Veranderbereidheid en -bekwaamheid

Maar wat is goed voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de één het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat eigenlijk over veranderbereidheid en veranderbekwaamheid.

Veranderbereidheid heeft vooral te maken met emoties, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van aansturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en uitleg geven, gaat het al een heel stuk beter. Veranderbekwaamheid kan wel demografisch zijn omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en webcams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptiestrategieën kunnen vanuit een project ingezet worden en materiaal kan via de lijn uitgerold worden.

Zachte en harde veranderingen

Als we tijd- en plaatsonafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de harde middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie). Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

Figuur gebaseerd op de ideeën van DEGW

De juiste combinatie

Als je de mindset hebt tot flexwerken zonder dat je omgeving en je ICT-middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is dat een moeilijke verandering. Je denkt ‘nieuw’, maar moet dat doen met ‘oude’ middelen in een traditioneel hokjes-kantoor.

Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus ‘nieuw doen’, maar nog steeds ‘oud denken’.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en veranderbekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld. Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!

Deel je mening

Elke maand plaatst de redactie van HNW Blog in samenwerking met partner e-office een poll die gerelateerd is aan nieuwe manieren van werken en organiseren. De stelling voor de maand mei is: Het Nieuwe Werken biedt mij meer uitdaging in mijn werk waardoor ik creatiever word. Deel je mening en vul de poll in!
Note: There is a poll embedded within this post, please visit the site to participate in this post's poll.

Op zakelijk gebied willen we allemaal een langdurige relatie na een lange investering. Maar echt betrokken zijn de meeste managers niet bij hun medewerkers. En medewerkers hebben meestal niet de ruimte om hun passies, interesses en kennis in te zetten voor hun werk. Een sterke relatie met collega’s en medewerkers is echter wel nodig. Niet alleen voor een prettige samenwerking, maar ook om van bijvoorbeeld HNW een succes te maken. Volgens innovatiemanager Steven de Lira kan ICT hier een ondersteunende rol bij spelen. Hij legde mij zijn zienswijze uit.

Steven heeft veel ervaring opgedaan op het gebied van sociale innovatie. Mensen motiveren en mobiliseren is een vakgebied waarmee velen zich bezighouden, maar volgens de ondernemer ontbraken er nog echt noemenswaardige doorbraken. Dit bracht hem tot een zoektocht naar antwoorden buiten de bestaande management-invalshoeken. Een andere serie boeken, andere vakgebieden zoals psychologie en gesprekken met een bredere groep experts brachten hem tot het volgende inzicht:

Persoonlijke aandacht en de juiste houding

Het draait allemaal om één proces; het proces van gedragsverandering. “Het proces van medewerkers mobiliseren kent een bepaalde fasering namelijk weten, houding en gedrag”, aldus Steven. Mensen kunnen niet enthousiast zijn over iets dat ze niet kennen of weten. Ons huidige management-denken is voornamelijk gebaseerd op informeren en gedrag. Maar als je creativiteit, passie en pro-activiteit wilt van je medewerkers dan gaat het om de juiste houding. En juist hier hebben managers weinig instrumenten voor in hun bagage.

T-shirts met schouderklopjes

De ondernemer heeft in het verleden een bedrijf gehad waarbij t-shirts werden verkocht met gedrukte schouderklopjes op de schouder. Sommige bedrijven stuurden 100 t-shirts naar medewerkers met een standaard brief. Andere bedrijven lieten managers de t-shirts persoonlijk uitdelen. Het effect van de t-shirts (en ook de re-selling dankzij mond-tot-mond reclame) was extreem bij één van de twee groepen. Eén keer raden welke. Maar de hele dag schouderklopjes geven werkt natuurlijk niet. Daarom ging hij op zoek naar een meer rationele en systematische oplossing.

Laat medewerkers de strategische consequenties ervaren

De sleutel ligt volgens de manager bij het beïnvloeden van de houding. Maar hoe kun je de houding van medewerkers beïnvloeden? Houding kun je alleen beïnvloeden door mensen dingen te laten ervaren en niet door ze alleen maar te informeren. Door mensen te betrekken bij de groei- en/of strategische cyclus binnen de organisatie creëer je ruimte zodat mensen de strategische consequenties ervaren. Dit laatste schept ook een bredere context voor de mensen in kwestie.

En daar ligt de link met HNW. “Sneller reageren op veranderingen in de samenleving doe je samen met alle medewerkers, maar dan moet iedereen de verantwoordelijkheid voor de organisatie dragen”. Voor mij werd het belang van houding pas duidelijk na zijn volgende uitspraak: “Je kunt niet meedenken over dingen die je niet ziet, niet ervaart en niet snapt”. Als je je niet in de situatie kunt verplaatsen, kun je inderdaad niet snel de juiste houding aannemen.

Postkamer-medewerker die bijdraagt aan de SWOT-analyse

De medewerkers actief meenemen in processen die bijdragen aan de visie en strategie van je bedrijf zorgt ervoor dat ze medeverantwoordelijk worden voor de toekomst van de organisatie. Maar hoe weet je of de postkamer-medewerker een bijdrage kan en wil leveren aan een SWOT-analyse voor je toekomststrategie? En natuurlijk de hamvraag: Wat is de factor waarmee je mensen vanuit hun passie, interesses en kennis kunt koppelen aan bepaalde onderdelen van de visie en strategie van het bedrijf?

De juiste match

Als innovatie en mensen motiveren processen zijn en het gedrag van individuele mensen en groepen patronen vertoont dan kun je een systeem bouwen dat organisaties kan helpen sneller te innoveren en mensen beter te motiveren en te mobiliseren.

Laat medewerkers een aantal persoonlijkheids- en capaciteiten-testen doen en neem de resultaten daarvan op in werknemersprofielen. Laat ze daar hun interesses en ambities aan toevoegen. Beschrijf vervolgens de visie en strategie van de organisatie. Koppel deze twee factoren aan elkaar door middel van het opstellen van challenges. Deze challenges zijn de in kleine stukjes opgesplitste targets van de organisatie. Bij iedere challenge adviseert een ICT-systeem welke combinatie van profielen nodig is en welke mensen het meest geschikt zijn (op basis van interesse, woonplaats, talent, informatiebehoefte en achievements) om de challenge op te lossen.

Zo kan het zijn dat de jongen in de postkamer de SWOT-analyse ondersteunt met een geweldige fotorapportage (hobby), of een accountant met een passie voor poëzie de HR-afdeling helpt met haar wervingsteksten. Hierdoor haal je niet alleen het beste uit je medewerkers naar boven, maar sluit je ook aan op de passie, interesses en ervaringen die tot nu toe enkel in het privé-leven werden toegepast.

Beter inzetten van medewerkers

En dit is volgens mij heel belangrijk in een tijd waarin, onder ander in het kader van Het Nieuwe Werken, opnieuw moet worden nagedacht over bedrijfsresources, maar ook over het contact en de omgang tussen medewerkers. Net als de verjaardagskalender op de wc die ons af en toe helpt om attent te zijn naar familie en vrienden toe, kan een modern ICT-systeem ons helpen de relaties met onze collega’s en de productiviteit van teams te verbeteren. In dit geval door pro-actief te adviseren over hoe en wanneer een organisatie de talenten en passies van haar medewerkers kan inzetten om strategische uitdagingen op te lossen.

Steven de Lira is bezig met de ontwikkeling van een softwarepakket Silkbricks dat deze ondersteunende functie kan gaan vervullen. Het product bevindt zich in de pilotfase.

Om Het Nieuwe Werken met succes te implementeren, is een aanpassing in de bestaande ICT nodig, aldus de opvatting binnen bedrijven. Dit is lang niet altijd waar. De ICT-systemen waarmee de meeste organisaties (in ieder geval de grotere jongens) zijn uitgerust, vormen al de perfecte basis voor Het Nieuwe Werken.

Standaard – zo nieuw is HNW niet meer! – bevatten deze systemen virtuele vergadermogelijkheden, uitgebreide conference call-opties en talloze snufjes om in the cloud te werken. Daarbij zijn niet alleen dergelijke communicatiesystemen volledig up to date. Ook de meeste systemen die nodig zijn om bepaalde inhoudelijke werkzaamheden te kunnen uitvoeren, zoals SAP, zijn geschikt om plaatsonafhankelijk te gebruiken. Kortom, met de benodigde software en tools zit het wel goed.

Drastische maatregelen

In mijn dagelijkse praktijk merk ik echter dat bedrijven zich hier nog te weinig van bewust zijn. En er dus van uitgaan dat de ICT onder handen moet worden genomen. Niet verwonderlijk dat dit als een hele stap wordt gezien en om die reden vooruit wordt geschoven, want ‘ingewikkeld, kostbaar en gedoe’. Ook het inwinnen van extern advies is eerder regelmaat dan uitzondering. En er zijn zelfs voorbeelden waar rigoureus is overgestapt naar een nieuw ICT-systeem om HNW-proof te zijn. Zonde, want onnodig!

Gebruik de eigen mogelijkheden

HNW is, zeker anno 2012, geen hogere wiskunde en moet dus ook niet als zodanig worden benaderd. De crux zit hem in het feit dat bedrijven zich bewust moeten zijn van de bestaande ICT-mogelijkheden die ze al lang en breed in huis blijken te hebben. En deze moeten gebruiken!

Grote stappen

ICT-deskundigen hebben hierbij een cruciale rol. Zij kunnen hun toegevoegde waarde bewijzen door de functionaliteiten van ‘hun’ systemen waar veel vraag naar is direct en pro-actief onder de aandacht te brengen. Simpelweg op het moment van implementatie, of op z’n minst tijdens één van de onderhoudsbeurten die de meeste bedrijven wel hebben met externe ICT-partijen. Op verzoek van klanten bieden wij – hoewel we geen ICT-ers zijn – inmiddels tijdens het implementatietraject van HNW een knoppentraining oftewel gebruikerstraining aan. Voor ons een extra service, waarbij we gebruik maken van professionals die alles over deze knoppen weten. Uiteindelijk komt het dus toch weer bij een ICT-expert te liggen, maar die had extra punten kunnen scoren door hier op voorhand al op in te gaan. Als ICT-dienstverlener ben je pas echt succesvol als gebruikers je systemen ook daadwerkelijk gebruiken!

Veel organisaties die met Het Nieuwe Werken aan de slag willen, worstelen met de vraag waar te beginnen. Het is natuurlijk terecht om deze vraag als eerste te stellen. Verandering zonder richting levert immers veelal verandering zonder resultaat. De implementatie van Het Nieuwe Werken vraagt resources: tijd van medewerkers, investeringen en managementaandacht. Dat zijn schaarse zaken. Het aanwenden van resources voor Het Nieuwe Werken vraagt dus om een doordacht plan. De verandering dient gericht te zijn op die zaken die het meeste effect sorteren.

Veranderingen in organisaties hebben vaak meer met symptoombestrijding te maken dan met strategie. Ergens in de organisatie wordt een probleem gezien en dat probleem wordt opgelost door een verandering. Vaak wordt verzuimd om te achterhalen wat de achterliggende oorzaak is van het probleem. Ook wordt lang niet altijd de relatie gezocht met andere problemen in een organisatie. Zo kan het gebeuren dat weliswaar het symptoom wordt bestreden, maar dat de oorzaak blijft bestaan. Zo wordt weinig vooruitgang geboekt.

Doorbreek de vicieuze cirkel

Vicieuze cirkels in het denken van een organisatie liggen geregeld ten grondslag aan hardnekkige problemen. Een voorbeeld is het opleidingsbudget van medewerkers. Wanneer het minder goed gaat met de financiële resultaten van een organisatie, ontstaat de drang tot bezuinigen. Het is gemakkelijk om te snijden in dergelijke kosten waar geen directe opbrengsten tegenover staan. Het leidt tot een directe besparing, maar ook tot ontevreden medewerkers. En tot medewerkers die niet meer de meest actuele kennis hebben. De goede medewerkers lopen weg en de diensten van de organisatie zijn minder aantrekkelijk voor hun klanten. Gevolg: de financiële resultaten komen nog verder onder druk te staan.

Het vinden van dit soort vicieuze cirkels binnen het denken van een organisatie is een belangrijkste stap in de analyse van waar het echte probleem zit. Pas wanneer die worden gevonden, kunnen ze gericht worden opgelost.

Geen tovenarij

Het zoeken naar vicieuze cirkels is lastig, maar geen tovenarij. Een methode, afgeleid van de Theory of Constraints van Goldratt, die daarbij helpt is de volgende. Laat een groep mensen, die goed op de hoogte is van hoe de organisatie werkt, een lijst maken van symptomen. Deze symptomen beschrijven wat niet goed gaat binnen de organisatie. Dat mogen details zijn (we kunnen thuis niet bij onze email) maar ook grotere problemen (we hebben te weinig omzet). Zorg ervoor dat ten minste ook de problemen die aan de directietafel worden besproken op deze lijst staan.

De volgende stap is de symptomen in oorzaak-gevolgketens aan elkaar te koppelen. Een voorbeeld zou kunnen zijn: we kunnen thuis niet bij onze email, daardoor reageren we te laat op klantvragen, daardoor zijn klanten ontevreden, daardoor lopen we omzet mis. In bijna alle gevallen leidt dit tot één of meer vicieuze cirkels. In het voorbeeld leidt het gemis aan omzet tot bezuinigingen op het ICT-beleid en dus tot minder middelen om snel op een klantvraag te reageren. Zonder deze vicieuze cirkels te doorbreken, is het heel lastig om vooruitgang te boeken.

Het doorbreken van een vicieuze cirkel is vaak verrassend eenvoudig, maar laat je daarbij niet te snel tot oplossingen leiden. In het voorbeeld lijkt een investering in externe toegang tot email een snelle en niet zo dure oplossing. Maar is dit wel het echte probleem? Zijn er nog meer oplossingen? Misschien is het echte probleem wel dat er op andere plekken in de keten tijd verloren gaat. Of wellicht is het probleem dat een klant pas iets vraagt wanneer zijn probleem al urgent is geworden. Proactief met de klant overleggen, zorgt er misschien voor dat er helemaal geen haastklussen meer komen.

Aan de slag

Wanneer een organisatie een verandering wil doorvoeren is het dus zaak om eerst de problemen en uitdagingen van de organisatie in kaart te brengen. Breng oorzaak-gevolgrelaties aan tussen verschillende symptomen. Dat kunnen zowel operationele knelpunten zijn als strategische uitdagingen. Identificeer dan de vicieuze cirkels. Probeer zo veel mogelijk oplossingen te bedenken om de vicieuze cirkel te doorbreken. Bedenk waarom bepaalde oplossingen wel of niet werken.

Gebruik dit inzicht om de oplossingen en ook de oorzaak-gevolgrelaties bij te stellen. Stop pas met denken en praten als iedereen ervan overtuigd is dat de gekozen oplossing gaat werken. Vervolgens is er nog een belangrijke stap te nemen: het beschrijven van de nieuwe werkelijkheid na toepassing van de oplossing. Tot dusverre zijn de oorzaak-gevolgrelaties in negatieve zin beschreven, maar nu wordt dat omgedraaid naar een positieve beschrijving. De neerwaartse vicieuze cirkel wordt een opwaartse.

Het Nieuwe Werken is een doel

Als je na deze exercitie over Het Nieuwe Werken gaat nadenken, worden er heel andere accenten gelegd. Door het initiatief te verbinden met de beschreven opwaartse cirkels, is het ook gemakkelijker om investeringen te verkopen binnen de organisatie. Het is glashelder welk probleem Het Nieuwe Werken gaat oplossen. En laten we wel wezen: Het Nieuwe Werken is een middel, geen doel.

Mr. Victor de Pous houdt zich al meer dan twintig jaar bezig met de juridische aspecten van nieuwe manieren van werken in de informatiemaatschappij – dus met ICT. De Pous vindt het dan ook waardevol om telkens weer de actuele trends te analyseren en in perspectief te plaatsen. Reden waarom hij een juridische trendanalyse over Het Nieuwe Werken maakte. Het Nieuwe Werken Blog vroeg hem bovendien naar het hoe en waarom.

Welke trends signaleerde je?

‘Nu hebben we het over Het Nieuwe Werken, eerder was dat telewerken, maar de feitelijke en juridische discussies van vandaag zijn opvallend identiek aan die van de jaren negentig. Met dit verschil dat steeds meer mensen zich mengen in het debat dat vooral over de precieze invulling van het werken nieuwe stijl gaat. Wat verstaan we daaronder? Zo veel stemmen, zo veel meningen. Juridisch herhaalt de geschiedenis zich door de aandacht die arbeidsomstandighedenwet en fiscale zaken trekken.’

Is dat terecht?

‘Gestructureerd enkele dagen per week thuiswerken op basis van een arbeidsovereenkomst is iets heel anders dan Het Nieuwe Werken. Immers, de vaste werkplek op de zaak is verdwenen, terwijl de nieuwe werkplekken – minder in aantal dan er werknemers zijn – flexibel en op activiteiten gebaseerd zijn. Werknemers werken waar ze zich op dat moment bevinden. Letterlijk in and out-of-office. Bovendien heeft ICT-gebruik tijdens het werk altijd al om aanvullende rechtskaders gevraagd, maar stelde slechts een minderheid in de jaren negentig de eerste generatie e-gedragsregels op.’

Wat betekende dat in juridisch opzicht?

‘Geen pornografie op de computer, niet surfen voor privédoeleinden, zorgvuldig en netjes handelen in e-mailcorrespondentie. Je kunt zeggen dat dit typisch Web 1.0-beleid is. Daarbij vergat men overigens vaak regels te stellen voor informatiebeveiliging of illegale software.’

Hoe is dat tegenwoordig geregeld?

‘Allereerst is de informatiemaatschappij ingrijpend veranderd. Denk aan blogging, sociale netwerken en dergelijke. ICT ontsluit onbegrensde mogelijkheden. Daardoor hebben kantoren tegenwoordig geen muren meer en zijn werk en privé soms sterk verweven. Dit vereist nieuwe beleidskaders. Hoe breed en strak die moeten zijn en hoe strikt de gedragregels op naleving worden gecontroleerd, hangt af van het soort organisatie dat het bedrijf of de overheidsdienst wil zijn. Daarin zijn allerlei keuzes te maken. Toch kan ook de meeste vrije arbeidsorganisatie niet zonder juridische piketpalen.’

Kun je alvast een tipje van de sluier oplichten?

‘Terwijl sommigen werkgevers bang maken dat Het Nieuwe Werken in strijd is met arbeidsrecht – een mening die ik niet deel – pleit ik voor een pragmatische aanpak, zodat de strategische toepassing van wettelijke kaders en individuele rechtsnormen economische waarde creëert, bedrijfsmiddelen optimaliseert en risico’s beheerst. Een succesvolle invoering en verantwoorde toepassing van Het Nieuwe Werken kan in mijn optiek dus niet zonder nieuwe spelregels.’

Download hier de Trendanalyse Het Nieuwe Werken in Juridisch Perspectief van Mr. Victor de Pous.

Het nieuwe werken is hier een – integraal – managementconcept aan het worden dat ‘geïmplementeerd’ en ‘uitgerold’ wordt in diverse bedrijven. Vanuit de bonden komt de roep dat ‘iedereen er recht op heeft, niet alleen kenniswerkers’. Er wordt gesproken van de ‘bokken en de schapen’; sommigen zullen ‘het’ nooit leren, anderen doen ‘het’ al uit zichzelf. Voor je het weet wordt er van alles over de nieuwe manier van werken gereguleerd, afgesproken en dicht getimmerd. Als we het geïmplementeerd en uitgerold hebben, zijn we klaar en kunnen we achterover leunen.

Het Nieuwe Werken goed export product

Het is ook een typisch Nederlandse invulling, nergens in de EU of de VS is het zo’n management hype. Volgens sommigen is dit Nederlandse Nieuwe Werken concept inderdaad een goed exportproduct. Maar ik begin langzamerhand te denken dat wij misschien wat ideeën van buiten moeten importeren.

Ruimte geven aan nieuwe mogelijkheden

Begrijp me goed, ik vind het prachtig, zolang Het Nieuwe Werken bijdraagt aan meer autonomie voor de medewerkers, beter kunnen combineren van werk en privé, minder kilometers woon-werkverkeer, minder vierkante meters kantoorruimte, prettiger kantoorruimte, effectiever en efficiënter samenwerken en vergaderen en betere bedrijfsprestaties.

Maar laten we niet de kans missen om na te blijven denken over ‘The New World of Work’ en vooral ruimte geven aan de nieuwe mogelijkheden die ontstaan en zich ontwikkelen met nieuwe vormen van ICT. ‘The New World of Work’ is voor het eerst in Nederland ter sprake gebracht met fantasieën over Werknemer 2.0. Als je daar vertrekt wordt het perspectief veel organischer: die Werknemer 2.0 gaat zijn weg zoeken en vinden en doet het steeds slimmer door gebruik van social media….

Spontaan slimmer werken door nieuwe vormen van ICT

Ik zou dat nieuwe werken eerder willen omschrijven als het (spontaan) door werkenden (niet alleen werknemers) zelf slimmer gaan werken door gebruikmaking van nieuwe media. Een goede omschrijving van ‘The New World of Work’ is dan: steeds slimmer werken gebruikmakend van nieuwe vormen van ICT.

Rol van kennis centraal

Er ontstaan ook nieuwe vormen van communiceren en nieuwe dynamische arbeids- of machtsrelaties en manieren om zaken met elkaar te doen. Dat zit hem vooral in de rol van kennis. Informatie en kennis zijn overal en in gelijke mate voor iedereen beschikbaar. Het is een soort nivellering van kennis en open toegang tot nieuwe kennis. Zeggenschap in (arbeids)relaties wordt vanzelf meer gekoppeld worden aan wat je kunt, meer dan aan je (hiërarchische) positie. De meritocratie komt in beeld.

En wat gaat het verbinden van formele en informele netwerken betekenen voor traditionele organisaties, voor de relaties tussen medewerkers en met mensen buiten de eigen organisatie, gaat co-creatie makkelijker worden …..?

Blijven discussiëren

Natuurlijk kan deze al om beschikbaarheid van informatie en kennis en de openheid ook misbruikt worden: privacy schendingen, ongewenste controle en reclame, negatieve beeldvorming enz.

Dat is een reden te meer om deze discussie te blijven voeren en ons niet tot het invoeren van managementconcept HNW te beperken.

Reïntegratiekantoor boekt direct resultaat met werken 2.0!

Veel artikelen gaan voornamelijk over de theoretische kant van werken 2.0. Wat houdt HNW nu werkelijk in, wat is de beste aanpak, wat zijn de voordelen?

Wat veel interessanter is om te weten voor ondernemers en managers; ‘Wat levert mij dit op?’ Om een vertaalslag te maken naar de praktijk, wijd ik dit artikel aan een praktijksituatie waarbij een aantal elementen zijn ingezet, met als doel de productiviteit en flexibiliteit binnen de organisatie te vergroten.

Deze praktijksituatie gaat over een reïntegratiekantoor met 200 medewerkers met één hoofdkantoor en 16 vestigingen. Doelstelling was om het werken 2.0 te integreren in de organisatie, zonder veel kosten te maken.

Een goede basis is essentieel

Om de productiviteit van medewerkers te verhogen, moet je als werkgever ook de middelen kunnen bieden om dit mogelijk te maken. Slim inzetten van ICT is hierin een belangrijk onderdeel. De oude situatie was bij het reïntegratiebureau kort gezegd als volgt; Een kostbare IT-infrastructuur, drie systeembeheerders en een hoop onvoorziene problemen. Kortom, een hoop problemen en een hoge kostenpost.

De eerste stap was om de ICT uit te besteden, zodat de omgeving voortaan vanuit een centrale datacenter wordt aangeboden. Hierdoor kan elke medewerker wereldwijd veilig inloggen op een eigen desktop-omgeving. Hierdoor kan de medewerkers dus ook makkelijk onderweg, vanuit huis of bij de klant doorwerken! Onderlinge communicatie tussen de medewerkers is veel efficiënter waardoor de productiviteit sterk is verbeterd.

Als er problemen zijn lost de leverancier dit op. Dit alles tegen een vast tarief per werkplek/medewerker. Per maand weet een organisatie exact wat ze per werkplek/medewerker aan kosten kwijt zijn.

Goede afspraken

Door uniform dezelfde procedure te hanteren m.b.t. e-mails, delen van agenda’s, opslaan van bestanden en andere belangrijke processen is de efficiënte enorm toegenomen. Dit vertaalt zich direct naar een directe kostenbesparing. Naast de efficiëntie is het voor iedereen overzichtelijker en gemakkelijker geworden om bepaalde informatie terug te vinden.

In de file staan is verleden tijd!

Met  medewerkers die dagelijks ver moeten reizen zijn nieuwe afspraken gemaakt. Deze mensen werken nu het eerste uur vanuit huis en rijden daarna naar kantoor. Filerijden is hierdoor over het algemeen verleden tijd. Dit bespaart veel tijd en ergernis, wat normaal gesproken vaak -zoniet dagelijks - voorkwam.

Loyaliteitsuren nemen fors toe!

Nog een belangrijk effect is dat de werkelijke gewerkte uren fors toenemen. Mensen hebben de kans om de dingen te doen, die voorheen niet konden. Even nog dat verslag afronden of op zondagavond de mail alvast checken. In de praktijk blijkt dat mensen regelmatig in het weekend van de gelegenheid gebruik maken om in te kunnen loggen.

Lager ziekteverzuim

Omdat medewerkers meer flexibiliteit wordt geboden, is het ziekteverzuim binnen de organisatie flink afgenomen. Het personeel krijgt de vrijheid om de uren op een eigen manier in te zetten. De organisatie heeft de manier van managen aangepast waardoor de nadruk ligt op targets en resultaat. Op deze manier kunnen projecten goed worden gecoördineerd.

Al met al een mooi voorbeeld voor bedrijven die nog twijfelen aan de voordelen van Werken 2.0

Normaal gesproken wordt voor een dergelijk programma gebruik gemaakt van een aantal straalverbinding gebruikt en wordt op alle locaties van de correspondenten een studio ingericht. Dit maakt een programma snel complex en duur. ‘Compleet van de wereld’ pakt het echter anders aan. Het programma maakt gebruik van een eenvoudige studio in Nederland met drie computerschermen. Op elk scherm wordt via Skype contact gelegd met een correspondent. Het resultaat is daardoor een stuk minder goed dan je gewend bent met bijvoorbeeld het NOS journaal of RTL Nieuws. Soms vliegt de Skype verbinding er uit als een correspondent midden in een zin zit. De presentator schakelt dan gewoon over naar een ander. Wanneer de verbinding weer hersteld is, gaat de discussie weer verder.

Is dit nu een probleem? Wat mij betreft niet. Ik vind het één van de meest interessante TV-programma’s dat momenteel te zien is. Het programma levert een boeiende discussie op met mensen die op de hoogte zijn van de materie. De discussies gaan ergens over en je kunt het prima volgen. Ik heb natuurlijk geen inzicht in de kosten per uitzending gemaakt worden om het programma te produceren, maar ik kan me voorstellen dat het een fractie is van bijvoorbeeld een NOS journaal.

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Binnen mijn werk adviseer ik organisaties op gebied van online samenwerken. Ik zie verbanden in de manier waarop Compleet van de wereld’ gebruik maakt van technologie en hoe ik het ook toepas in mijn werk.

Mensen komen in verbinding

Bij ‘Compleet van de wereld’ kun je zien hoe nieuwe technologie als Skype mensen in staat stelt om gemakkelijk met elkaar in verbinding komen. Grenzen en afstanden vervagen bij het gebruik van nieuwe technologie, waarbij je je kunt afvagen hoe ‘nieuw’ Skype werkelijk is. Het is daarbij met ‘Compleet van de wereld’ leuk om te zien dat er niet alleen discussie is tussen een correspondent en de presentator.

Ook tussen correspondenten onderling laait de discussie op. Hoe bedoel je plaats onafhankelijk werken? Binnen mijn werkveld gebruiken technologie als Google docs, Mindmeister, WordPress, Basecamp, Teambox, Twitter, Yammer, Skype, LinkedIn en nog vele anderen om te zorgen ervoor dat grenzen vervagen tussen mensen en organisaties. Door de juiste mix aan technologie in te zetten, zorg je ervoor dat mensen geholpen worden tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden

Denk na over de essentie

Daarnaast laat het programma goed zien dat je altijd goed moet nadenken over de essentie. De essentie van ‘Compleet van de wereld’ is een goede discussie, mensen met kennis en het verkrijgen van inzicht. In de huidige vorm voldoet het programma hier volledig aan. Wat maakt het in dit geval uit dat er wel eens een verbinding weg valt? Wat maakt het uit dat iemand op z’n zolderkamertje zit in plaats van in een goed verlicht studio. De essentie van het programma is dat je een beeld krijgt van actualiteiten in verschillende delen van de wereld. Wanneer aan deze essentie wordt voldaan zijn de kijkers tevreden. Extra’s kunnen zorgen voor afleiding van de essentie.

Er komt steeds meer software/online diensten beschikbaar waar het achterwege laten van functionaliteiten een USP (unique selling point) is. Denk hierbij aan Basecamp en Highrise van 37Signals. Binnen Tam Tam zijn we zelf bezig om ons huidige, omvangrijke CRM te vervangen door Highrise. Het product bevat slechts een fractie van de functionaliteit van het huidige CRM. Dat is niet jammer, dat is mooi. Het voldoet namelijk bijna volledig aan onze eisen en het kost een fractie van het enterprise CRM pakket wat we hebben draaien.

80-20

Een ander punt wat ik belangrijk vind is dat een oplossing niet 100% compleet en gelikt hoeft te zijn om een goede oplossing te zijn. Een 80% oplossing tegen 20% van de kosten klinkt mij goed in de oren. Focus op de standaard mogelijkheden van een oplossing en pas dat niet aan om de laatste 20% functionaliteit te behalen. Die laatste 20% kost erg veel tijd, geld, beheer en tijdens de realisatie kom je erachter dat het toch niet fijn werkt. Zorg dat je de beste oplossing kiest die het best bij je probleem past en richt die voor je organisatie in. Het is dus erg belangrijk om de juiste oplossing te vinden, er is namelijk erg veel aanbod.

Consumenten lopen voor

Consumentenoplossingen zijn goed. Consumenten oplossingen zijn ook voor een breed scala aan organisaties bruikbaar. De ontwikkelingen op internet van de afgelopen jaren hebben een enorme vlucht genomen. Tools en diensten die ontwikkeld zijn voor consumente zoals sociale netwerken (Hyves, Facebook), crowdsourcing (Flickr, Wikipedia), video conferencing (Skype, Live messenger, Google talk) en voor het ondersteunen van groepen (denk aan Google docs voor de voetbalvereniging) worden meer en meer ingezet door organisaties.

Waar innnovatie vroeger vanuit de zakelijke markt kwam, is er de laatste jaren ook een andere trend op te merken. Die van consumentenproducten die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Goede voorbeelden hierbij zijn de PC-privé computer en VOIP (Voice Over IP). De meeste gezinnen maakten in de jaren 80 en 90 kennis met computers middels een PC-privé computer van één van de ouders. De innovatie op dat vlak kwam uit het bedrijfsleven.

Een aantal jaar later zien we met VOIP een andere trend ontstaan. VOIP, in het voorbeeld middels Skype, is al jaren voor elke consument (gratis) beschikbaar via Skype, MSN, Live Messenger, Google talk, Yahoo Messenger, etc. Er zijn op dit moment nog vele bedrijven waar deze technologie niet beschikbaar is. Dit geld natuurlijk niet alleen voor VOIP maar ook voor het gebruik van sociale netwerken, online tools, het gebruik van browsers en ga nog maar even door.

Conclusie

Wat mij betreft geeft ‘Compleet van de wereld’ een goed beeld van een aantal ontwikkelingen die gaande zijn. Een andere manier van denken over ICT, over hoe het ook kan. Dit zijn onder andere het terugbrengen tot de essentie, 80% functionaliteit tegen 20% van de kosten is een mooi streven en leer door te kijken naar hoe ‘consumenten’ in hun eigen tijd omgaan met tools. Neem deze punten mee bij het doorlopen van nieuwe projecten of bij het zoeken naar een oplossing voor bestaande problemen.

Veel MKB-organisaties denken dat dit uitbesteden kostbaar is en alleen is weggelegd voor grote organisaties. Het tegendeel is waar. Juist voor het MKB-segment is ‘Outsourced Private Cloud-computing’ zeer interessant.
Vanaf € 75 per maand per gebruiker kunt u de gehele IT infrastructuur uitbesteden. Dit all-in bedrag omvat  een toegewezen omgeving met daarin alle specifieke bedrijfsapplicaties zoals standaard Microsoft Office en systemen zoals SAP, ERP, Microsoft Dynamics of andere specifieke maatwerkapplicaties.

Outsourced Private Cloud Computing

Wat is het eigenlijk? In het kort gaat het om plaatsonafhankelijk kunnen inloggen op de persoonlijke werkomgeving, die volledig is ingericht naar de wensen van de organisatie. Of u nu thuis op uw eigen PC werkt, op kantoor of in het buitenland, de desktop- omgeving is altijd beschikbaar en up-to-date, waardoor u wereldwijd de beschikking hebt over uw eigen data en applicaties.

Daarnaast omvat het alle faciliteiten zoals back-up, anti-virus, systeembeheer, support, updates en de mogelijkheid om per maand het aantal gebruikers aan te passen. Dit alles zonder te investeren in een kostbare eigen infrastructuur (zoals onderhoudskosten en afschrijving van hardware), systeembeheerders of ander ICT-personeel, maar met besparen op energieverbruik (uw servers kunnen namelijk de deur uit).

Klassieke automatisering VS Moderne automatisering

Volgens onderzoeksbureau Gartner wint het uitbesteden van de IT-infrastructuur steeds meer terrein ten opzichte van  de klassieke automatisering binnen de organisaties. Binnen nu en drie jaar zal volgens de verwachting het aantal MKB-bedrijven dat overstapt naar een outsourced oplossing explosief stijgen.

Momenteel worden vaak ‘veiligheid’ en het gevoel dat de data voor iedereen beschikbaar zouden kunnen komen, als reden aangevoerd om niet over te stappen naar cloud computing. De trend kan echter vergeleken worden met internetbankieren. Een aantal jaren geleden was het taboe om al je bankzaken online te regelen. Op dit moment is het niet meer weg te denken.

Het Nieuwe Werken vraagt om nieuwe werkwijzen

Veel ondernemers zijn op dit moment vaak nog angstig voor het fenomeen thuiswerken. Belangrijkste redenen die worden genoemd zijn ‘controle’ en ‘output`. Wat gebeurt er met de productiviteit? Raak ik als management de controle niet kwijt?

Veel hangt samen met de manier van managen. In Het Nieuwe Werken is resultaat belangrijker dan aanwezigheid. De arbeidsproductie hoeft niet per se op kantoor plaats te vinden.  Zo vertelt een directeur van een advocatenkantoor:”Onze raadsheren en -vrouwen zijn vaak onderweg naar cliënten. De informatie die wij vast moeten leggen, kunnen wij al ter plaatsen vastleggen. Dit komt ten goede van de foutgevoeligheid en de productiviteit.”

Diverse onderzoeken geven aan dat  “Het Nieuwe Werken” een toevlucht gaat nemen binnen de huidige bedrijfsprocessen. Outsourced Private Cloud biedt een groot voordeel om dit proces te faciliteren.

Loyaliteitsuren stijgen enorm!

Het bijkomende voordeel is dat loyaliteitsuren stijgen wanneer men 24/7 toegang heeft tot de persoonlijke desktop omgeving. Werknemers kunnen immers flexibel werken en hebben dan ook de middelen om dit te realiseren. Ons logging-systeem staaft dit met de dagelijks  rapportages van het aantal ingelogde gebruikers met daaraan gekoppeld de tijd.

Het management van een grote re-integratiebureau geeft aan: “In de avonduren en in het weekend wordt door onze medewerkers nog volop gebruik gemaakt van de mogelijkheid om nog even dat ene document te verzenden, e-mail te checken of om een verslag af te maken. Hierdoor is er meer betrokkenheid en flexibiliteit bij de organisatie en draagt dit zichtbaar bij aan de productiviteit.

Kans of bedreiging?

Ik ben erg nieuwsgierig wat  u vindt van de mogelijkheden om uw ICT te outsourcen in de cloud! Ziet u het als kans of voelt u het juist als bedreiging?

Voor werknemers op afstand

Eén van de service robots met een duidelijke toepassing die momenteel ontwikkeld worden is namelijk de Texas robot van Willow Garage. Toen bij Willow Garage een nieuwe engineer kwam werken die op afzienlijke afstand van het bedrijf woont bedacht het bedrijf de Texas robot om de nieuwe werknemer op afstand aanwezig te laten zijn. De Texas robot is voorzien van een LCD scherm op een paal die op wieltjes staat en is verder voorzien van een camera en speakers (zie afbeelding). Op het LCD scherm is de werknemer die op afstand werkt te zien.

De werknemer kan vanuit huis, of vanuit welke plek dan ook, zelf de robot besturen en laten rondrijden door het bedrijf. Op het scherm is zijn gezicht te zien en door middel de camera kan de bestuurder van de robot zien wat er in het bedrijf gebeurt. Dit filmpje laat goed zien hoe de Texas robot werkt:

Verbonden via techniek

Volgens de medewerkers van Willow Garage heeft de Texas robot ervoor gezorgd dat de medewerker op afstand goed verbonden blijft met de overige medewerkers. Via de Texas robot kan de medewerker op afstand deelnemen aan besprekingen, vragen stellen, maar ook een praatje maken als hij iemand in de gang ‘tegenkomt’. Zo maakt hij echt deel uit van het team ook al is hij bijna nooit fysiek aanwezig op het bedrijf.

Willow Garage doet momenteel onderzoek naar de effecten van meerdere Texas robots binnen een bedrijf. Zou het nog steeds werken als niet één maar een flink aantal medewerkers via een robot ‘aanwezig’ is? Ik denk dat er zeker een maximum zit aan het percentage medewerkers dat via een robot aanwezig is ten opzichte van dat wat fysiek aanwezig is. Of zouden we in de toekomst allemaal als robots rondrijden of lopen in een andere wereld en wordt Avatar toch werkelijkheid?

Het doel vooraf was om bezoekers van de disciplines ICT, Facility Management en P&O te interesseren voor het congres. Niet alleen zijn dit belangrijke doelgroepen voor Kluwer. Een succesvolle implementatie van Het Nieuwe Werken valt of staat met een integrale aanpak van deze drie disciplines.

Dit video-interview is tot stand gekomen in samenwerking met NuGuRu.tv en is opgenomen tijdens Het Nieuwe Werken Congres, georganiseerd door Kluwer.

De ontwikkelingen op het vlak van de technlogie, ICT en social media gaan ongelofelijk snel.  Ik ontvang steeds meer geluiden van mensen die de mogelijkheden zien en kennen, maar die de (technologische) ontwikkelingen eigenlijk niet goed kunnen volgen vanwege tijd, prioriteit of affiniteit.

Zonder de juiste training of informatie bestaat er daarom een reële kans dat een grote groep potentiële nieuwe werkers afhaakt.

De bomen en het bos

Er zijn ontzettend veel mogelijkheden en tools om je werk slimmer, beter, efficiënter en productiever in te richten. Maar heel veel mensen hebben geen idee hoe het werkt of hoe ze zo’n programma kunnen inzetten. Het is bekend dat een groot deel van de gebruikers slechts een fractie van de mogelijkheden die programma’s als Word, Excel, PowerPoint of Outlook benutten. Laat staan van alle moderne Web 2.0-tools.

Een lezer van Het Nieuwe Werken Blog schreef onlangs in een reactie:

“Mijn persoonlijke probleem, en voor velen anderen tussen de 40 – 60, is dat wij niet opgegroeid zijn met de techniek. De echte nieuwe werkers zullen hun wenkbrauwen optrekken en zich afvragen over welke ‘technische’ problemen ik het heb. Maar met het nieuwe werken hangt nauw samen met het gebruik van web 2.0-tools en de terminologie die daarbij hoort …
…  Met die kennis ben ik niet geboren. Dan kun je natuurlijk anderen vragen hoe het zit en dan doe ik dan ook. Mijn mening is dat het voor een grote groep 35 à 40 plussers, die niet met sociale media en alle mogelijkheden daarom heen, zijn opgegroeid wel steeds lastiger wordt om het allemaal bij te benen.”

Eerste zien en doen, dan geloven

Mensen hebben vaak verschillende manieren van leren. De één is volkomen autodidact, de andere hoort of ziet het één keer en gaat z’n gang en de volgende wordt het liefst aan de hand meegenomen om nieuwe dingen te ontdekken. Niet iedereen heeft zoveel geduld of tijd om zelf met nieuwe programma’s, software of tools te experimenteren.

Ik gebruik vaak de volgende anekdote over het functioneel inzetten van techniek.
Eind jaren ’90 werkte ik voor Sony, toen ik een collega enthousiast probeerde te maken om e-mail te gebruiken. Daar had hij in eerste instantie écht geen tijd voor. Pas na enig aandringen, kreeg ik hem zover. De volgende dag werd ik nog net niet bedolven onder al zijn blijdschap. Dit was wel zo praktisch en kon zoveel tijdswinst opleveren, waarom had ik dat niet eerder gezegd? Het voorbeeld heb ik vaak gebruikt om de voordelen van weer een nieuwe toepassing uit te leggen.

Een soortgelijke ervaring had ik zelf een paar maanden geleden met Google Apps. Na een tijdje er tegen aan hikken, ben ik het gaan gebruiken voor een projectgroep. En eerlijk gezegd, eenmaal aan de slag, bleek het een fluitje van een cent. Erg praktisch en een enorme leuke ervaring om met meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken, waarbij de wijzigingen automatisch opgeslagen worden. Momenteel ik gebruik het voor diverse andere projecten en werk ik met diverse verschillende mensen en teams op deze manier. Elke keer blijkt opnieuw dat nieuwe tools, je werk zoveel efficiënter kunnen maken. ”De techniek staat voor niets!’

Deel je kennis en help anderen nieuwe tools te ontdekken

Er ligt een mooie taak voor de voorlopers in Het Nieuwe Werken, om ook de ’early majority’ mee te nemen in de wereld van technologische vooruitgang, nieuwe tools en applicaties, collaboration tools, social media en al die andere programma’s en software die het leven van de kenniswerker eenvoudiger maken! Wat is er leuker om je kennis te delen en anderen te helpen bij het ontdekken van de vele, nieuwe mogelijkheden.

Voor diegene die moeite hebben om het tempo te volgen: er worden momenteel genoeg initiatieven gestart om je kennis te vergroten. Via online cursussen, via communities, via je eigen netwerk of door het gewoon te vragen, overal is informatie over de technische mogelijkheden voorhanden. Durf dus vooral te vragen, en laat het er niet bij zitten als je het even niet meer weet.

Heb jij moeite om alle ontwikkelingen te volgen? Of heb jij tips voor mensen die het moeilijk vinden om alle technologische ontwikkelingen bij te benen? Ik ben erg benieuwd naar je reactie.