Lijdt sociale binding onder HNW of leidt HNW tot sociale binding?

Reacties gesloten

Het Nieuwe Werken is teamworkHet verliezen van sociale binding. Het is een van de grootste angsten van managers bij de implementatie van Het Nieuwe Werken. Want hoe houd je contact als je elkaar niet meer automatisch iedere dag ziet? Hoe zorg je dat het teamgevoel blijft? Hoe integreer je nieuwe medewerkers in je afdeling?

Terechte vragen en een terecht punt van zorg. Je kunt bij HNW immers niet langer automatisch vertrouwen op de mechanismen die nu zorgen voor het teamgevoel. Als leidinggevende moet je er dus actief mee aan de slag. Maar gelukkig hoef je dat niet alleen te doen, want je medewerkers kunnen prima helpen bij het vinden van werkende oplossingen.

Fysiek ontmoeten

Face-to-face ontmoetingen zijn en blijven een belangrijke basis van onderlinge binding in een team. Als je elkaar niet meer automatisch treft bij het koffieapparaat moet je daar dus met elkaar afspraken over maken. Dat kan bijvoorbeeld zijn door een vaste kantoordag af te spreken.

De rol van teamoverleg wordt belangrijker. Afdelingen kunnen uitstekend afspreken wat voor hen werkt qua frequentie, duur en inhoud. In de praktijk zien we minder frequent en langer overleg, bijvoorbeeld van eens per week anderhalf uur naar eens per maand vier uur. Ook wordt bijwonen van teamoverleg vaak verplicht, omdat het zo’n belangrijke rol speelt.

Ten slotte zien we in de praktijk dat er expliciet sociale activiteiten worden gepland om het onderlinge contact te versterken. Dat kan een reguliere lunch of borrel zijn na het werkoverleg, maar ook een teamuitje.

Virtueel samenwerken

Naast face-to-face ontmoetingen biedt HNW allerlei mogelijkheden om virtueel met elkaar in contact te blijven. En daarbij gaat het dan juist niet alleen om e-mail. Met simpele middelen kun je naar elkaar zichtbaar maken of je werkt en of je bereikbaar bent. Als je afspreekt dat je er niet standaard een e-mail uitgooit bij een vraag maar even checkt of iemand telefonisch of via chat bereikbaar is, komt dat niet alleen de snelheid van communicatie ten goede, maar ook het onderlinge contact.

Bovendien biedt nieuwe technologie kansen om communicatie op afstand toch persoonlijk te maken. Een simpel videobeeld biedt al veel extra ten opzichte van een telefoongesprek. En waarom stuur je als leidinggevende niet een geluid- of videoboodschap op naar je medewerkers als je iets met ze wilt delen in plaats van een e-mail? Het dwingt je kort en krachtig te communiceren en heeft een veel hogere attentiewaarde dan het zoveelste bericht in je mailbox.

Natuurlijk kun je ook creatieve dingen doen met virtuele communicatie. Wat dacht je van een telefonisch koffiekwartiertje? Ieder zijn eigen kop koffie en toch even bijpraten. Of van het voorbeeld van een home-based callcenter waar een medewerker aan het begin van zijn shift een willekeurige collega aan de lijn krijgt voor de opstart van het gesprek. Zo leer je ook vanuit huis je collega’s kennen.

Het Nieuwe Werken rituelen

Belangrijk is ook tegen het licht te houden welke rituelen je als afdeling kent. Wat doe je als team samen? Hoe sta je stil bij bijzondere gebeurtenissen als verjaardagen en de ontvangst van nieuwe medewerkers? Dan kun je de slag maken om ze HNW proof te maken. Ook hierbij geldt weer dat medewerkers daar prima over kunnen meedenken. Misschien zijn er rituelen waar je met z’n allen graag van af wilt. Of zijn er juist dingen die je mist.

Overigens moeten nieuwe rituelen wel aansluiten op de behoefte van je team. Een recent voorbeeld – overigens niet vanuit Het Nieuwe Werken – uit een column in het Financieele Dagblad illustreert dat een ritueel ook zijn doel voorbij kan schieten. In het stuk werd een taartenceremonie beschreven waarbij verjaardagen van een afdeling eens per drie maanden gevierd werden. Alle jarigen van het afgelopen kwartaal op een rijtje en iedereen een stukje taart. Verplicht!

Het sociale hart

Vervolgens is het eveneens van belang om te zorgen dat individuele medewerkers sociaal niet buiten de boot vallen. Let bijvoorbeeld op signalen dat iemand wegdrijft van de afdeling. Is iemand er bijvoorbeeld vaak niet op vaste kantoordagen? Of krijg je een medewerker slecht telefonisch te pakken en worden je vragen voornamelijk via e-mail beantwoord? Geen reden tot paniek, maar wel aanleiding om het gesprek aan te gaan over wat je ziet. Nog een tip uit de praktijk: maak gebruik van de sterke sociale binders uit je team die het sociale hart van je afdeling vormen.

Een nieuwe medewerker…

En dan heb je alle afspraken helder en loopt het team ook in HNW soepel… krijg je een nieuwe medewerker die zich niet alleen het werk moet eigen maken, maar ook zijn netwerk in de afdeling moet opbouwen. Ook dat vraagt meer aandacht dan nu.

Zorg daarom voor een goede opvang in het begin: wie is wanneer aanwezig en dient als aanspreekpunt? Vraag ook van je nieuwe collega dat hij de eerste weken op kantoor werkt om iedereen te leren kennen. En natuurlijk zorg je dat je nieuwe medewerker begrijpt op welke manier je team met elkaar werkt.

Voldoende uitdagingen dus voor leidinggevenden (en hun teams!) maar met een beperkt aantal duidelijke afspraken en het bewustzijn dat je met elkaar verantwoordelijk bent voor onderlinge communicatie hoeft sociale binding helemaal niet te lijden onder HNW. Sterker nog, door weer eens kritisch naar de manier te kijken waarop je als team werkt, kan het zelfs tot betere (en modernere) onderlinge binding leiden.

Deel dit artikel met anderen
Susan Smulders - Partner bij Moneypenny
Susan is partner bij Moneypenny Advies & Implementatie. Gespecialiseerde consultants helpen organisaties op weg met Het Nieuwe Werken op basis van 10 jaar praktijkervaring met focus op mens, organisatie en werkprocessen.
Bekijk haar Twitterpagina en haar linkedin profiel, voor meer informatie.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!