Resultaat boeken zonder macht; een onmisbare competentie voor nieuwe werkers

frank-garten
Door Frank Garten van Frank Garten BV - 8 maart 2012
Reacties gesloten

CommunicatieCommunicatie: het uitwisselen van boodschappen tussen mensen. Doel: elkaar beïnvloeden. Traditioneel gezien? Twee mensen die tegenover elkaar staan en om en om hun zinnen uitspreken. Zenden en luisteren. In het HNW-tijdperk? De persoon waarmee we samenwerken en die we willen beïnvloeden, zien we niet altijd. En soms weten we niet eens hoe hij of zij eruit ziet of waar die persoon zich op het moment van de communicatie bevindt. Geeft op zich niets. Maar onderling vertrouwen is wel lastiger te realiseren op afstand. En dit heeft weer gevolgen voor hoe we onze resultaten behalen.

Er verandert veel op de werkvloer, Het Nieuwe Werken is namelijk veel meer dan alleen het loslaten van vaste werkplaatsen en -tijden. Het is anders omgaan met verantwoordelijkheden, keuzes maken over je eigen productiviteit, sturen op output in plaats van op aanwezigheid. Los van de vele voordelen die HNW biedt, zijn er ook nadelen. Met name op het vlak van interpersoonlijk contact en communicatie. Zo kiest 63% van de medewerkers die de mogelijkheid hebben om thuis te werken er toch zeer geregeld voor naar kantoor te komen. Het komt het contact met collega’s blijkbaar ten goede. Onderling vertrouwen is nu eenmaal lastiger te realiseren op afstand. Iedereen die gebruik maakt van phone- en videoconferencing weet dat.

HNW en resultaten boeken

Dit alles heeft ook gevolgen voor hoe we onze resultaten behalen. Het traditionele beeld van de leidinggevende die zijn ondergeschikten vertelt wat te doen, is een beeld uit het verleden. We moeten dingen gedaan krijgen via anderen met wie we niet in een hiërarchische verhouding staan. We moeten resultaten boeken zonder macht te bezitten. En zelfs als we die macht wel bezitten, is het nog maar de vraag of we die willen inzetten. Het thema “resultaat boeken zonder macht” wordt krachtig en praktisch beschreven in het boek Getting Results Without Authority van de Engelse auteur en consultant Geof Cox. In deze blog behandel ik een een paar voor de context van HNW relevante thema’s en praktische aanpakken uit het boek en een training die ik heb ontwikkeld.

Hoe beïnvloed ik anderen?

Het beïnvloeden van een ander begint met het maken van een afweging: Welke beïnvloedingsstijl zet ik in? Veelal wordt die keuze onbewust gemaakt, en zet je díe stijl in waarin je jezelf het meest vertrouwd voelt; de comfortzone. In de trainingen die ik geef, leer ik om stil te staan bij je eigen voorkeursstijl, maar leer ik ook andere stijlen vlot te herkennen en je daaraan aan te passen. Als je zelf een volgende, mensgerichte instelling hebt, is het lastig je ineens van een directieve, taakgerichte stijl te bedienen. Maar als dat de voorkeursstijl is van de ander (of als je je in een situatie bevindt waarin die stijl effectiever is) dan heb je er plezier van als je dat herkent en als je soepel kunt switchen naar die andere stijl. Dat is geen manipulatie, dat is een manier van je aanpassen, zodanig dat je effectiever bent in het bereiken van je doelen.

Beïnvloeden op afstand

Resultaat zonder machtHet vermogen om de invloedstijl van anderen te doorgronden, wordt lastiger in een setting zoals die binnen HNW bestaat. De ander staat niet fysiek tegenover je dus uit zijn lichaamstaal kun je weinig aflezen. Des te belangrijker is het dat je leert woordgebruik, intonatie en spreekstijl te analyseren en een snelle afweging te maken over de voorkeursstijl van de ander. Als jij je vervolgens aanpast (wellicht slechts tijdelijk) aan die stijl, zullen jullie eerder écht contact hebben en een waardevolle interpersoonlijke relatie opbouwen. En dat kan ook via de telefoon of op afstand, je moet er alleen méér voor doen.

De juiste mensen meekrijgen

Wie iets gedaan moet krijgen via anderen zonder formele macht te kunnen inzetten, moet allerlei betrokkenen meekrijgen in zijn ideeën. Hij moet stakeholders beïnvloeden. En in complexe (matrix)organisaties met veel disciplines en hoge prestatiedruk is de arena waarin stakeholders zich bewegen complex. Dat geldt ook voor mensen die genieten van HNW en die niet fysiek aanwezig zijn in de arena om de hele dag mensen te spreken en te werken aan buy-in. In zo’n situatie is het verstandig om je over je stakeholders af te vragen:

  • Hoe sterk is je relatie met de ander?
  • Hoe invloedrijk is de ander?
  • Hoe frequent hebben jullie contact?

Ik voeg daar in mijn training een eenvoudig 5-staps proces aan toe waarmee je de verschillende stakeholders en hun belangen in kaart brengt, hun stijl van beïnvloeden inschat, de kans dat ze je helpen of oppositie bieden en de beste aanpak om met hen te werken. Dat klinkt heel simpel, maar hoe vaak vergeten we in de dagelijkse praktijk niet om even rustig bij dit soort vragen stil te staan. In de realiteit van HNW is het nog belangrijker want de stakeholders zijn niet de hele dag om je heen (als ze zich al in dezelfde tijdzone bevinden).

Hiërarchie (of het gebrek daaraan)

Geof Cox refereert eraan als communicating up, down and across the organisation. Hiërarchie speelt een rol in de manier waarop we communiceren met anderen. En de rol die hiërarchie speelt verandert. Het is bekend dat Generatie Y weinig aandacht heeft voor hiërarchische verhoudingen. Zij zijn veel meer bezig met de vraag wie welke waarde vertegenwoordigt in het geheel. Baas of niet. En naarmate hiërarchie een minder belangrijke rol speelt in het dagelijks werk, wordt het steeds belangrijker om soepel te kunnen switchen tussen verschillende stijlen van beïnvloeden om je resultaten te behalen. Ongeacht de hiërarchische positie van de ander doe je er goed aan uit te zoeken wat jouw belangen zijn, wat de belangen van de ander zijn en welke stijl van samenwerken jullie het meest gaat opleveren.

Leg uit en vraag!

Groep collega's die samenwerken en lerenDaarbij helpt het je om je te trainen in de technieken van advocacy & inquiry. In het kort betekent advocacy het duidelijk en logisch uitleggen van je positie waarbij je de gebruikte feiten, de betekenis die je daaraan toekent en de conclusies die je daaraan verbindt, benoemt. Inquiry gaat de andere kant op: Zorgvuldig vragen stellen om de positie van de ander te kunnen begrijpen, door te vragen naar hun logica, aannames, overtuigingen en geselecteerde data. Het zijn twee technieken die de gezamenlijke werkelijkheid centraal stellen en die de communicatie versterken. In iedere communicatie, maar met name wanneer hiërarchische factoren (op je strepen staan, intimideren, je onzichtbaar maken), een complicerende rol spelen.

Samenwerken in complexe organisaties

Ik heb hierboven slechts een paar voorbeelden genoemd van communicatie en beïnvloeden waarin de effecten van HNW een belangrijke rol spelen. De besproken technieken om soepel en effectief te communiceren en dingen van anderen gedaan te krijgen, winnen aan belang de komende jaren. De reden is dat we steeds minder vaak direct contact zullen hebben met degenen met wie we werken. We werken op afstand, in virtuele netwerken van professionals die op basis van expertise (en niet op basis van hiërarchie) met elkaar verbonden zijn. We werken in complexe organisaties waar meer bereikt moet worden met minder mensen. En waarin de eigenschappen waarom Generatie Y bekend staat (snel switchen tussen taken, hybride interacties in de fysieke en de virtuele wereld en weinig affiniteit met hiërarchie) steeds prominenter aanwezig zijn.

Resultaat boeken zonder macht is daarom een vaardigheid waar iedere professional veel profijt van kan hebben.

Deel dit artikel met anderen
Frank Garten - Intercultural Business Consultant
Frank Garten is gespecialiseerd in intercultureel samenwerken en onderhandelen. Hij adviseert bedrijven op dat vlak en verzorgt trainingen, lezingen en workshops. Hij werkt vanuit zijn eigen bedrijf Frank Garten BV. Voorheen was hij werkzaam in commercie, HR en general management bij bedrijven als Philips, NXP Semiconductors en Agere Systems.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!