Hoewel het veel over de definitie gaat, is Het Nieuwe Werken vooral een andere manier om naar werken en organiseren te kijken. Daarmee zijn zowel maatschappelijke als bedrijfseconomische voordelen te behalen. Hieronder een aantal voorbeelden van anders kijken naar werken.

Anders kijken naar regels

Stel je een organisatie voor, waar meer dan de helft van de medewerkers parttime werkt. Iedereen maakt individueel afspraken met zijn of haar leidinggevende over wanneer er wordt gewerkt. Mag van de CAO. Na verloop van tijd ontstaat er een probleem: er is onvoldoende bezetting op woensdag en vrijdag. De natuurlijke reactie is dat HRM gaat inventariseren wie er dagen kan ruilen.

Organisaties die het anders doen, hebben de collectieve afspraak dat medewerkers samen ervoor zorgen dat er altijd voldoende bezetting is om de klanten goed te kunnen bedienen. De organisatie zorgt ervoor dat iedereen vanaf iedere plek zijn werk kan doen. Deze organisaties geven medewerkers de ruimte het zelf te regelen. Met als gevolg minder management, minder regels, hogere medewerkertevredenheid en betere klantbediening. En wanneer er in geval van nood een extra beroep op de medewerkers moet worden gedaan, verloopt dat ook nog eens veel soepeler.

Anders kijken naar kennisdelen

Zitten documenten bij u in een kast of zijn ze voor iedereen die erbij moet kunnen altijd en overal digitaal beschikbaar? Een argument tegen Het Nieuwe Werken is dat als iedereen maar overal en nergens werkt, je niet meer van elkaar hoort waarmee eenieder bezig is. Als ik naast mijn collega zit hoor ik weleens iets dat relevant is voor mijn werk of ik kan even helpen. En zo ook bij de koffieautomaat.

Als dit essentieel is voor je bedrijfsvoering, is het een idee eens te kijken hoe je kennisdeling organiseert. Kennisdeling is van groot belang voor iedere organisatie en daar is veel winst te behalen. Dat moet dus niet van toeval en verplicht bij elkaar zitten afhangen.

Anders kijken naar Sociale Media

Zijn Sociale Media tijdsverspilling voor medewerkers of gebruikt u Sociale Media en de kracht en het enthousiasme van alle medewerkers van uw organisatie om sneller en efficiënter kennis te delen en te werken, en beter in verbinding te staan met uw klanten?

Onderzoeken wijzen uit dat Sociale Media werknemers productiever en creatiever maken en dat vrije toegang voor jongere generaties belangrijk is voor de keuze van een baan. En wat is er mooier dan werknemers die hun betrokkenheid en ambassadeurschap voor de organisatie extern uitdragen?

Anders kijken naar kantoren

Tot mijn eerste ervaring met Het Nieuwe Werken dacht ik dat een kantooromgeving niet veel meer was dan een (grote) kostenpost. Gebleken is dat investeringen in de kantooromgeving een grote positieve impact kunnen hebben op organisatieverandering. Het is echt mogelijk om met 70 procent van de werkplekken (en vaak minder) af te kunnen. En dat zonder verplichting om thuis of elders te werken.

Wanneer je het goed aanpakt, hoeft er niet te worden gevochten om werkplekken en ervaart 90 procent van de medewerkers dit als prettiger. Geen te groot kantoor meer, maar een kleinere, motiverende ontmoetingsruimte of clubhuis. Of misschien zelfs helemaal geen kantoor meer, maar een inspirerende derde werklocatie.

Anders kijken naar organiseren

Wordt uw organisatie getekend als het bekende (organogram)harkje? Is dat doorgevoerd in de manier waarop er wordt overlegd? Waar worden beslissingen genomen? Hangt de omvang van een kamer aan een functie? Wie hebben er wél een iPad?

In de huidige tijd verandert de omgeving van bedrijven zo snel dat lange, trage, hiërarchische lijnen belemmerend werken. Te vaak worden individueel leiderschap, professionaliteit en kennisniveau van medewerkers onderschat en daarmee niet voldoende gebruikt.

Je kunt je bedrijf ook meer als een netwerk organiseren, waarbij relevante spelers bij elkaar komen op basis van kennis, inspiratie en relevantie, en niet op basis van hiërarchie. Zoals hieronder weergegeven. (En dan natuurlijk niet alleen maar anders tekenen!)

Bron: http://www.managementexchange.com

Anders kijken naar de term Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken als term is prima om je tegen af te zetten. ‘Het is helemaal niets nieuws, HNW bestaat helemaal niet, oude wijn in nieuwe zakken, consultancygewauwel.’ Ook kun je lang discussiëren over wat de beste definitie is voor Het Nieuwe Werken. Of misschien zijn er wel andere en/of betere termen te verzinnen.

Het Nieuwe Werken is echter ook een inspirerende term. Voor enkele organisaties heeft iets wat ze al jaren doen ineens een naam met bekendheid bij een groot publiek. Ook grijpen organisaties Het Nieuwe Werken aan om dienstverlening aan te bieden. Zo zien Natuur&Milieu en het platform Slim Werken, Slim Reizen Het Nieuwe Werken als kans om op een andere manier hun (maatschappelijke) doelstellingen onder de aandacht te brengen. Daarom hebben ze een groot aandeel in de organisatie van de Week van Het Nieuwe Werken. Ook bieden talrijke leveranciers ICT, kantoormeubelen, consultancy, verzuimdienstverleningen en cursussen voor effectiever en efficiënter werken aan onder het mom van Het Nieuwe Werken.

Als het je lukt om over de definitie- en partijendiscussies heen te stappen kun je als organisatie ervoor kiezen aan de slag te gaan met anders kijken naar werken. Hoe kijk jij naar werken en wat ga jij morgen anders doen?

Het Swung House is een flexibele werkplek voor ZZP’ers en ondernemers in de regio Haaglanden. Het gebouw is verdeeld in verschillende ruimtes. Bureau’s waar je aan kan werken, afgesloten kamers voor overleg en workshops en een bibliotheek waar je even kunt relaxen en met andere bezoekers kunt babbelen. SwungHouse manager Jean-Marc Verhoeven geeft een korte rondleiding.

Interview en camera: Emiel Elgersma

Bekijk deze video van het Swung House Haaglanden op Youtube.

De zaak die hierbij vaak wordt aangehaald is die waarin een werkgever aansprakelijk werd gesteld voor de schade door RSI van een telewerkende medewerker (7-9-2006). Maar de werkgever had dat makkelijk kunnen voorkomen, vindt Arthur Hol, directeur van HRM college en  advocaat bij De Koning Vergouwen advocaten. “Als je je in deze zaak verdiept, is het heel simpel. Als de werkgever in dit geval een paar standaardzaken had geregeld, dan was er geen aansprakelijkheid ontstaan op basis van het thuiswerken.”

Arthur Hol

Het uitgangspunt is dat het arbobeleid dat voor je kantoor geldt, ook voor telewerken moet gelden. “Samen met de OR of de personeelsvertegenwoordiging stel je een protocol op waarin je afspraken maakt over telewerken. Dit zijn afspraken over bijvoorbeeld de bereikbaarheid van medewerkers, maar ook over de eisen aan de inrichting van de thuiswerkplek en de manier waarop de werkgever thuiswerkplekken controleert.”

Daarnaast tekent de werknemer een telewerkovereenkomst, waarin de werknemer verklaart dat de werkplek voldoet aan de eisen en dat hij controle van de werkplek toestaat. Bij kleine bedrijven zonder personeelsvertegenwoordiging volstaat deze telewerkovereenkomst.
“Als werkgever moet je aan kunnen tonen dat je de werknemer goed hebt voorgelicht over de eisen voor de werkplek en over het gedrag op de werkplek. Hierbij gaat het om het voorkomen van RSI, door bijvoorbeeld geregeld pauzeren of het gebruik van een speciaal computerprogramma. Met het vastleggen van de afspraken en het geven van voorlichting heb je als werkgever voldaan aan je arbo-zorgplicht.”

In de bovengenoemde zaak was de werkplek niet goed ingericht en de werkgever had daarvoor ook geen instructies gegeven. “Door zo’n voorbeeld moet je je dan ook niet laten afschrikken,” vindt Arthur Hol. “Natuurlijk moet je aandacht besteden aan het arbobeleid als je start met telewerken. Met een protocol en telewerkovereenkomsten kun je het eenvoudig regelen.”

Stap 1: Ga online werken

Halveer uw ICT-kosten door geheel online te gaan werken. Investeer niet langer driejaarlijks in een serverpark. Vergeet de mensen die een dag in de week uw ICT-infrastructuur komen beheren terwijl u zich afvraagt ‘wat ze eigenlijk doen’. U weet wel dat het €2000 per maand kost. Maak daarentegen gebruik van al het moois wat inmiddels direct vanuit de datacenters van Microsoft, IBM, Google en Salesforce beschikbaar is. Tegen lage variabele kosten per gebruiker per maand. Functionaliteit varieert van email en gedeelde agenda’s tot volledige online ERP oplossingen voor de zakelijke dienstverlening. Uw gehele bedrijfsproces kan worden ondersteund met laagdrempelige maar krachtige zakelijke software via internet. Veilig bovendien en oneindig schaalbaar.

Behalve uw ICT-server kan ook de telefooncentrale de deur uit. Telefonie via internet is net zo goed en biedt veel meer flexibiliteit.

Prijzen voor online werken beginnen bij €10 per medewerker per maand. U kunt dan beschikken over ‘hosted’ email, gedeelde agenda’s, opslag en delen van documenten. Voor €10 extra kan er aanvullende ondersteuning worden geboden (instructie, servicedesk). Nog €10 voor telefonie en u kunt voor €30 all-in per medewerker per maand uw basis bedrijfsproces en communicatie geheel online ‘draaien’. Waar dan ook. Inclusief uptime en gebruikersondersteuning. Vanaf €40 per medewerker per maand is daarbij ook project-, relatiemanagement, administratie en facturatie inbegrepen. Vergelijk deze prijzen eens met uw huidige ICT-budget. Schrik niet als blijkt dat u de helft van uw huidige ICT-kosten alternatief kunt aanwenden.

Stap 2: Sluit uw kantoor

U kunt nu altijd, overal met iedereen (samen)werken. Dus waarom nog de vaste kosten en inflexibiliteit van een eigen kantoor? Huur daarentegen een aantal dagdelen per week een werk/overleglocatie. Dat kan een vaste plek zijn of steeds ergens anders. Het aanbod van flex- en co-working plekken is enorm, de prijzen laag. Omdat al uw bedrijfsapplicaties en data via internet beschikbaar is, hebben u en uw medewerkers voldoende aan een laptop met internetverbinding. Om thuiswerken te faciliteren kunt u uw medewerkers die beschikken over een tuin het gebruik van een Hubbel aanbieden. Werken bij klanten is een derde uitwijkmogelijkheid. Met dongels en PDA’s heeft bovendien onderweg ook ‘uw zaak op zak’.

Stap 3: Investeer in mensen

Het draait bij Het Nieuwe Werken om mensen. Investeer daarom in hun kennis en vaardigheden. Vooral als er vaker ‘op afstand’ gewerkt gaat worden met nieuwe technologie. Als zij meer verantwoordelijk krijgen over het hoe, waar en waarom van hun werkzaamheden. Overweeg trainingen slimmer werken en spijker communicatieve vaardigheden bij. Het vrijgevallen budget door stappen 1 en 2 is dermate groot dat er vrijwel onbeperkt initiatief kan worden genomen om de bedrijfscultuur in stand te houden of zelfs te verstevigen. Uw mensen zelf zijn hierbij uiteraard de beste leidraad. Geef hen hiertoe het initiatief.

Stap 4: Meet voortgang

Om objectief begin- en tussenstanden op weg naar Het Nieuwe Werken vast te stellen raad ik van harte de Factor4Index aan. Het stelt vast ‘wat goed gaat’ en ‘wat beter kan’. Gebruik de uitkomsten van dit meetinstrument als praatstuk. Ga met elkaar in gesprek over de uitkomsten op de aspecten cultuur, organisatie, technologie en inspiratie. Mijn enthousiasme over deze methode is gebaseerd op het feit dat deze vier elementen zijn ontleend aan het werk van Ken Wilber. Deze filosoof en auteur beschrijft in zijn boek ‘Een beknopte geschiedenis van alles’ het ontstaan van de mensheid, organisaties en culturen. Hij combineert daarbij wetenschap en spiritualiteit. Ik vind het prachtig dat er een ‘meetinstrument’ is dat voortborduurt op zijn inzichten en simpelweg met 64 online vragen de brug slaat naar Het Nieuwe Werken.

Het is mijn ervaring dat deze stappen voldoende zijn om snel, pragmatisch en zonder meerkosten over te stappen op Het Nieuwe Werken indien is voldaan aan de condities zoals in de inleiding gesteld.

Meer weten?

Wellicht vindt u dit een simplistische voorstelling van zaken. Ik nodig u van harte uit om dinsdag 25 mei het event ‘Nederland Werkt Online’ te bezoeken. U kunt dan van mede-ondernemers horen hoe zij bovenstaande stappen hebben gezet en wat ze daarvan hebben geleerd. Speciaal voor lezers van HNWBlog is er een kortingsactie.

Wat is jouw visie op Het Nieuwe Werken?

Het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek. Naast goede koffie, goede middelen, comfortabele werkplekken is het essentieel dat collega’s hun informatie en kennis snel kunnen uitwisselen en delen. Bij Het Nieuwe Werken horen ook dan vernieuwende technologieën waarmee dat mogelijk wordt gemaakt. Ik heb al diverse voorbeelden voorbij zien komen op Het Nieuwe Werken Blog: collaborations tools, videoconferencing, Buzzcuit en Multitouch. Tools om persoonlijk flexibel te zijn of om op afstand te communiceren.  

De hamvraag is: hoe krijg je flexibel werkende kenniswerkers toch met regelmaat naar kantoor?

Nou?

Zorg er daarom als werkgever voor dat er op kantoor faciliteiten aanwezig zijn, waarmee je als groep live kunt samenwerken en dat ook voldoet aan de digitale eisen van de nieuwe kantoren.

De clue is dat mensen naar kantoor willen komen om dingen te doen die thuis niet mogelijk zijn, zoals persoonlijke ontmoeting met collega’s.

Binnen Het Nieuwe Werken en het papierloos werken zijn er goede digitale middelen beschikbaar om live vergaderen en brainstormen te faciliteren. Hierbij doel ik bijvoorbeeld op interactieve whiteboards.

Zorg ervoor dat de medewerkers gemotiveerd zijn om regelmatig naar kantoor te komen door ze ook daar de beste faciliteiten te bieden.

Maar wat is het voordeel van een SMART Board boven het samenwerken via meerdere computers?

Samenwerken via meerdere computers hoeft men niet per se op kantoor te doen. SMART Boards zijn ideaal voor live presentaties, brainstormsessies of meetings. En laten we eerlijk zijn, brainstormen werkt het beste als je creatief ‘out of the box’ kunt denken. En dat gaat minder goed als iedereen achter zijn of haar eigen pc hangt.

In hoeverre kunnen SMART Boards volgens jou een rol bij spelen Het Nieuwe Werken?

Een aantal grote klanten van ons zijn bezig met de overgang naar Het Nieuwe Werken. Één van de vragen die bedrijven hadden, was inderdaad hoe zij hun collega’s op kantoor maximaal zouden kunnen faciliteren. De SMART Boards spelen daarin een belangrijke rol.

Daarbij hebben zij ervoor gekozen om verschillende ruimten te voorzien van Interactieve whiteboards. Met een druk op de knop is het namelijk mogelijk om even snel samen met een collega aantekeningen te maken en deze op te slaan of naar jezelf te mailen. Dit soort nieuwe digitale toepassingen helpen om kenniswerkers bij hun werk op kantoor te faciliteren. 

Een vergadering kan worden gestroomlijnd en een PowerPoint presentatie interactief gemaakt worden. Men kan namelijk tijdens de presentatie aanvullende aantekeningen en opmerkingen maken die direct worden verwerkt in de presentatie en de notulen. De productiviteit van de werknemer neemt hierdoor toe tijdens vergaderingen en presentaties.

Simpel: bouw je huis uit of zet een blokhut neer. Toch?

Ik had echter geen zin in de rompslomp van architecten, Bouw & Woningtoezicht en vergunningen. Been there, done that.

Een tuinhuisje met saunalook? Ook niet mijn kopje thee.

Er is een alternatief. Meerdere wellicht, maar in deze column beschrijf ik mijn route naar thuiswerken voor kleinbehuisden met een tuin.

Aansprekend blijkbaar, er zijn in diverse media al verhalen over thuiswerken mee geillustreerd. Zoals deze week nog in Intermediair.

Waarom

Mijn huis is klein en laat geen ruimte om een werkkamer in te richten. De zolder heeft geen stahoogte en de keukentafel is voor andere dingen bedoeld. Van de eerste uitwijk werd reeds ruim gebruik gemaakt: publieke werkplekken. In Amsterdam struikel je erover. Van Openbare Bibliotheek tot horeca met free WIFI. Maar vooral ‘s avonds, met de kids op bed, is thuiswerken het devies. En voor als je geen zin hebt om weg te gaan natuurlijk.

De tweede uitwijk dan? De tuin!

Voorwaarden

Geen gedoe met bouwvergunningen en een waardevaste, liefst -vermeerderende, investering. De regelgeving staat toe om vergunningsvrij max 30 m2 losstaand, achter je huis te bebouwen, mits een meter uit de erfgrens, niet hoger dan 3 meter en dat na bouw niet meer dan de helft van je perceel bebouwd is. Prima. Dan nog funderen en aard- en nagelvast monteren om de gewonnen meters als woonruimte mee te mogen tellen. Verder het Bouwbesluit in acht nemen. En niet te specifiek maken, met het oog op mogelijk ander gewenst gebruik door toekomstige bewoners. Omdat je er vanuit de woonkamer tegenaan kijkt moet het er ook een beetje uitzien.

Alternatieven

Er was 7×3 meter te vergeven qua vrijwel ongebruikt stuk tuin. Een bezichtigde pipowagen bleek onvoldoende stahoogte te hebben. En €17k is wel wat veel voor een van waaibomenhout nieuw gemaakt exemplaar uit Polen. En toen gebeurde het: een foto van een als huiskamer ingerichte zeecontainer met een glaspui over de hele lengte. Dat namaken middels openzagen, versterken en isoleren van een nieuwe of gebruikte zeecontainer bleek echter onhandig. Nog los van de toch wat krappe afmetingen in breedte en hoogte. Bovendien zou dan de gewenste Solarlux vouwwand ‘als vlag een modderschuit sieren’.

Gemodificeerde bouwunit

Uiteindelijk viel de keuze op een bouwunit zoals vaak geschakeld of gestapeld te zien op bouwplaatsen. Op maat geleverd in 7x3x3 meter. Twee wanden open en twee geisoleerd. Met dakdoorvoer voor de houtkachel. Een rondje buren leverde geen problemen op. Graag heien zonder trillingen, dat wel. Vanwege een te plaatsen vouwwand en zompige poldergrond zijn er vier palen tot op het zand de grond ingedraaid. Twee stroken beton verder werd het ‘kantoor’ op z’n plek gehesen. Aansluiting op water, riool en gas heb ik achterwege gelaten. Daarvoor zijn prima alternatieven ‘zo dicht bij huis’. Het klussen omvatte modificaties om stelkozijnen en dakramen te plaatsen. Een schoorsteen erop, electra erin en afwerken maar. WIFI vanuit huis. Tip van bevriende architect: leg er een planken terras omheen, dan lijkt het groter. Zo gezegd, zo gedaan. Beamer aan het plafond, beetje leuk inrichten en klaar!

Multifunctioneel

Nog niet van naam voorzien (suggesties, iemand?) overtreft ‘de container’ alle verwachtingen. Bedoeld als thuiswerkplek wordt er inmiddels bijna 7×24 uur gebruik van gemaakt. Voor werk (lezen, schrijven, bellen, presentaties, cursus, vergadering), maar ook als lounge- en logeerplek, thuisbioscoop, speelkamer en restaurant. Een kopje koffie drinken in de ochtendzon of in de winter lekker fikkie stoken, boeken lezen of muziek luisteren. Voor elk wat wils, de reacties zijn steevast enthousiast. De kosten bedroegen uiteindelijk bijna 3x de bezichtigde pipowagen. Gelukkig is de waarde van de gerealiseerde meters nog weer hoger. Een goede investering dus, op alle gebied.

Trend?

Geen tuin in je kantoor, maar een kantoor in je tuin. Misschien wordt het een nieuwe trend? Als ik deze site mag geloven zal het niet lang duren voordat de betekenis van het begrip kantoortuindefinitief verandert. Het beeldverslag van het hele project staat hier.