Krankjorum in de kantoortuin (of opperste geconcentreerdheid)

annemiek-tigchelaar
Door Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager - 15 november 2011
4 Reacties

Het Nieuwe Werken in de kantoortuinHet Nieuwe Werken is gericht op het werkgemak van de medewerker, maar de invoering van zaken als een kantoortuin vragen toch ook het nodige aanpassingsvermogen. Waar een kantoortuin voor de één stimulerend werkt, heeft de ander veel last van het lawaai om zich heen. Of je er wel of niet prettig werkt zal voor iedereen anders zijn en hangt natuurlijk ook af van het babbelvolume van je collega’s, de akoestiek van het gebouw en de aard van je werkzaamheden. De grootste afleiders blijven we echter zelf.

Stiekem vinden we het maar wat prettig om even afgeleid te worden van onze werkzaamheden. We grijpen elke gelegenheid aan om weg te vluchten van onze taken en plichten. Wie gaat er niet snel koffie halen voordat hij aan die moeilijke klus begint? En wie checkt er niet nog even zijn e-mail voordat hij die lastige klant moet bellen? We grijpen dan ook elke babbelende collega aan om onszelf wat afleiding te gunnen. Bovendien zijn we ontzettend nieuwsgierig naar nieuwe e-mailberichten, tweets, de laatste roddels en nieuwe sms-berichtjes. Niets menselijks is ons vreemd, toch?

Concentratie en flow
Stel, je werkt aan een taak waarop je je moet concentreren en wordt onderbroken door een collega/ je telefoon/ je e-mail, dan kost het je daarna zo’n tien minuten om weer terug te komen in dezelfde concentratie en flow als voor die onderbreking. Hierdoor werkt veelvuldig onderbroken worden uiterst inefficiënt. Het is bovendien vermoeiend en maakt je onrustig. Daarbij voel je je uitermate ontevreden als je door al deze afleiding taken niet naar behoren hebt kunnen afronden.

Gelukkig kun je zelf heel veel doen om al deze onderbrekingen te verminderen. Enkele tips:

1)      Zet de melding ‘nieuwe e-mail’ van je e-mailprogramma uit. In Outlook zit dit verstopt onder: menu Extra > Opties > E-mailopties > Geavanceerde e-mailopties. Vink hier ‘een pictogram van een envelop weergeven’ uit.

2)      Voer de ouderwetse koffiepauze met collega’s in de koffiehoek weer in. Gebruik díé tijd om bij te kletsen – zonder anderen te storen bovendien.

3)      Maak met collega’s afspraken over de telefoon. Misschien kunnen jullie die om de beurt beantwoorden, zodat de anderen op die momenten ongestoord kunnen doorwerken. Vraag elkaar daarbij zachter te praten aan de telefoon (als je belt, praat je vaak ongemerkt harder). En moet je zelf veel telefoongesprekken voeren, zoek dan een aparte ruimte op; in HNW ben je per slot van rekening vrij om zelf een geschikte werkplek te zoeken.

4)      Heb jij veel vragen aan een collega of een collega aan jou? Loop dan niet voor elke vraag bij elkaar langs, maar spaar je vragen op en ga er dan rustig samen voor zitten. Doe dit bijvoorkeur op een plek waar je anderen niet met jullie gesprek stoort, zoals in een overlegruimte of in de koffiehoek. De meeste kantoortuinen die ingericht zijn voor Het Nieuwe Werken bieden hier prima mogelijkheden voor.

5)      Reageer niet heel open en enthousiast op elke collega die aan je bureau verschijnt. Blijf eens voorovergebogen zitten, terwijl je doorwerkt. Zo maak je met je lichaamstaal al duidelijk dat je niet gestoord wilt worden. Vraag bijvoorbeeld of er niet iemand anders is die kan helpen of dat het misschien een uurtje kan wachten.

6)      Werk proactief en doe wat je beloofd hebt. Zo voorkom je dat mensen naar zaken gaan vragen.

Met al deze maatregelen zou ook in de kantoortuin Het Nieuwe Werken een fluitje van een cent moeten zijn.

Deel dit artikel met anderen
Annemiek Tigchelaar - Sr.Professional Organizer en werkplektrainer
Annemiek Tigchelaar brengt orde in tijd en zaken. Zij traint en adviseert diverse organisaties in timemanagement, efficiënt e-mailen en HNW. Zij is onder andere trainer bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers en aangesloten bij Assemblee sprekersbureau. Daarnaast is zij auteur van 'Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor' en van 'Grip op je e-mail = grip op je werk'. www.toporde.nl
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

4 reacties


    Hellen Van Der Hoek zegt:

    Het is vooral hinderlijk als je de eerste bent die ze zien als ze binnenkomen en als je collega’s nogal hard praten vooral aan de telefoon. Als er mensen binnenkomen ben je het eerste aanspreekpunt voor die mensen waardoor je steeds afgeleid bent. En op bepaalde dagen is het heel erg druk dan is iedereen aanwezig.  

    A. van der Linden zegt:

    Mijn ervaring is dat het beter gaat als je “storende”factoren uit de ruimte haalt. De medewerker met telefoondienst in een andere ruimte plaatsen, overleggen in een vergaderkamer in plaats van aan een bureau, het kopieerapparaat op de gang zodat mensen tijdens het wachten op een kopietje niet gaan staan kletsen. Een logisch looppad creëren zodat niet iedereen tussen de bureaus door loopt.
    En het blijft natuurlijk een kwestie van de juiste werkplek voor de juiste taak te kiezen, een kantoortuin is nu eenmaal niet geschikt voor bijvoorbeeld concentratiewerkzaamheden. 

    Hans Coirink zegt:

    Een kantoortuin lijkt leuk, maar werkt in mijn ervaring slecht. In een open ruimte met een grotere groep mensen wordt je toch sneller afgeleid. en helaas ben ik nog geen enkele kantoortuin tegen gekomen waar alle medewerkers echt rekening houden met elkaar.
    Maar is dat wel zo gek? Als ik je (overigens prima) tips zie is mijn eerste gedachte ook om maar ergens anders te gaan zitten. Eigenlijk is een kantoortuin dus vooral geschikt om ons naar thuiswerken e.d. te sturen…

    Mathieu van der Wal zegt:

    Ik ben zelf nog aan het stoeien met HNW binnen een kantoortuin, dus dit is voor mij heel herkenbaar. Bedankt voor je tips, hoewel de meesten wel bekend zijn passen maar weinig mensen ze consequent toe.
    Als aanvullende tip maak ik zelf gebruik van The Pomodoro Technique (http://www.pomodorotechnique.com/), een methode waarbij je werken in focus aan je doelstellingen  kunt combineren met reageren op spoedklusjes en/of vragen. Elk blok tijd (een pomodoro) is namelijk 25 minuten me 5 minuten pauze ertussen die je kunt gebruiken om te reageren op ‘interrrupties’.Het andere uiterste is trouwens wat Jason Fried stelt in deze TED-talk over waarom werken op kantoor niet werkt: http://www.ted.com/talks/lang/en/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html