengt. Terwijl in hetzelfde model ook een boel mogelijkheden tot kostenreductie zitten. Zoals in dit filmpje goed wordt geïllustreerd:

    http://www.youtube.com/watch?v=D2kVxFLu_E0

    Maar om dan toch op je vraag in te gaan, denk ik dat elk van deze verandering op zichzelf ook goed kan werken. Denk bijvoorbeeld aan de cirkel met ‘people’ dat is toch prima te realiseren zonder dat je veel aan de huidige organisatie hoeft te veranderen. Als de werkgever zorgt voor een vrije omgeving en respect toont voor het werk dat een werknemer doet (dat dus ook benadrukt). Denk ik dat je als als bedrijf al een stuk hechter en dus sterker bent. Terwijl je tot op dit punt nog helemaal niet bezig bent geweest met een dure herinrichting of een verhuizing. Dus ik denk wel dat het afzonderlijk kan werken, alleen het punt technologie zal gewoon geld kosten. Ook hier stond trouwens filmpje van op youtube (met nog een paar andere invalshoeken Technologie o.a.). Het zal wel van dezelfde makers zijn gezien het profiel en de stijl waarin het gemaakt is.

    http://www.youtube.com/user/MultiArnoud#p/u/3/r…