Leuker, slimmer en effectiever samenwerken

haye-elgersma
Door Haye Elgersma van Process2View - 26 juni 2014
Reacties gesloten

Kan werk weer plezierig worden en energie opleveren? Is werk anders te organiseren waardoor het meer loont? Herkenbare vragen uit de dagelijkse praktijk. Veel werknemers worstelen met gelijksoortige vragen. Iedereen weet dat werk vooral leuk en plezierig is als je het samen kan doen. Dan kun je namelijk de positieve en soms minder leuke kanten van het werk delen. Samen met anderen ben je ook beter in staat om resultaat of rendement te halen uit je inspanningen.

Door kennis te delen worden sneller oplossingen gevonden. Vooral het behalen van concrete haalbare doelstellingen levert energie op. Naar mijn idee moet de focus liggen op samenwerken en niet op samen aan het werk zijn.

Het met elkaar in contact staan
Essentieel voor samenwerken is elkaar weten te vinden. Het draait om verbinden van mensen of organisaties. Vroeger gebeurde dat door fysiek bij elkaar te komen om te vergaderen, overleggen of te brainstormen. Hier ging veel tijd mee gemoeid en vooral de effectiviteit liet te wensen over. Het inplannen van een vergadering of het te pakken krijgen van de juiste persoon kostte veel tijd. Aan reistijd en vergaderuren waren de meesten hele dagen kwijt. Tegenwoordig kun je ‘op afstand’ informatie uitwisselen, communiceren, werkafspraken maken en monitoren van de voortgang. De manier waarop is ook nog eens veel leuker. Het onderhouden van de contacten gebeurt via een meer persoonlijke en informele setting.

Het communiceren gaat laagdrempelig en snel. Nu is een berichtje zo gedaan en het antwoord laat meestal niet lang op zich wachten. We weten elkaar snel te vinden, waardoor het effectiever en plezieriger wordt.

Het delen van relevante informatie
We zijn opgeleid om veel te mailen. Na het tijdperk van fysiek post versturen, doen we nu alles per elektronische post. Elkaar informeren per e-mail is gemeengoed geworden. Helaas doen we nu zo veel per mail dat we ‘misbruik maken’ van het gereedschap. Mailen is nu bij uitstek een slecht voorbeeld van elkaar informeren. We mailen wat af en ‘spammen’ elkaar met irrelevante zaken. Eigenlijk is mailen een vorm van elkaar bezig houden. We zijn drukker met het informeren van elkaar dan dat we aan concrete oplossingen werken.
dwangbuis
Biedt informatie centraal en tegelijk aan. Laat informatie dus niet eindeloos rondgaan. Iedereen kan er dan tegelijk over beschikken en er iets mee doen. Informatie wordt daardoor meteen geconsumeerd en kan een follow-up krijgen. Door kennis of informatie met elkaar te delen komt de samenwerking tot zijn recht. Hoe meer openheid en transparantie hoe beter het team gaat functioneren. De teamleden worden direct gekoppeld aan de informatiebronnen. Maak de koppelingen op zo’n manier dat alleen relevante informatie wordt aangeboden. In de praktijk zullen de mensen dit enorm waarderen. Meer betrokkenheid, meer plezier bleven aan het werk en vooral het gevoel te hebben dat de oplossingen eerder worden bereikt en er tijd overblijft voor andere nuttige zaken.

Het groepsgevoel stimuleren
Meer betrokkenheid zorgt voor energie en een betere samenwerking. Het gevoel dat je er niet alleen voor staat, maar samen de problemen gaat oplossen. Daarbij draait het om betrokkenheid en teamgevoel. Het creëren van dit gevoel gaat sneller als je op elkaar aangewezen bent, elkaar regelmatig ontmoet, adequaat informeert en communiceert.

Door de mensen die met elkaar samenwerken een omgeving te bieden, waarin dit optimaal tot zijn recht komt, biedt saamhorigheid en betrokkenheid. Het hele team is geïnformeerd en snel op de hoogte van wijzigingen. Je kan je mening geven en open discussiëren. Een transparante en open manier van samenwerken. Het team ontwikkelt voldoende vertrouwen om elkaar aan te spreken en te corrigeren als dingen niet goed lopen en verbeterd kunnen worden. De sociale controle vanuit de groep moet op een spontane en open manier zelfregulerend gaan werken. Over en weer zal er minder snel irritatie en miscommunicatie ontstaan. Zaken die wel heel erg goed verlopen worden eveneens sneller zichtbaar en wakkeren het plezier aan. Maken het leuk om met elkaar samen te werken en kunnen vaker worden toegepast.

De juiste werkomgeving
In een goede werkomgeving is het van belang dat mensen zich er snel kunnen redden. Weten waar ze de informatie kunnen vinden en met wie ze erover kunnen communiceren. De omgeving moet eenvoudig van opzet zijn en de structuur helder en overzichtelijk. De onderlinge werkafspraken zijn voor iedereen volstrekt helder. Bij Het Nieuwe Werken worden de fysieke werkomgevingen verdrongen door virtuele werkomgevingen en het digitale werken. De eigenschappen van het creëren van de juiste omgeving veranderen echter niet. In een online werkomgeving waar je elkaar ontmoet, informatie uitwisselt en communiceert is de structuur van werken van net zo’n groot belang. Dit geeft een ieder houvast en biedt overzicht. Degene die ‘leading’ is in het werkproces bepaalt meestal in grote mate de structuur. Maar de structuur moet wel eenvoudig te begrijpen zijn, zodat iedereen snel zijn weg weet te vinden.

Technologische ontwikkelingen kunnen ons helpen om het werk aangenamer te maken en effectiever. ICT, zowel in hardware als software biedt de mogelijkheid om de manier van werken drastisch te vereenvoudigen, slimmer te maken en bovenal ook nog eens veel plezieriger. Mensen leren in rap tempo om daarmee om te gaan en er hun voordeel mee te doen.

Online samenwerken maakt ons werk leuker, slimmer en effectiever!

Deel dit artikel met anderen
Haye Elgersma - Mede-eigenaar
Haye Elgersma is mede-eigenaar van de software applicatie Process2View. Process2View biedt een digitale werkomgeving die professionals in staat stelt om zowel binnen, als met name buiten de eigen organisatie te kunnen samenwerken. "Een professioneel adviseur werkt in de de cloud, beheerst de samenwerkingsprojecten waaraan hij of zij leiding geeft volledig en is altijd op de hoogte van de stand van zaken in het project."
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten