Online samenwerken – Zo doe je dat! 6 handige tips

saskia-langenberg-en-roos-wouters
Reacties gesloten

Een van de grote kansen van deze tijd is dat je vanuit elke plek kunt samenwerken. Plaatsonafhankelijk werken wordt dat ook wel genoemd. En dat is meteen ook een grote uitdaging, zo merken wij. Zeker voor teams die eerder gewend waren dagelijks dichtbij de collega’s te zitten.

Naamloos

Nu is het helemaal niet meer zo duidelijk waar en wanneer je elkaar treft. Toch weten wij uit eigen ervaring – Roos werkt vanuit Amsterdam en ik vanuit Oostenrijk – dat je ook prima op afstand kunt samenwerken. Ook wel ‘online samenwerken’ genoemd. Hoe je dat doet? Hoe je goed contact met je collega’s houdt? En hoe je een betrokken en hecht team blijft?Dat lees je hieronder. Maak van online samenwerken ook een succes door onze volgende tips te volgen:

  • Zorg voor een gezamenlijk doel
  • Vergroot het vertrouwen in elkaar
  • Maak tijd voor persoonlijk contact
  • Zet online communicatiemiddelen in
  • Deel kennis met elkaar
  • Geef elkaar de ruimte
  1. Zorg voor een gezamenlijk doel

Een belangrijke voorwaarde voor het werken als een team op afstand is dat je een gezamenlijke teamdoel hebt. Waar draagt het team aan bij binnen de organisatie en daarbuiten? Wat is het doel waar je met elkaar voor staat en gaat? Omschrijf dit doel zo dat het helder, uitdagend en inspirerend is. Zo is het duidelijk waar je je samen en als afzonderlijk teamlid voor inzet. Dat motiveert en het draagt bij aan een teamgevoel. Het is wat jullie bindt.

Zo doen wij dat:Ons doel hebben wij als volgt omschreven: “Organisaties veranderen de mensen niet. Mensen veranderen de organisatie, als zij dat willen (It’s al in the mind). Daarom zetten wij van Mindshake ons in mensen binnen organisaties te laten experimenteren met andere manieren van werken, leven en leren (the shake). Want pas als je ontdekt wat de voordelen van verandering zijn, wil en doe je het ook anders. We ervaren zelf pas rijkdom als de mensen waarmee we werken zich verrijkt voelen.”
  1. Vergroot het vertrouwen in elkaar

Vertrouwen in elkaar is de basis voor een goede samenwerking. Wanneer je met mensen samenwerkt op basis van vertrouwen, werk je stukken sneller en efficiënter. Wederzijds vertrouwen zorgt ervoor dat je sneller beslissingen neemt omdat je weet dat je op elkaar kunt bouwen. Het versterkt ook de teamverbinding. Voorheen bouwde je vertrouwen op door dagelijks op dezelfde plek samen te werken. Op die manier leerde je  elkaar beter kennen en wist je wat je aan elkaar had. Wanneer je op afstand samenwerkt, ontstaat onderling vertrouwen minder vanzelfsprekend. Om dit vertrouwen toch te bewerkstelligen is het van belang dat je elkaar beter leert kennen en dat je verantwoordelijkheid neemt voor je eigen aandeel in het team. Vertrouwen hangt vaak samen met een verwachting die je van de ander hebt. Zorg er daarom voor dat je elkaar beter leert kennen en duidelijk met elkaar bespreekt wat je van elkaar kunt verwachten. Heb je een afspraak gemaakt met een collega en werk je op afstand? Dan is het nog belangrijker dat je die afspraak echt nakomt, en  doet wat je belooft.

Zo doen wij dat:Wij, Roos en Saskia, ontmoeten elkaar 2 keer per week op een vast tijdstip via Skype. Eenmaal om samen ergens aan te werken en eenmaal om te vergaderen. Dan spreken we onze actielijst en de vervolg stappen door. Om de verwachtingen duidelijk in kaart te brengen, hebben we een permanente online actielijst openstaan waarin we gedurende de week bijwerken wat we hebben gedaan en wat we nog moeten doen/bespreken om op basis daarvan knopen door te hakken. Zo is het duidelijk en helder waar we staan en wat we te nog te doen hebben. Daarnaast ontmoeten we elkaar eens in het half jaar live. de ene keer kom ik naar Roos in Amsterdam, de andere keer komt zij naar mij in Oostenrijk.
  1. Maak tijd voor persoonlijk contact

Wanneer elk teamlid zelf bepaalt waar en wanneer hij of zij werkt, dan bestaat de kans dat je elkaar minder vaak  face to face tegenkomt.

De grootste zorg bij het nieuwe werken is dan ook dat er te weinig persoonlijke aandacht  voor elkaar is waardoor  de samenwerking binnen het team verslechtert (onderzoek Qidos, 2013). Dat is zeker een risico, wanneer je daar niet bewust in investeert. Wanneer teams meer op afstand samenwerken, verdwijnen de persoonlijke gesprekken vaak het eerst. Dat bespaart misschien tijd, maar op den duur doet het afbreuk aan de onderlinge betrokkenheid en daarmee aan de teameffectiviteit.

Daarom is het nuttig om elkaar geregeld ’in het echt’ te zien, zodat je persoonlijk contact hebt met elkaar. Het versterkt het teamgevoel. En het geeft je de mogelijkheid om meer complexe zaken samen te bespreken.

Hoe vaak per week willen jullie elkaar ‘live’ zien en met welk doel? Maak hierover duidelijke afspraken met elkaar . Misschien spreek je af om elke maandag met elkaar te lunchen en daarna nog twee uur samen te werken. Of je hebt elke dinsdagmiddag een meeting, waarbij je elkaar op de hoogte brengt van de belangrijkste mijlpalen van afgelopen week en de komende week. Zorg in ieder geval dat je tijd inbouwt voor een persoonlijke noot. Zodat je wanneer je bij elkaar bent, niet alleen de inhoud induikt, maar er ook ruimte is voor jullie persoonlijke relatie.

Zo doen wij dat:Ondanks het feit dat onze agenda altijd up to date is en we direct aan het werk kunnen gaan, beginnen we onze Skype vergadering met een persoonlijk gesprek. Pas als de persoonlijke verbinding weer gelegd is – en we van elkaar weten hoe het (ook privé) met de ander gaat – gaan we aan het werk.
  1. Zet online communicatiemiddelen in

In het ‘oude werken’ bestond communicatie over het algemeen uit face-to-face overleg, mail en telefoon. Tegenwoordig staan jou en je collega’s verschillende andere middelen ter beschikking, ieder met zijn eigen voor- en nadelen. Denk aan videomeeting, chat, sms, WhatsApp, webinar, social media zoals Yammer of een besloten Facebookgroep. het gebruik van deze middelen bevorderd het samenwerken op afstand. Zo is ‘chat’ bijvoorbeeld een goede vervanger voor het praatje bij de koffie apparaat. En een video overleg is een stuk persoonlijker dan een telefoontje of mail.

Het is ook belangrijk om, als je je computer aan hebt staan, de status van je beschikbaarheid weer te geven. Als je dat goed bijhoudt, weten jullie van elkaar hoe en wanneer je elkaar juist wel en niet kunt bereiken. De chatfunctie zorgt ervoor dat je gemakkelijk bereikbaar bent voor je collega’s. Voorheen stelde je een vraag of sparde je even met elkaar ‘aan het bureau’, nu kan dat ook maar maar dan virtueel met chat. Je bent niet alleen makkelijk bereikbaar, maar met deze functie kun je juist heel goed je grenzen aangeven door je beschikbaarheid op ‘niet storen’ te zetten en het voorkomt dat je mailbox volstroomt met korte vragen die meer voor chat bedoeld zijn.

Geef ook aan waar je werkt. En dat is niet bedoeld ter controle. Wanneer je weet dat een collega thuis is, een andere collega in de trein zit en weer een andere in een koffiebar zit, dan geeft dat een gevoel van verbinding. Bovendien kun je, wanneer je weet waar die ander is, besluiten om spontaan samen te lunchen als je in hetzelfde gebouw bent, of ook in die koffiebar te gaan werken, wanneer dat in jouw agenda past.

Wanneer je met deze nieuwe vormen van communiceren vertrouwd raakt en het gemak ervan gaat inzien, heeft dat als grote voordeel dat jij en je collega’s echt flexibel kunnen bepalen waar jullie werken terwijl je  toch gemakkelijk een lijntje met elkaar houdt.

Zo doen wij dat:Voor de meeste contactmomenten gebruiken we google apps. Twee keer in de week hebben een video meeting via Hangout of Skype. Wanneer we elkaar een korte vraag willen stellen en we zijn allebei online, dan sturen een chatbericht. Wordt het te ingewikkeld, dan bellen we elkaar op. We houden onze beschikbaarheid bij en we hebben een gezamenlijke agenda, waarin we ook privé afspraken van elkaar kunnen zien. Mail gebruiken we voor meer complexere berichten die geen haast hebben. Of om met personen buiten onze organisatie te communiceren. En we delen onze locatie voor de ‘gezelligheid’. Als we bijvoorbeeld op een mooie locatie aan het werk zijn sturen we een werkplek selfie. Of als we op een aparte plek werken. Zo bleek Roos laatst, net als ik in de Ikea aan het werk te zijn maar dan honderden kilometers verderop.
  1. Deel kennis met elkaar

Maak er een gewoonte van om je kennis en interessante documenten te delen en toegankelijk te maken voor collega’s. Houd elkaar op de hoogte van de voortgang van projecten of de ontwikkelingen in je vak. Spreek af en toe af voor een kennislunch of houd een gedeeld overzicht van aanwezige kennis en expertise bij. Waarschijnlijk heb je bij je organisatie de mogelijkheid om documenten in de ‘cloud’ te zetten. Maak hier met z’n allen gebruik van en wen eraan om, op het moment dat je een document met een collega wilt delen, dit te doen vanuit de centrale plaats in de cloud en niet meer via de mail een bijlage te versturen. Geef dan meteen toegang aan andere collega’s voor wie het wellicht interessant is. Als je ze ook het recht geeft om het materiaal te bewerken, dan kun je samen met je collega’s de inhoud ervan verbeteren en is altijd de meest up-to-date versie beschikbaar, ook voor andere belanghebbenden. Zo bouw je een mooi kennisnetwerk op dat vanaf elke plek benaderbaar is.

Zo doen wij dat:We werken zoveel mogelijk met google drive. Hier werken we online samen in documenten. Vaak ook tegelijkertijd, wat heel efficiënt werkt. Elk document dat van waarde kan zijn zetten we op de drive, zodat we er altijd naar terug kunnen grijpen. Of om in de toekomst met anderen te kunnen delen. We hebben de afspraak om geen bijlages naar elkaar te sturen, zodat alle relevante informatie online te vinden is. Bovendien scheelt dat een boel mail ;-). Verder sturen we elkaar geregeld een persoonlijk berichtje of foto via Whatsapp.
  1. Geef elkaar de ruimte

Last, but not least: geef elkaar de vrijheid om zelf te bepalen waar, wanneer en hoe de ander invulling aan zijn werk geeft. Wanneer je aan de bovenstaande elementen invulling hebt gegeven, zul je zien, dat het geen moeite meer kost. Je kent het gezamenlijk doel en ieders aandeel daarin. Je weet wanneer je elkaar treft en hoe je persoonlijk contact houdt. En je weet hoe je de ander kan bereiken en op de hoogte blijft. Dan staat jullie niets meer in de weg om elkaar alle vrijheid te geven om met plezier en succes te werken!

Wil je ook het beste uit je team halen met behulp van Online samenwerken? Klik hier en lees meer over de teamsessie Het Nieuwe Samenwerken. Doe de Teamsessie Het Nieuwe Samenwerken

Deel dit artikel met anderen
Saskia Langenberg en Roos Wouters - Managing Partners
Mindshake staat voor anders denken en anders doen. Zelf denken en doen Saskia Langenberg en Roos Wouters, de managing partners van Mindshake, het al jaren anders. Sinds 2015 doen ze dat samen! Saskia vanuit Linz (Oostenrijk). Roos vanuit Amsterdam. Daarmee brengen ze Het Nieuwe SamenWerken op een hoger plan. Binnen hun eigen organisatie en mogelijk ook binnen die van jou.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten