Veranderbereidheid en -bekwaamheid

Maar wat is goed voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de één het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat eigenlijk over veranderbereidheid en veranderbekwaamheid.

Veranderbereidheid heeft vooral te maken met emoties, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van aansturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en uitleg geven, gaat het al een heel stuk beter. Veranderbekwaamheid kan wel demografisch zijn omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en webcams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptiestrategieën kunnen vanuit een project ingezet worden en materiaal kan via de lijn uitgerold worden.

Zachte en harde veranderingen

Als we tijd- en plaatsonafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de harde middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie). Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

Figuur gebaseerd op de ideeën van DEGW

De juiste combinatie

Als je de mindset hebt tot flexwerken zonder dat je omgeving en je ICT-middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is dat een moeilijke verandering. Je denkt ‘nieuw’, maar moet dat doen met ‘oude’ middelen in een traditioneel hokjes-kantoor.

Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus ‘nieuw doen’, maar nog steeds ‘oud denken’.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en veranderbekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld. Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!

Deel je mening

Elke maand plaatst de redactie van HNW Blog in samenwerking met partner e-office een poll die gerelateerd is aan nieuwe manieren van werken en organiseren. De stelling voor de maand mei is: Het Nieuwe Werken biedt mij meer uitdaging in mijn werk waardoor ik creatiever word. Deel je mening en vul de poll in!
Note: There is a poll embedded within this post, please visit the site to participate in this post's poll.

De organisaties

De grote organisatie waar ik 10 jaar werkzaam ben geweest is Microsoft. Microsoft staat bekend als één van de pioniers binnen Nederland op Het Nieuwe Werken. Dit is onder andere terug te vinden in het nieuwe pand van Microsoft, wat volledig volgens het nieuwe werken concept is ingericht. De andere organisatie waar ik nu werkzaam voor ben is Rapid Circle. Een ICT dienstverlener met een focus op samenwerken en communiceren gebaseerd op het SharePoint platform. Bij Rapid Circle werken behalve ikzelf, 15 werknemers. Ons kleine kantoor is voor ons vooral een ontmoetingsplek en een plek om samen te werken. Het echte kantoor is dus virtueel, waardoor communicatie en uitwisseling van kennis en ervaringen onafhankelijk van tijd plaatsvindt.

Ook bij Microsoft heeft niemand een vaste werkplek, dus ook directieleden niet. Er zijn verschillende soorten werkplekken aanwezig die activiteits-gebaseerd werken ondersteunen. Het gehele kantoor voelt lekker en luxe aan en je voelt je vrij. Binnen grotere organisaties die Het Nieuwe Werken omarmen worden kosten bespaard door ruimtebesparing, daardoor kan er budget vrijgemaakt worden voor faciliteiten. Het kantoor van Rapid Circle is minder luxe. Er zijn geen bureaus, geen vaste aansluitingen en er zijn geen servers binnenshuis. Het kantoor heeft enkele grote steigerhouten tafels en simpele bespreekruimte, maar dan wel weer met mooi uitzicht op het water. Rapid Circle deelt het pand en haar faciliteiten zoals het dakterras met andere jonge bedrijven.

Technology

Op technisch vlak is Microsoft natuurlijk erg ver. Voornamelijk op gebieden als communicatie, virtueel vergaderen en het altijd beschikbaar hebben van de juiste informatie onafhankelijk waar je bent. Denk hierbij aan het zien van beschikbaarheid van personen vanuit bijna alle Microsoft producten en een volledige koppeling met het bestaande telefonie netwerk, waardoor je dus via je computer of mobiele telefoon kunt opnemen of kunt bellen. Rapid Circle is werkzaam met minder technische hoogstandjes, maar kan door slim inzetten van clouddiensten en SharePoint 2010, met de eigen interne social media applicaties op elke plek effectief werken en de connectie met collega’s én externe contacten behouden. Er wordt bijvoorbeeld elke week meerdere malen via video, overleg gepleegd met de andere wereldwijde vestigingen van onze partneronderneming Zevenseas, gewoon via beschikbare webdiensten.

Cultureel

De meeste mensen die werkzaam zijn binnen Microsoft zijn al erg gewend aan het nieuwe werken. Ik ken niemand binnen Microsoft die echt nog vijf dagen van 9 tot 5 werkt. Iedereen werkt met enige regelmaat vanuit huis of vanuit de partner of klant. Doordat er geen vast werktijden gehanteerd worden, wordt het mogelijk om een betere balans tussen werk en privé te creëren en productief te zijn wanneer het jou uitkomt. Ikzelf kwam ongeveer twee keer per week naar kantoor en dit was vooral om klanten of partners te ontmoeten. Als team hadden we één keer in de twee weken een teamvergadering en iedereen probeerde hier fysiek bij aanwezig te zijn (fysieke minimum). Je kunt namelijk niet alles oplossen met een virtueel contact.

Bij Rapid Circle is het op de ene dag ook drukker dan de andere. Elke week komen alle medewerkers van Rapid Circle in ieder geval weer bij elkaar om elkaar fysiek te ontmoeten op de “Fridays@Seas” (naar het internationale netwerk Zevenseas, waar Rapid Circle deel van uitmaakt). We bespreken dan de lopende zaken, demonstreren nuttige en interessante zaken aan elkaar en houden elkaar op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Het voordeel van een wat kleinere organisatie als Rapid Circle is dat je onderling wel meer verbondenheid voelt, dan bij een grote organisatie als Microsoft. Omdat je iedereen kent, met de meeste nauw samenwerkt en je allemaal eigenlijk 1 doel nastreeft, wordt de verbondenheid groter. Wanneer je samen bedenkt welke richting het bedrijf op moet en alle successen samen viert, dan voelt dat ook echt als ‘samen’. Bij Microsoft is het natuurlijk niet mogelijk iedereen te kennen, zelfs na 10 jaar niet. Maar daar staat tegenover dat elk specialisme wel ergens binnen de Microsoft organisatie te vinden is.

Bij Microsoft probeert men het verbinden van collega’s met elkaar en met de organisatie te adresseren door slimmer te verbinden via interne sociale media als SharePoint en SocialTalk, maar ook externe sociale media tools als Twitter en Facebook worden gebruikt om elkaar te vinden, op de hoogte te houden en kennis te delen. Zoals eerder gezegd is bij een bedrijf als Rapid Circle, waar specialisme en kennis ook van buiten gehaald moet worden, vooral de connectie met de externe omgeving belangrijk. Daarom is het voor die bedrijven cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe sociale media als Skype, Twitter en Linkedin. Verder wordt er bij Rapid Circle actief geblogd op verschillende platformen (o.a. DutchCowboys, FrankWatching, Zevenseas Blogs en Het Nieuwe Werken Blog) om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en te delen. Je kunt eigenlijk zeggen dat de interne social media is aangesloten op de externe social media netwerken. Leuk detail: Bij Rapid Circle heeft sociale media bij 90% van de nieuwe opdrachten een belangrijke rol gespeeld.

Samengevat

Er zijn veel overeenkomsten tussen het nieuwe werken binnen een grote en binnen een kleine organisatie. Het gaat erom dat mensen op prestaties worden afgerekend en zichzelf ook zo organiseren en motiveren. Waar of wanneer het werk uitgevoerd wordt is niet belangrijk. Fysieke ontmoetingen blijven belangrijk en dat kan ook goed bij de klant op kantoor bijvoorbeeld. Door de hoeveelheid mensen kan het nieuwe werken in een grote organisatie leiden tot een verminderde verbondenheid tussen collega’s en verbondenheid met de organisatie. Men kan dit adresseren door sociale media in te zetten. Voor een kleinere organisatie is de verbondenheid er meer, maar is het echter cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe social media om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en contacten te onderhouden. Uiteraard is het nog steeds belangrijk om vaak op locatie te zijn waar de klanten, prospects en contacten zich ook bewegen.

1. Maak duidelijke afspraken over je werkzaamheden

Hoewel een experiment als dit natuurlijk helemaal past binnen het Nieuwe Werken heb ik dit wel met mijn manager overlegd. Hierbij heb ik besproken welke werkzaamheden ik tijdens mijn twee weken in het buitenland zou uitvoeren.

Aangezien ik helemaal niet op kantoor zou verschijnen is het belangrijk om zoveel mogelijk te sturen op resultaten. Hierover hebben we eenvoudige en duidelijke afspraken gemaakt aan de hand van een takenlijst. Zo ontstaat er achteraf ook minder snel discussie over de verrichte werkzaamheden.

Een van de grootste obstakels van werken in het buitenland is dat je (nieuwe) klanten niet persoonlijk kunt ontmoeten. Afspraken die al gepland stonden heb ik, zover mogelijk, via een online vergadering laten plaatsvinden of anders verplaatst naar de week van mijn terugkomst.

2. Zorg voor een goede werkomgeving

De fysieke werkomgeving is ook van groot belang. Je zit immers vaak nog steeds hele dagen achter je computer. Daarnaast wordt dit ook nog eens minder afgewisseld met vergaderingen en klantbezoeken. Een goede stoel en een bureau zijn dus essentieel. Daarnaast is een snelle internetverbinding noodzakelijk. Zelf verbleef ik bij familie waar ik een eigen kamer met bureau had. Maar je kunt natuurlijk ook denken aan kantoorruil of werken op flexplekken of in hotels.

3. Gebruik technologie om bereikbaar te zijn

Bij Sparked werkt iedereen met laptops en kunnen we vanaf overal bij onze e-mail en bestanden. Met dit soort voorzieningen wordt het eenvoudiger om je werk ‘op te pakken’ en in het buitenland voort te zetten. Als dit binnen jouw organisatie niet wordt aangeboden kan je bijvoorbeeld met een eigen laptop werken en andere oplossingen vinden voor het delen van bestanden met collega’s.

Vooraf heb ik met collega’s duidelijke afspraken gemaakt over communicatie. Hierbij heb ik een voorkeur uitgesproken voor ‘telefonie’ via Live Meeting en Skype. Dit zorgt ervoor dat de telefoonrekening niet onnodig hoog wordt. Een auto-reply zet je natuurlijk niet aan, je bent immers net zo bereikbaar als op kantoor.

4. De eerste werkdag

Ik ben in het weekend naar Stockholm gereisd en heb de zondag gebruikt om te zorgen dat mijn werkplek in orde was. Aangezien ik hier aan huis werk heb ik geen reistijd. De eerste productiviteitsverbetering was dus meteen binnen.

Tijdens mijn eerste werkdag heb ik via Live Meeting veel contact gehad met collega’s voor een project dat ik coördineer. Na een ochtend overleggen en afspraken maken dient de verwachte rust zich aan. Ik merk dat ik hier, beter dan op kantoor, langere periodes geconcentreerd kan blijven. Getting Things Done dus.

5. Blijf verbonden via sociale netwerken

Na een productieve eerste dag deed zich op de tweede dag een grote uitdaging voor. Er stond namelijk een sessie gepland voor het hele bedrijf. De sessie zat vol presentaties, interactieve elementen en natuurlijk eten en een borrel. Vooraf had ik geregeld dat ik via Live Meeting kon meekijken. Hierdoor kwam de inhoud goed over, maar de sfeer en interactieve elementen gingen toch aan mij voorbij.

Gedurende mijn verblijf werd dit gebrek aan gezelligheid overigens gecompenseerd door sociale contacten via Twitter. Zo bleef ik op de hoogte van wat er in Nederland gebeurde en waar iedereen mee bezig was.

6. Tweewekelijks overleg

Om mijn ervaringen te delen en te zorgen dat de verwachtingen van het management van Sparked ook werden waargemaakt had ik elke twee weken een kort overleg met mijn manager ingepland. Tijdens dit overleg bespraken we mijn werkzaamheden en behaalde resultaten. Zo konden we elkaar ook even in de ogen kijken en het experiment evalueren.

7. Het fysieke minimum

De grootste uitdaging lag, zoals verwacht, bij het contact met nieuwe klanten. Ik geloof zelf heel sterk dat er een ‘fysiek minimum’ nodig is om een goede klantrelatie te bouwen. Een Live Meeting of telefoongesprek is dus een prima communicatiemiddel voor een bestaande relatie, maar werkt het ook voor een kennismakingsgesprek? Deze keuze heb ik bij de klanten zelf laten liggen.

Een aantal klanten koos voor een afspraak in de week na mijn terugkomst, maar ik heb ook afspraken via een online vergadering laten plaatsvinden. De feedback die klanten hierop gaven was goed. Het bespaarde ons beiden reistijd en zorgde ervoor dat meetings efficiënt verliepen. Zo duurde de meeste afspraken maar 30 – 45 minuten en werden dezelfde resultaten bereikt als tijdens een ‘normale’ afspraak.

Tijdens deze twee weken heb ik ongeveer dezelfde werktijden aangehouden als in Nederland. Hierdoor was het eenvoudig om contact op te nemen met collega’s en klanten en bleef ik in het ritme van een werkweek.

8. Het vakantiegevoel

Het leuke van werken in het buitenland is dat je ’s avonds en in het weekend toch een vakantiegevoel hebt. Zo heb ik mijn vrije tijd doorgebracht met kajakken, hardlopen, de stad bekijken en het nachtleven verkennen. Een andere omgeving werkt inspirerend en laat je op een andere manier naar je werk kijken. Dit gevoel kan je bereiken in Stockholm of Kaapstad (beide in dezelfde tijdzone als Nederland), maar ook in Friesland.

Is dit iets wat iedereen één of twee keer per jaar zou moeten doen?

Huisvesting bepaalt hoeveel ruimte er op een bepaalde plek beschikbaar is voor de uitvoering van de activiteiten en de processen van de organisatie. Daarmee is huisvesting van invloed op de logistiek en de productie. Huisvesting is ook vormgeving en daarmee beïnvloedt het de sfeer waarin medewerkers met elkaar samenwerken en waar klanten tegemoet worden getreden. Maar er is meer! 

Het belang van goede huisvesting

De huisvesting vormt de omgeving en het decor voor het inrichten van werkplekken en bepaalt hierdoor hoe flexibel er met werkplekken kan worden omgegaan. En, een belangrijke: huisvesting is een belangrijke veroorzaker van kosten op andere gebieden. Een slechte locatiekeuze veroorzaakt bijvoorbeeld hoge transportkosten en productiviteitsverlies door lange reistijden, om nog maar te zwijgen over de bijkomende CO₂-uitstoot.

Reden genoeg om nauwlettend te bewaken dat de huisvesting en de behoeften van de organisatie op elkaar afgestemd blijven. Betekent dit dan ook dat het ideale gebouw de organisatie moet volgen? Moet elke verandering in de organisatie worden gevolgd door een verhuizing en verbouwing van de inrichting?

De behoeften van de organisatie

De behoeften van gebruikers veranderen steeds sneller. Zo snel, dat de levenscyclus van het gebruik vele malen korter is geworden dan de levenscyclus van het vastgoedobject. Dit betekent dat een gebouw tijdens haar levensduur meestal door verschillende gebruikers zal worden bewoond. Gebouwen zullen organisaties moeten aantrekken en weer los moeten laten. Daarom is het nodig dat gebouwen duurzame kwaliteit bezitten. Gebouwen zijn van nature traag. Niet alleen omdat ze groot en duur zijn, maar ook omdat ze onderdeel zijn van grotere systemen, zoals de stad en de eco-systemen van de omgeving.

Door anders om te gaan met de koppeling tussen de duurzaamheid van gebouwen en de dynamiek van het gebruik, ontstaat er meer flexibiliteit in het gebruik van gebouwen. De beweeglijkheid van de organisatie wordt groter als er, om een verandering mogelijk te maken, minder verplaatst behoeft te worden. Met andere woorden, door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid.

Nieuwe facilitaire concepten

Een lossere koppeling tussen de duurzaam vorm te geven, en de dynamisch te organiseren zaken, vraagt om een ander facilitair concept. Het betekent dat een organisatie niet meer probeert om de veranderende behoeften van de gebruikers met aanpassingen van de inrichting  te volgen. Een organisatie faciliteert dan de gebruikers vooral door het organiseren van de interactie tussen de werkprocessen en de werkomgeving.

Het Nieuwe Werken is een manier om die interactie vorm te geven. Hierbij wordt de organisatie actief ingeschakeld bij het optimaliseren van haar werkomgeving. Door de mensen wisselend gebruik te laten maken van verschillende ruimten of meubelopstellingen – functioneel en qua sfeer - ontstaat flexibiliteit in het gebruik. Zonder dat de faciliteiten zelf flexibel behoeven te zijn.

Het uitgangspunt voor het creëren van een werkomgeving wordt dan anders. De nadruk ligt niet meer op de steeds veranderende gebruiker, maar op de unieke – met de locatie verbonden - kwaliteit van gebouwen.

Duurzaam bouwen en beheren

De oplossing is duurzame gebouwen te maken volgens tijdloze principes, ongeacht de functie van dat moment. Over het algemeen betekent dit een zekere ‘overmaat’, eerder gericht op meerdere vormen van gebruik dan op die ene minimale functionele oplossing. Een organisatie kan zich die ‘overmaat’ permitteren, omdat de ruimte over een langere periode intensiever wordt gebruikt.

• Het beheer kan daardoor volledig worden gericht op het object en de functionaliteit ervan op langere termijn.
• Er hoeft niet telkens te worden ingespeeld op de grillige veranderingen in het gebruik.
• De facilitaire organisatie hoeft de spullen niet langer ‘achter de gebruikers aan te dragen’.

Dit biedt uiteindelijk meer flexibiliteit voor de gebruikers en meer stabiliteit in het beheer van de faciliteiten en het vastgoed. Een rekensom leert dat daarmee uiteindelijk de (beheer)kosten kunnen worden verlaagd. Ik voorspel daarom dat facilitaire organisaties in de toekomst steeds vaker per gebouw zullen worden georganiseerd.

Laat ruimte voor onvoorziene gebruiksmogelijkheden

De organisatie wordt meestal als uitgangspunt gekozen voor de ontwikkeling van huisvesting. We zien dan dat er meerdere plannen worden ontwikkeld. Dit gebeurt dan op basis van regelmatig bijgestelde veronderstellingen over de ontwikkeling van de organisatie. Als dan uiteindelijk wordt geconstateerd dat het ideale plan niet goed in het gebouw past, is er vaak al een veelvoud van de werkelijk benodigde kosten gemaakt.

Door de specifieke kwaliteiten en beperkingen van het gebouw als uitgangspunt te kiezen, kan sneller een inrichting ontworpen worden dat de gebruiksmogelijkheden van het gebouw maximaliseert. Een  mooi, leuk en gevarieerd vormgegeven kantoor kan een veelheid aan mogelijkheden bieden aan een organisatie die geleerd heeft om flexibel gebruik te maken van de mogelijkheden die het kantoor biedt.

Heeft u ervaring met het inzetten en optimaliseren van huisvesting in relatie tot de organisatie? Ik nodig u van harte uit hieronder te reageren.

De presentatie van Aart Bos op Het Nieuwe Werken Congres kun je hier vinden.

Dit video-interview is tot stand gekomen in samenwerking met NuGuRu.tv en is opgenomen tijdens Het Nieuwe Werken Congres, georganiseerd door Kluwer.