Interne social media platform KPN
Afgelopen woensdag was ik bij een sessie bij Conclusion / Qi waar Peter Haan van KPN sprak over het interne social media platform. Uiteraard kwamen er bij deze presentatie weer de gebruikelijke zaken naar voren die trouwe volgers en social media addicts wel kennen zoals: je moet het bottum up laten groeien en niet van bovenaf opleggen. Peter Haan gaf dit in een aantal gevallen handen en voeten met concrete voorbeelden hoe zaken bij KPN in zijn werk zijn gegaan.
Het social media platform van KPN staat open voor ‘alle KPN’ers’. Dat wil zeggen, mensen op de payroll, externe die bij hen gedetacheerd zijn en freelancers die voor ze werken. Iets dat b.v. bij het personeelsblad niet het geval is (enkel payroll). Logisch, maar qua bedrijfspolitiek moet daar soms wel een heilig huisje omgeschopt worden.
Ook interessant is dat er gekozen is voor een maatwerkplatform en de redenen waarom.
KPN heeft haar social media platform volledig zelf laten maken. Op zich niet geheel onlogisch, hoewel je je moet afvragen hoe houdbaar dit is. Immers is maatwerk software inmiddels redelijk uit de tijd omdat standaard platforms nu eenmaal beter en sneller ontwikkelen vanwege de schaalgrootte. De keuze hiervoor heeft vooral met wat 1.0 denken te maken, namelijk de beveiliging. Het moet op eigen servers draaien, dat zou veiliger zijn (dat is het natuurlijk niet, maar die illusie leeft nog steeds bij veel organisaties). Tevens wil men eigenaar zijn van de informatie en heeft b.v. Ning laten zien dat het anders onbetrouwbaar is. Ook dit is wat mij betreft een beetje een slap argument, immers is aan de betaalde Ning niets veranderd.
Wel een goed argument, dat niet gegeven werd maar wel tussen de regels in hoorbaar was, is dat wat men zocht gewoon niet te vinden is in de markt. Tenminste, ik ken het niet, hoewel er een aantal applicaties zijn zoals Blue Kiwi die wel in de buurt komen.
Het platform
Hoe ziet het platform er dan uit? Het is een combinatie van Twitter (korte berichten), Linkedin (profielen), Facebook/Hyves (groepen) en blogger (blog mogelijkheden). Het beste van alles gejat en op één platform gezet.
Zeer verstandig vind ik ook dat men een integratie met Linkedin gemaakt heeft. Je kan je profiel gewoon inladen en daarna aanpassen en bepaalde specifieke KPN velden ook invullen. Volgens mij een must voor elk nieuwe business gerelateerde platform dat er is.
Tevens heeft men alle informatie die al in het HR systeem zat en publiek was, het smoelenboek, er meteen ingezet. De profielfoto die het smoelenboek al had (natuurlijk aanpasbaar), je afdeling, etc. Het smoelenboek gaat over niet al te lange tijd ook verdwijnen ten faveure van dit platform, waar inmiddels ruim 2/3 van alle KPN’ers al op actief is (geweest).
Opvallende zaken
Zoals aangegeven was het verhaal er duidelijk weer één van ‘biedt de tools en laat het organisch groeien’. Enkele opvallende zaken die ik uit het verhaal haalde waren:
- Bij het opzetten moet je vooral niet al te sociaal zijn of gaan polderen. Het project heeft een doorlooptijd van 4 maanden gehad waarin weinig overleg is geweest. Als je teveel mensen betreft, met name management, krijg je vooral teveel mitsen en maren en daarmee doorgaans een middelmatig platform. Interessant is altijd dat om sociaal te worden je eerst even asociaal moet zijn en vooral niet teveel inspraak moet willen.
- Het platform is heel flexibel opgezet. Dat betekent dat toen het live ging in bèta (beperkte groep KPN’ers) er wel feedback is gevraagd en die meteen verwerkt is. Nieuwe diensten, andere indelingen, etc. Dus meteen nadat je als een stoomwals doorgaat moet je open staan voor ideeën en zorgen dat de techniek niet in de weg staat voor nieuwe inzichten. Niet in de ontwerp fase (dan verzand je in oeverloos overleg), maar wel meteen daarna.
- Zoek ambassadeurs. Bij KPN heeft men gekeken welke medewerkers reeds actief waren op sociale media, met name Twitter. Die mensen is men binnen de organisatie fysiek gaan opzoeken en heeft men 1 op 1 een demo gegeven van het platform en, indien ze dat wilde, tot ambassadeur benoemd.
- De grootste groep op het platform is de iPhone groep en men verkoopt dat toestel niet eens. Ook dat moet je toestaan, hoewel dit soort dingen gevoelig liggen bij een organisatie als KPN.
- Er is een ‘report abuse’ knop voor content waar mensen moeite mee hebben. Die is in de 4 maanden dat het nu draait al 1 keer gebruikt.
- Betrek vervolgens het management. Hoewel het een platform is van alle mensen is het feit dat management actief is op het platform een groot pluspunt. Deze kunnen informatie delen waar veel mensen op zitten te wachten.
- Hein Knapen, directeur HR bij KPN, blogt nu bijvoorbeeld over de CAO onderhandelingen. De feedback die hij daarop krijgt neemt hij serieus, hij reageert ook op veel kritiek en neem wat mogelijk mee in de onderhandelingen. Het gevoel heerst dat deze openheid het begrip voor de onderhandelingen en de gevoelens van mensen rondom het akkoord straks veel positiever zal zijn.
- Er is wel een Blackberry app, maar geen iPhone app gemaakt, ondanks dat de iPhone groep dus de grootste is. Dit heeft met de interne IT te maken, die beveiligingstechnisch wel Blackberry’s toestaat, maar geen iPhones.
- Het budget komt in deze direct van de Raad van Bestuur. Belangrijk is om steun en vooral ook budget aan de top te hebben zodat de stekker niet bij de eerste tegenslag eruit getrokken wordt. Budget om het te bouwen, maar ook om het platform te managen.
Conclusies
Ik moet eerlijk toegeven dat ik onder de indruk was van wat KPN doet met het social media platform. De kosten om het platform te maken liggen lager dan een jaar het personeelsblad uitgeven. Nu is dit nog geen vervanger van dit blad, maar mogelijk dat de verschijningsfrequentie zal afnemen. Nu men het platform werkend heeft zal er opnieuw gekeken worden naar de ideale middelenmix. Later kan het misschien helemaal vervangen worden.
De tijd die men investeert vanuit corporate communicatie is ongeveer 30 tot 36 uur dedicated. Er is één chief blogger aangesteld voor 24 uur per week en daarnaast besteed Peter zelf zo’n 12 uur per week aan community management. Verder is het allemaal de tijd van de medewerkers. Zoals Peter aangeeft: je kan beter 20.000 keer 5 minuten per week hebben dan enkele full time mensen. Social media gaat juist om alle mensen.
De doelen dat meer mensen in de organisatie elkaar leren kennen op allerlei gebieden (van KPN’ers die samen gaan golfen of fietsen tot KPN’ers die allemaal bezig zijn met een bepaald toestel zo optimaal te laten functioneren op het netwerk) lijken gehaald te worden. Het platform is nog relatief jong, maar de eerste cijfers zijn bemoedigend.



