De eerstgenoemde omstandigheid overkwam de Stichting Theater Exploitatie Zeeland. Op een gegeven moment ontstond de behoefte aan flexibele werkplekken zodat het personeel op elk gewenst moment vanaf elke gewenste locatie gebruik kon maken van de programmatuur. Overigens zonder het aantal werkplekken te vermeerderen.

Virtualisatie

De stichting kiest als technische oplossing voor virtualisatie van de werkplekken en maakt, kennelijk uit kostenoverweging, hierbij geen gebruik van de diensten van leverancier LVP Reserveringssystemen (die ook de applicatiesoftware voor de theatersector levert). Voor de goede orde; bij virtualisatie worden computers en bedrijfsinformatie ‘losgekoppeld’ van de fysieke apparatuur. Meestal met het doel zo optimaal mogelijk van de ICT gebruik te maken. Virtualisatie leidt dus tot efficiënter ICT-gebruik.

Allereerst installeerde de leverancier ‘gewoon’ de software 9 x per kassa (computer) waarbij elke kassa een uniek nummer kreeg. Vervolgens voert de stichting de werkzaamheden zelf uit. In het kader van deze werkplekvirtualisatie registreerde de systeembeheerder van de stichting echter 19 kassanummers wat overeenkomt met evenzoveel kopieën van de software.

Licenties en auteursrecht

Juridisch gezien leidt het verveelvoudigen van de software zonder toestemming van de rechthebbende (de eigenaar) voor de virtualisatie van werkplekken in deze zaak zowel tot toerekenbare tekortkoming (wanprestatie, omdat er al een contractuele relatie bestaat) als onrechtmatig handelen (schending van auteursrechten).

Door de virtualisatie loopt LVP Reserveringssystemen inkomsten mis en dat bevalt de leverancier niet. Die vordert dan ook in rechte nakoming van de overeenkomst, die juridisch bepaald wordt door de FENIT-voorwaarden, en wil licentiegelden zien. Deze laatste eis (vergoeding voor extra gebruik van de software) wijst de rechter in Middelburg echter af. Omdat er geen sprake van piraterij is (kwader trouw ontbreekt), maar slechts van amateurisme (zaaknummer/rolnummer: 74988/HA ZA 10-438).

Schadevergoeding vindt de rechter echter wel op z’n plaats. De schade aan de zijde van de leverancier stelt de rechter (nogal creatief bedacht) gelijk aan de grootte van zijn offerte voor de werkplekvirtualisatie, te weten 17.554,00 euro.

Algemene voorwaarden

Verder is nog belangrijk te vermelden dat eerder in de procedure de gebruiker terugviel op een notoir formeel verweer: de voorwaarden van de leverancier zijn niet toepasselijk op de rechtsverhouding tussen de partijen. Dat sneed geen hout. Omdat de stichting op basis van die offerte zonder meer een bestelling heeft geplaatst, moet zij geacht worden die voorwaarden te hebben geaccepteerd, aldus de rechter. De vernietiging door de stichting van de voorwaarden, omdat LVP haar niet een redelijke mogelijkheid zou hebben geboden van die voorwaarden kennis te nemen, treft geen doel. De leverancier stuurde namelijk de voorwaarden mee met de offerte.

Meer dan ooit tevoren vraagt de juridische kant van ICT om aanvullende beleidsregels op en vooral ten behoeve van het werk. Een centrale plaats is daarin weggelegd voor (standaard)software. Zo moeten er voor iedere ‘nieuwe werker’ die plaats- en tijdonafhankelijk werkt de juiste licenties voor ieder softwareproduct en -dienst beschikbaar zijn. Zonder geldig gebruiksrecht ontstaat er namelijk al gauw aansprakelijkheid en mogelijk tevens reputatieschade. Extra goed opletten dus, zeker gezien de ontwikkelingen op het gebied van cloud computing en Bring Your Own Device (BYOD).

Voor 2012 schreef Mr. Victor de Pous de Trendanalyse Outlook ICT Recht over de regels en wetten rond om een van de grootste trends van het moment: cloud computing – de nieuwe leveringswijze van ICT. De megatrend in onze 21^ste-eeuwse samenleving is immers plaats- en tijdonafhankelijk handelen, die nu dankzij cloud computing wordt ontsloten. Een goed juridisch kader is dan ook van het grootste belang.

Een strategische benadering van het recht voor digitale technologie creëert economische waarde, beperkt risico’s en optimaliseert bedrijfsmiddelen. Het rechtskader van cloud computing is echter breed en wijkt deels af van het reeds bestaande. Bovendien is het volop in ontwikkeling. Victor de Pous zet in zijn Trendanalyse Outlook ICT Recht 2012 het hoe en wat op overzichtelijke wijze uiteen. Belangrijk, cloud computing-diensten ontsluiten immers informatie, wat leidt tot de optimalisatie van plaats- en tijdonafhankelijk handelen, met Het Nieuwe Werken voorop.

Voortschrijdend inzicht

Het belang van een eensluidend rechtskader neemt dan ook verder toe, want waar liggen bijvoorbeeld de eigendoms- en gebruiksrechten en wie is er aansprakelijkheid voor de data die op grote schaal worden uitgewisseld? Doordat in het dataleveringsmodel dat cloud computing is verscheidene technische, organisatorische en financiële ontwikkelingen samenkomen, is het recht dat hierop betrekking heeft veelomvattend en complex. Gelukkig zorgt de dagelijkse praktijk van cloud computing wel voor voortschrijdend inzicht, wat logischerwijs steeds verdere aanpassing van het betreffende recht vraagt.

Zo kunt u in De Pous’ trendanalyse lezen over de Arbowet en de Arbeidstijdenwet, waarvan de regels en wetsartikelen worden aangepast om bestaande, zij het kleine belemmeringen op te lossen. Deze wijzigingen treden 1 juli in werking. Daarnaast werkt ‘Brussel’ aan legislatieve harmonisatie (privacy en persoonsgegevens) en er ontstaan initiatieven voor cloud-certificering. En natuurlijk zijn er niet alleen wettelijke, maar ook beleidsmatige, economische en maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van cloud computing, zoals daar in ons land op overheidsniveau de informatiseringstrategie (ministerie van Binnenlandse Zaken) en digitale agenda (ministerie van Economische zaken, Landbouw & Innovatie) zijn.

En dan zijn er nog de aspecten van de informatiemaatschappij die de regionale en nationale werkgelegenheid in het hart raken – een niet onbelangrijk thema deze dagen. Op al deze vlakken liggen de nodige bedreigingen en kansen. De Pous zet ze voor u uiteen.

Trendanalyse Outlook ICT Recht 2012

U kunt hier de Trendanalyse Outlook ICT Recht 2012 in haar geheel lezen op Het Nieuwe Werken Blog.

Bij Cloud Computing hebben we het vaak over ‘de’ eindgebruikers. Maar over welke eindgebruiker gaat het eigenlijk? Zijn de behoeftes en ideeën van die verschillende groepen eindgebruikers wel gelijk aan elkaar? Genieten ze dezelfde rechten of zitten ook daarin nog verschillen? Als voor een dienst getekend wordt, kan de cloud niet zien met wat voor type gebruiker hij te maken heeft.

​Grofweg zijn cloud-gebruikers op te delen in twee hoofdcategorieën: de consument en de zakelijke gebruiker. En alhoewel beide groepen veelal gebruik kunnen maken van dezelfde cloud-oplossingen, zijn de geboden functionaliteiten en gebruiksrechten vaak verschillend. Ook de industrie heeft dit onderkend en maakt verschil tussen de zakelijke gebruiker en de consument.

​Algemene gebruiksovereenkomst

Als een consument gebruik wil maken van een cloud-oplossing wordt hij vaak geconfronteerd met een algemene gebruiksovereenkomst. In het beste geval bestaat deze uit een aantal pagina’s waarop de rechten en plichten van ‘de’ eindgebruiker staan vermeld.

In het slechtste geval krijgt deze eindgebruiker een document van 45-plus pagina’s voorgeschoteld en kan hij na het doorscrollen op [OK] klikken om aan te geven dat hij de overeenkomst heeft gelezen en hiermee akkoord gaat. In verreweg de meeste gevallen leest hij de overeenkomst niet in zijn geheel door en klikt op [OK] om maar te kunnen doorgaan en de gewenste functionaliteit te kunnen gebruiken.

Regelgeving land van herkomst

De rechten van eindgebruikers/consumenten worden vaak ook vanuit overheidswege beschermd, maar zijn niet uniform per land of geografisch gebied. Een eindgebruiker in Engeland bijvoorbeeld heeft andere rechten dan een eindgebruiker in Nederland. De overeenkomsten worden vaak opgesteld op basis van de regelgeving van het land van herkomst van de dienst.

Dit maakt dat gebruiksovereenkomsten voor de consument nagenoeg onleesbaar worden. Niet zozeer vanwege de complexiteit van de dienst, maar vanwege de benodigde uniformiteit van de overeenkomst in alle landen waar men de dienst kan afnemen. Het is niet zo dat iedere leverancier per land een aparte overeenkomst opstelt. ​

Aan of uit

Voor de zakelijke gebruiker liggen de zaken vaak anders. Hier wordt de dienst afgenomen voor een complete groep van eindgebruikers en zijn de rechten geregeld via een overkoepelende overeenkomst vanuit het bedrijf naar de zakelijke eindgebruiker. Deze overkoepelende overeenkomst wordt uitgebreid met een service level agreement en de zakelijke eindgebruiker hoeft de dienst alleen nog maar aan of uit te (laten) zetten.

Omdat overkoepelende overeenkomsten voor elk bedrijf apart kunnen worden afgesloten, is het bedrijf in bepaalde mate in staat om het contract toe te spitsen op de behoeftes van het bedrijf zelf. Dat de zakelijke eindgebruiker de dienst ook privé kan benutten, is daarbij een extra voordeel.

​Zakelijke eindgebruiker = consument

Uiteraard zijn er ook gebruikersbehoeftes die niet door middel van een bedrijfsovereenkomst afgesloten kunnen worden, maar wel door de twee groepen gebruikt worden. Een voorbeeld daarvan zijn sociale media. Hier vervaagt het begrip zakelijke eindgebruiker en consument.

Alhoewel de consument op een andere manier omgaat met deze sociale media dan de zakelijke gebruiker dat doet, zijn de gebruikersovereenkomsten wel hetzelfde. Tenzij het bedrijf nadrukkelijk verzoekt om een speciale ruimte, gelden weer andere voorwaarden en condities. Daar moet dan wel (meer) voor betaald worden.

​De cloud is blind

Overheden maken een duidelijk onderscheid tussen consumenten als eindgebruikers en de zakelijke eindgebruiker, waarbij de rechten van de consumenteindgebruikers nadrukkelijk beschermd worden. Voor de zakelijke eindgebruiker wordt vaak geleund op het feit dat de (cloud) industrie door middel van contracten en service level agreements de rechten van de eindgebruikersorganisaties regelt.

​Waar echter gebruik van zakelijk naar privé overloopt, of vice versa, kan men lastig de rechten vaststellen en moet men (toch weer) vaak terugvallen op de algemene gebruikersvoorwaarden. De cloud is blind hiervoor, juristen buigen zich over deze materie en vooralsnog is hiervoor niet zo één, twee, drie een oplossing voorhanden.

Deze lijst van meest gelezen blogs is samengesteld met behulp van een statistiekentool die vanaf september 2009 is geïmplementeerd. Enkele – vóór die datum gepubliceerde blogs – ondervinden hier nadelige gevolgen van.

Top 10 meest gelezen blogs over Het Nieuwe Werken

1. 9 Onmisbare iPad-applicaties
Winnaar is deze bijna 9.000 keer gelezen blog van Het Nieuwe Werken Blog mede-oprichter Alex Vermeule. Alex legt in dit artikel uit met welke Apps op de iPad we ons werk efficiënter en slimmer kunnen doen.

2. Onzin en misverstanden over Het Nieuwe Werken
Arjan Hooiveld, de andere mede-oprichter van Het Nieuwe Werken Blog, schreef de op één na meest gelezen bestseller. In zijn blog legt Arjan uit wat Het Nieuwe Werken wel/niet is en weerlegt hij misverstanden.

3. Geen tuin in je kantoor, maar een kantoor in je tuin! Hoe doe je dat?
Sam van Buuren had geen ruimte voor een kantoor in zijn huis en deelt in deze bijzondere blog met ons hoe je dit probleem adequaat en praktisch oplost en… een kantoor in je tuin plaatst.

4. Het 5V model voor het Nieuwe Werken
Dit artikel van Jos van der Wielen wordt nog dagelijks veel gelezen. Jos licht het ‘5V model voor Het Nieuwe Werken™’ toe en de kernbegrippen die de basis vormen voor de nieuwe verhoudingen. Visie, Vertrouwen, Vrijheid, Verantwoordelijkheid en Verbondenheid.

5. Voor- en nadelen van Cloud Computing
Ook deze blog van Arjan Hooiveld is, net als die van Alex Vermeule over de iPad, een topper voor zoekmachines. De inhoud van de blog is in the name.

6. 10 Quotes die je inspireren en aansporen tot verandering
Een oproep van Alex Vermeule voor quotes en citaten over de veranderende wereld van werk. U kunt nog steeds onder het artikel aanvullen. Ik stem persoonlijk voor citaat nummer 10 van Sir Winston Churchill. En u?

7. Communicatiemiddelen: gebruik de juiste tool
Professioneel bemoeial Bas van de Haterd pleit voor het investeren in de ‘communicatiewijsheid’ van medewerkers en legt uit dat elk middel zijn eigen voor- en nadelen en beste momenten heeft om in te zetten.

8. Wil Generatie-Y wel aan Het Nieuwe Werken?
Evelien Hennevelt gaat in op de resultaten uit een onderzoek bij SNS Reaal, waar jonge medewerkers een significant lager rapportcijfer aan Het Nieuwe Werken gaven dan hun oudere collega’s.

9. Mindmapping, een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken?
Het meest gelezen blogartikel van 2011 over de toegevoegde waarde van Mindmappen om slimmer en efficiënter te werken staat all-time op nummer 9.

10. Het Nieuwe Werken, “Niet lullen maar poetsen!”
Alwin Notenboom beaamt dat er veel goeds en moois wordt geschreven over Het Nieuwe Werken, maar roept in dit artikel op om actie te ondernemen en het Nieuwe Werken te laten werke. En gewoon te doen.

Wie de ontwikkelingen in het domein nieuwe manieren van werken in de informatiemaatschappij van de laatste twee decennia analyseert en vervolgens de blik naar voren wendt, kan tien onvermijdelijke conclusies trekken.

1. Losgemaakte tongen

Nieuwe manieren van werken maken in toenemende mate de tongen los. Sterker, wie heeft er tegenwoordig geen mening over of geeft er geen eigen interpretatie aan? Vroeger waren deze discussies, naast puur wetenschappelijk, nogal eens nationaal-politiek van aard. Welk land telt de meeste telewerkers? Om hiermee de staat aan te geven waarin een moderne natie verkeert. Nu lijken uitspraken over Het Nieuwe Werken vaak een vrije meningsuiting te zijn.

2. Te licht

De tijd dat zieners en thought leaders schaars en bijna vanzelfsprekend van gewicht waren, ligt definitief achter ons. Vroeger was dat anders. Zo voorzag futuroloog Alvin Toffler in 1980 dat mensen in het electronic cottage gingen produceren, terwijl de naar Los Angeles geïmmigreerde Engelsman Jack Nilles daarvoor al de mogelijkheden in de praktijk demonstreerde van wat hij telecommuting en telework noemde. Baanbrekend was eveneens de visie van Erik Veldhoen, die in 1995 stelde dat kantoren niet meer bestaan. Maar het was de Amerikaan J.C. Jones die al in 1957 het idee van de electronic homeworker omschreef. Tegenwoordig telt Nederland zestien miljoen bondscoaches die tevens als managementgoeroe of organisatieadviseur acteren.

3. Schaarste aan domeinkennis en praktische ervaring

Naar de uiteenlopende — organisatorische en andere aspecten — van arbeid is sinds de industriële revolutie breed en waarschijnlijk zelfs min of meer uitputtend onderzoek gedaan. Ontelbare wetenschappelijke, management- en nieuwspublicaties getuigen hiervan. Maar een aanzienlijk deel van de nieuwewerkendebaters gaan hieraan klakkeloos voorbij en ontberen historische en actuele dossierkennis. Los daarvan betreft de invoering van nieuwe manieren van werken in bedrijf of overheidsorganisatie geen theoretische exercitie, maar een intensief implementatietraject dat deskundige begeleiding behoeft.

4. Marketing-push

Ondanks de explosief stijgende belangstelling in woord en geschrift kent geen land een maatschappijbrede invoering van nieuwe manieren van werken, zelfs niet daar waar de innovatieve concepten ooit werden bedacht. Sterker nog, de net savvy Amerikanen van vandaag, lopen qua arbeidsflexibilisering in het algemeen en het nieuwe werken in het bijzonder fors achter op Nederland. Toch gaan de transitieprocessen ook bij ons traag. Daarom beogen grootschalige marketingcampagnes al twintig jaar de bestuurskamers in de private en publieke sector over de streep te trekken. Ondanks alle toegedachte voordelen (efficiency, productiviteit, werk/privé-balans, milieu, kostenbesparing), verkoopt Het Nieuwe Werken kennelijk niet zichzelf.

5. Juridische waterscheiding

Uit managementoogpunt is de juridische status van de plaats- en tijdonafhankelijke kenniswerker altijd relevanter geweest dan de theoretische definities en persoonlijke opvattingen, omdat hieraan directe rechtsgevolgen zijn gekoppeld (dwingendrechtelijk wetgevingskader, rechten en plichten, aansprakelijkheden), die bovendien bedrijfseconomisch, sociaalrechtelijk en fiscaalrechtelijk doorwerken. Grosso modo kennen we twee smaken. Wanneer partijen een overeenkomst sluiten die strekt tot het verrichten van (kennis)werk tegen betaling, kunnen ze het contract inrichten als arbeidsovereenkomst of als overeenkomst van opdracht.

6. Het prerogatief van bestuurders

Het personeel wil een betere balans tussen werk en privé en meer verantwoordelijkheid voor het management van de eigen werkzaamheden dragen. Groenlinks vindt dat er een wettelijk recht op telethuiswerk moet komen. Een ronduit slecht idee. Het feit dat nieuwe manieren van werken individu, arbeidsorganisatie en samenleving uitstekende diensten kunnen bewijzen, rechtvaardigt nog geen generiek wettelijk recht ter zake. In geval van kenniswerk in loondienst moet bepaalt de werkgever of Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd. De organisatorische inrichting is immers juridisch bezien een prerogatief van de ondernemer.

7. Onderbelichting van de netwerksamenleving

Nogal opmerkelijk richten de discussies zich nog altijd hoofdzakelijk op de verhouding werkgever-werknemer; scherper gezegd, op de (rechts)positie van de werknemer bezien door zíjn bril. Maar organisatievormen ontwikkelen zich ook anderszins, waarbij het klassieke contrat social heeft plaatsgemaakt voor persoonlijk ondernemerschap los van arbeidsovereenkomst en gezagverhouding. In een echt platte wereld vindt sourcing van kennis en arbeid by default plaats na afweging. Zelf doen of uitbesteden? Zoals cloud computing de elastische schaalbaarheid als een ICT-dienst op afroep betekent, zo betekent Het Nieuwe Werken — mede — de elastische schaalbaarheid van human resourcing.

8. Cloud computing als motor

Nieuwe manieren van werken in het tijd- en plaatsonafhankelijke perspectief ontstaan vooral door de beschikbaarheid, kwaliteit en mogelijkheden van ICT, betrouwbaarheid incluis. Cloud computing betreft een nieuw leveringsmodel. Software, rekenkracht en gegevensopslag worden als een automatisch schaalbare dienst op afroep geleverd en zijn met virtualisatietechnieken losgekoppeld van de fysieke computerfaciliteiten in datacenters. Hierdoor krijgt de gegevensverwerking via internet een gedistribueerd, ‘vloeibaar’ karakter. Mensen kunnen altijd bij hun software en informatie en bovendien tijd- en plaatsonafhankelijk allerlei diensten afnemen. Everything as a service, luidt het actuele paradigma. Perfect voor Het Nieuwe Werken en de netwerksamenleving.

9. Ontwrichtende gevolgen

Cloud computing maakt veel mogelijk, waaronder werken zonder landsgrenzen. De een werkt straks formeel-juridisch vanuit een Baltische staat, waar een lage flat tax geldt en de administratieve lasten nauwelijks boven nul uitkomen. Maar hij woont in Nederland en werkt veelvuldig voor Amerikaanse opdrachtgevers. De ander emigreert zowel privé als zakelijk vanwege subsidies naar een rurale, economisch achtergebleven regio in Europa. Wanneer de gewenste compacte overheid, die meer met minder moet doen, en de grotere werkgevers in de private sector, volop gaan gebruikmaken van de 24-uursnetwerksamenleving, verandert het nationale staatshuishoudboekje ingrijpend. Minder mensen in loondienst (sociale heffingen) en mogelijk minder belastingplichtigen op grond van het Nederlandse fiscale regime, tenzij tenminste het werkklimaat concurrerend of aantrekkelijk is.

10. Tijd voor strategisch beleid

Het duale — innovatieve en ontwrichtende — karakter van de moderne informatietechniek zet niet alleen zakelijke modellen in veel bedrijfstakken op zijn kop, grote ondernemingen kunnen meer dan ooit forum shoppen; bedrijfseconomisch en juridisch. Naast de plaats waar ze vennootschapsbelasting betalen, kan kenniswerk en integrale bedrijfsproces (inter)nationaal, op afstand, worden uitbesteed. Vice versa hebben kenniswerkers en andere dienstverleners de mogelijkheid te werken waar ze willen, mede op basis van voor hun preferente juridische en fiscale constructies. Dit aspect van Het Nieuwe Werken raakt de regionale en nationale werkgelegenheid van een land in het hart, net zoals de staatshuishouding. Hier liggen bedreigingen en kansen. Strategisch beleid van de regering is nu opportuun. Dat geldt ook voor iedere onderneming. Wat voor bedrijf wil het zijn? Hoe zien de kernwaarden eruit?

Mr. Victor de Pous houdt zich al meer dan twintig jaar bezig met de juridische aspecten van nieuwe manieren van werken in de informatiemaatschappij – dus met ICT. De Pous vindt het dan ook waardevol om telkens weer de actuele trends te analyseren en in perspectief te plaatsen. Reden waarom hij een juridische trendanalyse over Het Nieuwe Werken maakte. Het Nieuwe Werken Blog vroeg hem bovendien naar het hoe en waarom.

Welke trends signaleerde je?

‘Nu hebben we het over Het Nieuwe Werken, eerder was dat telewerken, maar de feitelijke en juridische discussies van vandaag zijn opvallend identiek aan die van de jaren negentig. Met dit verschil dat steeds meer mensen zich mengen in het debat dat vooral over de precieze invulling van het werken nieuwe stijl gaat. Wat verstaan we daaronder? Zo veel stemmen, zo veel meningen. Juridisch herhaalt de geschiedenis zich door de aandacht die arbeidsomstandighedenwet en fiscale zaken trekken.’

Is dat terecht?

‘Gestructureerd enkele dagen per week thuiswerken op basis van een arbeidsovereenkomst is iets heel anders dan Het Nieuwe Werken. Immers, de vaste werkplek op de zaak is verdwenen, terwijl de nieuwe werkplekken – minder in aantal dan er werknemers zijn – flexibel en op activiteiten gebaseerd zijn. Werknemers werken waar ze zich op dat moment bevinden. Letterlijk in and out-of-office. Bovendien heeft ICT-gebruik tijdens het werk altijd al om aanvullende rechtskaders gevraagd, maar stelde slechts een minderheid in de jaren negentig de eerste generatie e-gedragsregels op.’

Wat betekende dat in juridisch opzicht?

‘Geen pornografie op de computer, niet surfen voor privédoeleinden, zorgvuldig en netjes handelen in e-mailcorrespondentie. Je kunt zeggen dat dit typisch Web 1.0-beleid is. Daarbij vergat men overigens vaak regels te stellen voor informatiebeveiliging of illegale software.’

Hoe is dat tegenwoordig geregeld?

‘Allereerst is de informatiemaatschappij ingrijpend veranderd. Denk aan blogging, sociale netwerken en dergelijke. ICT ontsluit onbegrensde mogelijkheden. Daardoor hebben kantoren tegenwoordig geen muren meer en zijn werk en privé soms sterk verweven. Dit vereist nieuwe beleidskaders. Hoe breed en strak die moeten zijn en hoe strikt de gedragregels op naleving worden gecontroleerd, hangt af van het soort organisatie dat het bedrijf of de overheidsdienst wil zijn. Daarin zijn allerlei keuzes te maken. Toch kan ook de meeste vrije arbeidsorganisatie niet zonder juridische piketpalen.’

Kun je alvast een tipje van de sluier oplichten?

‘Terwijl sommigen werkgevers bang maken dat Het Nieuwe Werken in strijd is met arbeidsrecht – een mening die ik niet deel – pleit ik voor een pragmatische aanpak, zodat de strategische toepassing van wettelijke kaders en individuele rechtsnormen economische waarde creëert, bedrijfsmiddelen optimaliseert en risico’s beheerst. Een succesvolle invoering en verantwoorde toepassing van Het Nieuwe Werken kan in mijn optiek dus niet zonder nieuwe spelregels.’

Download hier de Trendanalyse Het Nieuwe Werken in Juridisch Perspectief van Mr. Victor de Pous.

Overigens, mocht de term Cloud Computing u nog niet helemaal duidelijk zijn, lees dan gerust eerst het volgend artikel: voor- en nadelen Cloud Computing.

Rol Cloud Computing in Het Nieuwe Werken

In de basis is Cloud Computing niets anders dan diensten die aangeboden worden via het internet. De keus voor Cloud Computing is in de meeste gevallen kostenbesparing. Daarna komt meestal de vraag of er niet meer voordelen uit te behalen zijn. Welke uitdagingen lost Cloud Computing op als het om vraagstukken in Het Nieuwe Werken gaat?

Werk waar je bent

Als Cloud diensten over het internet worden aangeboden, dan dringt zich de vraag op of die diensten overal gebruikt kunnen worden. Dat kan, met als enige voorwaarde dat de gebruiker een internet verbinding beschikbaar moet hebben. Het is vaak ook eenvoudiger dan de diensten via het eigen netwerk of IT afdeling aan te bieden.

Een nieuw bedrijf kan eenvoudig een abonnement voor de desbetreffende dienst afsluiten en direct aan de slag. Bij een bestaand bedrijf met een bestaande infrastructuur is het soms wat lastiger; dat zit hem onder andere  in toegang die verschaft moet worden tot de dienst vanuit het bedrijf. Zaken als ‘single sign-on’ moeten nog wel verzorgd worden. Dat is extra werk dat gedaan moet worden, maar ook eenmalig werk dat voor elke volgende dienst hergebruikt kan worden. De beveiliging, aanpassing aan de benodigde capaciteit en bandbreedte, wordt door de Cloud provider verzorgd.

Er is een parallelle ontwikkeling gaande door diensten zoveel mogelijk via de browser aan te bieden om ze onafhankelijk te maken van de specifieke werkplek. Dat betekent dat het gemakkelijker wordt om verschillende apparaten (Windows PC, iPad, Android phone) te gebruiken en met die diensten te kunnen werken. Dit betekent ook dat het mogelijk is om over langere tijd, vanaf verschillende plaatsen en met verschillende apparaten, ergens aan te werken en steeds daar door te gaan waar je de vorige keer gebleven was. Zo maakt het dus niet meer uit met welk apparaat een gebruiker wil werken, aangezien hij apparaat-, tijd- en plaats onafhankelijk toegang heeft tot zijn werkomgeving via de browser of een aan het netwerk gekoppelde applicatie.

Werk samen met anderen

De tweede uitdaging betreft optimaal samenwerken. Direct na e-mail en samenwerken aan documenten, komen diensten als presence (beschikbaarheid van mensen), tekstberichten, telefonie en videoconferencing voor de Cloud in aanmerking. Dit soort applicaties maakt het voor medewerkers gemakkelijker om contact met elkaar te zoeken, te overleggen maar zeker ook met elkaar te discussiëren en samen te werken vanaf verschillende locaties.

Het is tevens mogelijk om samen interactief aan één en hetzelfde document te werken, daar samen in te wijzigen, tekeningen te delen, kortom om echt samen te werken. Voor Het Nieuwe Werken is het van belang juist ook deze diensten via het internet beschikbaar te stellen en de Cloud kan daarbij een belangrijke vereenvoudigende rol spelen. Vervolgstappen, zoals complete integratie met het telefoonnetwerk worden vaak wat later genomen omdat die moeilijker aan de eigen infrastructuur zijn te koppelen.

Microsoft biedt bijvoorbeeld met haar Software as a Service-oplossing Office 365 (nu nog bekend als BPOS) een complete set aan productiviteitstools (bijvoorbeeld E-mail, Document Management, Chat, Telefonie en Office) vanuit de Cloud aan, die dit soort samenwerking volledig ondersteunt. En Microsoft is niet de enige. De ontwikkelingen gaan snel en veel partijen werken aan diensten. Dit maakt de concurrentie groot, wat goed is voor de ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden.

Werk samen met andere organisaties

De derde technologische uitdaging heeft te maken met de wijze waarop medewerkers communiceren met de wereld buiten de organisatie. We spreken hier over de directere samenwerking tussen medewerkers van organisaties en de beperkingen die organisaties daarin opleggen. Op het eerste gezicht lijkt het alsof de twee voorgaande punten deze uitdaging al beantwoorden, maar er is meer voor nodig.

Medewerkers van verschillende organisaties moeten toegang krijgen tot bepaalde delen van de informatie (bijvoorbeeld bepaalde documenten, projecten en applicaties), terwijl anderen die toegang niet mogen krijgen. Door middel van open standaarden is het mogelijk om een zgn. federatie te leggen tussen de directories van bedrijven. Hiermee is het mogelijk om expliciet de directory van een partner te federeren met de directory van het bedrijf waarmee het mogelijk wordt om toegang te verlenen tot systemen.

Het werk verandert

De laatste technologische uitdaging is de veranderende manier van zakendoen binnen organisaties en de toenemende rol van de technologie daarin. Hier komen verschillende aspecten aan de orde als de veranderende wijze van rekruteren, marketing, sourcing en dienstverlening. Per punt hierbij een verdieping op wat voor bijdrage Cloud Computing hieraan kan leveren:

1. Manieren van sociale interactie veranderen – Al deze diensten worden publiek als Software as a Service aangeboden en kunnen de effectiviteit van de interactie met externen verhogen. Ook worden dit soort diensten, zeker in grotere organisaties, intern ingevoerd. Aan de andere kant zijn er organisaties die overwegen deze diensten te blokkeren in verband met mogelijk productiviteitsverlies. Wij geloven juist dat de organisatie zich als geheel ontwikkelt door medewerkers de flexibiliteit en mogelijkheden te bieden. Als organisatie is het daarom juist raadzaam om na te denken over hoe deze ontwikkelingen omarmd en geïncorporeerd kunnen worden in de activiteiten van de medewerkers en het bedrijf, door bijvoorbeeld communities te vormen.
2. Manieren van marketing veranderen - Voor de marketingafdeling van een organisatie is het bijvoorbeeld belangrijk snel websites op te kunnen zetten die veel bezoekers kunnen afhandelen, maar vaak voor een korte periode. Platform as a Service biedt de mogelijkheid voor snelle ontwikkeling van applicaties met de voordelen van schaalbaarheid. Zo kan bijvoorbeeld gedurende de drukbezochte campagne capaciteit ingehuurd worden ter ondersteuning van 500.000 bezoekers per dag en gedurende de rest van het jaar terug geschaald worden naar capaciteit voor 5000 bezoekers.
3. Manieren van sourcing veranderen - Fluctuaties in het aantal gebruikers (vanuit conjunctuur- gevoeligheid, externen, of projecten) wordt door middel van Cloud diensten efficiënter ondersteund. Het is een simpele stap om de toegang tot de collaboration tooling met mensen buiten de eigen organisatie uit te breiden. Via federatie krijgen zij toegang tot de informatie (zonder toegang te krijgen tot het gehele bedrijfsnetwerk).

Samengevat

Deze en de voorgaande blog beschreven de rol van Cloud Computing op Het Nieuwe Werken. Om een lang verhaal kort te maken. Cloud Computing is niet dé aanjager voor Het Nieuwe Werken. Wel levert Cloud Computing een substantiële bijdrage aan Het Nieuwe Werken doordat de behoefte om flexibel te kunnen werken met nieuwe mogelijkheden ondersteund wordt. Het wordt eenvoudiger om informatie vanaf verschillende locaties te benaderen en het wordt eenvoudiger om die informatie met behulp van een browser vanaf een willekeurig apparaat te benaderen.

Het is nu al mogelijk om klanten, een partners- en leverancierstoegang te geven tot die informatie, waardoor Het Nieuwe Werken ook naar partners kan worden uitgebreid. Die informatiedeling gaat in de toekomst alleen nog maar beter worden.

De concurrentie in de Cloud is groot. Dat zal Het Nieuwe Werken niet zozeer goedkoper maken, maar wel steeds beter. Technologie is een versneller voor allerlei maatschappelijke ontwikkelingen. De Cloud zal ook de manier van hoe mensen met elkaar communiceren, omgaan en zakendoen veranderen. Dit heeft zeker zijn invloed op het werk en dus ook op Het Nieuwe Werken.

Of ziet u dit misschien anders?

En, als dit niet het geval is, kan Cloud Computing dan wel een substantiële bijdrage leveren aan Het Nieuwe Werken?

De blog verschijnt in twee delen op Het Nieuwe Werken Blog . Dit eerste deel gaat in op de vraag ‘wat zijn technologische uitdagingen bij HNW?’.

Het tweede deel – dat volgende week verschijnt – gaat dieper in op hoe Cloud Computing kan bijdragen aan de technologische uitdagingen bij Het Nieuwe Werken? Met andere woorden, heeft Cloud Computing invloed op het werk an sich en daarmee dus ook op Het Nieuwe Werken?

Introductie

Ons wordt wel eens de vraag gesteld of Cloud Computing dé driver is voor Het Nieuwe Werken? Hier kunnen we kort en bondig over zijn, het antwoord is nee. Drivers voor Het Nieuwe Werken komen namelijk voort uit geheel andere beweegredenen. Denk bijvoorbeeld aan kostenbesparing, aantrekkelijk werkgeverschap, een hogere klanttevredenheid of duurzaamheid.

Een belangrijk element van Het Nieuwe Werken is wel de behoefte om ‘flexibel’ te kunnen werken. Om flexibel te kunnen werken is het nodig om activiteiten plaats- en tijdsonafhankelijk uit te kunnen voeren en de technologie maakt dit mogelijk. Denk hierbij aan aspecten als virtueel vergaderen, papierloos werken, ideeën uitwisselen en mensen kunnen vinden. In het mogelijk maken van deze flexibiliteit zit een directe link naar Cloud Computing. Cloud Computing maakt dit (en nog veel meer) mogelijk daar waar een oplossing binnen het eigen datacenter van een organisatie doorgaans complexer is om te realiseren.

Maar als Cloud Computing niet de driver voor Het Nieuwe Werken is, kan Cloud Computing dan wel een substantiële bijdrage leveren aan Het Nieuwe Werken? Laten we eerst Het Nieuwe Werken en de daarbij horende technologische uitdagingen eens wat nader bekijken en vervolgens zien wat Cloud Computing hieraan kan bijdragen.

Technologische uitdagingen bij Het Nieuwe Werken

Om te beginnen, wat zijn een aantal van de technologische uitdagingen waar organisaties tegen aanlopen bij Het Nieuwe Werken?

Werk waar je bent

Ten eerste verandert de werkplek van de medewerkers. De medewerkers willen de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken en het liefst met hard- en software van hun eigen keuze. Daarnaast wil een medewerker op verschillende plaatsen aan hetzelfde werken. Bijvoorbeeld door ’s ochtends thuis op de PC te beginnen, dan onderweg naar kantoor of de klant via de smartphone de e-mail te checken, op kantoor of bij de klant verder te werken en uiteindelijk ’s avonds nog wat af te maken. Dit vereist dat gebruikers op elke locatie (werk, thuis, onderweg) moeten kunnen werken. Dit heeft implicaties voor de middelen die zij daarvoor (willen) gebruiken. Zo wil de ene medewerker een tablet PC, omdat die zo handig is om mee te nemen, terwijl de andere juist een laptop met een groot scherm wil, zodat hij meerdere vensters naast elkaar kan openen. Dit veranderde wensenpatroon is door een IT-afdeling haast niet meer te managen. Vandaar dat er steeds vaker wordt gesproken van het concept ‘bring your own’, waarin de gebruiker een budget of vergoeding krijgt om zelf een computer met bijbehorend supportcontract aan te schaffen. Dit apparaat moet wel toegang hebben tot de beschikbare bedrijfstoepassingen. Hoe kan deze werkomgeving worden geboden zonder een vermogen kwijt te zijn aan het implementeren van de infrastructuur, beveiliging, installeren en updaten van de software en nieuwe IT governance structuren?

Werk samen met anderen

Ten tweede verandert de manier waarop de medewerkers hun werk uitvoeren. Ook wel ‘activiteit gebaseerd werken’ genoemd. Medewerkers kiezen bewuster hoe zij een bepaalde activiteit uitvoeren, op welk locatie zij dit doen en welke technologie ze hiervoor gebruiken. Hierdoor wordt het samenwerken binnen organisaties explicieter gemaakt. Dit resulteert in het feit dat medewerkers een ruime set aan technologieën tot hun beschikking willen hebben om te kunnen samenwerken met andere medewerkers. Denk hierbij aan e-mail, kalender, chat, presence, video-, audio- en web-conferencing, maar ook aan samenwerkingsruimtes (portals) om documenten en informatie te delen. Hoe kan deze brede set aan samenwerkingstechnologieën geboden worden, zonder grote investeringen in hardware, software en beveiliging?

Werk samen met andere organisaties

Ten derde verandert de manier waarop medewerkers communiceren met de wereld buiten de organisatie. Medewerkers werken steeds directer samen met personen uit andere organisaties. Veel organisaties leggen technische beperkingen op ten behoeve van de veiligheid, zoals beperkingen op corporate e-mail en beveiligde USB-poorten. Hierdoor gaan medewerkers eerder gebruikmaken van publieke diensten. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van grote bestanden via Hotmail of Gmail of het aanmaken van een samenwerkingsomgeving op Office Live Workspace of Google Docs. Door dit te doen ‘omzeilen’ zij de corporate policies, met alle gevaren van dien.

Hoe kun je hen als organisatie nu zo goed en veilig mogelijk ondersteunen met de juiste middelen, zodat zij geen gebruik hoeven te maken van publieke internetdiensten die geboden worden zonder governance, controle en support?

Het werk verandert

Als laatste verandert de manier van zakendoen binnen organisaties en de toenemende rol die technologie daarin speelt. Hierbij een aantal voorbeelden:

• Manieren van sociale interactie veranderen, bijvoorbeeld doordat medewerkers sociale media gebruiken om informatie over mensen te zoeken op sites als LinkedIn. Of doordat zij bloggen of twitteren om informatie te delen en anderen ’volgen‘ om die informatie te ontdekken. Hierdoor verandert ook de manier van rekrutering doordat de HR-afdeling gebruik maakt van netwerksites als LinkedIn voor het werven van nieuwe medewerkers.
• Manieren van marketing veranderen, bijvoorbeeld een marketingafdeling die gebruik maakt van een tijdelijke website of social media tools als Facebook en Twitter om een bepaalde doelgroep aan te spreken.
• Manieren van sourcing veranderen, bijvoorbeeld steeds meer organisaties huren tijdelijke krachten in of besteden delen van het werk uit waardoor behoefte ontstaat om onderdelen van de bedrijfsinformatie te delen, maar zeker niet alles.

Hoe kun je als organisatie op deze veranderende manier van zakendoen inspelen en dit, voor zover mogelijk, ondersteunen of regisseren?

Kortom, er zijn in Het Nieuwe Werken voldoende technologie gerelateerde uitdagingen voor organisaties om de behoeftes van de gebruikersorganisatie in te vullen. Het is lastig om daarin de juiste balans te vinden. Enerzijds kun je accepteren dat mensen hun eigen PC of telefoon aan het netwerk koppelen en informatie delen via publieke internetdiensten, met grote voordelen in efficiënter werken en ruime mogelijkheden tot netwerken. Anderzijds wil je als organisatie toch graag controle houden over bedrijfskritische informatiestromen, centrale bedrijfstoepassingen en processen. Kortom, nieuwe technologie en nieuwe bedrijfsprocessen gaan samen met nieuwe keuzes en nieuwe mogelijkheden.

Normaal gesproken wordt voor een dergelijk programma gebruik gemaakt van een aantal straalverbinding gebruikt en wordt op alle locaties van de correspondenten een studio ingericht. Dit maakt een programma snel complex en duur. ‘Compleet van de wereld’ pakt het echter anders aan. Het programma maakt gebruik van een eenvoudige studio in Nederland met drie computerschermen. Op elk scherm wordt via Skype contact gelegd met een correspondent. Het resultaat is daardoor een stuk minder goed dan je gewend bent met bijvoorbeeld het NOS journaal of RTL Nieuws. Soms vliegt de Skype verbinding er uit als een correspondent midden in een zin zit. De presentator schakelt dan gewoon over naar een ander. Wanneer de verbinding weer hersteld is, gaat de discussie weer verder.

Is dit nu een probleem? Wat mij betreft niet. Ik vind het één van de meest interessante TV-programma’s dat momenteel te zien is. Het programma levert een boeiende discussie op met mensen die op de hoogte zijn van de materie. De discussies gaan ergens over en je kunt het prima volgen. Ik heb natuurlijk geen inzicht in de kosten per uitzending gemaakt worden om het programma te produceren, maar ik kan me voorstellen dat het een fractie is van bijvoorbeeld een NOS journaal.

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Binnen mijn werk adviseer ik organisaties op gebied van online samenwerken. Ik zie verbanden in de manier waarop Compleet van de wereld’ gebruik maakt van technologie en hoe ik het ook toepas in mijn werk.

Mensen komen in verbinding

Bij ‘Compleet van de wereld’ kun je zien hoe nieuwe technologie als Skype mensen in staat stelt om gemakkelijk met elkaar in verbinding komen. Grenzen en afstanden vervagen bij het gebruik van nieuwe technologie, waarbij je je kunt afvagen hoe ‘nieuw’ Skype werkelijk is. Het is daarbij met ‘Compleet van de wereld’ leuk om te zien dat er niet alleen discussie is tussen een correspondent en de presentator.

Ook tussen correspondenten onderling laait de discussie op. Hoe bedoel je plaats onafhankelijk werken? Binnen mijn werkveld gebruiken technologie als Google docs, Mindmeister, WordPress, Basecamp, Teambox, Twitter, Yammer, Skype, LinkedIn en nog vele anderen om te zorgen ervoor dat grenzen vervagen tussen mensen en organisaties. Door de juiste mix aan technologie in te zetten, zorg je ervoor dat mensen geholpen worden tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden

Denk na over de essentie

Daarnaast laat het programma goed zien dat je altijd goed moet nadenken over de essentie. De essentie van ‘Compleet van de wereld’ is een goede discussie, mensen met kennis en het verkrijgen van inzicht. In de huidige vorm voldoet het programma hier volledig aan. Wat maakt het in dit geval uit dat er wel eens een verbinding weg valt? Wat maakt het uit dat iemand op z’n zolderkamertje zit in plaats van in een goed verlicht studio. De essentie van het programma is dat je een beeld krijgt van actualiteiten in verschillende delen van de wereld. Wanneer aan deze essentie wordt voldaan zijn de kijkers tevreden. Extra’s kunnen zorgen voor afleiding van de essentie.

Er komt steeds meer software/online diensten beschikbaar waar het achterwege laten van functionaliteiten een USP (unique selling point) is. Denk hierbij aan Basecamp en Highrise van 37Signals. Binnen Tam Tam zijn we zelf bezig om ons huidige, omvangrijke CRM te vervangen door Highrise. Het product bevat slechts een fractie van de functionaliteit van het huidige CRM. Dat is niet jammer, dat is mooi. Het voldoet namelijk bijna volledig aan onze eisen en het kost een fractie van het enterprise CRM pakket wat we hebben draaien.

80-20

Een ander punt wat ik belangrijk vind is dat een oplossing niet 100% compleet en gelikt hoeft te zijn om een goede oplossing te zijn. Een 80% oplossing tegen 20% van de kosten klinkt mij goed in de oren. Focus op de standaard mogelijkheden van een oplossing en pas dat niet aan om de laatste 20% functionaliteit te behalen. Die laatste 20% kost erg veel tijd, geld, beheer en tijdens de realisatie kom je erachter dat het toch niet fijn werkt. Zorg dat je de beste oplossing kiest die het best bij je probleem past en richt die voor je organisatie in. Het is dus erg belangrijk om de juiste oplossing te vinden, er is namelijk erg veel aanbod.

Consumenten lopen voor

Consumentenoplossingen zijn goed. Consumenten oplossingen zijn ook voor een breed scala aan organisaties bruikbaar. De ontwikkelingen op internet van de afgelopen jaren hebben een enorme vlucht genomen. Tools en diensten die ontwikkeld zijn voor consumente zoals sociale netwerken (Hyves, Facebook), crowdsourcing (Flickr, Wikipedia), video conferencing (Skype, Live messenger, Google talk) en voor het ondersteunen van groepen (denk aan Google docs voor de voetbalvereniging) worden meer en meer ingezet door organisaties.

Waar innnovatie vroeger vanuit de zakelijke markt kwam, is er de laatste jaren ook een andere trend op te merken. Die van consumentenproducten die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Goede voorbeelden hierbij zijn de PC-privé computer en VOIP (Voice Over IP). De meeste gezinnen maakten in de jaren 80 en 90 kennis met computers middels een PC-privé computer van één van de ouders. De innovatie op dat vlak kwam uit het bedrijfsleven.

Een aantal jaar later zien we met VOIP een andere trend ontstaan. VOIP, in het voorbeeld middels Skype, is al jaren voor elke consument (gratis) beschikbaar via Skype, MSN, Live Messenger, Google talk, Yahoo Messenger, etc. Er zijn op dit moment nog vele bedrijven waar deze technologie niet beschikbaar is. Dit geld natuurlijk niet alleen voor VOIP maar ook voor het gebruik van sociale netwerken, online tools, het gebruik van browsers en ga nog maar even door.

Conclusie

Wat mij betreft geeft ‘Compleet van de wereld’ een goed beeld van een aantal ontwikkelingen die gaande zijn. Een andere manier van denken over ICT, over hoe het ook kan. Dit zijn onder andere het terugbrengen tot de essentie, 80% functionaliteit tegen 20% van de kosten is een mooi streven en leer door te kijken naar hoe ‘consumenten’ in hun eigen tijd omgaan met tools. Neem deze punten mee bij het doorlopen van nieuwe projecten of bij het zoeken naar een oplossing voor bestaande problemen.

Veel MKB-organisaties denken dat dit uitbesteden kostbaar is en alleen is weggelegd voor grote organisaties. Het tegendeel is waar. Juist voor het MKB-segment is ‘Outsourced Private Cloud-computing’ zeer interessant.
Vanaf € 75 per maand per gebruiker kunt u de gehele IT infrastructuur uitbesteden. Dit all-in bedrag omvat  een toegewezen omgeving met daarin alle specifieke bedrijfsapplicaties zoals standaard Microsoft Office en systemen zoals SAP, ERP, Microsoft Dynamics of andere specifieke maatwerkapplicaties.

Outsourced Private Cloud Computing

Wat is het eigenlijk? In het kort gaat het om plaatsonafhankelijk kunnen inloggen op de persoonlijke werkomgeving, die volledig is ingericht naar de wensen van de organisatie. Of u nu thuis op uw eigen PC werkt, op kantoor of in het buitenland, de desktop- omgeving is altijd beschikbaar en up-to-date, waardoor u wereldwijd de beschikking hebt over uw eigen data en applicaties.

Daarnaast omvat het alle faciliteiten zoals back-up, anti-virus, systeembeheer, support, updates en de mogelijkheid om per maand het aantal gebruikers aan te passen. Dit alles zonder te investeren in een kostbare eigen infrastructuur (zoals onderhoudskosten en afschrijving van hardware), systeembeheerders of ander ICT-personeel, maar met besparen op energieverbruik (uw servers kunnen namelijk de deur uit).

Klassieke automatisering VS Moderne automatisering

Volgens onderzoeksbureau Gartner wint het uitbesteden van de IT-infrastructuur steeds meer terrein ten opzichte van  de klassieke automatisering binnen de organisaties. Binnen nu en drie jaar zal volgens de verwachting het aantal MKB-bedrijven dat overstapt naar een outsourced oplossing explosief stijgen.

Momenteel worden vaak ‘veiligheid’ en het gevoel dat de data voor iedereen beschikbaar zouden kunnen komen, als reden aangevoerd om niet over te stappen naar cloud computing. De trend kan echter vergeleken worden met internetbankieren. Een aantal jaren geleden was het taboe om al je bankzaken online te regelen. Op dit moment is het niet meer weg te denken.

Het Nieuwe Werken vraagt om nieuwe werkwijzen

Veel ondernemers zijn op dit moment vaak nog angstig voor het fenomeen thuiswerken. Belangrijkste redenen die worden genoemd zijn ‘controle’ en ‘output`. Wat gebeurt er met de productiviteit? Raak ik als management de controle niet kwijt?

Veel hangt samen met de manier van managen. In Het Nieuwe Werken is resultaat belangrijker dan aanwezigheid. De arbeidsproductie hoeft niet per se op kantoor plaats te vinden.  Zo vertelt een directeur van een advocatenkantoor:”Onze raadsheren en -vrouwen zijn vaak onderweg naar cliënten. De informatie die wij vast moeten leggen, kunnen wij al ter plaatsen vastleggen. Dit komt ten goede van de foutgevoeligheid en de productiviteit.”

Diverse onderzoeken geven aan dat  “Het Nieuwe Werken” een toevlucht gaat nemen binnen de huidige bedrijfsprocessen. Outsourced Private Cloud biedt een groot voordeel om dit proces te faciliteren.

Loyaliteitsuren stijgen enorm!

Het bijkomende voordeel is dat loyaliteitsuren stijgen wanneer men 24/7 toegang heeft tot de persoonlijke desktop omgeving. Werknemers kunnen immers flexibel werken en hebben dan ook de middelen om dit te realiseren. Ons logging-systeem staaft dit met de dagelijks  rapportages van het aantal ingelogde gebruikers met daaraan gekoppeld de tijd.

Het management van een grote re-integratiebureau geeft aan: “In de avonduren en in het weekend wordt door onze medewerkers nog volop gebruik gemaakt van de mogelijkheid om nog even dat ene document te verzenden, e-mail te checken of om een verslag af te maken. Hierdoor is er meer betrokkenheid en flexibiliteit bij de organisatie en draagt dit zichtbaar bij aan de productiviteit.

Kans of bedreiging?

Ik ben erg nieuwsgierig wat  u vindt van de mogelijkheden om uw ICT te outsourcen in de cloud! Ziet u het als kans of voelt u het juist als bedreiging?

Cloud computing is in de computerwetenschap een systeemarchitectuurmodel voor computergebruik gebaseerd op het internet. Cloud (wolk) is daarbij een metafoor voor het internet zoals het dikwijls voorgesteld wordt in presentaties. Cloud computing is een algemeen concept dat gebruik maakt van software as a service (SaaS), zoals Web 2.0 en andere nieuwe technologieën.

In deze posting deel ik mijn visie op de gevolgen van Cloud computing.

Van product naar dienst

Tegenwoordig zie je steeds meer leveranciers hun product als dienst aanbieden. Neem nu bijvoorbeeld AFAS ERP Software; dit is een Nederlands software ontwikkelbedrijf  dat schaalbare administratieve totaaloplossingen op de markt brengt. Voorheen boden ze hun software alleen als product aan. Tegenwoordig bieden ze al hun applicaties ook via het Internet vanuit hun eigen datacenters aan en daarnaast zorgen zij voor applicatie- en systeembeheer. Hierdoor heb je altijd de beschikking over een goed werkend systeem. In plaats van een verkoper van software product zijn ze leverancier van een software dienst geworden.

Misschien is uw eerste reactie ‘Nou en?’. Maar er zijn veel meer leveranciers die deze omslag maken. Dit kan een behoorlijke impact op het ICT-beleid binnen uw organisatie hebben en is een wezenlijk onderdeel van Het Nieuwe Werken.

Een nieuwe manier van zakendoen

Stelt u zich eens voor dat uw bedrijf of het bedrijf waar u werkt email als dienst afneemt. Een resultante daarvan is dat u geen eigen e-mail servers en/of datacenter(s) nodig heeft. Er zal dan tegelijkertijd een modernisering van de interne IT organisatie plaats moeten vinden.

En het kan vandaag de dag al; leveranciers zoals Microsoft en Google bieden oplossingen waarmee u email en andere bedrijfssoftware als dienst kunt afnemen. Deze ontwikkeling heeft impact op de bedrijfsvoering. Denk alleen al eens aan de momenten dat er problemen zijn met de software. Geen onsite bedrijfsbezoeken meer, outsourcing van beheer of langdurige implementatie trajecten van nieuwe software. Dat wordt een hele andere manier van zakendoen, denk u niet? 

Impact op Technologie, Leveranciers en Gebruikers

Ik heb getracht de impact van deze ontwikkeling uiteen te zetten op 3 gebieden: 

Verandering op het gebied van Technologie

• Er onstaan nieuwe acquisitiemodellen -  de manier waarop de ICT-afdeling technologie benadert, selecteert , koopt, et cetera
• Nieuwe SLA’s voor ICT-afdelingen – omdat SLA’s straks een belangrijke manier zijn om ICT te kunnen besturen en controleren
• Standaardisatie wordt de sleutel – ICT-afdelingen willen weten hoe gestandaardiseerd (m.a.w. bewezen) een bepaalde technologie is.

Verandering op het gebied van Leveranciers

• De markt zal straks waarschijnlijk gedomineerd worden door een paar mega Cloud providers / Cloud software providers (Microsoft? Google? Amazon? IBM?)
• De Cloud als hardware – Er is een mogelijkheid dat hardwareproviders een transitie zullen maken richting ‘cloudprovider’ en dat leveranciers van ‘cloud software’ klant zullen worden van deze hardwareproviders. Een voorbeeld: hoe zou HP, DELL of Lenovo zich ontwikkelen als er een enorme cloud zou ontstaan? Een ding is zeker, ze willen die directe betrokkenheid met hun klanten behouden en gaan misschien daarom wel hun eigen cloud bouwen
• Groene IT – De leveranciers van stroom zullen een belangrijke rol gaan spelen in hun voorziening naar de cloud providers

 
Verandering op het gebied van Gebruikers

• Van ‘op mijn computer’ naar ‘op het Internet’ – allereerst zullen mainstream applicaties zich naar de cloud verplaatsen en niet zozeer de specifieke business applicaties. Denk bijvoorbeeld aan e-mail en andere kantoor applicaties (portals, tekstverwerker, spreadsheet, etc)
• Veranderend eigenaarschap – zoals eerder beschreven kan een organisatie voor zijn medewerkers diensten uit de cloud aanschaffen. Wat ook kan, is dat een organisatie het bij de medewerker zelf laat: ‘hier heb je een vergoeding van x euro, bepaal zelf maar welke diensten je afneemt’
• Meer ondernemerschap – verder zal er, vanuit technologisch perspectief, voor gebruikers  een steeds lagere drempel zijn om een bedrijf te starten omdat je technologie goedkoper kan gebruiken en ‘on demand’ kan betalen

Wat is uw mening?

Dit is hoe ik Het Nieuwe Werken in de Wolken zie. Maar aangezien ik geen Cloud expert ben, ben ik meer dan benieuwd naar uw mening. Vooral op het gebied van wat de verandering voor de gebruikers zal zijn. Of is de Cloud wederom een kwestie van ‘oude wijn in nieuwe zakken?’

De ‘cloud’ staat hier eigenlijk voor ‘internet’ en deze term is afkomstig uit het Engels. Consultants tekenen het internet al sinds het ontstaan als een wolk… Het aanbieden van applicaties in de ‘cloud’ wordt ook wel Software-as-a-Service genoemd (SaaS).

Cloud Computing bied interessante mogelijkheden, echter wat zijn de voor- en nadelen ervan?

Voordelen

Een groot voordeel van software uit de cloud is dat de gebruiker bronnen efficiënter kan inzetten, documenten en informatie makkelijker kan delen en daarmee slimmer kan werken. Immers, je hebt alleen nog maar je inlog gegevens nodig om een willekeurige computer bij je documenten, e-mail, spreadsheets, brieven, correspondentie, adresgegeven, databases etc. te komen.

Het heen en weer mailen van documenten wordt hierdoor bijvoobeeld beperkt. Daarnaast wordt ook het gebruikersgemak en het onderhoud sterk verbeterd. De organisatie of gebruiker hoeft namelijk niet elke keer voor updates te zorgen, of de beveiliging te regelen via virusscanners, firewalls of adware-killers. Dit wordt immers verzorgd door de aanbieder van de dienst. De kosten voor beheer en onderhoud kunnen over het algemeen aanzienlijk worden gereduceerd. Wie eenmaal gewend is aan de software en functionaliteiten, kan binnen zijn of haar beveiligde omgeving zonder zorgen aan de slag.

In het onderstaande promotiefilmpje van Salesforce.com krijg je een goede indruk van de mogelijkheden en voordelen van Cloud-computing:

Veiligheid en beveiliging

Volgens Google werken er wereldwijd al meer dan 1 miljoen bedrijven met Google Apps. Maar hoe veilig is het werken in de cloud? Immers, je documenten, e-mail en bedrijfsgegevens staan over een groot aantal servers verspreid. Hoe groot is de kans dat derde er met jouw bedrijfsgegevens of informatie vandoor gaan? En wie vertrouwt zijn of haar bedrijfskritische- of essentiële informatie aan derden toe?
In de sessie werd mij wel duidelijk dat Google (en andere aanbieders van SaaS-diensten) groot belang hebben bij een maximale beveiliging. Immers, vertrouwen is een van de belangrijkste pijlers voor deze manier van werken. Zodra blijkt dat werken via de cloud niet of minder veilig is, zullen de diensten onder grote druk komen te staan.

De belangrijkste vraag die uit de sessie bleek, is met name de vraag wat de aanbieder van de dienst met de gegevens kan doen? In Amerika is immers de Patriot Act van kracht. Dit zou kunnen betekenen dat in dit geval de Amerikaanse regering op deze manier in het bezit kan komen van bedrijfsgeheimen, klantendatabases, staatsgeheimen en andere informatie die je liever niet weggeeft. Hoe interessant is het voor een bedrijf dat zich met ontwikkeling van nano-technologie bezighoudt om haar documenten en mailwisseling via Google Apps of een soortgelijke dienst te laten verlopen? Hoe kwetsbaar is een overheidsdienst als het via (een zwaar beveiligde applicatie) in de cloud haar gegevens verwerkt? De vraag is dus welke informatie zich wel of niet leent voor het werken in de cloud.

Conclusie

Mijn conclusie is dat werken in de cloud voordelen biedt, maar dat de gebruiker zich vooral moet afvragen welke informatie hij of zij wel of niet in de cloud wil brengen.

Ik ben erg benieuwd naar ervaringen van bedrijven, organisaties, instanties, verenigingen of andere samenwerkingsverbanden die net als deze Nederlandse startups Google Apps of een andere cloud-dienst als standaard communicatie- en collaborationplatform gebruiken.

Wat is jouw ervaring met Cloud Computing? Ik zie ik je reactie graag in de comments!

Meer weten over voordelen van Cloud computing?

Acht redenen waarom cloud computing het hedendaagse zakendoen gaat veranderen
De impact van 2.0 op outsourcing-processen

Benieuwd naar meer bedenkingen over Cloud Computing?

Bedrijven aarzelen over de cloud
Vijf redenen om de cloud te mijden
Over juridische aspecten bij cloud computing
‘Google moet Gmail en Docs altijd versleutelen’
Privacygroep eist verbod op Google’s clouddiensten