Stop het storen!

annemiek-tigchelaar
Door Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager - 24 april 2014
Reacties gesloten

Het Nieuwe Werken: houd je e-mail in de handE-mail wordt door velen gezien als een grote stoorzender. Het leidt je af van je werk. Hoewel soms een beetje afleiding wel leuk is, en misschien zelfs heel welkom, is te veel afleiding niet wenselijk.

Wil je rustig kunnen werken, dan is het vervelend om regelmatig een melding te krijgen dat je nieuwe e-mail hebt ontvangen, bijvoorbeeld door een belletje of doordat er onder in je beeldscherm een geel envelopje verschijnt. En is het niet een alarmsignaal van een e-mailbericht dan is het wel een whatsappje, sms-je of een facebook bericht. Je wordt aan alle kanten afgeleid en verleid.

‘Even kijken’
Bij elke envelopje of piepje van je computer of smartphone word je bewust of onbewust gestoord in je werkzaamheden. En al probeer je onverwoestbaar door te werken, toch ben je al afgeleid. Misschien zelfs zonder dat je het door hebt. De kans is groot dat je na enkele ogenblikken je nieuwsgierigheid niet meer kunt bedwingen en ‘even’ gaat kijken naar je nieuwe e-mail. Met als gevaar dat dat ‘even kijken’ je verleidt om direct een antwoord te versturen, om direct ook nog maar even je andere e-mail berichten te behandelen en voordat je het weet komt van het een het ander. De dag vliegt voorbij en je hebt niet gedaan wat je eigenlijk had moeten doen.

10 Minuten van je tijd
Maar dat is nog niet alles. Wist je dat elke verstoring, zelfs al is het een hele kleine interruptie, je 10 minuten van je tijd kost? Zoveel tijd heb je nodig om weer terug te keren naar het concentratieniveau van voor die onderbreking. 10 minuten! Ja, nou hoor ik je denken “maar ik werk heel geconcentreerd hoor!”.Mailicoon

Nou, laat het eens 5 minuten per onderbrekingen zijn. Hoe vaak wordt je onderbroken op een dag? Door e-mails, sms-jes, een telefoontje of een collega die iets komt vragen? Waarschijnlijk vele tientallen malen per dag. Zeg 30 maal op een dag, maal 5 minuten, dan kosten die onderbrekingen je 150 minuten, dat is 2,5 uur aan concentratie per dag! Dat is een gigantische aanslag op jouw workflow en productiviteit!

Zonde van je tijd dus! Hoewel onderbrekingen leuk zijn – je hebt zo nu en dan een pauze nodig – zijn ze in de regel een grote bedreiging voor je concentratie en productiviteit. Laat e-mail je liever storen wanneer het jou uitkomt en niet wanneer de verzender dat wil!

Zo zorg je ervoor dat je met meer rust en concentratie kunt werken.

Alarmbellen
Zet in Outlook alle alarmbellen uit. Zorg ervoor dat je geen piepje hoort of envelopje ziet als je een nieuw bericht ontvangt. Hier lees je hoe je dat instelt. Zet ook op je smartphone alle piepjes en alarmsignalen uit. En stel bijvoorbeeld in dat je je e-mail en twitter niet op je openingsscherm al kunt zien, maar pas op het tweede of derde scherm. Je zult er dan minder vaak naar kijken.

E-mail
Plan verder een vast moment op de dag in voor het afhandelen van je e-mail en hou je er de rest van de dag niet mee bezig. Laat je niet door je e-mail verleiden. Als je even je agenda moet bekijken in Outlook, duik dat niet meteen je e-mal in, maar hou je bij de werkzaamheden. Overleg met collega’s hoe je elkaar minder e-mail kunt sturen, minder kunt bellen en minder kunt lastig vallen. Spreek bijvoorbeeld af om weer dagelijks samen koffie te gaan drinken. Vaak worden daar al veel zaken besproken en dat scheelt verstoringen de rest van de dag.

Spreekuur
Meer en meer managers adviseer ik om een ‘spreekuur’ in te stellen: een vast moment op de dag dat ze gestoord mogen worden. Hierdoor kunnen ze de rest van de dag rustiger werken. Of zet zo nu en dan je e-mail en je telefoon gewoon even uit. Als je geconcentreerd moet werken, zoek dan (als dat kan) een rustige werkplek of doe je kamer deur dicht. Je wordt dan minder lastig gevallen.

En tenslotte: Leg op je bureau alleen de zaken waar je nu aan werkt. Ruim andere papieren en spullen op. Bijvoorbeeld in je postbakjes.

Deel dit artikel met anderen
Annemiek Tigchelaar - Sr.Professional Organizer en werkplektrainer
Annemiek Tigchelaar brengt orde in tijd en zaken. Zij traint en adviseert diverse organisaties in timemanagement, efficiënt e-mailen en HNW. Zij is onder andere trainer bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers en aangesloten bij Assemblee sprekersbureau. Daarnaast is zij auteur van 'Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor' en van 'Grip op je e-mail = grip op je werk'. www.toporde.nl
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten