Op afstand vergaderen: hoe pak je dat professioneel aan?

monique-baas
Door Monique Baas van Talk & Vision - 30 juli 2014
Reacties gesloten

Steeds meer medewerkers werken tegenwoordig flexibel en op afstand. Zo is het tijdens de zomerperiode prettig om thuis te werken en tussendoor even te kunnen genieten van de zon. Organisaties zorgen ervoor dat medewerkers op afstand kunnen werken door gebruik te maken van videoconferentie. Zo kunnen collega’s onderling zonder problemen op afstand vergaderen of samenwerken met partners of klanten. Waar je voorheen een uur in de file moest staan, kun je nu relaxed achter de computer kruipen voor een meeting. 

Een vergadering op afstand is het meest effectief wanneer zowel het beeld als het geluid van goede kwaliteit zijn. Maar er zijn nog meer zaken van belang. De manier waarop jij deelneemt aan een meeting op afstand is namelijk ook van invloed. Ben je je bijvoorbeeld bewust van je houding en wat er zich op de achtergrond afspeelt?

Ik merk dat mensen regelmatig niet professioneel overkomen op beeld. Nu heb ik het niet over de kwaliteit van een tool, zoals het beeld of het geluid (dat uiteraard wel belangrijk is), maar puur hoe iemand zichzelf via een camera presenteert. Ik denk dat mensen soms nietBureaumedewerker voldoende beseffen dat ze in beeld zijn; ze zitten onderuit gezakt of hun hoofd is te veel ingezoomd.

In dit artikel lees je handige tips hoe je het beste om kunt gaan met videoconferenties.

Juiste lichtinval

Zowel bij een fysieke meeting als bij een meeting op afstand, is het van belang dat je duidelijk zichtbaar bent. Zorg daarom voor de juiste lichtinval. Houd er hierbij rekening mee dat je geen schaduwbeeld krijgt door tegenlicht. Neem dus niet precies naast of achter een raam plaats en doe een eventuele felle lamp achter je uit.

Centraal in beeld

Zorg ervoor dat je centraal in beeld zit. Niets is vervelender dan dat je maar voor de helft te zien bent. Zo kun je de indruk wekken dat je niet zo geïnteresseerd bent. Laat zien dat je luistert naar je gesprekspartner. Neem een actieve houding aan en zit rechtop. Laat verder gezichtsexpressies en handgebaren duidelijk zien.

Rustige ruimte

Denk goed na over waar je je meeting laat plaatsvinden. Kies voor een rustig kantoor of als je vanuit huis werkt, voor een rustige ruimte. Geluiden of een drukke achtergrond kunnen namelijk zeer storend zijn, vooral voor je gesprekspartner. Soms hebben mensen niet door wat er allemaal op hun achtergrond is te zien. Een badkamer of muur vol fotolijstjes komt niet professioneel over.

Geen haperende gesprekken

Alleen een rustige omgeving is niet voldoende. Een goede meeting verloopt zonder ruis en haperingen. Zorg voor een snelle internetverbinding en sluit alle programma’s die je niet nodig hebt tijdens de meeting. Ook raad ik je aan om tussentijds geen zaken te downloaden.

Een goede voorbereidinOveralWerkeng is het halve werk. Hopelijk helpen de tips je om beter en professioneler op beeld over te komen. Het is handig om gebruik te maken van een testomgeving, zodat je van te voren kunt bekijken of alles goed is geregeld.

Interessant voor jou?

Wil je meer weten over professioneel vergaderen op afstand? Download dan onze whitepaper over virtueel samenwerken of maak een gratis proefaccount aan en ervaar hoe eenvoudig zakelijk videoconferencing is!

Veel succes met je volgende meeting op afstand!

Deel dit artikel met anderen
Monique Baas - Marketing communicatie manager
Monique Baas is marketing communicatie manager bij Talk & Vision (100 procent dochter van KPN). Baas is betrokken bij introducties van nieuwe diensten, marketing campagnes en interne- en externe communicatie rond het thema Samenwerken op afstand: videoconferencing. En dan met name Cloud Video Services. Daarnaast is Baas verantwoordelijk voor de online marketing.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten