Hoezo Out Of Office?

marcia-van-kampen
Door Marcia Van Kampen van Decos - 27 november 2015
Reacties gesloten

MailicoonZo’n automatische out-of-office-reply: ik vind het vreselijk. Om te ontvangen – wat maakt het mij nou uit waar je bent – maar meer nog om te sturen. Want als parttimer die ook regelmatig afspraken buiten de deur heeft, ben ik vaker out dan in the office, en daarin ben ik ongetwijfeld niet de enige… Het slaat gewoon nergens op als ik dat ding elke keer aan zou zetten. Het mooie van mail is toch juist dat je altijd kunt antwoorden wanneer het jou uitkomt?

Goed, ik houd van lezen, en van schrijven. Alleen daarom al is mail verreweg mijn favoriete communicatiemiddel. Maar voor iederéén geldt Het Grote Voordeel van mailen: het geeft zowel de zender als de ontvanger alle vrijheid. De zender kan goed nadenken over wat hij schrijft en sturen op het doel van zijn mail, zonder enige vorm van interruptie door de ontvanger. Die kan op zijn beurt weer nadenken over zijn antwoord, het eventueel overleggen en erop terugkomen wanneer het hem uitkomt. Er zit niets dwingends aan, ongeacht de ‘high prio’ meldingen en uitroeptekens die ze daar bij Microsoft op verzonnen hebben. Urgentie en prioriteiten kan men over het algemeen prima zelf beoordelen. Bij dringende zaken moet je gewoon bellen.

Vrije dag vs. werkdag

Op mijn vrije dag kun je mij ook altijd bellen – wel met het risico dat je wat kinderen op de achtergrond hoort. Ik heb trouwens het gevoel dat dat steeds meer geaccepteerd wordt, maar dat kan ook aan mijn omgeving liggen vol flexwerkers met kleine kinderen. Over het algemeen is het toch fijner om even die vraag te kunnen stellen, zodat je weer verder kunt. Als ik niet in de gelegenheid ben direct op te nemen, bel ik je terug op een beter moment.

Maar op een werkdag is dat eigenlijk niet anders. Ik word ook wel eens gebeld terwijl ik in vergadering zit, of in gesprek ben, of om een andere reden niet op kan nemen. Is het urgent, bel ik zo snel mogelijk terug. Zo niet, dan bel ik terug op een moment dat mij goed uitkomt. En dat is met mail echt niet anders. Ik ontvang op een dag vaak meer mail dan ik direct kan of wil beantwoorden. Omdat ik erover na moet denken, iets wil bespreken, of simpelweg er niet aan toe kom. Dan wil het ook wel eens een paar dagen blijven liggen… Zonder dat je dan een out of office melding krijgt zul je toch even moeten wachten op een reply. En hoe erg is dat?

Flexwerk-verliefd

Het Nieuwe Werken: reken af met je mailIk begrijp het principe van zo’n autoreply echt wel, maar de tijden zijn veranderd. Ik ontvang regelmatig out-of-office-reply’s, terwijl ik dan toch dezelfde dag nog een antwoord krijg. Bij Decos zijn we echt niet de enigen die altijd online zijn. Het past volledig bij het flexibel werken. Op mijn vrije dag kijk ik echt niet de hele dag op mijn telefoon, maar af en toe als ik wat hersengymnastiek nodig heb. Ik houd ervan met mijn kinderen te spelen, maar na een uur kleien / kleuren / knutselen is het ook wel fijn om even ergens over na te mogen denken.

Ik houd van mijn werk, kan er volledig in opgaan en voel me ook verantwoordelijk dat een project goed verloopt. Daarom ben ik graag regelmatig online of op zijn minst standby wanneer ik out of office ben. Als er geen brand is, reageer ik wanneer het mij uitkomt. Net zoals op een werkdag dus eigenlijk. En als ik niet in de gelegenheid ben mijn mail te lezen of gewoon echt even offline ben, wat natuurlijk af en toe heerlijk is, dan zet ik die autoreply wel aan. Dan weet je dat je iets langer dan een paar dagen op een antwoord moet wachten.

Deel dit artikel met anderen
Marcia Van Kampen - Communicatie-adviseur
Marcia van Kampen is sinds 8 jaar werkzaam bij Decos, waar zij verantwoordelijk is voor de corporate communicatie. Ze wordt enthousiast van het spel tussen mensen en technologie en kijkt uit naar de vooruitgang die onze huidige samenleving omver gaat blazen. In haar hart idealistisch, en waar het kan pragmatisch om de wereld met elkaar een betere plek te maken.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten