Hoe maak je SharePoint sociaal en gebruiksvriendelijk binnen Het Nieuwe Samenwerken?

wilco-turnhout
Door Wilco Turnhout van Rapid Circle - 18 november 2011
1 Reactie

Het Nieuwe SamenwerkenBij 80 procent van de Nederlandse grotere organisaties draait SharePoint en is het een platform voor samenwerking, communicatie en workflow. Onder andere. Logisch dat Microsoft meegaat met de nieuwe vormen van samenwerken en communicatie geïnspireerd door social media-sites.

Een product dat één keer in de drie jaar een nieuwe versie krijgt, vertraagd door de lange benodigde testperiodes, is een stabiel en schaalbaar platform, maar kan daardoor niet mee in de consumerisation van applicaties. Ook daarom is SharePoint in de basis niet het meest intuïtieve systeem in de markt. Toch kán het, SharePoint sociaal vriendelijk maken. Hoe? Waarom zou je? Wat kost dat?

Wat verwacht je van een sociaal intranet en social collaboration-platform?

Op Facebook kunnen we elkaar heel efficiënt en laagdrempelig op de hoogte houden, interessante zaken van mensen die we volgen snel scannen op een moment dat het óns uitkomt. Zo zou je toch ook willen dat men binnen de organisatie elkaar update en ideeën en kennis deelt? Op Twitter leren we snel en laagdrempelig nieuwe mensen kennen met dezelfde interesses en met expertise die je op dat moment nodig hebt. Zou het niet super zijn wanneer mensen binnen jouw organisatie elkaar gemakkelijk kunnen vinden en verbinden? En wanneer managers én transparant én toegankelijk zijn door het reageren op reacties van werknemers, terwijl nog duizend anderen meekijken?

Op Dropbox kun je efficiënt bestanden en mappen delen. Dat moet toch binnen de organisatie net zo gemakkelijk gaan? Op Foursquare doen mensen een competitie en krijgen er badges voor. Zou het niet mooi zijn wanneer werknemers badges willen winnen door bewezen bijdrage aan de organisatie als gevolg van helpen, delen, verbinden en doorgeven? Op Twitter is de unfollow button misschien we de meest cruciale van het systeem: deel alleen zaken kort en relevant voor de doelgroep, anders slinkt je netwerk.

SharePoint en Het Nieuwe WerkenHet is een garantie dat men schrijft met de ontvanger in gedachten. Kort. Relevant. Om hun interne netwerk te bedienen, zo te laten zien wat hun expertise is en gevraagd te worden voor interessante initiatieven. Dát geeft je een organisatie waar mensen delen in plaats van verstoppen, transparantie in plaats van verborgen agenda’s, productiviteit in plaats van aanwezigheid en taken worden gedaan door diegene die daar goed in zijn.

Wat verwacht je van een sociaal platform?

  • Stupidly simple: niet te veel knoppen en keuzes, intuïtief, overzichtelijk, vriendelijk
  • Delen en reageren met één zin en één druk op de knop: via microblogging
  • Als je iets deelt en het slaat aan, moet je een massa kunnen bereiken
  • Wat populair en relevant voor jou is, moet centraal beschikbaar zijn
  • Documenten gemakkelijk delen en zien wat de relevantie en populariteit is van documenten
  • Eén plek waar jouw persoonlijke relevante zake staan én alle communicatiemiddelen toegankelijk zijn
  • Een platform dat er ‘lekker’ uitziet. Gebrand in eigen huisstijl
  • Gemakkelijk mensen met een expertise kunnen vinden

Het Nieuwe Werken met SharePoint

Wat mist SharePoint?

SharePoint is gemaakt om schaalbaarheid aan te kunnen. Dat heeft Microsoft gedaan door content decentraal te maken. Een SharePoint platform heeft technisch gezien duizenden sites. Om van al die sites de meest populaire, interessante, persoonlijk relevante, recente en ‘ge-like-te’ updates, blogposts, video’s, documenten, taken, artikelen en nieuwsberichten op één plek weer te geven, is niet mogelijk. Ik verklap alvast: daar is een goede oplossing voor. Maar het verklaart waarom niet alle implementaties even logisch navigeerbaar zijn.

SharePoint is daarnaast een rijk platform met veel mogelijkheden dat wil aansluiten op de beleving van Excel en Word. Dat klinkt krachtig en is het ook, maar voor sociale componenten is het van belang om mogelijkheden die je niet gebruikt weg te halen; grofweg 50 tot 74 procent van de knoppen. Sommige pagina’s zijn zo rijk in mogelijkheden dat ze als admin-pagina’s voelen. Dat moet simpeler gemaakt worden. En dat kan. Ook mist SharePoint bepaalde sociale functies zoals microblogging.

Waarom zou je tóch SharePoint overwegen?

Momenteel is interne social media relatief nieuw. Als je kunt Microbloggen binnen de organisatie heb je al een hele stap gezet. Zeker als het ook daadwerkelijk door een grote groep goed gebruikt wordt als gevolg van goede stimulatie door bijvoorbeeld managementparticipatie. Maar aangezien deze manier van communicatie en delen zo’n centrale rol zal gaan spelen binnen ieders alledaagse werkomgeving en ingrijpt op projecten, taken, processen en documenten, wil je dat dit en andere sociale functies een integraal onderdeel is van je totale werkomgeving. Je wilt expertise en mensen kunnen vinden. Maar niet via verschillende zoekmachines omdat wat men deelt in verschillende databases staat. Je wilt dat als je documenten aan het delen bent, dit ook via een update verspreid kan worden. Kortom, je wilt dat old school/ en new school/ content en communicatie elkaar versterken. Je wilt dat je in je wall ook geüpdatet wordt over jouw documenten, taken en alerts vanuit CRM of ERP. SharePoint is erg goed in old school en heeft de potentie om new school er vriendelijk op aan te sluiten.

Hoe maak je SharePoint Friendly Social?

Allereerst is een aanpak nodig van luisteren naar de gebruikers. Logisch, maar kijk uit. Ook een interne social media-visie moet sturend zijn en sommige wensen van gebruikers overrulen. Het is voor velen nieuw en als je voor een polderconsensus gaat, zal het platform geen succes worden. Vanzelfsprekend zijn de uitgangspunten gebaseerd op businessdoelstellingen. En dan concreet: er moet een aantrekkelijke ingang gekozen worden wanneer de gebruiker het intranet opent. Kies je voor een intranetingang, waar algemene, populaire en deels persoonlijk relevante content wordt getoond, of een persoonlijke ingang, waar de persoonlijk relevante en actuele nieuwe content en door jou meest gebruikte tools beschikbaar zijn?

Het is cruciaal om op die plekken de meest aansprekende posts, documenten, updates, taken en nieuwsitems te plaatsen. Technisch is dat out of the box niet mogelijk. Daarvoor moet je ten eerste alle content items indexeren op populariteit en relevantie, bijvoorbeeld door het aantal views, likes, comments en shares te tellen. Ook moet alle content uit alle ‘sites’ in die index worden opgenomen zodat die content op één plek kan worden geaggregeerd.

Op dit moment is de manier van liken, commenten en sharen van content binnen SharePoint niet intuïtief genoeg. Ook dit zal moeten worden aangepast en moeten aansluiten bij hoe social media-sites werken, want zo verwachten de gebruikers de werking.

Via het volgen van collega’s moeten gebruikers kunnen volgen wat er wordt gedeeld en wat mensen binnen hun interne sociale netwerken interessant vinden. Dat is een goede filter in deze tijden van information clutter.

Information clutterMicroblogging is de meest gevraagde functie binnen interne social media. Geen wonder, want het huidige succes van Facebook en Twitter is daarop gebaseerd. De snelheid waarop mensen op die platformen ervaringen kunnen scannen, kennis delen en nieuwe interessante mensen ontmoeten (Twitter) kan erg waardevol zijn binnen een organisatie. Microbloggen is geen onderdeel van SharePoint en vergt heel andere resources van de techniek doordat het content item heel licht is, maar wel near-real-time moet zijn, en de verspreiding vele dimensies heeft. Daarvoor blogging binnen SharePoint gebruiken is onmogelijk. Voor deze functie kun je het beste een third party-product inzetten. Dit kan een externe tool zijn, of een SharePoint native-product, dat dieper binnen de andere SharePoint-functies kan integreren.

Er zijn vele richtingen waarop SharePoint gebruiksvriendelijk kan worden gemaakt. Een goede, duidelijke navigatie, herkenbare visuele aspecten, branden in eigen huisstijl en vooral zo veel mogelijk mogelijkheden en knoppen weghalen. Maar welke? Dat wordt bepaald door de use cases. Wat er precies wel en niet aangepast kan worden of wat wel of niet verstandig is om aan te passen is een specifieke kunde. Hoe dan ook kan het een complex proces zijn. 80 Procent kan in 20 procent van de tijd gedaan worden, maar welke 80 procent is dat?

Snel vinden en verspreiden

Tot slot, sociale componenten kun je niet los zien van andere componenten. Juist binnen de old school-functies, zoals het vinden van een document, kunnen sociale componenten helpen om bijvoorbeeld de meest relevante content snel te vinden of te verspreiden. Maar als je het overdrijft, is het net alsof het hele platform behangen is met irrelevante knoppen. Een juiste keuze is dus onontbeerlijk.

SharePoint is, zoals gezegd, een goede basis om op maat een sociaal intranet op te zetten. Een alternatief is om een product als Newsgator en Attini Social Suite in te zetten die binnen enkele dagen van de SharePoint-omgeving een sociaal intranet maakt. Terwijl je toch de mogelijkheid behoudt om te groeien en specifieke aspecten in te richten.

Disclaimer en alternatieven

Misschien niet verrassend, maar het sociaal en gebruiksvriendelijk maken van SharePoint is onze core competence. Met of zonder onze Attini Social Suite voor SharePoint. Dus we zijn niet geheel objectief in dit verhaal. Daarom noem ik een aantal alternatieven hieronder voor SharePoint als sociaal samenwerkingsplatform. Er zijn er veel meer. Ik zie ze graag tegemoet via de comments onder deze post. Ook als er alternatieven van SharePoint-producten zijn, zijn deze welkom.

De alternatieven naast SharePoint zijn onder andere: IBM Connections (erg goed in social document management en ook een platform met alledaagse werkomgeving én sociale functies, goed platform), Jive (compleet platform, minder goed in old school apps), Chatter (als onderdeel van SalesForce-platform), SocialText en open source-platformen zoals LifeRay (beperkt, maar aan te sluiten op andere open source-platformen).

Daarnaast zijn er veel aparte softwareproducten die bijvoorbeeld alleen microblogging en eventueel enkele andere sociale functies bieden. Yammer biedt een breed aanbod van functies en is innovatief, zeker na de recente lancering van de nieuwe versie. Een deel van de organisaties wil echter niet dat de data buiten staan en de beveiliging van Yammer is niet optimaal (Politie Nederland heeft het om die reden afgekeurd). Het integreren van aparte sociale producten in alledaagse werkomgevingen zal moeilijker worden naarmate de sociale dynamiek dieper gaat worden gebruikt.

Kosten

De investering voor een dergelijk platform is vanzelfsprekend erg afhankelijk van de ambities. En de ROI van de aannames die je maakt. Ik heb nog geen harde berekeningen gezien van de Return. Het zelf aanpassen van SharePoint is afhankelijk van hoever je wilt gaan. Bijvoorbeeld in hoeverre het snel duidelijk is wat er geïmplementeerd moet worden en in hoeverre de mensen die het uitvoeren er ervaring mee hebben. Ga uit van een halve ton tot over de twee ton euro voor een dergelijk project. Je hebt dan geen Microblogging. Wanneer je een social platform voor SharePoint inzet, zoals Attini en Newsgator, heb je iets dat is bewezen, wél microblogging en profiteer je van toekomstige ontwikkelingen door mee te gaan met nieuwe releases, maar ondanks dat deze producten flexibel zijn, heb je natuurlijk minder bewegingsvrijheid voor maatwerk. De kosten van Attini vind je hier en van Newsgator worden deze niet bekendgemaakt, voor zover ik weet. Maar laat het de lezers weten als je het weet.

Wil je meer weten over SharePoint, op 22 en 23 november vindt in Amsterdam de SharePoint Connections Conference plaats. Registreer je hier, met de code PVD4FKU en betaal 359 euro in plaats van 499 euro.

Deel dit artikel met anderen
Wilco Turnhout - Oprichter en eigenaar van Rapid Circle
Wilco Turnhout is ondernemer, creatief met technische innovatie en is medeoprichter-eigenaar van Rapid Circle, dat zich specialiseert in het innoveren van samenwerking, communicatie en kennisdeling. Via Office 365 en SharePoint. Specialisaties van Rapid Circle zijn onder andere 'Slimmer Werken, Enterprise Social Networking, Mobiele Sociale Werkomgeving en Cloud-Apps'.
Zie zijn website en linkedin profiel voor meer informatie. U kunt hem ook volgen via twitter.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

1 reactie


    Pieter zegt:

    Hoi Wilco. Leuk stuk! Die alternatieven zijn er zeker… Viadesk. Sinds een tijdje ook uitgerust met het social ‘Yammer’-component; een Nederlands, besloten microblog als onderdeel van een compleet samenwerkplatform.

    Pieter (Viadesk)