HR & Social Media: randvoorwaarden of show stoppers?

diana
Door Diana Russo van dianarusso.nl - 8 september 2011
1 Reactie

Het Nieuwe Werken en Social MediaDe implementatie van Social Media verloopt moeizaam en is zelfs gedoemd te mislukken als er niet aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. Om tijd en energie te besparen is het daarom zinvol eerst te bekijken of deze randvoorwaarden geen show stoppers zijn.

Geen Het Nieuwe Werken zonder Social Media. De (gedachte aan de) implementatie ervan wil echter nogal weleens tot koudwatervrees leiden. Het is dan ook prima om te beginnen met een experiment en via ‘proefballonnetjes’ ervaring op te doen. Naar mate meer medewerkers van de organisatie betrokken raken en de impact groter wordt, helpt een goeddoordachte aanpak.

Social Media-plan

De meeste organisaties zijn prima in staat om een Social Media-plan te maken, dat in ieder geval bestaat uit de volgende stappen:

1. Wat is het HR-vraagstuk?
Social Media implementeren ‘omdat iedereen er nu eenmaal mee bezig is’ is niet het sterkste argument en resulteert vaak in een moeizaam implementatietraject. Het is veel logischer om Social Media te verbinden aan een (intern of extern) HR-vraagstuk en in te zetten ter ondersteuning hiervan.

Wat is de doelgroep voor je Social Media?2. Wie is de doelgroep en welke kenmerken heeft die?
Met het HR-vraagstuk helder voor ogen kun je duidelijk aangeven wie de doelgroep is en hoe deze te bereiken. Het is hierbij belangrijk dóór te segmenteren: hoe specifieker de doelgroep, hoe groter de kans dat de boodschap aankomt bij de juiste groep mensen.

3. Wat is ons verhaal/ boodschap (Employer Brand)?
Om te bepalen wat op Social Media te zetten, helpt een heldere Employer Brand. Doordat veel organisaties deze stap overslaan gaan hun Social Media-uitingen alle kanten op. Door steeds terug te grijpen op de merkwaarden en deze lading te geven via Social Media, zorg je bovendien voor activering van het organisatiemerk. 

4. Welke Social Media gaan we implementeren?
Bedenk eerst of je gebruik kunt maken van bestaande Social Media-groepen, -communities en -netwerken om je doelgroep te bereiken. Kijk hiervoor over afdelings- en organisatiegrenzen, en probeer aansluiting te vinden. Steek pas daarna moeite in het opbouwen van een nieuwe community of netwerk.

Connected met Het Nieuwe Werken5. Hoe gaan we Social Media implementeren?
Social Media lenen zich bij uitstek voor experimenteren, maar door de toegenomen complexiteit, snelheid en impact ontkom je niet langer aan centraal geleide implementatievormen (zie Frankwatching). Een en ander hangt mede af van een aantal factoren, zoals organisatiecultuur en managementstijl.

Randvoorwaarden

Vervolgens ben je beland bij: Wie gaat er vorm en inhoud geven aan Social Media en hoe gaan we dat doen? En daarmee beginnen de discussies:

Resources & Infrastructuur
Want gaat de Recruiter, HR-Manager, P&O-medewerker of een nieuw aan te stellen Community Manager zich met Social Media bezighouden? Zijn resources als tijd, mankracht, kennis en expertise, en budget hiervoor beschikbaar? Ook niet onbelangrijk: hoe zit het met de technische infrastructuur?

Managementdraagvlak & Voorbeeldfunctie
Het gebrek aan draagvlak en voorbeeldgedrag van het management zal de kartrekkers van Social Media binnen de organisatie niet tegenhouden. Ze zullen het dan op eigen kracht moeten doen – dus zonder vrijgemaakte middelen als budget en mankracht. De implementatie en acceptatie zal hierdoor langer duren. Door zich afzijdig te houden mist het management de kans om de organisatie richting en sturing te geven.

Social Media en Het Nieuwe WerkenRuimte voor experiment

Experimenteren helpt bij het wegnemen van eventueel koudwatervrees van de medewerkers. Bovendien, als de organisatie geen ruimte geeft om te experimenteren en pas in actie komt als er een uitgebreid plan op tafel ligt, loopt ze het risico achter de feiten aan te lopen en niet op veranderingen te kunnen inspelen. Angst voor controleverlies en onbeheersbaarheid spelen hierin mee.

Vertrouwen in medewerkers

Die angst heeft ook te maken met het gestelde vertrouwen in de medewerkers: durft de organisatie de vrijheid en verantwoordelijkheid te geven om met Social Media aan de slag te gaan?

Incasseringsvermogen

Organisaties denken vaak te makkelijk over dit onderwerp: ‘Ja, natuurlijk hebben wij incasseringsvermogen, kom maar op met die feedback!’ In de praktijk pakt dit soms heel anders uit. Verontwaardiging dat iemand zóiets over de organisatie kan zeggen. Hoe dúrven ze!

Open en transparant

Voor organisaties met een open cultuur en een grote bereidheid tot delen is openheid en transparantie door Social Media een logische volgende stap. Voor ‘gesloten’ organisaties valt het niet mee om zaken die eerder (angstvallig) binnenshuis werden gehouden met anderen te delen. Dit vergt een gedragsverandering. Veel organisaties zijn hierin terughoudend vanwege angst voor ‘jatwerk’. En zeker, dat gebeurt soms. Maar weegt dit risico op tegen de opbrengsten van transparantie?

Ambassadeurs en fans

Zijn er genoeg ambassadeurs en fans binnen de organisatie? Net als bij elk ander verandertraject zijn zij belangrijk om successen en best practices zichtbaar te maken en andere medewerkers aan te zetten tot actie. Zonder ambassadeurs en fans zal het Social Media-‘virus’ zich moeizaam verspreiden.

Een lange adem

De impact en resultaten van de inzet van Social Media zijn niet van de ene op de andere dag zichtbaar. Social Media is niet een snel trucje waarmee je de meest fantastische resultaten tevoorschijn tovert; het is veel zaaien, zorgvuldig onderhouden en als je het goed doet uiteindelijk ook oogsten. Maar veel organisaties gooien de handdoek in de ring als zij na een korte periode geen cijfers en meetbare resultaten van Social Media hebben gezien.

Het zal niet de eerste keer zijn dat een organisatie na het opstellen van een mooi Social Media-plan struikelt over de randvoorwaarden. Ik wil niet suggereren dat aan alle randvoorwaarden tegelijkertijd moet worden voldaan om Social Media succesvol te implementeren (of andersom: dat als je aan alle randvoorwaarden voldoet, succesvolle implementatie een gegeven is). De kans op een succesvolle Social Media-implementatie wordt wel aanzienlijk vergroot door het maken van een goeddoordacht plan en het implementatietraject zal een stuk soepeler verlopen door van tevoren na te denken over de bijbehorende randvoorwaarden.

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Danny Valize, Art Director bij VIS Free Format Communicatie.

Deel dit artikel met anderen
Diana Russo - HR Business Partner
Diana Russo is HR Businesspartner en adviseert en ondersteunt organisaties op het gebied van Employer Branding, Medewerker Engagement, HR & Social Media en Het Nieuwe Werken. Daarnaast geeft ze presentaties & workshops.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

1 reactie


    Robert Voogel zegt:

    Heldere uiteenzetting en aanpak! Vertrouwen zal een groot struikelblok blijven.