In mijn vorige blog schreef ik over de eisen die Het Nieuwe Werken stelt aan de persoonlijke effectiviteit van medewerkers. Aan de hand van de zeven eigenschappen van effectieve mensen van Steven Covey kwam naar voren dat aan al deze eigenschappen hogere eisen worden gesteld indien medewerkers met HNW in aanraking komen. Het Nieuwe Werken vereist, om met Covey te spreken, ‘overwinningen op jezelf, overwinningen met je omgeving en vernieuwing’.

De conclusie van die blog was dat niet alleen de individuen zelf aan effectiviteit moeten werken, maar dat dit ook eisen stelt aan de organisatiecultuur en de informatievoorziening – mijn vakgebied. Reden waarom ik daar nu nader op wil inzoomen.

Overwinning op jezelf

Proactiviteit is de eerste eigenschap die Covey noemt. De meeste mensen opereren echter voor een groot deel van hun tijd reactief. Ze reageren op verzoeken van anderen. Het beste voorbeeld daarvan is de hoeveelheid tijd die mensen besteden aan het beantwoorden van e-mails, merendeels verzoeken van anderen. Dit zorgt ervoor dat we onze tijd besteden aan prioriteiten van anderen. Nu zullen sommige van die e-mails ook binnen onze eigen prioriteiten passen, maar een heel bewust onderscheid wordt daar meestal niet tussen gemaakt. 

Om goede prioriteiten te kunnen stellen, moeten we dus heel kritisch naar binnenkomende informatiestromen kijken. Ook zullen we expliciet tijd moeten inplannen voor de proactieve acties die voortkomen uit onze eigen doelen en prioriteiten. Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar om dit te organiseren, meestal persoonlijke productiviteitstools genoemd. Echter, lang niet iedereen gebruikt ze. Deze middelen echt gaan gebruiken, kan voor een overwinning op jezelf zorgen.

Overwinningen met je omgeving

Je inleven in de ander is een noodzakelijke randvoorwaarde om binnen een netwerk met elkaar te kunnen samenwerken. Steeds nieuwe samenwerkingen zorgen ervoor dat het aantal mensen waarmee je werkt steeds groter wordt. Waar je voorheen vooral met de eigen afdeling en een paar interne klanten samenwerkte, doe je dat nu in potentie met iedereen binnen de organisatie. Weten waarmee anderen bezig zijn en wat er bij je collega’s speelt wordt dus belangrijker. En lastiger.

Gelukkig hebben we de social media. Bijna iedereen gebruikt deze wel om in contact te blijven met mensen die ze ooit hebben ontmoet, maar social media kunnen ook binnen de organisatie veel voordelen bieden – áls we ze echt gaan gebruiken. En dus niet alleen berichten lezen, maar ook jouw ideeën, uitdagingen en relaties met je collega’s delen. Het toepassen van social media kan zorgen voor overwinningen met je omgeving.

Vernieuwing

Ook om jezelf blijvend te vernieuwen is kennis nodig. Een deel van deze kennis is in de vorm van informatie binnen de organisatie of op internet beschikbaar. Het verwerken hiervan leidt tot nieuwe kennis en nieuwe vaardigheden. We zullen deze informatie met elkaar moeten delen. Het beschikbaar stellen ervan aan anderen, is echter pas een eerste stap. De informatie van context voorzien, zorgt ervoor dat deze ook toepasbaar wordt buiten de context waarbinnen ze is ontstaan. Het maakt de informatie bovendien vindbaar voor anderen. Daarvoor zullen we wel de slag moeten maken van ‘dom’ kopiëren naar intelligent delen.

Gelukkig hebben we ook hiervoor de technologie beschikbaar. Samenwerkingsportalen, met SharePoint ongetwijfeld als meest bekende, bieden de benodigde functionaliteit om het intelligent delen van informatie mogelijk te maken. Wanneer je echter naar de wijze van implementatie en gebruik van deze samenwerkingsportalen binnen de organisatie kijkt, worden deze middelen nog lang niet optimaal ingezet (zie dit voorbeeld). Alleen wanneer deze middelen zodanig worden ingezet dat de informatie voor iedereen toegankelijk, vindbaar en van context voorzien is, zal de vernieuwing door het delen van kennis echt van de grond komen.

Organisatorische implementatie en gedragsverandering

De conclusie is dat er technologische hulpmiddelen beschikbaar zijn om de effectiviteit van medewerkers binnen organisaties te vergroten. Het effect van de hulpmiddelen valt of staat echter met de implementatie. Ze zullen alleen van waarde zijn wanneer er op een intelligente manier mee wordt omgegaan, iedereen er echt mee gaat werken en ook daadwerkelijk bereid is de informatie van context te voorzien. De focus van de implementatie van deze hulpmiddelen zal veeleer op de organisatorische implementatie en gedragsverandering moeten liggen, dan op de techniek.

Lees ook het eerste deel: Het Nieuwe Werken eist persoonlijke effectiviteit (I)

• Duurzaamheid
• Meer vertrouwen tussen werkgever en werknemer
• Het terugdringen van de onacceptabel groter groeiende files in de Randstad
• Het kunnen werken onafhankelijk van plaats en tijd waardoor productiviteit en plezier in het werk hebben een boost krijgt
• Efficiënter en dus kosten bewuster kunnen werken

Daarnaast kan het Nieuwe Werken naar mijn mening ook een bijdrage leveren aan het tegengaan van een ander fenomeen; bevolkingskrimp.

Wat is bevolkingskrimp

Naast de bevolkingsgroei in Nederland, welke zich ook in de toekomst zeker tot 2035 zal blijven voortzetten, krijgt Nederland naast deze groei in steeds meer regio’s te maken met het tegenovergestelde, namelijk toenemende bevolkingskrimp. Nederland heeft al decennia lang te maken met grote verschillen in bevolkingsaantallen per regio. Gebieden waar veel groei en activiteit is, en waar dus letterlijk en figuurlijk de bedrijvigheid is,  vormen een grote aantrekkingskracht.

Als je wilt werken moet je naar deze regio’s, bijvoorbeeld de Randstad, want daar zijn de banen. Dit zorgt voor grote druk op deze gebieden, maar heeft ook grote gevolgen voor het leven in de zogenaamde krimp-regio’s. Scholen, ziekenhuizen, supermarkten en andere voorzieningen die nodig zijn om een bepaalde levensstandaard te kunnen garanderen kunnen niet langer in dezelfde aantallen en dus met dezelfde kwaliteit blijven bestaan, simpelweg omdat er niet genoeg mensen zijn die er nu én in de toekomst  gebruik van maken. Het gevolg is dat het leven voor de mensen die achterblijven “verschraalt” en de aantrekkelijkheid van de dorpen en steden in deze regio’s aantast.

Het nieuwe werken zou er toe kunnen bijdragen de migratie vanuit deze regio’s naar bijvoorbeeld de Randstad tegen te gaan of tenminste te verminderen. Het maakt immers niet uit waar het werk verricht wordt. De technische vooruitgang maakt het mogelijk op strategische plekken in Nederland op bepaalde momenten bijeen te komen in de flexkantoren of smart working centers om te kunnen (flex-)werken zonder dat je daarvoor fysiek op een andere plek nodig bent.  “Je bent immers je kantoor.” Wat je daar nog bij nodig hebt is een inspirerende en professionele omgeving om je werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Estland wil van Nederland leren

Het fenomeen bevolkingskrimp is niet typisch Nederlands. Ook elders in Europa hebben regio’s te maken met excessieve bevolkingskrimp. Een land binnen de EU dat daar ook mee te maken heeft is Estland. Estlandse dorpen hebben te maken met krimp. De bevolking trekt naar de grote steden omdat  daar de banen zijn. Om deze reden ontstaan er ook in Estland initiatieven om te bekijken hoe bevolkingskrimp tegen te gaan.

Eén van die initiatieven is een werkbezoek aan Nederland van een twintigtal burgemeesters uit Estland, met als thema Het Nieuwe Werken. Na dit bezoek zijn zij samen tot de conclusie gekomen dat Het Nieuwe Werken een positieve bijdrage zou kunnen leveren om krimp en dus verschraling van het sociale leven in hun dorpen tegen te gaan en daardoor bestaansrecht te behouden.

Zij zijn naar Nederland gekomen om te bekijken hoe de Nederlanders invulling  en vaste vorm geven aan Het Nieuwe Werken. Om een beeld te krijgen hebben zij diverse bedrijven bezocht, waaronder Microsoft en KPN en een aantal Smart Working Centers, waaronder Seats2Meat in Utrecht en Swung House Haaglanden in Den Haag.

Vervolgens kunnen zij de Nederlandse invulling van Het Nieuwe Werken op verschillende niveaus vertalen naar de behoeften van Estse samenleving.

Wat is uw mening?

Kan Het Nieuwe Werken als oplossing fungeren voor bevolkingskrimp? Ik ben benieuwd naar uw reacties hieronder.

Een alternatief is onlangs geïntroduceerd in de vorm van een smartwork center. Maar wat is dat nu precies, een smartwork center?

Best of both worlds

Een smartwork center is een professionele werkomgeving, waar een scala aan werk(plek)oplossingen beschikbaar is, in een zakelijke, goed bereikbare omgeving.

Om veel autoverkeer tegen te gaan, ligt een smartwork center in de buurt van uitvalswegen en knooppunten, stations en woonwijken. Uitgangspunt is dat willekeurige gebruikers, ongeacht waar ze wonen of verblijven, binnen fietsafstand toegang hebben tot een goede werkplek.

Een mooi initiatief dat hopelijk het fileprobleem gedeeltelijk oplost.

Prettig en flexibel

Met een groot netwerk van smartwork centers zou het voor landelijke werkgevers interessant moeten zijn de mogelijkheid aan hun medewerkers aan te bieden. Daarnaast moet het voor medewerkers een fijne plek zijn om naar toe te gaan. Een voorbeeld hiervan vind ik het smartwork center ‘Amsterdam Bright City’ aan de Zuidas, dat compleet wordt ingericht met kinderopvang, cateringvoorzieningen en publieke TelePresence.

In een later stadium worden de Nederlandse TelePresence-locaties gekoppeld aan een internationale netwerk, zodat gebruikers in een smartwork center wereldwijd kunnen samenwerken.

Wil je gebruik maken van zo’n center, dan kun je dit heel makkelijk online reserveren via de portal, www.w-smartwork.nl.

Draagt bij aan balans

Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen gaat het om het vinden van een balans tussen mensen, winstgevendheid en het goed zorgen voor de planeet. En het mooie van zo’n balans is, dat het uiteindelijk leidt tot betere resultaten voor zowel het bedrijf als de medewerkers. En met de zomer in het vooruitzicht, is het op sommige smartwork centers mogelijk om in het zonnetje te netwerken – op een relaxed dakterras met uitzicht op de binnenstad…dat lijkt me zeker een voordeel!

Het permanent vormgeven en uitvoeren van complexe verduurzamingsprocessen door co-creatief, multidisciplinair samenwerkend ondernemerschap.

In de praktijk betekent dit dat de Stad van Morgen community, een netwerk van honderden aangesloten ondernemers en ondernemingen, zich actief bezighoud met verduurzaming van de Maatschappij. Daarbij kent dit initiatief een groot scala aan aandachtsgebieden met bijbehorende werkgroepen.

4 x winst principe

Zowel de deelnemers en hun bedrijven als de projecten die vanuit  Stad van Morgen opgestart worden, worden getoetst aan het “4 x winst” principe; alleen als daar aan voldaan wordt verder gegaan met de ondernemer en/of het project.
4 x winst in het kort:

1. Winst voor de Klant
2. Winst voor de Maatschappij
3. Winst voor het Milieu
4. Winst voor de Ondernemer

Wat betekent dat nu, 4 x winst?

4 x winst betekent in feite dat er -door de holistische aanpak van Stad van Morgen-  geen verliezers meer zijn:

1. Winst voor de klant
De oplossingen die de Stad van Morgen aan haar klanten aanbiedt zijn kosteneffectief en duurzaam. Daarnaast zullen ze een positieve invloed hebben op de maatschappij en het milieu; een goed voorbeeld hiervan is het  implementeren van Het Nieuwe Werken. Hier wint de klant o.a. door het bieden van meer vrijheid (gezondheid/welzijn), tevredener medewerkers, besparen op transportkosten, een kleinere CO2 voetafdruk, etc.

2. Winst voor de Maatschappij
De maatschappij wint door bijvoorbeeld het creëren van Groene Steden, waar de kwaliteit van leven aanzienlijk beter is dan in traditionele stedelijke woonomgevingen, alleen al doordat er veel meer natuur aanwezig is, waarin mensen zich automatisch al beter, gelukkiger voelen. Hierdoor zal er meer positiviteit en verbinding zijn waardoor de hele maatschappij wint.

3. Winst voor het Milieu
Of het nu “Elk huis een energiecentrale”, “Groene Steden”, “Lokale voedselproductie (local-4-local)” , “Elektrisch vervoer” of “Het Nieuwe Werken” is; AL deze onderwerpen hebben een positieve invloed op het milieu.

4. Winst voor de Ondernemer
Vaak heerst de gedachte dat je met “positieve” zaken zoals verduurzaming geen geld mag verdienen. Echter zonder winst voor de ondernemer kan deze zijn/haar activiteiten voor verduurzaming niet voortzetten. Het is dus van levensbelang dat de ondernemer winst blijft maken.

Stad van Morgen zal geen projecten uitvoeren die op één van vier aspecten een verlies opleveren  i.p.v. winst. Dit alles voor een permanente verduurzaming van onze maatschappij zodat deze nog ontelbare generaties blijft voortbestaan en evolueren!

Uw mening?

Graag nodig ik u uit om te reageren op het initiatief door een reactie te plaatsen op dit artikel. Ik ben heel benieuwd wat u er van vindt!

Als we het hebben over “het nieuwe werken” is de eerste gedachte vaak gerelateerd aan de ICT-kant terwijl “het nieuwe denken” een uitstekend alternatief zou zijn. Ik ben heilig overtuigd van de noodzaak om een radicale verandering teweeg te brengen. De volgende stelling spreekt voor zich:

“Als je altijd blijft doen wat je altijd al deed, zul je altijd krijgen wat je altijd al kreeg”.

Nieuw Denken

De situatie in de Nederlandse economie laat zien dat wij momenteel aan het einde van onze ontwikkelmogelijkheden zijn gekomen als we blijven doen wat we altijd al deden. De rek is eruit, terwijl we ook voelen dat we nog tot veel meer in staat zijn. We moeten echter op zoek naar nieuwe wegen waarin de zesjes cultuur wordt verlaten voor het benutten van talenten. Dit vergt leiderschap waarin er aandacht is voor deze talenten, het faciliteren van de ontwikkeling en de “exploitatie” ervan.

Dit betekent dus dat we moeten leren om de gedragspatronen die wij al jaren hanteren los te weken. En die patronen zijn behoorlijk vastgeroest. De structuren en systemen die we hebben gecreëerd om onze zaken te ordenen, de regels en wetgeving, de gedachtenkronkels in ons hoofd en de overtuigingen over ons eigen kunnen en vooral over een ander.

Zoals een business counselor zei: Nederlandse bedrijven moeten massaal in therapie. Daarbij doe je namelijk niks anders dan belemmerende gedragspatronen en gedragingen onder de loep nemen en, samen met je klant, ombuigen naar nieuwe, voor de toekomst passende. Ik denk dat hij gelijk heeft en weet uit ervaring dat het anders kan. Dat betekent wel dat de boel om moet, 180 graden anders denken en doen.

Wat is er aan de hand ?

Bedrijven zijn nu samengesteld uit mensen die er werken om geld te verdienen en zich laten aansturen door iemand anders. Men is vaak afgesloten van zijn energie en opereert dus maar op 60/70% van het potentieel. Daarnaast is men over ’t algemeen bezig met concurrentie, eigen belang, angst en controle, zowel binnen als buiten het bedrijf. Kortom, we zijn een groot deel van de dag bezig zijn met beperkende zaken en niet vanuit kracht.

Vergeet daarbij niet de volgende ontwikkelingen/observaties:

• Vergrijzing
• Globalisering. 24/7.
• Te grote ego’s en te weinig observatie.  Veel mensen durven zich niet kwetsbaar op te stellen en hebben te snel oordeel.
• Uitblijven van echte innovatie
• Regeren vanuit angst
• Waarden en normen worden niet meer voor vol aangezien
• Hokjesdenken

Tijd dus voor een nieuwe manier van werken lijkt mij zo!

Hoe kan het anders dan?

Wat als bedrijven ‘communities’ zouden zijn van mensen die een gezamenlijke passie zouden hebben?

Wat als mensen het werk zouden doen waar ze echt goed in zijn? Wat als ondernemers zich echt zouden openstellen voor verandering? Wat als we gaan denken vanuit overvloed en delen met elkaar, vanuit samen en in verbondenheid? Dus als het jou goed gaat, dan gaat dat een ander ook!

Enkele  voorbeelden van hoe het anders kan en moet:

• Denk vanuit de consument en zijn behoeften in plaats van aandacht op de organisatie en sharehholders. Veel medewerkers zitten als bange wezeltjes achter hun pc. Sta op en stel je de vraag kan het anders. Ik moet hierbij nog altijd denken aan de film “Dead Poet Society”.
• Durf te veranderen. Durf authentiek te zijn en doe wat je leuk vindt. Als je de dingen doet die je leuk vindt, dan komt het geld vanzelf !
• Luisteren en observeren in plaast van (ver-)oordelen. Het komt echt naar je toe.
• Netwerken zijn er niet voor niets. Maak er gebruik van en steek alle mooie ervaringen in je rugzak. Focus je hierbij wel op netwerken die je energie geven in plaats van dat ze energie vreten.
• Werk samen en wees niet bang voor kopieergedrag. Door alle kennis voor jezelf te houden verandert er niets ! Deze tekst is mede ontstaan door input van Q-Search (project Ondernemend NL bewust in beweging).

Het effect

Door 180 graden anders met zaken om te gaan zou ons hele leven veranderen. En onze economischesituatie een stuk vrolijker zijn! Het gedachtengoed brengt een heel andere energie in beweging. Hierdoor zouden we:

• Minder controle nodig hebben – en geld besparen.
• Meer plezier hebben – dus productiever zijn en meer omzet draaien.
• Evenwichtiger gezinnen hebben – want ouders komen weer blij van hun werk.
• Ons vitaler voelen – dus minder ziek zijn en geld aan zorg en medicijnen besparen.

Ik zou zeggen aan de slag !

Op deze plek doe ik verslag van een aantal voorbeelden. Dit is deel 2. Een interview met Hans van Helden, organisator van de Roadshow van ZZP BV. Lees hoe hij is geboeid door verschuivend denken over werkomstandigheden: “Steeds meer ZZP’ers verlaten hun zolderkamers en beseffen het belang van toegang tot netwerken en informatie”.

Wat is ZZP BV?

“In Amersfoort werken tenminste 4.500 zelfstandige ondernemers. Tezamen vormen ze feitelijk het grootste bedrijf. Gemeente Amersfoort wil met het project ZZP BV deze ondernemers steunen. Met bedrijfsvoering en ontwikkeling van hun onderneming. Het project loopt van 2009 tot 2012 en geldt als landelijk voorbeeldproject. Er is door ‘Den Haag’ een miljoen euro subsidie verstrekt voor de looptijd van drie jaar. We hebben veel experimenteerruimte. Normaal gesproken liggen uitkomsten van een subsidieproject bij aanvang al vast. Dit keer gelukkig niet. Onze aanpak is expliciet anders: eerst luisteren naar de doelgroep en dan realiseren wat nodig blijkt. De roadshow waarin we ZZP’ers hebben opgezocht is onlangs afgerond, met wat dat heeft opgeleverd zijn we nu concreet aan de slag.”

Wat is jouw rol?

“Mijn bedrijf, Van Helden & Partners, organiseert de roadshow in opdracht van projectleider Rich Hooff van ZZP BV en van Wethouder dhr. Boeve van Economische Zaken. Per project stel ik altijd een passend team van freelancers samen. In dit geval een gelegenheidsalliantie van achttien zelfstandige ondernemers uit Amersfoort. Zodoende is ZZP BV een project voor èn door ZZP’ers. We merken daarom ook zelf hoe moeilijk die positie soms is, wat je allemaal zelf moet regelen en hoe kwetsbaar je bent in tijden van crisis.”

Concrete ZZP-behoeften?

“We willen de komende twee jaar uitvinden wat de succesfactoren van zelfstandige professionals zijn. En daar invulling aan geven. Gaat het erom wie je bent, wie je kent of wat je kunt? Overigens, dè ZZP’er bestaat niet. Het maakt nogal verschil of je in de Bouw werkt of in de Dienstverlening. Er zijn tijdens de roadshow drie belangrijke en generieke behoeften naar voren gebracht: deelname aan collectieve regelingen, beschikbaarheid van flexplekken en netwerken die bijdragen aan omzetvergroting.”

Collectieve regelingen

“Grote bedrijven kunnen door hun omvang voordelige collectieve contracten met dienstverleners afsluiten. Voor ziektekosten en het wagenpark bijvoorbeeld. Voor een zelfstandige is het afsluiten van één zo’n contract vaak al een hoofdpijndossier. Dat geldt voor zorg- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen, maar ook voor zoiets als een lease-auto. ZZP’ers zouden heel graag meeliften op collectieve contracten. En wat blijkt? Er is grote interesse bij dienstverleners in het bedienen van deze doelgroep. We zitten inmiddels in de laatste fase van offertetrajecten. De volgende stap is het daadwerkelijk aanbieden van diverse mantelovereenkomsten waarop ZZP’ers kunnen intekenen.”

Flexplekken

“Een tweede belangrijke wens is eenvoudig en flexibele toegang tot ruimte om te werken, presenteren en te ontmoeten. Zo’n 20% van de ZZP’ers heeft hieraan behoefte, anderen werken op locatie bij opdrachtgevers. Dit blijkt uit een wijkgerichte inventarisatie, uitgevoerd in samenwerking met coöperaties. Concrete invulling wordt gegeven met het project Discover! In het Oliemolenkwartier wordt een nieuw gebouw ontwikkeld. De hipste en meest aantrekkelijke plaats om te werken voor creatieve ondernemers. Het is een duurzaam en ‘mobiel’ gebouw. Een grensverleggend project voor Amersfoort. We willen daar onder andere voor 200 ZZP’ers een flexibele werkplek realiseren.”

Netwerken

“ZZP’ers zijn niet alleen, maar met velen. Die kracht komt echter alleen naar boven door goed met elkaar te netwerken. Sommige sectoren doen dit al van nature, andere minder, zoals de Bouw. Om dit proces te faciliteren worden nu concrete acties uitgevoerd. Zo is er 1 maart een netwerkborrel waar ondernemers van de 100 grootste Amersfoortse bedrijven ZZP’ers ontmoeten. Veel bedrijven werken nog graag met vast personeel en raamcontracten voor inhuurkrachten. Ondanks de voordelen van het werken met zelfstandige professionals hebben veel organisaties last van koudwatervrees. Daar helpen we ze graag vanaf. De bijeenkomst is een initiatief van wethouder Boeve en is in samenwerking met ondernemersverenigingen tot stand gekomen.”

Zijn deze behoeften nooit eerder onderzocht?

“Niet zo geografisch ingezoomd als nu. Daarnaast betrekken wij àlle ZZP’ers en niet alleen kenniswerkers. Er is wel al macro-economisch onderzoek gedaan. Arjan van den Born heeft een proefschrift geschreven over freelancers en de toekomstige uitdagingen van kennisorganisaties. Hij is inmiddels werkzaam aan de Universiteit van Antwerpen en binnenkort ook in Utrecht. We hebben met hem contact en maken dankbaar gebruik van zijn inzichten.”

Tot slot, welk verband zie je met Het Nieuwe Werken?

“Ik ben op het ogenblik erg geboeid door de verschuivingen in het denken over werkomstandigheden. Steeds meer ZZP’ers stellen het ideaal van het voornamelijk werken op hun zolderkamer ter discussie. Ze krijgen oog voor de kwetsbaarheid daarvan en beseffen dat je onderdeel moet zijn van netwerken, toegang moet hebben tot informatie. Hoe dat zich precies ontwikkelt is nog niet duidelijk: welke communicatie gaat via sociale media, waarvoor wil je elkaar in de ogen kunnen kijken, wat is de meerwaarde van bijeenkomsten? Hoeveel tijd trek je uit voor die verschillende manieren van communiceren? Ik denk dat we met elkaar de komende jaren toegroeien naar een aantal ‘slimme dagindelingen’ voor ZZP’ers. Natuurlijk zullen die per beroepsgroep verschillend zijn.”

Ben je zelf ZZP’er? Wat zijn jouw uitdagingen en succesfactoren?

Natuurlijk is het een gemiddelde. Feit blijft dat je van je relaties veel gegevens moet bijhouden in je eigen digitale geheugen. Hoe je dat moet doen, verschilt per persoon. Toch wil je, juist voor digitale netwerken, weten hoe die persoon het liefst met jou communiceert. Met andere woorden, hoe is zijn of haar informatiegedrag. Dat is opgebouwd uit aanleg, opleiding en ervaring en de praktijk van alledag.

Informatieprofiel

Een van de beste manieren om je informatiegedrag te doorgronden is het opstellen van een informatieprofiel. Net zoals je een persoon kunt beschrijven als vriendelijk, extravert, of resultaatgericht, zo kun je ook iemands informatieprofiel weergeven. Zo’n profiel bestaat ook uit gewoontes die iemand gebruikt bij het omgaan met informatie. Ken jezelf is een eerste stap. Pas als je weet hoe jouw eigen informatieprofiel is, kun je dat van anderen goed herkennen.

Het gaat hier te ver om een gedetailleerd informatieprofiel te beschrijven. Dat verdient een apart boek. Dat heb ik toevallig geschreven: Informatiegedrag van mensen – Hoe mensen informatie zoeken, vinden en delen.

In een uitgebreid informatieprofiel krijgt een persoon onder andere antwoord op de volgende vragen:

• Besluitvaardigheid. Ben je in staat snel en accuraat besluiten te nemen over nieuwe informatie? Neem je bijvoorbeeld alle informatiedocumenten slechts eenmaal door of herhaal je nieuwe informatie een paar keer?
• Houding. Ben je geestelijk bestand tegen het gevaar van te veel informatie? Ben je zelfverzekerd en beheers je de situatie?
• Invloed. Ben je in staat anderen te beïnvloeden wat hun informatiegedrag betreft? Geef je zelf altijd het goede voorbeeld door alleen op het juiste moment noodzakelijke informatie te geven?
• Organisatie. Kun je informatie goed ordenen, gooi je informatie weg als dat nodig is? Reorganiseer je regelmatig je archief?
• Selectie. Ben je kritisch genoeg om te besluiten welke informatie je gebruikt en welke je negeert? Kun je de juiste prioriteiten stellen?
• Vaardigheid. Kun je goed met alle ICT-middelen omgaan? Ken je bijvoorbeeld de technische instructies om te filteren en te selecteren?

Zo’n informatieprofiel stel je natuurlijk niet voor al die 150 mensen op. Uit mijn praktijk weet ik dat 10 mensen al genoeg is. Doordat deze 10 mensen hun informatiegedrag veranderen, volgt de rest als vanzelf. Een informatieprofiel is daarmee een echt middel om je productiviteit te verhogen. Hoe kijk jij tegen jouw eigen informatieprofiel aan?

Wat heeft dat nu met elkaar te maken?

Het antwoord is eenvoudig. In beide presentaties liet ik voorbeelden zien van zaken die fout gaan waar het oude denken, of werken zo u wilt, het nieuwe denken over werken elkaar raken.
Zo blijkt het dat dankzij de afdrachten aan de 17 heffingsinstanties die Nederland rijk is, het digitaal neerzetten van een reader op het intranet van de Rijks Universiteit Groningen meer kost dan het produceren van een gedrukte, ingebonden papieren Reader. Ik geloofde het eerst ook niet.

In de UK zijn de eerste juridische schermutseling geweest over de vraag of een werknemer zijn Linkedin profiel mocht meenemen bij het verlaten van dat bedrijf. Het management denkt ook hier nog in termen van bezit en controle in plaats van delen en toegang van informatie.

Het laatste 2de Kamer rapport over de auteursrechten spreekt enerzijds van “handhaven en vervolgen” van overtreders, terwijl verderop te lezen staat dat dankzij de technologische en maatschappelijke ontwikkelingen “De grenzen tot handhaving van het auteursrecht komen in zicht.” Saillant detail overigens hierbij is dat het commissie lid “crimefighter” Fred Teeven, zo lees ik in de FD column van Joost Steins Bisschop van 27 juni, in zijn blog foto’s gebruikt zonder toestemming te hebben gevraagd van de maker. Zo makkelijk ga je blijkbaar de fout in. Geen verrassing voor mij want dat hebben we allang onderzocht: 40% van alle Nederlanders loopt dagelijks de kans auteursrechtelijk de fout in te gaan.

Complexer wordt het wanneer je in een gelegenheidsteam samen met een bedrijf werkt aan een project. Alle kennis en documenten worden vastgelegd in een voor die gelegenheid ingerichte MindzPlaza met een Wiki of Google docs. Prima. Maar dan is het project afgelopen. Wat gebeurt er met de inhoudelijk relevante documenten. Van wie zij die. En wat mag die Plaza Manager er dan mee? Of zijn we allemaal eigenaar en mogen we de opgedane kennis elders ten gelde maken? Delen de oude teamleden dan nog mee in een eventuele opbrengst opbrengst? En bij geschillen: naar de rechter? Die ik vervolgens eerst moet uitleggen wat Mindz.com, Wiki, Delicious of Google Docs doen?

Auteursrechten en het nieuwe werken gaan elkaar genadeloos raken. We zullen met elkaar niet alleen nieuwe vormen van werken moeten uitvinden, maar ook de wijze waarop we met elkaar omgaan met de “value die in de value-networks achterblijft, nadat dit  network geen network meer is.”   Dat gaat dus in de nabije toekomst hartstikke fout. En dat is mooi, want je kunt alleen door over grenzen heen te gaan, die grenzen leren kennen!

Wat is uw visie of mening op dit vlak? Ik kijk uit naar uw reactie in de comments.

Als je naar een trein kijkt die voorbij komt gaat ie erg snel, maar als je zelf in die trein zit valt het opeens allemaal reuze mee. Dan is die trein zelfs een rustpunt. Een plek voor bezinning. Een plek om andere mensen te ontmoeten, een gesprek aan te gaan, en te luisteren naar de verhalen van die andere mensen.

Virtuele Sociale Netwerken

Dat is ook het geval met de virtuele sociale netwerken. Als buitenstaander vaak onbegrijpelijk en daardoor onderschat. Voor deelnemers aan deze netwerken gaat letterlijk de wereld open, barst het er van de ideeën, kennis en heel veel geweldige mensen. Geld is hier niet altijd de belangrijkste drijfveer en er is een zekere mondiale ethiek en gedragscode.

Sociale netwerken groeien enorm in kracht. Binnen deze netwerken wordt er ongegeneerd kennis en ervaringen gedeeld over allerlei producten en diensten, zonder dat je dit als buitenstaander merkt. Ook zie je nieuwe vormen van samenwerking ontstaan. Dat kunnen groepen van mensen zijn die als projectgroep of kennisgroep opereren, maar er zijn ook groepen met een commerciële doelstelling: die kopen gezamenlijk producten in of verkopen hun (groeps)diensten. Sociale netwerken zijn de machtcentra van morgen. Misschien zelfs al wel die van vandaag! Het is dus zaak om als overheid, ondernemer, dienstverlener of fabrikant je in deze wereld te begeven.

We zien dat er steeds meer sociale software wordt ontwikkeld, die dat allemaal mogelijk maakt. Individuen kunnen zich op het internet zelf organiseren, profileren en contact maken met gelijkgestemden. Er kunnen groepen geformeerd worden, waarbinnen men beschikt over een scala van handige toepassingen, zoals blogs, fora, wiki’s, Q&A’s. Bijeenkomsten kunnen er snel gepand worden en er is zelfs event-software , zodat je bijeenkomsten op het web kunt publiceren en deelnemers zich kunt laten registreren en kunt laten betalen. De platformen worden meertalig, want de wereld is nu eenmaal ons speelveld geworden. Groepen kunnen er gaan samenwerken en fuseren, maar ook organisch groeien. Interne- en externe communicatie, van twitteren tot skypen, en de verbinding met andere netwerken completeren het geheel.

Schaarste aan arbeid

Arbeid wordt schaars. Er ontstaat een mismatch tussen wat deze nieuwe wereld aan competenties bij co-creatoren nodig heeft en het huidige aanbod. Ook de vergrijzing slaat toe. Werkende mensen, ZZPers, gedetacheerden en werknemers zijn op elkaar aangewezen. Het sociale virtuele netwerk is dan als het mobiele cement van deze nieuwe waardecreatie. Want ZZP’ers, of Free Agents, willen nog wel met elkaar en u werken, maar niet meer in een vast dienstverband. Of werken tegelijkertijd in verschillende teams voor verschillende opdrachtgevers. Of brengen het ene moment kennis in als expert en op het andere moment deelt men ervaringen als klant. Meshworking wordt dat ook wel genoemd. Nieuwe waardecreatie ontstaat hier door de mobiliteit van deze mensen. En dat is hard nodig, want ons tijdsgewricht toont aan dat de oude systemen, organisatie structuren en productie- en marketing methodieken niet meer werken. Wie in economische zin wil overleven dient dus de nieuwe manier van waardecreatie te omarmen.

Op basis van deze cijfers zou je kunnen denken dat Het Nieuwe Werken zich nog in de voorlopersfase bevindt. Niet iedereen zal direct van deze manier van werken gebruik gaan maken. Er zijn immers functies, bedrijfstakken en werkmodellen die zich hier niet voor lenen. Het Nieuwe Werken is toch in de eerste plaats geschikt voor kenniswerkers.

Toch zijn er ook een aantal opmerking te maken over de theorieën over Werken 2.0. Het Nieuwe Werken gaat uit van

1. openheid, toegankelijkheid en transparantie
2. sociale interactie, uitgaande van mensen en onderlinge contacten en
3. de gebruiker centraal. Daar kunnen we vertrouwen en wederkerigheid aan toevoegen.

Maar niet iedere organisatie of bedrijfstak leent zich natuurlijk voor volledige openheid. Er zijn voorbeelden te bedenken van instanties of organisaties die met geheime zaken te maken hebben, of in ieder geval met informatie die maar voor een beperkt aantal mensen beschikbaar kan zijn.

Het is erg interessant om te filosoferen over de gevolgen van Het Nieuwe Werken. Welke invloed gaat dit hebben op organisaties en organisatievormen. Wie is of wordt opdrachtgever en betaalt de kenniswerkers als deze niet meer in een vaste structuur werken? Gaat daarmee ook de manier van belasting heffen veranderen? Welke organisaties en projecten komen in aanmerking voor Werken 2.0? Hoe ga je om met mensen die zich niet aan de spelregels houden van openheid, toegankelijkheid en transparantie of die misbruik maken van kennis?

Wat zijn de risico’s en bedreigingen van de openheid bij het werken via internet en social software en/of social networks. Is het niet naïef om kennis en informatie volledig vrij te geven? Hoe gaat men om met geheime of ‘classified’ informatie? Bij de overheid: welke gevolgen heeft dit voor de inrichting van de politiek en overheidsorganisaties? In het bedrijfsleven: als je je R&D vrijgeeft (zoals bijvoorbeeld P&G en BMW al gedaan hebben) hoe ga je dan om met concurrentie en/of bedrijfsspionage?

Toch hebben de ideeën rondom Het Nieuwe Werken en Web 2.0 me gegrepen. Het is nu eenmaal zo dat kennis en informatie via internet onbeperkt beschikbaar is of komt. Bovendien kun je via de sociale structuren van internet zaken veel sneller en efficiënter organiseren dan via logge, hiërchische structuren die gebaseerd zijn op controle, repressie en wantrouwen.

Het Nieuwe Werken zal in de praktijk een steeds grotere rol gaan spelen, naarmate meer mensen ermee in aanraking komen en gebruik maken van de mogelijkheden. Dat zal eisen stellen aan organisaties en de manier waarop zij het werk en hun structuur inrichten. Bovendien is het geen kwestie van een hype die wel weer overwaait. Zoals Davied van Berlo in zijn boek Ambtenaar 2.0 schrijft:

Naarmate de maatschappij meer gaat werken volgens de principes van Web 2.0, zullen organisaties ook op die manier moeten gaan werken. Dat is geen kwestie van kiezen, het overkomt je. En anders gebeurt het, zonder je!