HNW in de Praktijk: Springest

fieke
Door Fieke Meijer van IT Languages - 20 maart 2012
2 Reacties

HNW In De PraktijkLeuk dat Nieuwe Werken, mooi die theorieën en goed die nieuwe ideeën. Maar hoe werkt het nou in de praktijk? Waar werkt HNW en hoe is het aangepakt? In de serie ‘HNW in de praktijk’ laten we organisaties zelf aan het woord over hoe ze nieuwe manieren van werken en organiseren toepassen en wat ze hiermee hebben bereikt. Van mediabedrijven wordt gezegd dat ze de voorlopers zijn op dit gebied. Dus daarom een kijkje in de keuken bij internetonderneming Springest.

Springest is onder meer eigenaar van een vergelijkingssite voor opleidingen, trainingen en cursussen. Bij ons bestaat HNW uit drie pijlers: De Kaizen filosofie, een inspirerende werkplek en softwaretools die het werken efficiënter en sneller maken.

Kleine veranderingen, groot effect

Sinds de start in 2008 is Springest een flexibel bedrijf. Het eerste half jaar werkten we vanuit twee landen: Zwitserland en Nederland. Daarna hebben we voor een vaste plek in Amsterdam gekozen, maar er zijn nog steeds medewerkers die werken vanuit Roemenië en België. Voor de vaste plek in Amsterdam is gekozen omdat de werknemers zo op één plek zijn en er meer geleerd en overlegd kan worden. We zijn nooit bang geweest om werkprocessen te veranderen en te verbeteren toen we zagen dat sommige werkvormen niet goed werkten.

Kaizen: meer dan een filosofie

De filosofie van waaruit Springest werkt, is het Japanse Kaizen, dat vooruitgang betekent. Kaizen verwijst in het bedrijfsleven naar activiteiten die continu alle functies verbeteren en betreft alle werknemers; van de CEO tot de administratieve medewerkers. Door het verbeteren van gestandaardiseerde processen probeert Kaizen verspilling tegen te gaan. Kaizen heeft wereldwijde bekendheid gekregen doordat Toyota het al enkele jaren toepast bij het ontwikkelen van hun auto’s. Hun verhaal hierover is hier te lezen.

KaizenKaizen is een dagelijks proces dat als doel heeft de productiviteit te vergroten. Kaizen wordt bereikt door middel van de vijf elementen: teamwork, persoonlijke discipline, verbetering van de moraal, suggesties voor verbetering en quality circles. Quality circles zijn groepen medewerkers die getraind zijn om werkgerelateerde problemen te identificeren, te analyseren en op te lossen en hun oplossingen te presenteren aan het management om de prestaties van de organisatie te verbeteren.

Als Kaizen correct wordt uitgevoerd, maakt het de werkplek ‘menselijker’, elimineert het te hard werken en leert het de medewerkers om verspilling van tijd tegen te gaan. Kaizen sluit dus heel goed aan bij HNW; het zorgt voor flexibiliteit en efficiëntie en een nieuwe manier van leidinggeven. Het is altijd de stijl van werken geweest van beide oprichters en is op die manier langzaam het bedrijf binnengerold.

Snel veranderende omgeving

Kaizen is vanaf de start van Springest onze onderliggende filosofie geweest, ook toen we nog maar uit twee werknemers bestonden. Omdat Kaizen geen echte methode is, maar meer een manier van denken of instelling, was een officiële invoering van Kaizen overbodig. Ook Het Nieuwe Werken hebben we niet echt officieel in hoeven voeren. Momenteel bestaan we uit een team van ongeveer 15 werknemers. Het team is langzaam gegroeid en door persoonlijke aandacht en het betrekken van de werknemers bij alle werkprocessen, leerden nieuwe collega’s snel de nieuwe manier van denken aan.

Eén van de redenen om vanuit de Kaizen filosofie te werken is dat we als jong bedrijf vragen om snel werken en snelle verbeteringen. Omdat de start van een nieuw bedrijf altijd onzekerheden met zich meebrengt, is het handig dat problemen snel besproken worden zodat er snel gewerkt kan worden aan oplossingen en de koers van Springest steeds bijgestuurd kan worden.

De flexibiliteit en de bereidheid tot aanpassing maken het toepassen van Kaizen en HNW makkelijker. Door niet bang te zijn om te groeien en kritisch te zijn op het eigen werk, maar open te staan voor nieuwe ideeën, wordt ook een ontwikkeling als Het Nieuwe Werken mogelijk gemaakt. Er zijn steeds aanpassingen gemaakt in de werkwijze en tools die we gebruiken. En dit geeft eigenlijk precies de kracht van Kaizen aan: door middel van het aanpassen van processen die niet goed lopen, worden problemen vermeden en wordt het doel van Kaizen bereikt; vooruitgang.

In 15 minuten staand vergaderen

Springest to do'sDe Kaizen filosofie komt bij ons vooral tot uiting in de dagelijkse meeting. Elke dag wordt gestart met een zogenaamde ‘scrum’-meeting, ofwel ‘stand-up-meeting’ waarin de teamleden staand bespreken wat ze hebben gedaan, wat ze gaan doen en wat de problemen zijn waar ze tegen aanlopen. Een meeting duurt maximaal een kwartier, dus er wordt met inlevering van minimale tijd toch snel resultaat geboekt. Zo blijft iedereen op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Omdat problemen iedere ochtend worden uitgesproken, kunnen de werknemers er snel mee aan de slag en probeert Springest problemen zo snel mogelijk uit te schakelen door middel van teamwork. Bij andere bedrijven worden vaak hele dagen ingeruimd om te vergaderen, bij Springest zijn we met 15 man in 15 minuten per dag klaar en weten exact wat we van elkaar kunnen verwachten. Er zijn nog wel enkele problemen met het bespreken van de activiteiten van de programmeurs met het hele team omdat deze activiteiten vaak moeilijk te begrijpen zijn voor het andere personeel.

Resultaat is belangrijkst

Een andere manier waarop Kaizen (en ook HNW) tot uiting komen bij Springest is dat er geen “9-5-mentaliteit” heerst en dat er sterk wordt vertrouwd op de persoonlijke discipline en moraal van de werknemers. Deze vrijheid kunnen we nemen omdat voor iedereen duidelijk is wat van hem of haar verwacht wordt. De communicatie hierover is open naar iedereen, targets hangen per kwartaal aan de muur voor de commerciële helft van Springest. De afdeling development heeft zijn eigen overzicht waarin voor iedereen duidelijk is waaraan wordt gewerkt en wat hierin de planning is. De marketing afdeling weet welke resultaten moeten worden behaald en wat daarvoor nodig is. Hierdoor kan per week goed worden aangestuurd op de resultaten. Waardoor de afdeling development ook weet wat er van hun verwacht wordt om te ontwikkelen.

Werken met deadlines proberen we daarbij zo veel mogelijk te vermijden omdat de kans groot is dat je hierdoor inboet aan kwaliteit, wat juist niet de gedachte is achter Kaizen. In een planning wordt wel rekening gehouden met wanneer het ongeveer af moet zijn, maar qua development kan het gebeuren dat er bugs voorkomen die als eerste opgelost moeten worden. Dit kan altijd voorkomen, waardoor het kan gebeuren dat een feature een paar dagen later live gaat. Daarom zijn er geen strakke deadlines wanneer iets af moet zijn. Anders zouden we op het laatste moment beslissingen moeten nemen waardoor nog features zouden ontbreken. En dat willen we nadrukkelijk niet.

Oud gebouw, nieuwe inrichting

Springest kantoorNiet alleen de filosofie is ‘anders dan anders’, ook de werkplek is net even anders dan die van de meeste bedrijven. Springest is gevestigd in een oud pand aan het Rokin in hartje Amsterdam. Van de buitenkant ziet het gebouw er niet bijzonder uit, maar bij de voordeur wordt duidelijk dat het een hoop bedrijven onder zijn vleugel heeft, waarvan veel internetbedrijven. Zoals de Google hoofdkantoren glijbanen hebben in plaats van een trap, heeft Springest ook zijn eigen manier om de creativiteit te stimuleren; naast de computers staan een tafelvoetbaltafel en tafeltennistafel en er hangt een schommel.

Omdat iedereen de beschikking heeft over een laptop, is thuis of op kantoor werken geen probleem. Je kunt op kantoor aan vrijwel elk bureau aan het werk en het komt maar weinig voor dat mensen thuis werken. De sfeer op kantoor is namelijk erg plezierig en het geeft toch wat extra snelheid in de communicatie. In het verleden outsourcden we veel, maar sinds enkele maanden hebben we gemerkt dat het toch fijner is om in plaats daarvan parttimers op kantoor te hebben. Medewerkers die meer dan een uur reizen van kantoor wonen, hebben meestal een vaste dag dat ze thuis werken om voor hen het reizen te verminderen. Zij zijn uiteraard niet verplicht om thuis te werken, maar krijgen hierin alle vrijheid. Moet je voor persoonlijke afspraken thuis zijn dan is dat nou eenmaal het beste te combineren met thuiswerken.

Tools die het werken efficiënter maken

Het Nieuwe Werken komt niet alleen tot uiting in de ‘Kaizen’-filosofie en de originele werkplek. We gebruiken ook dagelijks een aantal handige softwaretools die bijdragen aan Kaizen en het werken efficiënter, effectiever en sneller maken. Zoals Campfire waarin de marketingafdeling en de salesafdeling ieder een eigen online chatbox hebben waarmee collega’s elkaar een korte vraag kunnen stellen en daardoor niet heen en weer hoeven te lopen. Met Yammer hebben we een soort mini social network opgestart zodat collega’s elkaar kunnen ‘volgen’ en er een algemeen nieuwsoverzicht van bedrijfsupdates getoond wordt. En van Google Docs maken we veel gebruik om altijd en overal documenten in te kunnen zien en te delen.

HNW zit in alle poriën van Springest. Door een goede basisfilosofie, een flexibele houding en een wil om te groeien, hebben we met niet al te veel obstakels over kunnen stappen op HNW.

Auteur van dit artikel isYasmin Veenman, online marketing researcher bij Springest, de onafhankelijke vergelijkingssite voor opleidingen, trainingen en cursussen, en studente Media & Cultuur aan de Universiteit van Amsterdam.

Oproep: Wil je ook graag op HNWBlog meer vertellen hoe jouw organisatie Het Nieuwe Werken toepast en/of nieuwe innovatieve manieren van werken hanteert en wat dit de organisatie heeft opgeleverd? Mail dan naar redactie’at’hetnieuwewerkenblog.nl

Deel dit artikel met anderen
Fieke Meijer - Sitemanager & Eindredacteur
Fieke Meijer is sitemanager en eindredacteur van CloudTools en HNW Blog (onderdelen van het Smart Work Network). Fieke woont in en werkt vanuit Rome en heeft een ICT-achtergrond. Hiernaast is zij schrijver, vertaler en nieuwsredacteur.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

2 reacties