Er is veel enthousiasme over heilzame werking van dit geneesmiddel bij de organisaties die het tot zich hebben genomen of daarmee bezig zijn (zie deel 2). Maar ook die enthousiaste organisaties lopen tegen een aantal bijwerkingen aan. Die bijwerkingen zijn vrijwel allemaal goed te behandelen cq te voorkomen. In de bovenstaande figuur staan de vijf die nu bekend zijn.  We lopen ze stuk voor stuk langs.

Verzakelijking

Het maken van en sturen op resultaatafspraken leidt tot een verzakelijking van het werken.

De grond onder deze zorg is de volgende gedachte: de resultaatafspraak accentueert de taak/zaak kant van het werken en veel minder de mens/sociale kant.

Maar dat hoeft niet zo te zijn. Resultaatafspraken hoeven niet altijd om ‘harde’ factoren zoals omzet, aantal verkochte polissen, aantal afgehandelde klachten etc. te gaan. Je kunt in resultaatafspraken prima ‘zachtere’ factoren opnemen zoals de feedback van klanten en collega’s over de wijze van werken. Ook de meting en periodieke bespreking van de resultaten kun je ‘zachter’ maken door als manager niet alleen naar de spreadsheets te kijken maar door ook het gesprek met je medewerker aan te gaan.

Solisme

Als iedereen aangestuurd wordt op resultatenafspraken bestaat een organisatie alleen nog maar uit een stel zzp-ers; iedereen wordt een solist

Dit geldt vooral voor resultaatafspraken die erg individualistisch zijn opgesteld. Je kunt dit prima ondervangen door groepsresultaten of zelfs organisatieresultaten in de afspraak op te nemen, waardoor de medewerker ‘gedwongen’ wordt met anderen samen te werken om tot hun resultaatafspraak te komen.

Een weldoordacht ontwerp en implementatie van de resultaatafspraken kan deze eerste twee eerste bijwerkingen dus redelijk simpel voorkomen.

Sociale Cohesie

Als iedereen maar kan werken waar en wanneer hij wil, dan komt er niemand meer op kantoor en gaat het wij-gevoel verloren

Deze zorg gaat er terecht van uit dat mensen niet alleen werken om in hun inkomen te voorzien of zich te ontplooien, maar dat ze ook behoefte hebben aan sociale cohesie; niet alleen in hun privésituatie maar ook op het werk.  De vrijheid om te werken waar en wanneer je wilt, wordt door velen gewenst. Maar diezelfde mensen willen ook behoud van het wij-gevoel. Er zijn verschillende manieren waarop je de effecten van deze bijwerking kunt reduceren. Ik noem er vier, maar er zijn er vast meer.

• Het creëren van een collectieve ambitie die door iedereen onderschreven wordt, zodat de ‘neuzen’  dezelfde kant op staan;
• Het opnemen van groepsresultaten in resultaatafspraken, waardoor samenwerken wordt gestimuleerd (zie ook vorige bijwerking);
• Het vaststellen van het fysieke of sociale minimum: hoe vaak moeten wij maandelijks fysiek en sociaal bij elkaar zijn. Dat minimum zal per organisatie en afdeling verschillen;
• Het expres organiseren van sociale activiteiten rondom, naast of zelfs buiten het werk zoals afdelingsuitjes. Dit moet wellicht wat vaker gebeuren dan nu het geval is.

Scheiding werk en privé verdwijnt

Als mensen thuis gaan werken vervaagt de scheiding tussen werk en privé; en dat is niet goed.

Het eerste deel van de uitspraak onderschrijf ik. Het tweede deel echter helemaal niet. De scheiding van werk en privé is een onnatuurlijk bijproduct – een bijwerking, dus – van het industriële tijdperk. De mens is pas sinds 200 jaar gewend die scheiding te hebben. Daarvoor gingen mensen vele duizenden jaren lang aan het werk in plaats van naar het werk. In feite wordt met Het Nieuwe Werken die oorspronkelijke situatie weer hersteld. Maar voor wie niet anders weet of gewend is, komt het over als een bijwerking. Ik denk dat de meeste mensen – soms na een periode van gewenning – de vermenging van werk en privé juist zullen gaan waarderen. Het geeft hen meer mogelijkheden hun leven – samen met hun partner – optimaal in te richten.

Nooit meer stoppen met werken

Als mensen altijd en overal kunnen werken, dan stoppen ze nooit meer

Van alle bijwerkingen is dit ongetwijfeld de hardnekkigste en het lastigst te behandelen. De meeste mensen hebben nou eenmaal de neiging iets af te willen maken, voordat ze ermee stoppen. En we weten uit ervaring: het werk is nooit af. En dus gaan sommigen maar door en door; ten koste van hun sociale omgeving.

Hoe erg is dit? Voor een deel niet, lijkt me. In Het Nieuwe Werken zullen mensen hun werk leuker vinden en dan is het langer doorgaan met werken geen opgave, maar een innerlijke wens. Je mag mij midden in de nacht wakker maken voor een gesprek, presentatie of workshop over Het Nieuwe Werken. Het is mijn passie, en niet alleen mijn ‘werk’.

Er zijn echter grenzen. Naast werken is er ook nog ‘leven’, nietwaar?  Ik geloof dat ieder mens zijn eigen grens moet stellen en het lijkt me dat de relevante omgeving (partner, kinderen, vrienden) daar wel een handje bij zal helpen door niet alleen tijd maar ook ‘kwalitijd’ te claimen. Piet van Schijndel van de Rabobank zegt hierover: “Is het niet mooi dat we een systeem bedacht hebben waarbij we de mensen moeten afremmen in plaats van aansporen?”

Epiloog

Het Nieuwe Werken als medicijn tegen de kwaal van de industriële mindset lijkt inderdaad ‘probaat’, maar we hebben eind 2009 nog eigenlijk wat weinig bewijs, weinig ervaringsdeskundigen.  Verheugend is dat het aantal proefpersonen sterk toeneemt. En zij gaan ons vanaf 2010 nog veel meer inzicht verschaffen in zowel de heilzame werking als de bijwerkingen. Ik wacht het met samen met jullie gespannen maar hoopvol af.

Zesvoudige werking!

Het medicijn Het Nieuwe Werken biedt in de optimale situatie een zesvoudige heilzame werking.

Tevreden medewerkers

Twee duidelijke heilzame werkingen zijn een grotere tevredenheid van medewerkers en klanten. Hoe werkt dat uit? Doordat medewerkers meer vertrouwen, respect, vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen, voelen ze zich meer gewaardeerd en krijgen ze meer de ruimte om zich te ontplooien. Hun toegenomen vrijheid stelt hen ook in staat om het werk beter met de privé omstandigheden te combineren. Logisch dat medewerkers daardoor meer tevreden worden. Dat laatste is bijvoorbeeld feilloos aangetoond bij Microsoft Nederland, waarbij in het jaarlijkse medewerkeronderzoek het rapportcijfer voor werk-leven balans omhoog vloog van een zorgwekkende 5,5 in 2005 naar een zeer goede 8,3 in 2009.

Tevreden klanten

Direct gekoppeld aan de medewerkertevredenheid zie je een toename in de tevredenheid van klanten. Want als een organisatie zijn medewerkers meer gaat vertrouwen en dat doortrekt naar buiten, dan ga je ook beter met je klanten om. Nergens is dat duidelijker in beeld gebracht dan bij Interpolis. De intern gerichte campagne ‘Helder werken’  met als basis transparantie en vertrouwen werd doorgetrokken naar buiten toe in de campagne ‘Glashelder werken’  met als meest bekende fenomeen: een telefoontje is genoeg om je schade te melden en je krijgt je geld direct gestort zonder bonnetjes en uitvoerige formulieren. Deze aanpak heeft Interpolis niet alleen veel geld bespaard en nieuwe klanten opgeleverd, maar ook steeds meer tevreden klanten. De klanttevredenheid steeg van een matige 6,1 in 1995 via een 7,4 in 200 naar een zeer goede 8,4 in 2008. Dat is nog eens een duurzaam effect.

Reputatie

Tevreden medewerkers en tevreden klanten helpen mee bij het verbeteren van de reputatie van het bedrijf. En als het bedrijf dan ook een beetje aan de weg timmert met Het Nieuwe Werken dan komt er nog een schepje bovenop die reputatie. Dat de reputatie daadwerkelijk verhoogt, is op allerlei manieren te zien. Ik geef een aantal illustraties.

• Interpolis wordt al jaren verkozen tot het meest betrouwbare verzekeringsmerk;
• Microsoft Nederland is in 2009 gekozen tot ‘Great(est) Place to Work’;
• Rabobank is door Intermediair verkozen tot beste werkgever waarbij een rechtstreeks verband wordt gelegd met Het Nieuwe Werken.

Hard Geld: opbrengsten en kostenbesparing

Leuk al die softe voordelen, maar is er ook sprake van een aantoonbare verbetering van de ‘bottom line’?  Het antwoord is ‘ja’. Kostenbesparingen zijn daarbij makkelijker te identificeren en toe te wijzen aan Het Nieuwe Werken dan opbrengstvermeerdering. Zo weten we dat Microsoft jaarlijks rond de miljoen euro bespaart aan reiskosten (ruim 500K) en interne verhuizingen (plusminus 500K). Daarbovenop komen nog de besparingen in vierkante meters kantoor doordat men nu voor iedere medewerker slechts 11 m2 hoeft te huren, verwarmen/koelen en verlichten tegen ruim 16 m2 daarvoor; een besparing van ruim 30%. Theo Rinsema, directeur van Microsoft Nederland, somt in een recent interview met Management Team nog andere kostenvoordelen op.

Daartegenover staat wel de extra investering die je doet om van je kantoor een aantrekkelijke ontmoetingsplaats te maken waarvan intensief gebruik wordt gemaakt. Van geen enkel bedrijf is op dit moment bekend hoeveel extra investeringen tegenover die kostenbesparingen staan. Ze geven dat niet graag prijs en het is ook niet eenvoudig te berekenen.

Het Nieuwe Werken belooft ook hogere opbrengsten. Bij Interpolis kun je goed zien dat de omzet na invoering van Het Nieuwe Werken in 1996 met sprongen omhoog is gegaan: van 2 miljard euro in 1995 naar 5 miljard in 2003. Maar toegegeven, het is lastig de omzetverhoging helemaal toe te schrijven aan Het Nieuwe Werken.

Duurzaamheid

De zesde en laatste heilzame werking is de toename in duurzaamheid die het gevolg is van Het Nieuwe Werken. Eerder zagen we al dat mensen minder gaan reizen en dat je als kantoor minder ruimte hoeft te verwarmen/koelen en verlichten. Dat levert dus direct al een groene duurzaamheid op: daar hoef je dus niets voor te doen. Om maar eens wat te noemen gaf HP aan dat de invoering van flexibel werken in 2008 binnen 4 maanden een besparing van 700K reiskilometers met zich mee bracht wat vertaald is in een reductie van 120 ton CO2 uitstoot.

Je kunt dat nog aanzienlijk verbeteren door de mobiliteit van je medewerkers expliciet aandacht te geven door:

• alleen groene label leaseauto’s toe te staan;
• een NS business card te geven, zodat men vaker de trein pakt naar het werk;
• campagnes als ‘moet jij wel op kantoor zijn vandaag’;

Zowel Rabobank als Microsoft zijn daarmee bezig. Een bedrijf als TNT gaat nog weer veel verder door het kantoor zelf duurzaam te maken, alhoewel je de vraag mag opwerpen in hoeverre dat nog rechtstreeks met Het Nieuwe Werken te maken heeft.

Daarmee zijn we de zes gebieden van heilzame werking langsgelopen. Voelt best goed, nietwaar? Het medicijn Het Nieuwe Werken kent echter ook enkele bijwerkingen en die adresseer ik in het laatste deel van deze driedelige bijsluiter.

Maar pas op: het mag niet onoordeelkundig worden gebruikt en het kent ook enige bijwerkingen. Lees daarom deze bijsluiter in drie opeenvolgende afleveringen! 

De kwaal: industriële mindset

Het industriële model van het organiseren, aansturen en uitvoeren van werk heeft de westerse economie veel welvaart gebracht. Maar wat goed werkt in de industriële economie, werkt niet automatisch goed in de kennis- en diensteneconomie.  Mensen hebben echter de neiging om succesformules uit het verleden te blijven toepassen op nieuwe situaties, net zolang totdat het duidelijk wordt dat de oude, vertrouwde oplossing echt niet meer werkt. En we realiseren ons steeds meer: het industriële model werkt niet meer.

Een van de grootste destructieve gevolgen van de industriële mindset in de huidige kennis- en diensteneconomie is het diepgewortelde wederzijdse wantrouwen tussen manager en medewerkers. Daardoor ontstaat er geen effectieve werkomgeving van vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid, maar blijven medewerkers steken in een apathische omgeving van wantrouwen, druk van bovenaf, jaloezie aan de zijkant en weerstand van onderaf. De organisatie wordt vervolgens ofwel een ingedut bureaucratisch zooitje of – met agressief en ongeduldig leiderschap – een bedrijfsvoering die draait op voortdurende, hoge druk en angst met als gevolg onderlinge rivaliteit tussen en uitputting van medewerkers.

Tijd voor een medicijn om ons te genezen van de inmiddels tot kwaal verworden industriële mindset. Een medicijn dat goed is voor de mens, goed voor de organisatie en goed voor onze planeet: People, Profit, Planet. Dat medicijn heet Het Nieuwe Werken.

Wat is dat medicijn: Het Nieuwe Werken?

Het Nieuwe Werken zet de medewerker centraal en rust hem toe met middelen en diensten zodat die medewerker in staat is het beste van zichzelf te geven in zijn werk. Bovendien zal hij of zij dat ook graag willen. Mensen zijn verschillend maar vrijwel ieder mens wil graag:

• Zinvol bezig zijn;
• Erkenning en waardering;
• Zichzelf ontplooien;
• Relaties met anderen aangaan.

De meer ondernemende mens wil daarnaast graag nieuwe dingen doen of ontdekken.

Het medicijn Het Nieuwe Werken adresseert al die zaken door heel nadrukkelijk te sturen op vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid in de werksituatie, waardoor die mens in een betrekkelijk veilige omgeving het beste uit zichzelf kan en wil halen.

Het medicijn is een cocktail die bestaat uit tal van ‘harde’ en ‘zachte’ werkzame bestanddelen en hulpstoffen die we in vier categorieën kunnen onderbrengen:

1. Een ICT-omgeving die mensen losweekt van hun vaste werkplek en hen in staat stelt om overal en altijd te kunnen werken;
2. Een set van fysieke werkomgevingen zoals een ‘verleidelijke’ kantooromgeving waar mensen elkaar ontmoeten met daarnaast tal van werkomgevingen waar mensen activiteit gerelateerd hun werk kunnen doen;
3. een dynamische, adaptieve organisatie die mensen samenbindt en een gezamenlijk doel biedt waarbinnen succesvolle en zinvolle resultaten kunnen worden behaald;
4. een effectieve werkrelatie tussen managers en medewerkers.

Het Nieuwe Werken is natuurlijk geen ‘quick fix’: een keer inspuiten en je bent klaar. Nee, het vereist een uitvoerige diagnosestelling, een lichaamseigen aanpassing van het medicijn aan de patiënt met een zorgvuldige therapie. Maar steeds meer organisaties beginnen dit medicijn te ontdekken en te gebruiken. En het werkt!

Een wondermiddel?

Hoewel Het Nieuwe Werken op zich geen wondermiddel is, word je  soms wel een beetje in die richting gedreven door de enthousiaste berichten over de heilzame werking. Wie last heeft van een verstopte neus en vervolgens Otrivin of een ander merk met het middel Xylometazoline in de neus spuit, die zal na een paar minuten denken: “ O heerlijk, ik heb weer lucht. Wat een wondermiddel!”. Maar Xylometazoline is een volkomen normaal medicijn waarbij je goed kunt beredeneren waarom het zo goed werkt: het doet het neusslijmvlies slinken, waardoor vastzittend slijm gemakkelijk wordt afgevoerd en voila je hebt weer lucht.

Hetzelfde geldt voor het medicijn Het Nieuwe Werken. Artsen die het middel voorschrijven en patiënten die het gebruiken zijn razend enthousiast en spreken vaak over een wondermiddel. Maar de heilzame werking is zeer goed te beredeneren: mensen werken nu eenmaal beter in een veilige experimenteeromgeving van toegenomen vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid. 

Het gebruik van de term wondermiddel prikkelt echter de altijd aanwezige sceptici. Daarom is het goed om wat nauwkeuriger te kijken naar wat het middel belooft te doen, wat het feitelijk doet en wat de bijwerkingen zijn. Die beschouwing komen in de beide volgende delen van deze drieluik aan de orde.