Zo waren er diverse klantpresentaties over bedrijven die Het Nieuwe Werken aan het implementeren zijn (o.a. SNS REAAL, Rabobank, TNT en Philips). Eén van de sessies die ik daar heb bijgewoond was een presentatie van SNS REAAL. Via deze weg een kort verslag van deze zeer interessante presentatie.

In vogelvlucht

De presentatie werd verzorgd door Albert Roelofswaard (fysiek aanwezig) & Evelien Hennevelt (virtueel aanwezig). Beide zijn sinds enkele jaren betrokken bij de transitie die SNS REAAL momenteel doormaakt richting Het Nieuwe Werken.

Zij hebben een duidelijke visie waarbij ze kijken wat allemaal ‘losgemaakt kan worden’ en ’wat onnodig vastzit’. Denk bijvoorbeeld aan het losmaken van vaste werkplekken, werktijden, werklocaties, managementstijl en wat juist vastgezet moet worden, zoals het verankeren van nieuwe technologie, het maken van nieuwe afspraken, nieuwe managementstijl, etc.

Doelstellingen die SNS Reaal hiermee wil realiseren zijn o.a.

• Een hogere medewerkertevredenheid
• Aantrekkelijke werkgever zijn
• Een betere bediening van de klant
• Dit alles met lagere kosten en hogere productiviteit

Ook voor productiemedewerkers

Momenteel heeft SNS REAAL via Premières (pilot projecten waarbij geen weg meer terug is) zo’n 550 mensen overgebracht naar Het Nieuwe Werken. Dit betreft zowel kennis- als productiemedewerkers. De laatste groep is erg interessant omdat over het algemeen gedacht wordt dat Het Nieuwe Werken alleen voor kenniswerkers geschikt is. SNS Reaal bewijst in praktijk het tegenovergestelde door hun callcenter medewerkers volgens de principes van Het Nieuwe Werken te laten werken!

Ze hebben daarbij middels veranderprogramma’s de ‘activiteit gerelateerde werkstijl’ geadopteerd en technologie ter beschikking gesteld om op nieuwe manieren te kunnen werken. Zo heeft men o.a. een laptop, een smartphone en software om gemakkelijk virtueel mee te communiceren en samen te werken.

Wat opvallend is, is dat men geen nieuwbouw project heeft gebruikt voor HNW. Het betreft hier allemaal ‘verbouw’ wat binnen de kaders past van de huidige financiële crisis. Momenteel is men druk bezig met een verdere uitrol van het concept voor in totaal 1800 medewerkers. Hierbij zit ook de Raad van Bestuur en de Directies. Uiteindelijk is de doelstelling om eind 2013 het hele concern over te hebben op Het Nieuwe Werken.

Wat zijn de feiten?

• SNS REAAL gaat uit van een werkplekfactor van 0.6. Dit betekent dat voor iedere 100 medewerkers er 60 werkplekken aanwezig zijn op kantoor.
• De productiviteit van hun productiemedewerkers is, door ontwikkelingen zoals Lean Sig Sigma, gemakkelijker te meten dan die van hun kennis- of ambulante medewerkers. Door de perceptie te meten heeft men toch een goed beeld van eventuele productiviteitstoename onder deze groep.
• Alle medewerkers die over zijn naar HNW hebben de beschikking over Smartboards, video- en audioconferentie, laptop, smartphone, portals, et cetera.
• Het nieuwe intranet is een belangrijke spil in het ‘papierarm (niet papierloos)’ werken. Hierdoor is het mogelijk om kennis & informatie centraal op te slaan, dat kennis & informatie altijd en overal beschikbaar is en dat er geen vergaderstukken meer hoeven worden rondgemaild. Het ‘weggooien’ van zowel papieren als digitale kennis & informatie is hierbij een belangrijk element en een proces wat even wat tijd kost om te landen bij de managers & medewerkers.
• Op het gebied van de mens/HR component is belangrijk gebleken dat het maken van werkafspraken, het op de juiste wijze op het juiste moment informeren & communiceren en het elkaar aanspreken op goed en foutief gedrag cruciaal zijn voor de adoptie van de juiste HNW werkstijl. Ook het door leidinggevenden sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid, het leggen van de verantwoordelijkheid bij de medewerker en specifieke aandacht voor de sociale cohesie blijken essentieel te zijn geweest.

Tot slot werden er aan het einde van de sessie nog wat succesfactoren genoemd. Denk hierbij aan het hebben van commitment van de top. De CIO van SNS REAAL was opdrachtgever van HNW en had hierbij het support van de Raad van Bestuur.

Ook het zien van HNW als middel en niet als doel werd benoemd als een succesfactor, evenals de gekozen benadering vanuit het integrale aspect van Mens, Plaats & Technologie. Andere succesfactoren zijn het expliciet maken van de mentale transitie, het gebruik maken van premières voor de eerste adoptie en het SMART maken van de overal doelstellingen richting de specifieke afdelingen.

Conclusie

Al met al een zeer boeiende en inspirerende sessie die door de mix van fysieke- en virtuele aanwezigheid van de sprekers nog eens een extra dimensie meegaf aan het begrip HNW. Mocht er een lijst bestaan met bedrijven die een voorbeeld zijn voor HNW, dan hoort SNS REAAL hier zeker bij.

Waar ik nieuwsgierig naar ben is wat zijn voor u de voorbeelden van Het Nieuwe Werken?

Wat mij op veel van deze sites opvalt is dat het vaak over redelijk platte zaken gaat als, flexwerken, thuiswerken, nieuwe kantoorinrichtingen, andere werktijden, prive/werk-balans…dat soort zaken. Maar in mijn beleving zijn dit alleen de resultaten van een veel grotere beweging die gaande is. En dat is niet een beweging die door het bedrijfsleven is ingezet maar door de maatschappij, door ons allemaal. Blijkbaar zijn wij ons anders gaan gedragen, waardoor nu ook het bedrijfsleven zich opnieuw moet inrichten om aansluiting te vinden bij deze sterk veranderende samenleving.

Toen wij in 1991 starten met ons bedrijf e-office, wilden wij het allemaal anders doen. Wij wilden een organisatie waarbij we maximaal gebruik konden maken van elkaars hersencapaciteit. Waarbij we op een normale manier met elkaar omgingen, in plaats van de hiërarchische wijze die wij tot dat moment om ons heen zagen. Om daar invulling aan te geven moesten wij een aantal dingen rigoreus anders aanpakken dan mensen gewend waren. En daardoor word je al snel een vreemde eend in de bijt. Omdat wij bijvoorbeeld een vrije stroom van kennis en informatie wilden, hebben we alle barrieres weggehaald. En barrieres waren managers, afdelingen, procedures , funkties, administratieve organisatie. Weg ermee. Hierdoor bouw je een andere organisatie, en gaan mensen anders met elkaar om.

Het resultaat was dat we overal konden werken, alle informatie beschikbaar hadden, een andere kantoorinrichting kregen, een andere cultuur. Je zou van een afstandje kunnen zeggen dat wij al in 1991 aan het flexwerken waren, thuiswerken en op verschillende tijdstippen aan het werken waren. Wij gebruikten daar specifieke software voor om de communicatie en samenwerking ook op afstand mogelijk te maken. Deze software noemen wij nu HumanSoftware. Software die mensen helpt om elkaar te vinden, te communiceren en samen te werken. Compleet andere software dan de software die de meeste bedrijven inzetten voor hun bedrijfsprocessen.

Onderstroom van Het Nieuwe Werken

Waar het dus om gaat, is dat je je niet richt op de meest voor de hand liggende zaken als flexwerken, maar dat je de onderstroom begrijpt. En dat mis ik bij de meeste bedrijven die nadenken over Het Nieuwe Werken. Of zoals wij dat noemen Work21. De onderstroom is namelijk ingezet door de mensen om ons heen. Mensen die via internet en nu zeker via Social Media zichzelf razendsnel kunnen informeren en organiseren. Mensen hebben als groep ineens een stem en beinvloeden de maatschappij. Mensen kunnen overal hun spullen kopen, dus als jij het niet hebt klikken ze je weg en kopen ze het ergens anders. Mensen willen steeds beter laten zien wie ze zelf zijnen kopen ook zo hun kleding, auto’s, software, muziek, voedsel. Mensen willen aandacht en willen herkend en erkend worden.

Het bijzondere van deze tijd is dat de grote veranderingen deze keer niet vanuit het bedrijfsleven worden geïnitieerd maar vanuit de massa buiten organisaties, wij allemaal dus. We zien bedrijven worstelen om het hoge tempo van veranderen van de samenleving bij te benen. Bijna alle bedijven zijn gebouwd voor een stabiele omgeving. Ontworpen in de 20ste eeuw en totaal niet klaar voor de 21ste eeuw. John Kotter noemt de nieuwe organisatievorm voor de 21ste eeuw de adaptieve organisatievorm. Een vorm van organiseren waarbij je en voorspelbaar kunt zijn, maar tegelijkertijd wel met twee benen in de samenleving staat. En dat staat haaks op het gedachtengoed van het meeste management. Want management wil controleren, het meeste management is daarbij ook nog steeds zelfgenoegzaam. Wij weten hoe het zit, wij zijn succesvol, kijk maar naar onze spreadsheets, naar onze resultaten.

Andere wereld, andere organisaties

Maar de wereld is veranderd. Organisatie moeten opnieuw worden uitgevonden om te kunnen overleven. We moeten het goede uit de 20ste eeuw bewaren, maar er nieuwe dingen aan toevoegen. We moeten als organisatie kunnen luisten, communiceren, nadenken. We moeten met organisaties creatief kunnen zijn en met nieuwe oplossingen komen. Als je dit terugleest kan je zeggen: organisaties moeten worden verrijkt met de eigenschappen van een mens. En wie kan dat nou beter toevoegen dan….precies, een mens. Dat betekent dat naast het managen van de processen er een nieuw onderdeel aan een organisatie toegevoegd moet worden: het mensdeel, met alles erop en eraan.

Om als organisatie te kunnen luisteren, communiceren, creatief zijn, oplossingen bedenken heb je een andere organisatie nodig. Heb je HumanSoftware nodig, heb je een sterke cultuur nodig en moet je een helder beeld hebben bij het gewenste gedrag. Wij hebben met e-office tot nu toe altijd geëxperimenteerd met onze organisatievorm. We hebben successen gekend, en fouten gemaakt. We denken nu de de juiste richting te hebben gevonden. Maar laat ik een ding zeggen: flexwerken, thuiswerken of je kantoor opnieuw inrichten zijn bijna de sluitstukken van work21, van Het Nieuwe Werken. Dat durf ik na bijna 20 jaar uitproberen wel te zeggen. Het begint allemaal bij een gevoel van urgentie en een nieuw soort leiderschap. Maar als je met je organisatie aan deze voorwaarden kunt voldoen kan work21 de deur voor je openen naar de 21ste eeuw.

Het Nieuwe Werken heeft  invloed op alle disciplines in een organisatie: ICT, Organisatie, Finance, Administratie, Huisvesting, Legal, HR, etc. Een veel gebruikte invalshoek voor Het Nieuwe Werken is slimmer en efficiënter werken door gebruik technologie. Waarom in de file naar kantoor komen, als je elkaar via webconference kunt spreken en op afstand met elkaar kunt samenwerken?

Toch is het Nieuwe Werken veel meer dan dat. Het biedt de mogelijkheden om krachtige veranderingen op diverse vlakken in uw organisatie door te voeren.

Nieuwe mogelijkheden

De organisatiestructuur waarbij we acht uur per dag met zijn allen in hetzelfde gebouw werken, lijkt achterhaald door de technologische mogelijkheden die internet biedt.

Door deze mogelijkheden, maar ook door nieuwe werkmethodes, nieuwe generatie werknemers zal kenniswerk ingrijpend veranderen. Daar komt bij dat bedrijven meer dan ooit met elkaar moeten concurreren om de beste werknemers binnen te halen.

Eisen werknemer veranderen

Nieuwe Professionals stellen andere wensen en eisen aan hun werkgever dan vorige generaties. Steeds meer mensen willen werk combineren met privé. Waarom een uurtje vrij nemen, in overleg met de baas, om naar de tandarts of dokter te gaan, terwijl dezelfde tijd in de avonduren kan worden ingehaald door werk thuis af te handelen?

Aansturen op resultaat

Het is als directeur, ondernemer of manager zinvol om na te denken over de gevolgen die de vraag naar Het Nieuwe Werken betekent. Deze manier van werken vereist een behoorlijke verandering op aansturing en denkwijze. Als manager stuurt u niet meer op aanwezigheid, maar op productiviteit en output. Het vereist het ‘loslaten’ van constante controle van de werknemers. Immers, u maakt afspraken over de resultaten. Hoe en wanneer die behaald worden, is voor u niet van belang. Het Nieuwe Werken is gebaseerd op vertrouwen en professionaliteit.

Diverse bedrijven hebben al ervaring opgedaan met de nieuwe vormen van werken. Door slimmer met tijd om te gaan, kan er aanzienlijk worden bespaard. Doordat mensen flexibel werken zijn er minder werkplekken nodig, worden er minder reiskosten gemaakt en is er een verhoging van arbeidsproductiveit. Daarnaast zien bedrijven die Het Nieuwe Werken toepassen een lager ziekteverzuim, minder ‘grijs ‘ verzuim en minder verloren uren in de file.

Heeft u al onderzocht of werk in uw organisatie efficiënter en effectiever kan worden ingericht?