De manier waarop leiding wordt gegeven zal, als gevolg van diverse nieuwe werkvormen en samenwerkingsvormen, ongetwijfeld gaan veranderen. Werknemers hebben anno 2010 al behoefte aan ander leiderschap dan voorheen. Dat is één uitdaging.

Een ander, zeer concreet aandachtspunt en uitdaging lijkt mij de manier waarop we daarbij communiceren en samenwerken. Dat is overigens niet nieuw. Ook teams in traditionele bedrijven werken vaak slecht samen.

Hoe krijg je op afstand iets voor elkaar?

In de praktijk blijkt het stellen van een vraag via e-mail of ander online medium lang niet altijd voldoende om te bereiken wat je wilt. Hoe vaak komt het voor dat er niet wordt gereageerd op je mail, dat je een reminder moet sturen of uiteindelijk maar de telefoon pakt.  Geen wonder, mensen komen om in de informatie. Een e-mail, voicemail of tweet appeleert kennelijk niet altijd aan het gevoel van urgentie!

Persoonlijk contact is vaak nog de beste garantie om iets voor elkaar te krijgen. Juist op die manier kun je een extra ‘personal touch’ aan je communicatie geven. Juist de sociale factor helpt vaak bij het goed overbrengen van de boodschap of het ‘activeren’ van de juiste persoon. Het komt daarom op mijn werk regelmatig voor dat ik – vooraf of naderhand – nog eens langsloop bij diegene die ik een e-mail met een call-to-action heb gestuurd.

Afgezien hiervan, een e-mail heeft ook nog het risico dat de boodschap niet goed overkomt. Bij het sturen van een e-mail is de boodschap puur inhoudelijk. De context is niet altijd duidelijk en de ‘tone of voice’ kan bij de ontvanger verkeerd vallen, met alle gevolgen voor de communicatie van dien. Het is natuurlijk al een oude wet om irritatie of verschil in mening nooit via e-mail uit te venten.

Hoe houd je de mensen enthousiast?

Als je decentraal of in een virtueel team werkt, zijn de mogelijkheden om fysiek even langs te gaan uiteraard niet meer aanwezig. Er zijn legio voorbeelden van samenwerkingen op afstand waarbij men elkaar zelfs nog nooit heeft gezien. Toch zijn de resultaten goed. Hoe kan dat? Volgens mij is er dan altijd wel sprake van een duidelijk klant / leverancierrelatie, intern of extern. Zodra het vrijblijvender is, er geen duidelijk gemeenschappelijk belang is of  impliciete afspraken over doel of verwachte resultaten ontbreken, wordt de kans op een gebrekkige of slechtere communicatie groter. Hoe motiveer je iemand op afstand die andere prioriteiten of belangen heeft? 

Het lijkt mij dat regelmatige feedback en terugkoppeling een belangrijk onderdeel zijn van het communiceren en samenwerken op afstand. Communicatie over de communicatie en de interactie is daarbij essentieel.Leidinggevenden zullen nog meer de nadruk moeten leggen op het gemeenschappelijke doel dat de teamleden met elkaar verbindt, en de werkrelaties van de teamleden-op-afstand moeten stimuleren. Dat  is een uitdagende klus.

Wat zijn uw ervaringen met communiceren op afstand?

Mijn vraag is daarom dan ook: welke ervaringen heeft u met het communiceren op afstand en het werken in virtuele samenwerkingsverbanden? Ik zie ze graag tegemoet.