Help! Ik kan geen vrije werkplek vinden…

gerard-dessing
Door Gerard Dessing van Vakmedianet - 30 mei 2017
Reacties gesloten

Na de introductie van het flexwerkconcept in de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk, bleek onder de medewerkers in toenemende mate ontevredenheid te bestaan: het was niet altijd makkelijk om een vrije werkplek te vinden en het vinden van een collega was bij tijd en wijlen ook een hele opgave. Door gebruik te maken van beacon-technologie in combinatie met een nieuwe app BARconnect werden de problemen opgelost.

1 januari 2014 was voor de drie gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk een bijzondere dag. Het was de start van de BAR-samenwerking, de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de drie gemeenten, in het leven geroepen om tegen lagere kosten een goede dienstverlening aan de inwoners te verbeteren.

Het was ook het moment waarop het nieuwe flexwerkconcept in gebruik werd genomen. Om het flexwerken te faciliteren werden de medewerkers voorzien van een laptop en een mobiele telefoon en kregen ze de vrijheid om zelf te bepalen op welke van de drie gemeentehuizen zij hun werk het beste konden uitvoeren.

V.l.n.r. Robert de Winter, manager afdeling Automatisering van de BAR-organisatie, Caroline de Ruysscher, zelfstandig facility professional, en Johan Verschoor, adviseur bij de afdeling Automatisering van de BAR-samenwerking.

V.l.n.r. Robert de Winter, manager afdeling Automatisering van de BAR-organisatie, Caroline de Ruysscher, zelfstandig facility professional, en Johan Verschoor, adviseur bij de afdeling Automatisering van de BAR-samenwerking.

Waar vind ik een vrije werkplek?

Hoewel de start van het flexwerken voorspoedig verliep, ontstond er vrij snel bij een toenemend aantal medewerkers ontevredenheid. Wat was het geval? Omdat het flexconcept was geïntroduceerd met minimale bouwkundige veranderingen en budget (er dus nog altijd sprake was van gangen met aan weerszijden kamers) stuitten steeds meer medewerkers op dezelfde problemen. Ten eerste had men geen actueel zicht op de beschikbaarheid van vrije werkplekken en ten tweede kon het voor medewerkers soms lastig zijn om een collega te vinden.

Johan Verschoor, adviseur bij de afdeling Automatisering van de BAR-samenwerking, over deze situatie. ‘Als je na negen uur ‘s ochtends bij een pand arriveerde was het soms een zoektocht naar een vrije werkplek. Mensen gingen dan een voor een de kamers langs, klopten op de deur om te vragen of er nog een vrije werkplek was. Dat was natuurlijk niet leuk, en het kostte veel tijd. Maar ook de collega’s die in die kamers werkten waren ‘not amused’, omdat ze meerdere malen in hun werk werden gestoord.’

Nauwkeurigheid locatiebepaling

Er moest dus iets gebeuren om deze situatie te veranderen, vertelt Robert de Winter, manager van de afdeling Automatisering van de BAR-organisatie.

Aanvankelijk was het plan om een bestaand werkplekkensysteem aan te schaffen. Uit een pilot bleek echter dat het beoogde systeem wegens onvoldoende locatienauwkeurigheid niet geschikt was voor het gebruik in de werkwijzen bij de BAR-organisatie.

BARconnect-foto-1Beacons

Toen De Winter en Verschoor eind december 2015 op een beurs in Londen een presentatie bijwoonden over de toepassing van beacon-technologie in een museum, viel het kwartje.

Verschoor: ‘We hadden het opeens door: als je iemand die een halve meter voor een schilderij staat op zijn telefoon kunt voorzien van informatie over dat ene schilderij, dan zou het ook mogelijk moeten zijn om de technologie in te zetten in een kantoor voor de plaatsbepaling van een bureau.’

Het was het startsein voor een nadere verdieping in de beacon-technologie. Gesprekken met diverse leveranciers volgden met als doel te komen tot een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke tool waarmee BAR-medewerkers op ieder gewenst moment via hun smartphone een antwoord zouden kunnen krijgen op twee kernvragen: Waar bevindt zich een vrije werkplek en waar kan ik mijn collega vinden?

 

Samenwerking tussen drie partijen

Samen met huisleverancier HPE en systeemontwikkelaar XS2 werd een driemanschap gevormd om het systeem en de tool te ontwikkelen. Stap voor stap werd naar een oplossing toegewerkt volgens een cyclus van testen, aanpassen, opnieuw testen enzovoort, met als eindresultaat de installatie van de beacons in een deel van het gemeentehuis in Ridderkerk en de ingebruikname van BARconnect.

Wat is BARconnect?

BARconnect is een app waarmee medewerkers van de BAR-organisatie collega’s kunnen zoeken en een vrije werkplek kunnen vinden. Voor de plaatsbepaling/reservering wordt gebruik gemaakt van beacons, kleine apparaatjes die in het geval van BAR onder een bureau worden bevestigd. De beacons communiceren via bluetooth met de smartphone van een persoon die zich in de buurt van een beacon bevindt. Hierdoor is het mogelijk de locatie van een persoon tot op een halve meter nauwkeurig te bepalen.

Hoe werkt het?

Verschoor geeft uitleg over het gebruik van de app BARconnect. Een medewerker komt bij de entree van een gebouw en opent de app. Dat is zowel mogelijk op de informatiezuil of op zijn smartphone. Als hij dan aangeeft in welk gebouw hij wil werken ziet hij meteen hoeveel werkplekken bezet cq beschikbaar zijn. Vervolgens kan hij op een plattegrond met rode en groene stippen de bezetting per etage en op kamerniveau zien. Rood betekent: ‘werkplek bezet’ en groen wil zeggen: ‘werkplek is vrij’.

Is de persoon eenmaal bij de gekozen vrije werkplek gearriveerd, dan moet hij zichzelf inchecken. Dat gaat als volgt: hij houdt zijn smartphone vlak boven de onder het bureau bevestigde beacon en drukt in de app op de knop ‘inchecken’. De plaats waar de beacon zich bevindt is duidelijk herkenbaar aan een sticker op het bureaublad.

Na het inchecken verandert het systeem de groene stip in een rode. Verlaat de persoon de werkplek dan kan deze zich te allen tijde uitchecken. Als dit vergeten wordt, is er geen man over boord: het systeem voorziet in een automatische ‘check out’ die na verloop wordt uitgevoerd.

BARconnect stelt een medewerker ook in staat om naar een collega zoeken. Na het invoeren van de naam vertoont de app de locatie en het nummer van de werkplek. Voorwaarde is natuurlijk wel, dat de persoon zichzelf heeft ingecheckt.

Op een plattegrond is met rode en groene stippen de bezetting per etage en op kamerniveau te zien. Rood betekent: ‘werkplek bezet’ en groen wil zeggen: ‘werkplek is vrij’.

Privacy en de Knop ‘anoniem’

Op verzoek van de Ondernemingsraad zijn er in de app enkele aanpassingen aangebracht die de privacy moeten waarborgen. Een daarvan is de knop ‘anoniem’. Daarmee kan een medewerker in- en uitchecken zonder dat zijn naam zichtbaar wordt.

Een andere aanpassing heeft te maken met het vastleggen en bewaren van de namen van diegenen die zijn in- en uitgecheckt. Die namen worden direct na het uitchecken automatisch gewist. De geanonimiseerde data blijft overigens wel beschikbaar met als voordeel dat deze in een later stadium gebruikt kan worden om bijvoorbeeld de bezettingsgraad van een gebouw of een verdieping in een bepaalde periode in beeld te brengen.

Meenemen van de organisatie als succesfactor

Een belangrijke succesfactor in het traject was het meenemen van de organisatie, zegt De Winter. Hij merkte in de eerste reacties dat mensen het idee achter de app prachtig vonden, maar meteen werden twijfels geuit over de privacy.

‘Dat was voor ons het signaal om de gemeentesecretaris, het hoofd van ons domein en de Ondernemingsraad volledig mee te nemen en uitleg te geven over de werking van het systeem en de app.’

Het bleek een hele goed zet om de organisatie zo vroeg in het verhaal mee te nemen. ‘Vanuit de OR kwamen meteen allerlei praktische vragen. Daar zijn we mee aan de slag gegaan. Het effect was dat er na de ingebruikname van het systeem vanuit de organisatie nauwelijks nog vragen op ons afkwamen.’

Facilitaire aspecten van de ingebruikname

Caroline de Ruysscher werd door de BAR-organisatie eind 2016 als zelfstandig facility professional ingehuurd om de facilitaire kant van de ingebruikname van BARconnect in goede banen te leiden.

Zo moest er een sticker op de bureaus komen zodat een medewerker precies weet op welk positie hij zijn smartphone moet houden om met de beacon te kunnen communiceren.

De Ruysscher: ‘Waar breng je de sticker aan? Wat voor materiaal moet die sticker hebben om te voorkomen dat na een paar keer schoonmaken hij niet meer goed op het bureau zit? Hoe gaan we de beacons nummeren zodat zaken logisch te herleiden zijn? Hoe gaan we de beacons aan de bureaus bevestigen? Zijn plattegronden van de verdiepingen nog actueel of moeten deze worden bijgewerkt? Over dat soort praktische zaken hebben we ons gebogen.’

Na de eerste uitrol in februari liep De Ruysscher meerdere malen door het pand om medewerkers met vragen over bijvoorbeeld het downloaden en het gebruik van de app, meteen van dienst te zijn. ‘Ik ben geen IT’er, maar zo’n stuk persoonlijke aandacht helpt zeker om mensen mee te krijgen’, zegt ze, terugkijkend.

Het is de verwachting dat in mei 2017 alle circa 600 flexwerkplekken in de drie gemeentehuizen zijn voorzien van beacons zodat alle medewerkers van BarConnect gebruik kunnen maken. Een uitbreiding naar de overige locaties is dan ook mogelijk.

Als iemand bij een werkplek is gearriveerd moet hij zichzelf inchecken. Hij houdt zijn smartphone vlak boven de onder het bureau bevestigde beacon en drukt in de app op de knop ‘inchecken’.

Meer onder de ‘motorkap’

Verschoor en De Winter kijken tevreden terug op het traject. Verschoor: ‘Onder de ‘motorkap’ zitten tal van mogelijkheden en functionaliteiten die we nu nog niet gebruiken. Maar als dat gewenst is kunnen we die zo aan zetten. Anders gezegd: we hebben een flexibel model als fundering gebouwd, waarmee we nog jaren vooruit kunnen. We gaan nu ook kijken welke andere vragen we aan de hand van het systeem kunnen beantwoorden, bijvoorbeeld op het gebied van Facilitair, Veiligheid of BHV.’

De Winter ziet voor de toekomst tal van nieuwe toepassingen nu de beacon-technologie in de gemeentehuizen is ingevoerd.

‘Stel je voor: een burger komt op het gemeentehuis voor een afspraak met een medewerker. Hoe mooi zou het dan zijn dat die medewerker op dat moment een berichtje op zijn smartphone ontvangst dat zijn gast is gearriveerd? Hij kan dan meteen naar de receptie lopen en de gast ontvangen. Maar je zou die gast via zijn smartphone ook direct naar de juiste vergaderzaal kunnen navigeren. Het klinkt ingewikkeld maar het is mogelijk op basis van de technologie. Het zou enorm kunnen bijdragen aan de beleving.’

Kerngegevens
Organisatie : BAR (samenwerking gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk)
Huisvesting : 17 locaties (waaronder 3 gemeentehuizen)
Aantal flexwerkplekken in de gemeentehuizen : ca 600
Manager afd. automatisering : Robert de Winter
Adviseur afd. automatisering : Johan Verschoor
Project : BarConnect
Adviseur Facility Management : Caroline de Ruysscher

Deel dit artikel met anderen
Gerard Dessing - Hoofdredacteur
Gerard Dessing is hoofdredacteur van Facto Magazine en bijbehorende website. Ook organiseert hij jaarlijkse het Congres Over Het Nieuwe Werken.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten