Social Computing binnen SharePoint 2010: stimuleert innovatie en delen van kennis

wilco-turnhout
Door Wilco Turnhout van Rapid Circle - 24 januari 2010
34 Reacties

Daniel McPhersonAfgelopen week was de SharePoint Connections 2010 conference. Een Europese primeur, want dit was de eerste gelegenheid dat Microsoft SharePoint 2010 toonde op het vaste land van Europa. Wat is er zoal nieuw? Vooral het feit dat SharePoint het mogelijk maakt om social media functies echt goed in te zetten. Wij denken dat social media functies die we kennen van Twitter, Youtube, LinkedIn en Wikipedia het knowledge management en de innovatie van de toekomst zal ondersteunen. Immers blijft nu het grooste deel van de kennis in ‘cc-mailtjes’ hangen.

Wanneer ideeën, ervaringen en kennis gepost worden, dan geeft dat enkele grote voordelen:

  • Iedereen blijft eigenaar van het idee, want het is opgeslagen op naam en datum. Niemand kan jouw idee stelen
  • Mensen kunnen kennis gemakkelijk doorgeven, zonder te spammen (retweeten)
  • Je kunt elkaars posts aanvullen, met aanvullende ideeën, extra kennis, voorstellen en uitleg
  • De kennis is vindbaar, want het staat opgeslagen in een database

Als je er dan ook voor zorgt dat men elkaar en bepaalde onderwerpen of tags kan volgen, dan hoef je niets meer rond te sturen en zal waardevolle informatie vanzelf bij de juiste mensen terechtkomen. Ook bij mensen van afdelingen waar minder contact mee is. Zo ontstaan samenwerkingen die normaal niet tot stand zouden komen.

Met SharePoint is dit standaard nu ook echt mogelijk. Zo demonstreerde Daniel McPherson (zie foto) samen met zijn collega’s.

Nieuwe interactieve mogelijkheden

Binnen SharePoint 2010 kun je je status gemakkelijk updaten. Alle updates zoals je status, comments, reviews, documenten, projecten en video’s kunnen worden gevolgd door mensen die daarvoor hebben gekozen (bijvoorbeeld op persoon, een bepaald thema of een tag). Zij kunnen de informatie op hun beurt gemakkelijk aanvullen, zodat een conversatie ontstaat, ook tussen mensen die normaliter weinig met elkaar te maken hebben. Je kunt je eigen profiel maken en bijhouden. Met alle posts die je doet wordt die aangevuld en rijker. Wanneer iemand binnen de organisatie een bepaalde expertise zoekt, kan iemand die expertise gemakkelijk spotten wanneer mensen hun profiel bijhouden. Mensen met ideeën blijven eigenaar van die ideeën, want ze staan genoteerd met naam en datum. En mensen die bijdragen aan innovatie worden beloond. Het is waarschijnlijk goed voor je carriere wanneer je de juiste mensen volgt en helpt door bij te dragen aan hetgeen zij posten.

Er zijn veel applicaties die dit al doen. Neem een goede mix van internet applicaties of gebruik applicaties zoals Yammer, Workvoices en Present.ly. Maar dan heb je je waardevolle gegevens toch op een server van een andere partij staan. Bovendien is het wederom de zoveelste applicatie die binnen een bedrijf wordt gebruikt. Beter is het wanneer alle communicatiemiddelen op 1 plek toegankelijk zijn en alle kennis uit 1 bron terug te vinden is. Bijvoorbeeld vanuit SharePoint. Het wachten is dan wel op versie 2010, want deze is nu alleen in beta. Organisaties kunnen bovenstaande social media tools al inzetten op SharePoint 2007, via dit concept.

Andere verbeteringen

Mike Fitzmaurice noemde de andere mooie nieuwe feature van SharePoint 2010: De aanwezigheid van de webbased Office applicaties. Daarbij heb je de voordelen van Google Docs in de vorm van collaboration, maar dan met meer functies die men ook in de office applicaties gewend is.

Door LinkedIn te integreren met SharePoint, krijg je een rijkere CRM functie krijgt. Wanneer bovenstaande met LinkedIn profielen geïntegreerd wordt, kun je ineens toegang tot de netwerken van collega’s krijgen, waardoor je mogelijkheden tot relaties met andere organisaties opent.

Lastige migratie

Is het alleen maar fantastisch? Het platform heeft helaas forse requirements ten aanzien van de hardware infrastructuur en een eventuele migratie van 2007 naar 2010 is geen kinderspel. Zoals Richard Taylor zei: ‘Het is net zoveel werk om een implementatie van SharePoint 2010 from scratch te doen, helemaal opnieuw beginnen, dan een migratie te doen.’ Uiteraard hangt dat helemaal af van in hoeverre de 2007 implementatie standaard was of dat tijdens de implementatie veel maatwerk is toegevoegd. Doordat SharePoint steeds zwaarder wordt, ontstaan mogelijkheden voor de online (hosted) versie van SharePoint. Hiervoor zullen we nog wel even geduld moeten hebben.

SharePoint Online

Met de huidige Sharepoint Online propostie van Microsoft is het al mogelijk om mooie en efficiënte oplossingen voor intern gebruik te leveren. Geen dure licenties en tijdrovende installaties, maar direct en tegen lagen kosten aan de slag is daarbij het credo. Deze hosted oplossing wordt interessanter bij versie 2010, aangezien organisaties dan geen last hebben van de sterk verhoogde hardware requirements. SharePoint Online gebaseerd op 2010 zal na de introductie van SharePoint 2010 worden geleverd in 2 modellen. Een model voor alleen intern gebruik als Intranet platform, maar ook als gehoste omgeving model waarmee Internet applicaties kunnen worden geleverd vanuit de kantooromgeving voor de gehele wereld.

Conclusie

Mijns inziens is de belangrijkste uitdaging voor het vernieuwen van innovatie en kennisdeling binnen bedrijven de uitrol binnen de organisaties. Eerst moet management overtuigd worden, maar daarna moeten mensen hun communicatiegedrag veranderen, wil dit een succes worden. En dit gedrag moeten zij zelf innoveren. Net zoals mensen op social media sites zelf de spelregels maken en zelf uitzoeken en ervaren hoe zij het meest productief hun netwerken bijhouden, zullen de mensen binnen organisaties ook zelf moeten uitvinden hoe zij deze nieuwe tools voor zichzelf kunnen inzetten voor hogere productiviteit. SharePoint of welk platform dan ook is slechts een enabler.

Deel dit artikel met anderen
Wilco Turnhout - Oprichter en eigenaar van Rapid Circle
Wilco Turnhout is ondernemer, creatief met technische innovatie en is medeoprichter-eigenaar van Rapid Circle, dat zich specialiseert in het innoveren van samenwerking, communicatie en kennisdeling. Via Office 365 en SharePoint. Specialisaties van Rapid Circle zijn onder andere 'Slimmer Werken, Enterprise Social Networking, Mobiele Sociale Werkomgeving en Cloud-Apps'.
Zie zijn website en linkedin profiel voor meer informatie. U kunt hem ook volgen via twitter.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

34 reacties


    Bas van de Haterd zegt:

    Wat een totale onzin: Maar dan heb je je waardevolle gegevens toch op een server van een andere partij staan. Bovendien is het wederom de zoveelste applicatie die binnen een bedrijf wordt gebruikt. Beter is het wanneer alle communicatiemiddelen op 1 plek toegankelijk zijn en alle kennis uit 1 bron terug te vinden is.

    Juist je gegevens extern hosten is veel veiliger blijkt in de praktijk en je bent niet afhankelijk van eigen arrogante IT afdelingen die je niet kan ontslaan als er weer grote blunders gemaakt worden of even onderhoud is. Zeker als je vervolgens praat over sharepoint online, wat exact deze ‘problemen’ zou hebben die je hierboven beschrijft maak je jezelf een beetje belachelijk.

    Daarnaast heeft Sharepoint, zoals bij alle MS producten, geen open standaard. Dus je krijgt weer een vendor lock in, juist dat wat je moet voorkomen bij het invoeren van HNW.

    Je conclusie is wel correct, dat het gaat om het veranderen van het gedrag, niet om het platform. Echter is gedrag veranderen het makkelijkste als je dat ondersteund met producten die intuïtief zijn. En laten we dan heel eerlijk zijn: microsoft heeft nog nooit één product gemaakt dat intuïtief was. We zijn het inmiddels gewend en aangeleerd, maar de gebruiker staat niet centraal (heeft hij nooit gestaan) en het gebruik is nooit intuïtief.

    Als je met platformen aan de gang gaat, kijk naar wat men in het privé leven al gebruikt. Sociale media genoeg waar men graag gebruik van maakt en bouw daar op voort.

    Anonymous zegt:

    Hoi Robert, denk jij dat Social computing, het gebruik van social media tools binnen Rabobank een goed idee is? Alleen voor intern gebruik, of ook voor communicatie met de buitenwereld

    Anonymous zegt:

    @ Robert, De Guest hierboven die jou een vraag stelde was de auteur van de post (Wilco) :-)

    Wilco Turnhout zegt:

    @Bas Je bent in ieder geval geen fan van Microsoft producten :-) Ik ben het met je eens dat extern hosten een heel goed idee kan zijn. Daarom denk ik ook dat een gehoste SharePoint oplossing een goed idee is. Wat ik belangrijk vind is dat niet alle content van verschillende communicatiemiddelen in verschillende databases zit. Ik denk dat voor de borging van kennis, je verschillende kanalen tegelijk moet kunnen doorzoeken en taggen om kennis te organiseren en terug te vinden. Dit is moeilijker wanneer het in verschillende systemen zit en moeilijker wanneer het in databases van consumerachtige websites zit.

    Daarnaast moet iedereen zelf bepalen welk platform het wil inzetten om de mensen de mogelijkheid te geven om de spelregels te veranderen en de sociale tools in te zetten op een manier waarop zij zelf meer productief worden. SharePoint is zeker niet het enige platform. Ik ben het met je eens dat intuitiviteit niet Microsoft’s core competence is. Windows Mobile vind ik een draak bijvoorbeeld. Ik ben het ook met je eens dat intuitiviteit van de tools cruciaal is voor succesvolle uitrol. Maar gelukkig kun je de front end van SharePoint goed aanpassen en deze zelf intuitiever maken.

    Voor ieder wat wils zou ik zeggen. Je kunt ook open source platformen inzetten, of gehoste oplossingen zoals Yammer en SalesForce Chatter.
    http://www.youtube.com/watch?v=y3-pEDst3uk

    Bas van de Haterd zegt:

    Wat een totale onzin: Maar dan heb je je waardevolle gegevens toch op een server van een andere partij staan. Bovendien is het wederom de zoveelste applicatie die binnen een bedrijf wordt gebruikt. Beter is het wanneer alle communicatiemiddelen op 1 plek toegankelijk zijn en alle kennis uit 1 bron terug te vinden is.

    Juist je gegevens extern hosten is veel veiliger blijkt in de praktijk en je bent niet afhankelijk van eigen arrogante IT afdelingen die je niet kan ontslaan als er weer grote blunders gemaakt worden of even onderhoud is. Zeker als je vervolgens praat over sharepoint online, wat exact deze 'problemen' zou hebben die je hierboven beschrijft maak je jezelf een beetje belachelijk.

    Daarnaast heeft Sharepoint, zoals bij alle MS producten, geen open standaard. Dus je krijgt weer een vendor lock in, juist dat wat je moet voorkomen bij het invoeren van HNW.

    Je conclusie is wel correct, dat het gaat om het veranderen van het gedrag, niet om het platform. Echter is gedrag veranderen het makkelijkste als je dat ondersteund met producten die intuïtief zijn. En laten we dan heel eerlijk zijn: microsoft heeft nog nooit één product gemaakt dat intuïtief was. We zijn het inmiddels gewend en aangeleerd, maar de gebruiker staat niet centraal (heeft hij nooit gestaan) en het gebruik is nooit intuïtief.

    Als je met platformen aan de gang gaat, kijk naar wat men in het privé leven al gebruikt. Sociale media genoeg waar men graag gebruik van maakt en bouw daar op voort.

      Wilco Turnhout zegt:

      @Bas Je bent in ieder geval geen fan van Microsoft producten :-) Ik ben het met je eens dat extern hosten een heel goed idee kan zijn. Daarom denk ik ook dat een gehoste SharePoint oplossing een goed idee is. Wat ik belangrijk vind is dat niet alle content van verschillende communicatiemiddelen in verschillende databases zit. Ik denk dat voor de borging van kennis, je verschillende kanalen tegelijk moet kunnen doorzoeken en taggen om kennis te organiseren en terug te vinden. Dit is moeilijker wanneer het in verschillende systemen zit en moeilijker wanneer het in databases van consumerachtige websites zit.

      Daarnaast moet iedereen zelf bepalen welk platform het wil inzetten om de mensen de mogelijkheid te geven om de spelregels te veranderen en de sociale tools in te zetten op een manier waarop zij zelf meer productief worden. SharePoint is zeker niet het enige platform. Ik ben het met je eens dat intuitiviteit niet Microsoft's core competence is. Windows Mobile vind ik een draak bijvoorbeeld. Ik ben het ook met je eens dat intuitiviteit van de tools cruciaal is voor succesvolle uitrol. Maar gelukkig kun je de front end van SharePoint goed aanpassen en deze zelf intuitiever maken.

      Voor ieder wat wils zou ik zeggen. Je kunt ook open source platformen inzetten, of gehoste oplossingen zoals Yammer en SalesForce Chatter.
      http://www.youtube.com/watch?v=y3-pEDst3uk

      Matthijs zegt:

      Welke standaarden zou SharePoint volgens jou moeten ondersteunen om WEL open te zijn? RSS, Webservices, CMIS een beschreven API die via Javascript etc is te gebruiken worden standaard al aangeboden.

      En btw, met SharePoint kun je je gegevens ook extern hosten dmv hosting partijen, BPOS van Microsoft etc.

        Bas van de Haterd zegt:

        @Matthijs: ik heb het niet over open standaarden ondersteunen, ik heb het over een open standaard hebben! En voor hen die denken dat Microsoft ergens een open standaard heeft: dat hebben ze niet. Een open standaard is een standaard waarvan de code is ondergebracht in een aparte not for profit stichting zodat deze beschermd is en beheerd kan worden en voor iedereen toegankelijk is ook als het de oorspronkelijke bedenker even niet uitkomt. Microsoft kan morgen bepalen ineens even een bepaalde ondersteuning te schrappen, dan heb je een probleem als je op basis van die standaard iets doet.

        @Wilco: ben het niet met je eens dat de verschillende data niet in verschillende databases zou mogen zitten. Sterker nog, zie daar geen probleem in zolang die maar op open standaarden gebaseerd zijn. Ik zie nu allerlei tools ontstaan juist om dit allemaal weer centraal te ontsluiten. Silentale is bijvoorbeeld een product waar ik veel toekomst in zie, als ze Fransen die erachter zitten ooit van visie veranderen en zich niet meer richten op de consumentenmarkt. :) Ook is Godfried van Loo hier in Utrecht hele leuke dingen aan het bouwen, helaas nog zijn tijd vooruit zodat niemand het begrijpt.

        Waarom is dat juist ideaal? Omdat je dan de beste, het meest prettige, communicatiemiddel kan kiezen dat vervolgens met elkaar kan communiceren volgens het middel dat jij wilt. Ik Twitter graag, maar ik moet nu naar mijn Facebook als iemand in Facebook op een tweet reageert. In de toekomst Twittert de Facebook adept mij terug (tenminste, dat denk ik, hij Facebooked gewoon).

        Door te kiezen voor oplossingen als Sharepoint ontneem je mensen dus de kans om hun eigen tools te kiezen en creëer je weer een vendor lock in straks.

    Guest zegt:

    Hoi Robert, denk jij dat Social computing, het gebruik van social media tools binnen Rabobank een goed idee is? Alleen voor intern gebruik, of ook voor communicatie met de buitenwereld

      Guest zegt:

      @ Robert, De Guest hierboven die jou een vraag stelde was de auteur van de post (Wilco) :-)

    Matthijs zegt:

    Welke standaarden zou SharePoint volgens jou moeten ondersteunen om WEL open te zijn? RSS, Webservices, CMIS een beschreven API die via Javascript etc is te gebruiken worden standaard al aangeboden.

    En btw, met SharePoint kun je je gegevens ook extern hosten dmv hosting partijen, BPOS van Microsoft etc.

    Bas van de Haterd zegt:

    @Matthijs: ik heb het niet over open standaarden ondersteunen, ik heb het over een open standaard hebben! En voor hen die denken dat Microsoft ergens een open standaard heeft: dat hebben ze niet. Een open standaard is een standaard waarvan de code is ondergebracht in een aparte not for profit stichting zodat deze beschermd is en beheerd kan worden en voor iedereen toegankelijk is ook als het de oorspronkelijke bedenker even niet uitkomt. Microsoft kan morgen bepalen ineens even een bepaalde ondersteuning te schrappen, dan heb je een probleem als je op basis van die standaard iets doet.

    @Wilco: ben het niet met je eens dat de verschillende data niet in verschillende databases zou mogen zitten. Sterker nog, zie daar geen probleem in zolang die maar op open standaarden gebaseerd zijn. Ik zie nu allerlei tools ontstaan juist om dit allemaal weer centraal te ontsluiten. Silentale is bijvoorbeeld een product waar ik veel toekomst in zie, als ze Fransen die erachter zitten ooit van visie veranderen en zich niet meer richten op de consumentenmarkt. :) Ook is Godfried van Loo hier in Utrecht hele leuke dingen aan het bouwen, helaas nog zijn tijd vooruit zodat niemand het begrijpt.

    Waarom is dat juist ideaal? Omdat je dan de beste, het meest prettige, communicatiemiddel kan kiezen dat vervolgens met elkaar kan communiceren volgens het middel dat jij wilt. Ik Twitter graag, maar ik moet nu naar mijn Facebook als iemand in Facebook op een tweet reageert. In de toekomst Twittert de Facebook adept mij terug (tenminste, dat denk ik, hij Facebooked gewoon).

    Door te kiezen voor oplossingen als Sharepoint ontneem je mensen dus de kans om hun eigen tools te kiezen en creëer je weer een vendor lock in straks.

     Mischa Coster zegt:

    Ik snap MS wel. Er zijn veel (en soms ook grote) bedrijven die momenteel al op SP draaien. Voor deze clubs is het een stap voorwaarts om nu binnen dezelfde (beheerde) omgeving ook social networking-achtige functionaliteit te hebben. Op een manier dat hun (helaas altijd veel te behoudende) IT Beheer-afdeling het ook nog kan ‘slikken’. Voor dit soort clubs lijkt het een prima oplossing.

    Daarnaast zijn er bedrijven die SP bijvoorbeeld gebruiken als e-learning oplossing en daar al zwaar in geïnvesteerd hebben. Ook voor die bedrijven kan de stap naar SP2010 aantrekkelijk zijn in plaats van losse services te gebruiken. Op die manier kan een coach of begeleider ook daadwerkelijk zien wat er binnen en tussen teams gebeurt zonder daar talloze accounts bij diverse services voor te hoeven hebben. Kan trouwens voor de eindgebruiker (of in dit geval deelnemer) ook handiger zijn.

    Maar: Ik zou als kleinere MKB’er nooit kiezen voor een hosted sharepoint omgeving. Er zijn individuele services die veel meer dedicated/uitgebreid/intuïtief/etc zijn dan SP en waarbij het voor een ZP’er of kleine organisatie sneller, makkelijker en goedkoper is om daarvan gebruik te maken.

    Met andere woorden: als je als (grotere) organisatie SP-minded bent, management informatie daaruit wilt krijgen, de koppeling met Office 2010 om wat voor reden dan ook nodig hebt en/of e-learning trajecten reeds in SP hebt ingericht is SP2010 een prima oplossing. (alhoewel het migratie-verhaal je ook nog een 2e keer over het gebruik van SP als e-learning omgeving doet nadenken, je hele investering opnieuw?). Als je daarentegen nog niet met SP werkt, maar vnl op zoek bent naar samenwerkings- en social media functionaliteit, ga dan shoppen bij basecamp/twitter/zoho/googledocs etc.

    Bas van de Haterd zegt:

    Micha: je weet duidelijk waar je het over hebt en kent de oplossingen zo te lezen goed. Zomaar een open vraag (want ik weet dat ik niet 100% objectief ben m.b.t. alles dat van MS afkomstig is). Zou jij voor een organisatie die nu geen sharepoint heeft ooit sharepoint aanraden? Je zegt: nooit voor MKB, maar voor grotere organisaties? Of zou je daar ook andere technologieën de voorkeur geven?

    Bas van de Haterd zegt:

    Micha: je weet duidelijk waar je het over hebt en kent de oplossingen zo te lezen goed. Zomaar een open vraag (want ik weet dat ik niet 100% objectief ben m.b.t. alles dat van MS afkomstig is). Zou jij voor een organisatie die nu geen sharepoint heeft ooit sharepoint aanraden? Je zegt: nooit voor MKB, maar voor grotere organisaties? Of zou je daar ook andere technologieën de voorkeur geven?