Hoe voorkomt u dat uw intraNET een intraNOT wordt?

laurens-van-boekhout
Door Laurens van Boekhout van Viadesk - 5 februari 2015
Reacties gesloten

Groep collega's die samenwerken en lerenMeer kunnen staat niet altijd gelijk aan meer doen. Dit geldt ook voor een intranet. In potentie  zoeken én vinden medewerkers er informatie, discussiëren ze er met elkaar en werken ze via het intranet online samen aan projecten. Maar hiervoor moet het wel gemakkelijk en leuk zijn. Oftewel: gebruiksvriendelijk.

Met behulp van de volgende vijf adviezen zorgt u ervoor dat uw intraNET geen intraNOT wordt.

1. Heldere navigatie

Net zoals bij websites, bepaalt navigatie ook bij een intranet in belangrijke mate de gebruikerservaring. Menu’s en knoppen moeten voor de gebruiker meteen te herkennen zijn als klikbaar. Het beste navigatiemenu bestaat uit een vaste set aan knoppen die op elke pagina terug komt. Houd het aantal menu-items beperkt en deel ze intuïtief in. Ook de zogenoemde ‘broodkruimels’ die het pad markeren dat een gebruiker aflegt, kunnen het navigeren vergemakkelijken. Het voorkomt dat mensen in cirkeltjes draaien, doordat ze kunnen zien waar ze vandaan komen.

Een navigatiestructuur die overeenkomt met bekende social media, zoals Facebook, draagt ook bij aan de gebruiksvriendelijkheid, omdat het verwijst naar iets wat de gebruiker al kent. Hij voelt zich vertrouwd met de omgeving en snapt intuïtief hoe het werkt.

2. Makkelijk vinden

Eén van de grootste wensen van intranetgebruikers is de aanwezigheid van een goede zoekfunctie. Modelleer deze naar de verwachtingen van de gebruikers. Zij zijn de kwaliteit van internetzoekmachines als Google gewend. Intranetzoekfuncties behoren zinnige resultaten te geven: niet te veel hits, maar ook niet te specifiek en zo relevant mogelijk. Hele geavanceerde zoekfuncties zijn niet altijd nodig op een intranet. Wel nuttig: een optie voor gebruikers om snel bestanden, discussies of ideeën als favoriet te markeren, zodat ze die op een later moment makkelijk kunnen terugvinden.

Extra aandacht moet uitgaan naar het vinden van collega’s, zeker bij grote bedrijven met veel verschillende afdelingen en vestigingen. Het niet kunnen vinden van contactgegevens is een grote ergernis voor mensen. Zij willen het liefst op verschillende termen kunnen zoeken (voornaam, achternaam, functie, vestiging) en vanuit elk onderdeel van het intranet.

En uiteraard moet de gebruiker geen zoekfunctie nodig hebben om de zoekfunctie te vinden. Deze behoort duidelijk zichtbaar op elke sectie van het intranet aanwezig te zijn.

3. Status

Een intranet bevat veel informatie. De deelnemers willen snel kunnen zien wat nieuw en belangrijk voor hen is, zonder spitwerk. Dus wat de status is van content. Markeer daarom nieuwe posts duidelijk. Bij voorkeur komen deze bovenaan te staan op de pagina. En zorg voor notificaties als er nieuwe content is geplaatst. Deelnemers hoeven daardoor niet zelf op zoek te gaan naar updates.

Geef gebruikers ook de mogelijkheid om zelf informatie te categoriseren. Bijvoorbeeld door favorieten aan te merken. Ook kun je hen bijdragen laten waarderen (denk aan een like-knop als op Facebook). Zo kunnen mensen met één klik aangeven of ze een bericht hebben gezien én zij kunnen laten weten wat ze ervan vinden (“Leuk!” Of misschien juist niet). Handig voor anderen, die zo meteen kunnen zien hoe collega’s ergens over denken.

4. Consistente look and feel

Consistentie op verschillende vlakken zorgt voor rust en duidelijkheid bij de bezoekers. Met name een eenduidige vormgeving is hier van belang. Elk onderdeel van je pagina zou dezelfde look and feel moeten hebben, dezelfde lay-out, fonts, paginastructuur en dezelfde navigatie-items. Dus geef niet elke afdeling een eigen ‘gezicht’. En wees ook consistent in je terminologie.

Als er databases of externe systemen gekoppeld zijn aan een intranet, dan zijn een gelijkaardige vormgeving en structuur ook aan te bevelen. De gebruiker hoeft daarmee niet te schakelen en zich mentaal aan te passen aan een andere functionaliteit. En het geeft hen vertrouwen dat ze op de juiste plek zijn aanbeland.

BYOD (afbeelding van securedgenetworks.com)5. Altijd en op elk device toegankelijk

Van 9 tot 5 op één en hetzelfde kantoor zitten, is niet meer van deze tijd. Personeel werkt op verschillende locaties, op elk moment van de dag. Maar nog steeds willen medewerkers altijd toegang kunnen krijgen tot het intranet. Een goed intranet werkt daarom ook op mobiele devices, bijvoorbeeld in de vorm van een app of met behulp van responsive design. Zo ben je zeker dat de gebruiksvriendelijkheid van de browserversie behouden blijft.

Gebruiksvriendelijkheid helpt enorm om uw intranet populair te maken bij de gebruikers. Maar hun bijdragen eraan zijn nog steeds cruciaal. Vroeger werden intranetten gekenmerkt door eenrichtingsverkeer. Er werd vooral informatie verzonden. En medewerkers liepen er met een boog omheen. Dat ‘ouderwetse’ intranet heeft plaatsgemaakt voor het social intranet. Een intranet dat interactie faciliteert. Daarom zijn het de gebruikers die het maken of breken.

Maar met deze vijf tips voor gebruiksvriendelijkheid schept u alvast de voorwaarden voor een succesvol intranet.

Deel dit artikel met anderen
Laurens van Boekhout - Business Developer
Al op jonge leeftijd hield Laurens van Boekhout zich bezig met het opstarten en onderhouden van online communities. Wat begon als een hobby, is nu zijn professie. Zijn ervaring opgedaan op het gebied van community-engagement en leiderschap ontwikkelt Van Boekhout nu verder bij Viadesk, waar hij organisaties via een sociaal intranet laat kennismaken met een innovatieve, effectieve en efficiënte manier van samenwerken.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten