Wanneer je Het Nieuwe Werken goed aanpakt, zijn er veel voordelen te behalen. Als organisatie kun je vanuit je visie en strategie kiezen op welke voordelen je je wilt richten. De business case is dan een handig hulpmiddel om de voordelen af te zetten tegen de benodigde kosten en investeringen. Maar welke voordelen zijn er nou precies met Het Nieuwe Werken te behalen? En met welke kosten en investeringen moet een organisatie rekening houden? Daarom: de Business Case Het Nieuwe Werken.

Het is natuurlijk mogelijk om gewoon te geloven in Het Nieuwe Werken en geen business case te maken. Je kunt zeggen Het Nieuwe Werken gaat over gedrag en mensen en dat is niet uit te rekenen. Maar voor Het Nieuwe Werken zijn ook investeringen nodig en bij een bedrijfseconomische activiteit weeg je, net als in je huishouden, ook de financiële aspecten mee. Daarnaast is de business case een mooi instrument om bij veranderingen de voortgang te kunnen bespreken. Bij een juiste toepassing ondersteunt een business case een stuk van de noodzakelijke dialoog tussen de partijen die betrokken zijn bij de veranderingen.

In een goede business case zijn naast de financiële voordelen ook de niet-financiële baten opgenomen. Soms kun je niet precies uitrekenen wat iets opbrengt (of kost). Voor ieder aspect van de business case kun je dan een afweging maken of je deze wel of niet uitrekent of werkt met een schatting.

Voordelen van HNW

Met Het Nieuwe Werken zijn onder andere de volgende voordelen te behalen (in willekeurige volgorde):

• Besparing op kosten van huisvesting. In veel organisaties is het mogelijk om tot wel 50 % op de kosten van huisvesting te besparen.
• Reductie van reistijd, reiskosten en bijbehorende effecten voor het milieu door iedereen de keuze te geven om plaatsonafhankelijk te werken.
• Tegen lagere kosten medewerkers binden door een moderne en aantrekkelijke organisatie te zijn. Maar wat is een aantrekkelijke werkgever? Iemand die een managementstijl heeft gebaseerd op resultaatafspraken en vertrouwen. Die medewerkers meer keuzevrijheid geeft in waar en wanneer zij werken. En die een aantrekkelijk kantoor en goede ICT-ondersteuning biedt.
• Toename van werktevredenheid en afname van kort ziekteverzuim wanneer werknemers in staat worden gesteld werk en privé anders en beter te balanceren.
• Effectiever en efficiënter werkende medewerkers die productiever worden. Dit voordeel wordt verderop toegelicht.
• Toenemende klantentevredenheid door meer tevreden medewerkers, een beter arbeidsmarkt- en duurzaamheidsimago, lagere kosten en een hogere productiviteit.

Iedere organisatie kan uit bovenstaande elementen de voordelen en redenen kiezen die het beste bij haar eigen visie en strategie passen. Veelal is het zo dat je de voordelen waar je als organisatie niet primair voor kiest er wel ‘bij krijgt’. Als een internationale organisatie bijvoorbeeld kiest voor videoconferentie om zo een kostenbesparing op het reizen te behalen, dan zijn de bijbehorende effecten voor het milieu een logisch gevolg. De maximale resultaten behaal je door Het Nieuwe Werken integraal aan te pakken.

Kosten en investeringen voor HNW

Om over te kunnen gaan op Het Nieuwe Werken zullen ook kosten en investeringen gemaakt moeten worden. Aanpassingen aan de werk- en ICT-omgeving zijn veelal noodzakelijk om medewerkers goed te ondersteunen in waar en wanneer ze werken. De belangrijkste investering doe je echter in de ontwikkeling van het management en de medewerkers. Zij moeten de benodigde kennis, kunde en vaardigheden hebben om:

• Digitaal te werken, kennis te delen en op afstand samen te werken.
• Gezamenlijk afspraken te maken over de resultaten.
• Sociale cohesie te behouden en versterken.
• Op een gezonde manier tijd -en plaatsonafhankelijk te werken.
• Werk en privé goed te balanceren ((zelf)discipline).

Let er goed op dat de kosten niet uit de hand lopen, maar stuur niet alleen op kosten want dat is uiteindelijk een doodlopende weg. Het eindpunt van sturen op kosten is namelijk een kostenniveau van nul, maar dan bestaat je organisatie ook niet meer. Sturen doe je dus op het behalen van de voordelen en de baten, daaruit volgen de kostenbesparingen.

Uitgelicht voordeel: productiviteit

Productiviteitswinst van kenniswerkers is niet (makkelijk) wetenschappelijk aantoonbaar. Een verandering in huisvesting, ICT of managementstijl is maar moeilijk één op één te relateren aan productiviteitswinst. Daarom wordt dit productiviteitsvoordeel vaak ter discussie gesteld en/of niet meegerekend in een business case.

Toch is het mijns inziens wel goed om aan dit voordeel aandacht te besteden. Het grootste deel van de kosten van een medewerker wordt namelijk gevormd door zijn salaris, de uren die hij of zij werkt en productief kan zijn. Per medewerker zijn de kosten opgebouwd uit salaris (inclusief eventuele vergoedingen), de kosten voor een werkplek en de kosten voor ICT. Gemiddeld zijn de kosten voor het salaris zo’n 70 tot 80 % van de totale kosten. Daarmee zijn de salariskosten, en dus hoe productief iedereen kan zijn, het interessantste onderdeel voor een organisatie.

Er zijn allerlei aanwijzingen, redenen en ervaringen uit de praktijk die wijzen op een hogere productiviteit door Het Nieuwe Werken. Bijvoorbeeld een rapport over het efficiënt omgaan met kennis, de HNW barometer 2011 van Novay en Erasmus, onderzoek van Peil naar thuiswerken en onderzoek van Blaauw Research. Daarnaast heeft SNS REAAL heeft haar medewerkers gevraagd of ze effectiever en efficiënter werken na de overgang naar Het Nieuwe Werken. Hierop antwoordde tussen de 70 en 80 % van de medewerkers bevestigend. En organisatie(onderdelen) waar productiviteit wel te meten is, behalen tot 10 % stijging van de productiviteit. Positieve gegevens dus.

Alles wat je doet op het gebied van productiviteit door de medewerker centraal te zetten (meer keuzevrijheid te geven, beter uit te rusten in de ICT en de werkomgeving) telt mee. Pas er echter wel voor op dat een productiviteitsstijging niet direct vertaald wordt in een reductie van personeel. Dus niet: als mensen 10 % productiever zijn dan kan 1 op de 10 medewerkers worden ontslagen. In deze redenering lopen namelijk naar mijn idee twee zaken door elkaar; het behalen van een productiviteitsstijging en het aanwenden van de besparing. Verbetering van de productiviteit kun je ook aanwenden voor een betere bediening van de klant. Dat is lucratiever, leuker en zorgt voor een betere motivatie.

Ik ben heel benieuwd naar jullie vragen, opmerkingen, aanvullingen en reacties.

Enkel de perceptie van managers lijkt een slechte raadgever voor organisaties die nieuw willen werken. Het is niet meer dan logisch dat managers die wat langer meegaan, vast kunnen zitten in oude denkpatronen. Deze denkpatronen veranderen ook niet zomaar wanneer de organisatie besluit nieuw te gaan werken. We denken tenslotte vaak bij medewerkers die later komen binnenlopen dan ‘normaal’ (waarbij je kunt afvragen wat normaal betekent) dat ze automatisch minder productief zijn. Puur op aanwezigheid meten lijkt dan ook een slechte raadgever om de productiviteit van de medewerkers te peilen. Maar hoe dan wel?

Acceptatie

Ik voer regelmatig gesprekken met klanten die Het Nieuwe Werken willen invoeren binnen hun organisatie. Vaak worden ‘de medewerkers’ als obstakel gezien binnen deze trajecten. Ze zouden vastgeroest zijn in oude patronen en niet openstaan voor verandering. Het is mijn ervaring echter dat de managers soms zelf de te nemen horde kunnen zijn.

Managers zijn de leiders binnen de organisatie. Dit is een positie die naar mijn mening onderschat wordt. Wanneer managers uitspraken doen die niet in lijn liggen met hetgeen waar Het Nieuwe Werken voor staat, kan dat desastreuze gevolgen hebben voor de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken binnen de organisatie.

Zichtbaarheid en output

Het Nieuwe Werken heeft vaak als gevolg dat medewerkers minder zichtbaar zijn binnen de organisatie. Dit hoeft echter geen probleem te zijn zolang de medewerker hier verantwoord mee omgaat en zijn resultaten behaalt. Door te monitoren op output in plaats van input (het basisprincipe van Het Nieuwe Werken) halen veel organisaties betere resultaten en verlagen ze kosten. De servicedesk MKB geeft hierover een duidelijke uitleg.

Overigens ervaar ik zelf binnen Het Nieuwe Werken een betere communicatie dan ooit tevoren. Door online communicatie tools als Microsoft Lync (voor instant messaging, e-mail en videoconferentie) of Skype te gebruiken, is het mogelijk om binnen een paar seconden op elke gewenste manier contact te leggen met welke medewerker dan ook. En kan zo het contact met de mensen binnen de organisatie vergemakkelijkt worden.

Betrokkenheid

Het Nieuwe Werken vereist van de medewerker een sterk verantwoordingsgevoel. Tegelijkertijd vereist het ook tijd en ruimte geboden door de werkgever om het eigen ondernemerschap de ruimte te geven om zich te ontwikkelen. De manager 2.0 is in mijn optiek betrokken bij zijn medewerkers. Alleen door persoonlijk betrokken te zijn, weet je wat er speelt en kun je een helder oordeel vormen over de medewerker in kwestie. De manager 2.0 handelt dan ook uit vertrouwen. Wanneer de resultaten tegenvallen, is het zaak inhoudelijk te gaan kijken naar waar één en ander fout loopt.

Make it up close and personal! Weet wat de drijfveren zijn van de medewerker en durf te vragen hoe hij of zij de dag indeelt. Heeft je medewerker een plan, of niet? Veel uren gaan verloren bij medewerkers die zelf het wiel uitvinden en niet nadenken hoe ze efficiënter kunnen werken. Beloon de medewerkers die een plan hebben, geef ze de ruimte om hun kennis en kunde over efficiënt omgaan met hun tijd te delen met collega’s. Ze zijn het visitekaartje van de organisatie.

De Week van Het Nieuwe Werken: koffie- en theeproeverijen, cappuccinokunst en niet te vergeten de basis van espresso maken! Allemaal leuke activiteiten, maar tenzij u barista bent, valt dit niet onder werk. Dan moet het de swingende jazzavond zijn geweest of de yogales die mensen naar de ultieme balans van werk en privé zal brengen.

Bijna had ik tussen al die activiteiten door over het hoofd gezien dat er hier en daar ook nog interessante lezingen waren. Helaas kon ik ze niet allemaal bijwonen, maar de boodschap was duidelijk: we moeten allemaal opstaan in een roze badjas!

Al die marketingactiviteiten maken het wel verwarrend. Er werd deze week meer aandacht besteed aan aan mensen trekken en ze vermaken dan aan informeren over de mogelijkheden van HNW.

Wat hebben we geleerd?

Ik ben het geheel eens met het idee dat de basis moet staan, willen we op het fundament kunnen doorbouwen. Maar dan vraag ik me wel af: is het niet belangrijk dat alle sprekers dezelfde basis communiceren? Om een opsomming te geven waar volgens enkelen van hen Het Nieuwe Werken begint: thuiswerken, flexwerken, digitaal werken, projectmatig werken, talentgericht werken, resultaatgericht werken. Ik begrijp dat elke spreker een eigen visie heeft over waar het naartoe moet met HNW, maar wat communiceren wij als ‘HNW-specialisten’ nu naar de markt? Dat de basis een beetje van alles wat is?

En nu? Enkel thuiswerken…?

Stel, we hebben het met z’n allen voor elkaar gekregen dat heel Nederland nu snapt dat de basis van Het Nieuwe Werken ligt in thuiswerken. Dan hebben we onszelf en HNW goed tekort gedaan. Voordat we doorstomen en de rest van HNW proberen duidelijk te communiceren, moeten we dus nog even stilstaan bij de basis.

Er moet duidelijk worden gemaakt dat HNW niet alleen inhoudt dat werknemers mogen thuiswerken. Wel houdt het in: ze mogen werken vanaf de locatie die voor hen het beste werkt. Dit kan thuis zijn, op kantoor, in het bos, of in een hutje in de Alpen. Als het voor ieder individu maar werkt, want hoe beter een werknemer zich voelt, hoe beter het resultaat dat hij uiteindelijk neerzet!

Lekker werken van 9 tot 5

Wanneer mensen de eerste stap hebben genomen en bijvoorbeeld gaan thuiswerken, lopen ze tegen iets aan wat ik sleur noem - in dit geval het ‘9 tot 5’-fenomeen. Wanneer je eenmaal vrij bent om te gaan en te staan waar je wilt, waarom zou je dan nog steeds van 9 tot 5 moeten werken? Dat zou gecontroleerde vrijheid zijn! Niet wat je zegt een teken van vertrouwen.

Als je als werknemer dus de vrijheid krijgt, neem hem dan ook! Werk je beter in de avond, verzet dan je bergen na het avondeten. Liever in de ochtend, rol dan vanuit bed achter de laptop en daarna pas naar de boterham met kaas. Neem, kortom, de vrijheid die ervoor zorgt dat je optimaal resultaat kunt neerzetten.

Hoe gaat dat Nieuwe Werken?

Nadat je de vrijheid hebt gekozen/ genomen en voorbij de sleur bent, staat je nog één ding te doen: werken! Wel is dit werken een klein beetje veranderd. Want je bent zo gewend om afgerekend te worden op een combinatie van tijd/ aanwezig zijn en resultaat, dat er duidelijke doelstellingen op papier moeten worden gezet nu dit enkel nog maar op resultaat zal zijn. Op die manier kun je je concentreren op waar je goed in bent en hoef je geen politieke spelletjes te spelen. Je hoeft alleen maar zo goed mogelijk te doen wat er van je verwacht wordt!

En mijn team dan?

Bijkomend voordeel is dat werknemers voortaan zelf de controle hebben over met wie ze samenwerken. Want is het niet zo dat mensen in verplichte teams vaker niet dan wel optimaal samenwerken? Wat de maximale productiviteit drukt. Samenwerking heeft voortaan nog maar één doel: het uiteindelijke resultaat (op basis van de vooraf gedefinieerde doelstellingen) sneller en/of beter neerzetten.

Omdat het voor veel mensen lastig blijkt in te beelden hoe samenwerken op basis van resultaat goed kan verlopen, raad ik u aan eens naar Asana te kijken, een tool waarin onder meer projecten voor groepen kunnen worden aangemaakt en elk van de teamleden zijn to do’s overzichtelijk te zien krijgt.

Weinig concrete utopie?

Het is heerlijk om na te denken over een organisatie waar iedereen doet wat hij wil, wanneer, waar en met wie hij dat wil. Maar hoe werkt dat in de praktijk? Eenvoudig, eigenlijk hebt u maar drie zaken nodig om met Het Nieuwe Werken aan de slag te gaan:

1. Vertrouwen
2. Duidelijke doelstellingen/ verwachtingen
3. Een simpele samenwerkingstool

Wat is naar uw idee de toekomst van Het Nieuwe Werken en hoe lang zal het duren voordat dit ‘nieuwe werken’ niet zo heel nieuw meer is?

Wat waren de resultaten van de eerste campagne?

‘We zijn enorm trots op de resultaten van de campagne in 2010. Zo is de bekendheid van het begrip “Het Nieuwe Werken” bij werkend Nederland dankzij de campagne toegenomen van 13 naar 33 procent. Meer dan 10 miljoen mensen hebben de campagne gezien en een kwart miljoen is daadwerkelijk actief geweest. De campagne was overal zichtbaar: op straat, in de journaals, op radio en TV, maar zeker ook op de werkplek, via tientallen nieuwsbrieven en online media.’

Waarom een tweede Week van Het Nieuwe Werken organiseren?

‘Uiteindelijk gaat het erom dat bedrijven een stap richting Het Nieuwe Werken zetten. Dat vraagt om blijvende gedragsverandering en daarmee om een nieuwe campagne, voor langere tijd. Het Nieuwe Werken moet voor een groot deel van de werkgevers en werknemers een vanzelfsprekend begrip zijn. Vorig jaar speelden we vooral met vooroordelen, zoals: Echte mannen staan in de file. Dit jaar willen wij graag zo veel mogelijk mensen de voordelen van HNW laten ervaren. Heel makkelijk en laagdrempelig.’

Wat zijn de voordelen van Het Nieuwe Werken?

‘De tijd is gelukkig voorbij dat de baas het kantoor rondkeek of iedereen er was en dacht: fijn, iedereen is er, het werk wordt gedaan. Maar waarom werkt het gros van de mensen dan nog steeds van 9 tot 5? Waarom staan er nog zo veel mensen dagelijks in de file? En staan er miljoenen vierkante meters bureaus en kantoren leeg? Wij willen die patronen doorbreken. Dat is goed voor het milieu, voor de BV Nederland en voor de werkende mens. Minder files, meer productiviteit en minder ziekteverzuim, daar gaan we voor. Dat is geen grote revolutie, maar het versnellen van de evolutie.’

Wie is de doelgroep van de campagne?

‘Wij richten ons op werknemers én managers. Beide zijn cruciaal om daadwerkelijke verandering in gang te zetten. Werknemers voor opwaartse druk in bedrijven. En managers om structurele veranderingen door te voeren. Daarbij gaat het ons nadrukkelijk niet alleen om de kenniswerkers met laptops. Ook voor onderwijs, ziekenhuis en industrie is Het Nieuwe Werken een kans om verbeteringen te realiseren voor People, Planet én Profit. HNW wordt via bijvoorbeeld zelfroosteren ook interessant voor de blauwe overall en de witte jas.’

Wie doen er behalve jullie en wij, Het Smart Work Network, aan mee?

‘Allereerst natuurlijk zo veel mogelijk mensen. Om dat mogelijk te maken heeft Natuur & Milieu weer samenwerking gezocht met zowel overheid als bedrijfsleven. Maarliefst 25 bedrijven en organisaties zijn partner of supplier van de campagne, en dat aantal groeit nog dagelijks. Hoofdpartners van de campagne zijn dit jaar het Platform Slim Werken Slim Reizen en Centraal Beheer/ Achmea.’

Wat staat er die week allemaal te gebeuren?

‘Letterlijk te veel om op te noemen. Alles staat in het teken van de voordelen van Het Nieuwe Werken. In deze week kan iedereen zelf de voordelen ervaren. Voor de een is dat een voordelige op HNW toegesneden aansprakelijkheidsverzekering. Voor de ander juist een gratis training of workshop over nieuwe vormen van management. Ook zullen tientallen bedrijven hun kantoren openen, voor een kijkje in de keuken. Alles komt samen op de website. Vanaf half oktober kan iedereen daar terecht voor voordelen, tip en tricks. En uniek wordt een groot evenement in het centrum van Utrecht, maar het is nog even geheim hoe dat eruit komt te zien.’

Komt er volgend jaar een derde campagne?

‘Als het aan Natuur & Milieu ligt: absoluut. Wij willen werken aan duurzame oplossingen en veranderingen. Dingen bereiken. Daar is een permanente campagne voor nodig. En we hopen dat volgend jaar net zo veel of meer bedrijven en organisaties ons daarin willen steunen.’

Nieuwe Werkers zijn vaak meer dan gemiddeld geïnteresseerd in tools die hen bij werkzaamheden kunnen ondersteunen. Maar welke software is daarvoor op de markt? En doen de tools wat de leveranciers zeggen dat ze doen?

Voor de website CloudTools.nl testen onafhankelijke deskundigen online software tools op gebruikersgemak, kosten en beveiliging. De best geteste en voor Nieuwe Werkers meest interessante tools heb ik op een rij gezet. De komende tijd zal ik tips geven over de beste cloud tools voor online samenwerken, de beste tools voor thuiswerkers en (externe) teams en de beste online software voor Het Nieuwe Werken bij organisaties.

In dit eerste deel komen de beste productiviteitstools aan bod. Dit zijn verschillende online software tools waarmee Nieuwe Werkers tijd kunnen besparen bij hun dagelijks terugkerende taken. Zoals to-do-lijsten bijhouden, uren schrijven en social media volgen. Hiervoor zijn uiteraard meerdere tools beschikbaar en geen enkele tool is perfect. Maar dit, op basis van uitgebreide tests, samengestelde overzicht biedt in ieder geval een goede leidraad.

To-do-lijsten bijhouden

• Evernote. 4,5 van de 5 sterren. Deze online software heeft als doel het tweede geheugen van mensen te zijn, waar alles is opgeslagen en kan worden teruggevonden. Aantekeningen, interessante websites, foto’s en bestanden kunnen gemakkelijk en overzichtelijk online opgeslagen worden. Ook handgeschreven to-to lijsten kunnen toegevoegd en doorzocht worden. Evernote is daardoor eigenlijk meer een soort  “To-do lijst Plus” en ideaal om efficiënter te kunnen werken. De gratis 40 MB per maand is voldoende voor 19.000 geschreven notities, 260 webclips of 400 foto’s Voor $ 45 per jaar kan de gebruiker beschikken over 500 MB opslagruimte.

• Remember The Milk. 4 van de 5 sterren. Dit is pure online to-do-lijsten software. De gratis versie van deze Software as a Service (SaaS) biedt zeer veel functionaliteiten (onder andere reminders ontvangen, taken indelen, takenlijsten delen met anderen) en is interessant voor degenen die geen geld willen uitgeven aan online to-do lijsten. Voor personen die de to-do lijsten ook op hun smartphone willen bijhouden, is de betaalde Pro-versie (19 euro per jaar) geschikter.

Afspraken plannen

• TimeBridge. 4 van de 5 sterren. Met deze gratis SaaS is het mogelijk om de beschikbaarheid van collega’s te zien, zonder dat zij dezelfde agendasoftware nodig hebben. Naar een grote groep mensen kan een aantal suggesties voor tijdstippen van een vergadering worden gestuurd. Agendapunten kunnen door de deelnemers worden toegevoegd en actiepunten kunnen worden bijgehouden.
• Tungle.me. 3,5 van de 5 sterren. Voor het makkelijk maken van afspraken voor meetings zonder de gehele agenda te laten zien, is deze gratis SaaS een prima tool. De online software werkt heel intuïtief en de mogelijkheid om niet de gehele agenda te laten zien, is een echt voordeel

Gewerkte uren bijhouden

• Toggl. 4,5 van de 5 sterren. Gebruiksvriendelijke online software om een urenregistratie bij te houden. Taken worden eenvoudig ingevoerd, bijgehouden en aangepast. De rapportages die de cloud tool  produceert zijn uitgebreid en handig om later de factuur mee op te stellen. Voor veel ZZP’ers zal de gratis versie van Toggl voldoende functionaliteiten bieden. De meerwaarde van de betaalde versie (vanaf 5 euro per maand) zit vooral in het vooruit plannen van taken. Hierdoor kan Toggl ook gebruikt worden om offertes op te stellen en de voortgang van een project te bewaken.
• Nanda. 4,5 van de 5 sterren. Prima online software voor tijdschrijven (5 euro per maand). Het ontwerp is zo eenvoudig en zo sterk dat er bijna geen excuus meer is om de tijd niet bij te houden. Zeer positief aan Nanda is de sterke focus op het gebruiksgemak. Daardoor is Nanda ideale online tijdregistratie software voor drukbezette ZZP-ers.

Overzicht in social media houden

• Yoono. 4,5 van de 5 sterren. De gratis online software van Yoono is continu in ontwikkeling. Er worden social media toegevoegd en de cloud tool wordt geschikt gemaakt voor steeds meer platformen. In vergelijking met andere social media overzicht tools als Profilactic en Postling, biedt Yoono meer mogelijkheden om in de software zelf ook echt gebruik te maken van de individuele social media accounts. Dus niet alleen een overzicht van de updates, maar ook vanuit de tool direct reageren. In vergelijking met TweetDeck en Hootsuite is de SaaS nog minder uitontwikkeld en minder goed beveiligd.
• TweetDeck. 3,5 van de 5 sterren. Gratis tool om efficiënter social media accounts te volgen en te updaten. Het is een product met uitgebreide functionaliteiten die vooral interessant zijn voor persoonlijk gebruik. Maar met een beetje technisch inzicht is TweetDeck zo in te stellen dat het ook interessant kan zijn voor zakelijk gebruik. Bijvoorbeeld om bepaalde ontwikkelingen op Twitter te volgen via zoekopdrachten als een eigen naam, een merknaam, merknamen van de concurrenten of bepaalde hashtags. Doordat de online software gratis is, op verschillende media geïnstalleerd kan worden en beveiligd is met een wachtwoord, vormt het een goed startpunt om social media te volgen en te beheren.

Websites volgen

• CopernicTracker. 3,5 van de 5 sterren. Voor eenmalig € 53,52 kan een ongelimiteerd aantal webpagina’s meerdere malen per dag gecheckt worden op updates. Door de gele markeringen is heel snel te zien wat nieuw is. Ook door het plaatsen van alle e-mail webpagina’s in een aparte map, kan tijd bespaard worden. Een prima product dus, voor degenen die geen bezwaar hebben tegen verplicht gebruik van Internet Explorer en Outlook.
• NetVibes. 3 van de 5 sterren. Makkelijke gratis tool om snel een overzicht te hebben van de belangrijkste websites waarmee veel gewerkt wordt. Het vermindert het switchen tussen webpagina’s. Er is een groot aantal widgets voor e-mail, social media, nieuws en blogs beschikbaar. Het toevoegen daarvan aan een dashboard gaat heel intuïtief en de online software kan na enig instellen zeker een tijdsbesparing opleveren. Bijvoorbeeld door de overzichtelijk samengebrachte online mentions over een bepaald onderwerp.

In het volgende deel komen de beste tools voor online samenwerken aan bod.

Natuurlijk ben ik ook benieuwd naar welke tools jij gebruikt om je werkprocessen en productiviteit te optimaliseren?

‘Gaan werknemers door Het Nieuwe Werken meer of minder uren maken?’ Deze vraag werd de afgelopen week gesteld op Het Nieuwe Werken Blog. 66 procent van de respondenten denkt dat er meer uren gewerkt gaan worden. Zij werken wellicht al nieuw en dus harder of meer. Of zijn productiever, werken ‘overal’ en leveren meer resultaat. Daarbij is 19 procent van de respondenten van mening dat het aantal gewerkte uren gelijk blijft en 11 procent denkt dat het afneemt.

Werktijd, privétijd, rusttijd, reistijd, eettijd. Het loopt steeds meer door elkaar. Bij de één meer dan bij de ander. In elk geval hangen we door Het Nieuwe Werken steeds minder aan het nine-to-five-schema. Werken op verschillende tijden en plaatsen, verspreid over de dag, is meer geaccepteerd. Maar dan nog. Wat betekent ‘meer uren maken’?

Productiever?

Worden we productiever door Het Nieuwe Werken? Is het aantal uur gekoppeld aan feitelijk resultaat? Echte productie? Voor mij geldt dat niet. Ik zit soms uren achter mijn laptop en telefoon te werken, lezen en verzamelen. Switchend tussen de taak die ik mezelf heb gesteld, bijvoorbeeld een blog schrijven, Twitter, Facebook, nieuws, mail, webshops, et cetera. Is dat erg? Niet zolang mijn werk afkomt. En voor mij geldt: hoe minder tijd ik heb, hoe hoger de opbrengst (per uur). Ik heb deadlines nodig. Voor mij persoonlijk zegt ‘uren maken’ niets over productiviteit.

Onderzoeken geven aan dat we productiever worden. Ik geloof echter niet dat dat komt doordat we meer uren maken. Eerder doordat we minder uren kúnnen maken. Het Nieuwe werken biedt ons de kans werk slimmer te organiseren in ons leven. Dat levert meer ruimte voor inspiratie en werken in een eigen ritme. Een betere balans in ons leven bevordert productiviteit, lijkt mij.

Creatiever?

Meer uren werken betekent dan ook zeker niet dat we creatiever en innovatiever worden. Er ligt eerder een risico voor afstomping en inspiratieloze reproductie op de loer. Ook hier put ik uit eigen ervaring: na een aantal dagen en avonden staren naar mijn beeldscherm, loop ik niet over van creativiteit. Voor mij betekent dat keuzes maken. Werken en informatie-inname moeten bij mij af en toe plaatsmaken voor iets anders. Gisteren twitterde ik #overkill als reply naar een collega blogger die mij erop wees dat ik op een zeer inspirerend congres over leiderschap had kunnen zijn. Waar.

Onmiddellijk bekroop mij de angst iets belangrijks te missen, maar een beetje uitwaaien aan het strand en lunchen met een vriendin leverde mij op dat moment meer op. Rust nemen bleek echter ook een vorm van leiderschap, zo las ik later in zijn tweetverslag. Alsnog gerustgesteld. Meer uren maken zegt niets over de kwaliteit van werken. Het doet er eerder afbreuk aan.

Ongezonder?

Stevenen we door Het Nieuwe Werken wellicht op een collectieve burnout af? Meer uren maken lijkt niet per se een gezonde ontwikkeling, eerder een zorgwekkende. Ik zie soms grappen over een ‘HNW-dag’, zogenaamd een verkapte spijbeldag. De cynici zitten nog in het oude verantwoordingsmodel. Uit onderzoek blijkt het tegenovergestelde: we werken langer omdat we door Het Nieuwe Werken minder direct zichtbaar zijn. We willen onszelf daarom juist verantwoorden. Naar de baas, het team of de collega’s. Te hard werken – evenmin per se hetzelfde als veel uren maken – is een aangetoond risico van Het Nieuwe Werken.

Wat dit betekent voor managers

Signalen oppikken. Als ‘meer uren maken’ niet betekent dat we productiever, creatiever en gezonder worden, lijkt hier een coachende taak voor De Nieuwe Manager weggelegd – gegeven de uitkomsten van de poll. Geen enkele organisatie is gebaat bij uitstelgedrag en afgestompte en overspannen medewerkers. Niets mis met lekker een paar avonden doorwerken als dat een keer nodig is, mits afgewisseld met voldoende perioden van ontspanning.

Goed opdrachtgeverschap. Hoewel prikklokmanagement niet meer erg geaccepteerd is, zijn er nog veel managers die sturen op uren. Erger nog: zij ervaren veel uren maken als een goed teken. Laat deze blog een wake-up call zijn: Het Nieuwe Werken biedt kansen op meer productiviteit, innovaties en gelukkige medewerkers. Pas daarvoor wel het dashboard aan en kijk naar resultaten, nieuwe ideeën, tevredenheid en zelfstandigheid. Ook de gedeclareerde uren van een ingehuurde interim professional zijn niet altijd een uiting van daadwerkelijke toegevoegde waarde.

Wat dit betekent voor professionals

Het Nieuwe Werken doet een beroep op zelforganisatie, zelfkennis, zelfstandigheid en eerlijkheid. Het organiseren van werk en een dagelijks ritme is maatwerk. Kijk wat voor jou werkt en ken je uitdagingen. Soms werkt het stellen van concrete doelen of het maken van een to-do list als de berg werk onoverzichtelijk wordt. Soms werkt een wandelingetje of het afbakenen van werktijd. Geef jezelf ruimte.

Hoewel ik me best schuldig kan voelen na een minder productieve dag, denk ik steeds vaker: vandaag zat het er kennelijk even niet in, in het vertrouwen dat er ook weer momenten van knallen zullen zijn. Met zelforganisatie luidt Het Nieuwe Werken een tijdperk in van elkaar volledig serieus nemen. Dat schept eveneens verplichtingen en doet een beroep op je professionaliteit. Dus communiceer ook even dat je later oplevert of niet aan die mail toegekomen bent. Ook dat is een vorm van Social Business.

De juiste prikkel

Wat ik maar wil zeggen is: Het Nieuwe Werken is een enorme impuls voor productiviteit, innovatie, ondernemerschap en energie in organisaties, mits gevoed door de juiste prikkels. Laten we elkaar hier echt serieus nemen door elkaar de juiste vragen te stellen. Bij dit tijdperk van nieuw (samen)werken en anders organiseren en positioneren hoort ook nieuw denken en een nieuwe taal. Denken over en sturen op urenstaten is oude managementtaal. Dus laten we daarmee afrekenen, net als met de 40-urige werkweek, en o ja: zijn we ook meteen klaar met die stuwmeren…

Nieuwe poll: ‘Verandert de relatie met klanten door Het Nieuwe Werken?’

In het midden van de rechterkolom van de site ziet u een nieuwe vraag: ‘Verandert de relatie met klanten door Het Nieuwe Werken?’ Hoe denkt u over dit onderwerp? Kies het gewenste antwoord en druk op stem. Meedoen kan slechts één keer! Binnen twee weken zal er over deze vraag een artikel worden gepubliceerd.

Als er tijd is voor externe inspiratielezingen heb je dus tijd over en ben je dus overbodig… en kun je dus boven aan de lijst komen te staan. Oftewel: de angst regeert. En zoals we allemaal weten is angst de slechtste raadgever aller tijden!

Kiezen voor je eigen geluk

Waarom niet gewoon doorgaan op de ingeslagen weg en kiezen voor je eigen verantwoordelijkheid? Kiezen voor je eigen geluk, trouw zijn aan je eigen principes en eigen talenten en dus niet bang zijn voor wat er om je heen wordt besloten? Ik gun het alle organisaties en alle mensen in organisaties om keuzes te maken die bij hen passen. Niet bang te zijn voor de consequenties van die keuzes, omdat als je je eigen talenten volgt, je gesteund wordt door mensen om je heen, zelfs door volstrekte vreemden. Mensen die net de juiste opmerking maken en jou daarmee dat steuntje in de rug geven wat je nodig hebt, of een artikel dat je leest en je inspireert en stimuleert weer door te gaan. Daarmee neem je de verantwoordelijkheid voor jezelf in eigen hand.

Gekken veranderen de wereld

Zo heb ik vorige week de keuze gemaakt om naar het inspiratiecongres voor ondernemers te gaan, georganiseerd door ING en MKB; een cadeautje aan mijzelf. Op zich heb ik geen nieuwe dingen gehoord die dag, maar wel weer de herinnering gekregen om te kijken naar de talenten in mezelf, in de mensen om me heen, van mijn partner en te gaan voor succes. Niet in grote stappen, maar in kleine, maar wel ambitieuze stappen. Ook voor mij weer een herinnering om de juiste dingen te doen, door te gaan met wat anderen als “gek” bestempelen, in het volste vertrouwen dat alleen gekken kunnen meehelpen de wereld een beetje te veranderen.

Gun jezelf Het Nieuwe Werken

Zo is alles wat met Het Nieuwe Werken te maken heeft in mijn visie niets anders dan verantwoordelijkheid nemen voor wat goed is voor jou. En dat betekent dat je onderzoekt wanneer jij het meest productief bent, welke omgeving voor jou het beste werkt en met welke mensen je tot de beste resultaten komt of die jou het meest inspireren. Niets meer en niets minder dan het recht op zelfbeschikking en de zaken in eigen hand nemen. En daarmee dus voor jezelf kiezen. En daar vervolgens, als dat nodig is, de consequenties aan verbinden. In het volste vertrouwen dat alleen jij jezelf het beste kent en als geen ander weet wat goed voor jou is.

Dat is wat ik iedereen gun die iets doet of wil gaan doen wat Het Nieuwe Werken heet: Lef, Vertrouwen en Doorzettingsvermogen!

Met een naamsbekendheid van 96 procent is Het Nieuwe Werken inmiddels een begrip in Nederland. Als werkgever kun je er dan ook eigenlijk niet meer omheen. Of je wilt of niet, of je de toegevoegde waarde ziet of niet, je móét er wel aan meedoen. Doe je dat niet, dan verlies je je aantrekkingskracht als werkgever. En daar ben je gevoelig voor, want zelfs als je verdere handelen daar maar weinig op gericht is, wil je als werkgever sexy zijn – je wilt immers de beste medewerkers binnenhalen.

Maar wat is dat eigenlijk, Het Nieuwe Werken? Dat is nog wel een aardige vraag. Knap is dat: een begrip dat iedereen kent. Een begrip waar je niet meer omheen kunt. Een begrip ook waarvan niemand precies weet wat het inhoudt. Klinkt als een reclameproduct, waar vervolgens allerlei mensen mee aan de haal zijn gegaan. En dat is exact wat het is.

Daar sta je dan als bedrijf. Je moet er iets mee, met de Nieuwe Werken, de toegevoegde waarde is volgens alle publicaties immers onvoorstelbaar. Hogere productiviteit, grotere betrokkenheid, betere samenwerking, hogere arbeidsparticipatie, lager ziekteverzuim, afname filedruk, lagere huisvestings- en energiekosten, dus je bent ook nog eens maatschappelijk verantwoord aan het ondernemen. Het lijkt wel toveren. Maar wat je dus precies moet dóén om Nieuw te gaan Werken is onduidelijk. Verwarrend. Vervelend.

Discussie over HNW

In de zoektocht naar informatie over HNW kom je heel veel columns, talloze artikelen en tig discussies over dit onderwerp tegen. Daarin vind je niet alleen heel veel verschillende ideeën over wat HNW is, wat het inhoudt en wat de gevolgen zijn. Ook zie je een sterk afzetten tegen het ‘oude’ organiseren. Reden waarom er allerlei ideeën ontstaan over wat er anders kan of moet. Ideeën die soms breed en enthousiast onthaald worden. Met oplossingen die vaak vooral bestaan uit een drastisch anders doen en waar heel mooie effecten aan worden toegerekend puur en alleen omdat ze anders zijn.

Samengevat hebben we dus:

• Een fenomeen dat zeer in de mode is;
• Een oprechte behoefte aan verandering bij medewerkers;
• Een fors verbeterpotentieel bij heel veel bedrijven;
• En schijnbaar geweldige oplossingen voor bestaande problemen.

Zo bezien is het HNW een wondermiddel. Maar: als iets te mooi lijkt om waar te zijn, dan is het waarschijnlijk ook niet waar. Er zijn nog veel mogelijkheden om de productiviteit van medewerkers te verhogen – iets wat we hard nodig hebben bij een verkrappende arbeidsmarkt. Maar dit potentieel echt aanboren vraagt om iets meer dan een paar eenvoudige ingrepen. Het is een behoorlijk ingrijpend veranderproces, waarin heel veel kan misgaan.

Maar het is ook: een kans. Een bron van mogelijkheden om echt iets goeds te doen. En dat is precies wat ik adviseer: doe echt iets goeds met HNW. Lift een beetje mee op de hype, maar maak vooral je eigen keuzes. Kies voor een integrale veranderaanpak en niet voor cherry picking. En word daarmee onderscheidend in markt en arbeidsmarkt.

In een serie blogs zal ik daarom ingaan op een aantal begrippen, aannames en vooral ook oplossingen die aan een Nieuwe manier van Werken zijn verbonden. Met relativering. Met nuchterheid. Met lessen uit het verleden. Maar ook met een enorm geloof in de kracht van mensen. Kortom: Het Nieuwe Werken Ontraadseld.

Lees hier deel I in deze serie Het Nieuwe Werken ontraadseld over de zzp’er

Lees hier deel II in deze serie Het Nieuwe Werken ontraadseld over ‘vertrouwen’

Een voorwaarde om goed te kunnen samenwerken is dat we leren om effectief samen te denken. Dat is nog niet zo eenvoudig als het lijkt. Dit artikel gaat over visueel vastleggen en ondersteunen van sessies en vanuit een gezamenlijk denkmodel als team gericht tot actie overgaan. Verder bekijken we de mogelijkheden van WEB 2.0 technologie om dit te ondersteunen.

Niet productieve denksessies

De resultaten van brainstormsessies en vergaderingen voldoen vaak niet aan de verwachtingen. In mijn trainingen vraag ik mensen vaak naar de productiviteit van dit soort sessies en over het algemeen zijn ze er niet tevreden over.

Veel gehoorde oorzaken zijn:

• niet iedereen doet mee
• het is moeilijk om de samenhang te zien (grotere geheel)
• het is moeilijk om geconcentreerd en gefocust te blijven
• ik herken me vaak niet in de rapportage van de sessie.

Herken je dit? Hoe kunt je effectiever samen denken en daarmee productiever worden als team?

Van gezamenlijk denkmodel naar actie

In de inleiding zei ik al dat effectief samen denken een voorwaarde voor teams is om ook echt productief te kunnen samenwerken. Een term die in dit verband vaak genoemd wordt is “shared mental models” ofwel gezamenlijke denkmodellen. In literatuur en onderzoek hiernaar komt iedere keer weer het begrip “visualisatie” in de een of andere vorm naar voren. Een denkmodel kan het beste visueel weergegeven worden.

Aan de universiteit van St. Gallen en Lugano is onderzoek naar verricht naar het effect van visualisatie tijdens management vergaderingen. De conclusies zijn interessant.

Managers die gebruik maken van visuele ondersteuning tijdens hun bijeenkomsten:

• zijn productiever – produceren significant meer ideeën
• herinneren zich meer details
• leren meer van de besprekingen
• komen sneller tot gerichte actie

Buiten deze bevindingen werd ook gezegd dat de resultaten waarschijnlijk afgevlakt zijn omdat het moeilijk is voor mensen om over te schakelen van de “oude” manier van vergaderen naar vergaderingen die live visueel worden vastgelegd. Hieronder een filmpje waarin Martin Eppler de resultaten toelicht.

Visueel vergaderen en gamestorming

Door sessies visueel te ondersteunen en vast te leggen bouw je samen een denkmodel. Daardoor tackel je vrijwel automatisch veel van de eerder genoemde oorzaken die een sessie minder productief maken want:

• Iedereen doet mee en bouwt aan het gezamenlijke model
• De samenhang is meteen duidelijk omdat het model het “grotere geheel” weergeeft
• Door de combinatie van interactie en visualisatie is het gemakkelijker om gefocust te blijven
• Het gezamenlijke denkmodel is tevens de rapportage.

Het is daarom ook niet vreemd dat er een beweging gaande is om sessies visueel vast te leggen. Dit is mede dankzij David Sibbet die met zijn bedrijf “The Grove“‘ een van de grondleggers van visuele vergaderingen is. Hij heeft zijn 35 jarige ervaring gebundeld in een boek “Visual Meetings” wat zeer zeker een aanrader is voor iedereen die met denksessies te maken heeft.

Ook het boek “Gamestorming” van Dave Gray en Sunni Brown is beslist de moeite waard. Het herdefinieert “brainstroming” en voegt er een extra creatieve component aan toe. Aan de hand van praktische voorbeelden kun je inspiratie opdoen wat de beste “game” is om met je groep te spelen. Al deze games zijn methoden om ideeën te genereren.

Als laatste noem ik de methode “Back of the Napkin” van Dan Roam. Het beschrijft het proces van visueel denken en is minder gericht op groepen.

Al deze boeken gaan uit van fysieke aanwezigheid van de deelnemers en het gebruik van papier en stiften. Het Nieuwe Werken gaat ook over onafhankelijk van tijd en plaats met elkaar kunnen samenwerken. Kunnen we nieuwe WEB 2.0 technologie inzetten om sessies visueel te ondersteunen en denkmodellen vast te leggen? Jazeker!

Online sessies ondersteunen

Dankzij de nieuwe technologie is het makkelijker dan ooit om ideeën te delen en dat kan ook op een visuele manier.

Het meest eenvoudige en zeer doeltreffend zijn de online whiteboard applicaties zoals dabbleboard, virtual-whiteboard of Scriblink. Dit zijn webapplicaties waarmee je samen tegelijkertijd kunt werken. Je kunt foto’s en soms ook bestanden uploaden en delen. De meeste services zijn zeer laagdrempelig en hebben een gratis versie.

Verder zijn er de online mindmap applicaties. Hiermee kun je eenvoudig samen mindmaps maken. Veel van deze webapplicaties bieden ook de mogelijkheid om documenten te linken of te embedden, hyperlinks te gebruiken en taakinformatie weer te geven waardoor ze zeer geschikt zijn voor projectgroepen. Veel gebruikt zijn MindMeister, Comapping, MindManager Catalyst, Xmind en Seavus Dropmind.

Als laatste wil ik de software noemen die gemaakt is naar aanleiding van het besproken onderzoek op de universiteit van St. Gallen en Lugano. Deze sofware “Let’s Focus” genaamd geeft je de mogelijkheid om metaforen en (eigen) modellen te gebruiken als onderlegger voor de ideeën of objecten. Een voorbeeld:

Ik hoop dat dit artikel je geïnspireerd heeft om eens op een andere manier samen te denken en hoe je daarbij gebruik kunt maken van moderne technologie. Je kunt gerust contact met me opnemen voor vragen of plaats je commentaar onder aan de blog.

Technisch kan het allemaal – de bergen in of het strand op met je laptop. Ook werken in de trein is goed mogelijk. De meeste treinen hebben een WiFi verbinding. Dat het allemaal kan is prachtig, maar de praktijk is weerbarstiger. Wiebelende treinen en laptops die van je schoot rollen. Pijn in je nek na stoeien met je laptop in die hangmat. Verre van idyllisch dus.

In de praktijk betekent Het Nieuwe Werken voor veel medewerkers dat ze één dag in de week thuis werken. En dan het liefst wel tussen negen en vijf, want anders ben je niet bereikbaar en vragen collega’s zich af of je wel écht aan het werk bent? Ze zien je al in een hangmat liggen – zonder laptop. Ook is het een luxe wanneer je thuis een werkplek mag inrichten op kosten van de baas. Als je die ruimte al hebt. Want in een gemiddelde eengezinswoning met gemiddeld 2,4 kinderen, is er vaak helemaal geen plek waar je deze thuiswerkplek kan inrichten. Of thuiswerken is geen optie met een thuisblijvende partner die vindt dat je ‘toch wel even gezellig kunt koffiedrinken of een boodschap doen’. Je bent toch thuis?
Kortom, er zit een keerzijde aan al die mooie nieuwe vrijheden. Tijd voor een aantal bezinningsvragen.

De belangrijkste vraag: wil ik dit wel? Als ik het strand op ga, wil ik hooguit een tijdschriftje lezen en zeker niet op mijn laptop werken. En als ik de bergen in ga, dan kom ik daar om de natuur te bewonderen, te genieten en mezelf op te laden. Niet om even wat mails te beantwoorden. We hebben allemaal op zijn tijd een complete ‘switch off’ nodig. 24/7 bereikbaar zijn, toegang hebben tot internet en kunnen werken, geeft niet de afstand die we af en toe nodig hebben. We moeten onze harde schijf regelmatig kunnen laten afkoelen, om vervolgens, wanneer we weer op stoom zijn, extra snel en scherp te kunnen acteren. Om maar te zwijgen over de versnipperde aandacht. Denk aan ouders in de speeltuin die heel efficiënt wat mailtjes aan het wegtikken zijn. Die zijn niet echt aanwezig.

Is Het Nieuwe Werken dan allesbehalve idyllisch? Dat ook weer niet. Het Nieuwe Werken gaat praktisch gezien wel over tijds- en plaatsonafhankelijk werken. In essentie gaat het over vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen. Dat is zeer welkom in een tijd waarin we doorgeslagen zijn in regels en procedures, wantrouwen en controleren. Een tijd waarin systemen leidend zijn geworden in plaats van ondersteunend. Het doel en middel met elkaar verward zijn. We zijn eraan toe onszelf te ontdoen van de restanten van het industriële tijdperk, het tijdperk waarin we naar fabrieken gingen en met onze handen werkten.

Het is tijd voor ‘empowerment’, met respect voor vakmanschap en ruimte voor de professional. De medewerker was al verantwoordelijk geworden voor zijn eigen ontwikkeling en loopbaan. Geen ‘lifetime employment’ meer, maar zorgen dat je mobiel bent en blijft. Bij het vergroten van je eigen marktwaarde komt nu het zelf verantwoordelijk zijn voor je eigen productiviteit.

Daarmee vraagt Het Nieuwe Werken om bewustwording. In het industriële tijdperk kenden we een machine die uitging, of een dicht kantoor. Van buitenaf, door de organisatie, werd bepaald wanneer en waar we werkten. En daar lag ook de begrenzing. Werken in de nieuwe tijd waarin je brein het grootste instrument is geworden en begrenzing vanuit jezelf zal moeten komen, vraagt dat je weet hoe je eigen brein werkt. Weten wat productiviteitsverhogend voor jou werkt en wat productiviteitsverlagend. En dus weten waar je energie van krijgt en wat je energie kost. Hoe je met je eigen energiebalans om moet gaan. Werken in de nieuwe tijd vraagt dat je je eigen structuur aanbrengt en nieuwe gewoonten creëert. Een hele weg dus dat Nieuwe Werken. Verre van idyllisch.

In Nederland is er vreemd genoeg nog weinig aandacht voor het nieuwe werken in relatie tot plaatsgebonden taken. Waarom is het zelfroosteren nog niet op gang gekomen? Zijn managers bang dat het een puinhoop wordt met al die medewerkers die zelf bepalen wanneer ze gaan werken? Weten werkgevers niet hoe ze dit instrument effectief kunnen inzetten?

Voordelen

We hoeven het wiel echt niet opnieuw uit te vinden om te kunnen profiteren van de voordelen van zelfroosteren. Kijk bijvoorbeeld naar de ervaringen in Zweden, waar zelfroosteren helemaal ingeburgerd is – naar tevredenheid van werkgevers en werknemers. In Zweden werken onder meer ziekenhuizen, politiekorpsen en banken met zelfroosteren. In de praktijk ziet men daar een hogere productiviteit. Het rooster zit beter in elkaar en de werknemers zijn tevreden omdat ze zelf invloed hebben op hun werktijden. Dit leidt tot minder ziekteverzuim en dat is in de kosten te merken. En er is nog een interessante besparing: minder overwerk. De mensen bepalen zelf wanneer ze het liefst willen werken. Voor de één is dat overdag, voor de ander in de avond- of weekenduren.

Hoe zelfroosteren werkt

Hoe werkt zelfroosteren? Medewerkers bepalen zelf hun werktijden. Deze tijden moeten passen binnen de kaders die het bedrijf daarvoor neerzet. Die kaders bestaan uit de benodigde capaciteit en competenties voor bepaalde tijden en dagen en uiteraard moet alles passen binnen de arbo-normen. Medewerkers oefenen zelf invloed uit op hun rooster en dat is goed voor de motivatie en betrokkenheid. Als de planning niet volgens ieders wensen ingevuld kan worden, dan komt het aan op de samenwerking binnen het team of de afdeling om er samen uit te komen.

Zelfroosteren is dus geen ‘vrijheid, blijheid’, maar een gedeelde verantwoordelijkheid. Een gezamenlijke voorbereiding en invulling van het zelfroosteren is de sleutel tot minder kosten en meer tevredenheid.

Heeft u ook ervaring met zelfroosteren? Laat het hieronder weten!

Wie zoekt op het woord productiviteit komt een hele lijst van definities tegen. Alle economische definities stellen in min of meer dezelfde woorden dat productiviteit gaat over de relatie tussen de opbrengst (de productie in natura of geld) en de inzet van productiemiddelen. Het is de relatie tussen de productie en de offers. Je stelt de productie vast door de productie te delen door een maatstaf voor arbeid of kapitaal. Eenvoudig toch?

De meeste organisaties die aan de slag gaan met het nieuwe werken zijn kennisbedrijven. Het resultaat of de productie van dergelijke bedrijven is niet altijd gemakkelijk te meten. Neem een overheidsorganisatie. Wat is daar het resultaat? Meer geschreven beleidsnotities, meer geaccepteerd beleid, tevredener burgers? Hetzelfde geldt natuurlijk voor veel eenheden in grote organisaties, die elk een stapje in een proces vervullen. Ook daar is de productiviteit van een afdeling of zelfs van een individu niet eenduidig vast te stellen. Om die redenen hebben veel organisaties ook zoveel moeite om performancemanagement goed toe te passen: resultaten zijn niet concreet genoeg te maken zodat ze nauwelijks meetbaar zijn en meestal ook niet toe te rekenen aan het gedrag van een individu. Ik heb daar eerder een blog over geschreven. Dat is dus al het eerste probleem dat we tegenkomen: kunnen we überhaupt wel vaststellen wat de productie is en dat ook meten.

Maar stel dat we het eerste probleem oplossen, dan rijst de vraag of de productiviteit ook echt stijgt door het nieuwe werken. Ik durf het te betwijfelen. Uit wereldwijd onderzoek van IBM onder 25.000 medewerkers bleek dat medewerkers die flexibel en thuis kunnen werken pas na 57 uur het gevoel kregen dat het werk een negatieve invloed had op de balans tussen werk en privé. Mensen die gewoon op kantoor werken krijgen dat gevoel al na 38 uur. Kortom, je kunt er langer tegenaan als je het nieuwe werken invoert. Dat is ook logisch want door de flexibiliteit ben je veel beter in staat zaken te combineren. Omdat je pas later het gevoel hebt dat je werk je privé-leven negatief beïnvloedt, gebeurt er echter nog iets anders. Nieuwe werkers werken langer, vaak veel langer zelfs. Uit onderzoek bij veel bedrijven blijkt dat het aantal uren dat nieuwe werkers maken substantieel hoger is, dan mensen die keurig tussen half negen en vijf op kantoor zitten.

Een paar voorbeelden. Bij het Noorse bedrijf telecombedrijf Telenor dat het nieuwe werken in 2001 invoerde, moest 60 (!) procent van de medewerkers op cursus met maar één doel: leren hoe ze de laptop en mobiele telefoon moesten uitzetten. Het bedrijf is gelegen op een prachtige locatie aan het strand, het voormalige vliegveld van Oslo. In 2001 was het de grootste open Wifi-locatie van Europa en medewerkers konden op het strand met de laptop werken. Het gebeurde letterlijk dat partner en kinderen in de namiddag naar het bedrijf kwamen op mooie zomerse dagen, aten in een van de bedrijfsrestaurants en daarna naar het strand gingen. Waar de medewerker dan zijn collega’s en hun gezinnen aantroffen en het werk vrolijk doorging: op het strand aan de slag met laptop, er was gewoon toegang tot het bedrijfsnetwerk en internet. Microsoft heeft dezelfde issues ervaren na de introductie van het nieuwe werken.

Beroemd is ook het verhaal van Piet van Schijndel die als eerste in Nederland bij Interpolis het nieuwe werken introduceerde. Hij werd letterlijk door partners van medewerkers gebeld met de vraag of hij de computers in ieder geval op zondag niet kon uit zetten “omdat ze altijd maar aan het werk waren”. Bij Rabobank is overigens ook door middel van onderzoek vastgesteld dat het aantal gewerkte uren daadwerkelijk hoger is bij de mensen die al ruim een jaar aan de pilot deelnemen.

Stel dat het resultaat – de productie is gestegen – dan kunnen we nog steeds niet spreken van gestegen productiviteit, dat is namelijk productie gedeeld door – in dit geval – arbeid. En omdat de eenheid arbeid ook is toegenomen is de productie misschien wel hoger maar de productiviteit niet. Ik betwijfel echter ook of de productie daadwerkelijk stijgt door de extra gewerkte uren. Veel van de extra tijd gaat in mijn ogen op aan juist al die nieuwe technologische mogelijkheden die veelal onjuist worden gebruikt. Over e-mail weten we daar uit onderzoek al veel van. En uit onverdachte hoek. Onderzoekers van Microsoft hebben aangetoond dat elke keer als het envelopje knippert het – gemiddeld – 24 minuten duurt voordat mensen weer met hun werk verder gaan. Het afhandelen van de mail kost niet die 24 minuten maar omdat ze worden afgeleid gaan mensen andere dingen doen: even op internet surfen, uit het raam kijken, een babbeltje maken met collega’s, et cetera. Zaken die nauwelijks tot productie leiden, in ieder geval niet tot het resultaat van de werkzaamheden waarmee ze bezig waren voordat de e-mail kwam. In een prachtig artikel Death by Information Overload uit de Harvard Business Review wordt aangetoond dat de enorme toename van informatie en mail, Twitter, MSN en alle andere sociale media in de meeste gevallen juist ten koste gaan van de productiviteit (en creativiteit en innovatie lijden er overigens ook onder). Kortom, met evenveel recht kun je zeggen dat het nieuwe werken waarbij inzet van sociale media noodzakelijk is om virtueel te kunnen samenwerken, zelfs negatieve gevolgen heeft voor de productiviteit.

In het verleden zei ik ook wel eens tegen een - potentiële - klant dat als zijn organisatie het nieuwe werken zou invoeren de productiviteit zou stijgen. Inmiddels weet ik beter en de vraag die hij stelde zette mij aan het denken: “Dus jij garandeert mij dat de productiviteit stijgt en ik dus volgende jaar hetzelfde resultaat kan halen met minder personeel, zodat ik deel van mijn personeel kan ontslaan?”

In de metropoolregio Amsterdam is eind 2009 gestart met een project waarin honderd ondernemingen kennis kunnen maken met Het Nieuwe Werken. Digitale Mobiliteit komt voort uit de overtuiging dat de oplossing voor het fileprobleem niet alleen in asfalt en matrixborden gevonden kan worden, maar dat vooral ook een nieuwe manier van werken van doorslaggevend effect kan zijn.

Productiviteit en vitaliteit

Hoewel de oorsprong van Digitale Mobiliteit ligt in het vernieuwend benaderen van het fileprobleem, is het voor het midden- en kleinbedrijf natuurlijk eerst en vooral een bron van productiviteit en vitaliteit. De deelnemers aan het project die serieus aan de slag gaan met Het Nieuwe Werken zijn daar al snel razend enthousiast over.

Het serieus aan de slag gaan is echter ook dé uitdaging binnen het project. Voor veel ondernemers is het nu vooral een zaak om het hoofd boven water te houden. Dat Het Nieuwe Werken juist een life vest is in deze turbulente tijden, is niet voor iedereen evident.

Durf, lef en doorzetten

Zowel binnen grote als kleine bedrijven is Het Nieuwe Werken een sociale innovatie die durf en lef vraagt. De overtuigingen over werktijden, de rol van kantoren en aanwezigheid zijn ons met de paplepel ingegoten. Deze neurale paden zijn diep ingesleten in de grijze massa die wij dagelijks in ons hoofd meedragen. Het is bijna als stoppen met roken of tien kilo afvallen. Je moet je er echt even toe zetten, voordat het nieuwe gedrag zijn voordelen laat zien en het vasthouden van het nieuwe gedrag langzaam aan minder moeite kost.

Het begeleiden van de weg naar een nieuwe manier van werken vraagt veel aandacht. Ervaring uit het project leert dat het een combinatie is van vier dingen:

• het bieden van perspectief
• het aandragen van concrete eerste stappen
• het aanreiken van de benodigde hulpmiddelen
• het bemoedigen van initiatief.

“Stel je voor wat je allemaal zou kunnen doen als je tien kilo lichter was, ga nou elke ochtend een rondje wandelen, neem deze gezonde snack mee naar het werk, en oh, wat zie je er goed uit nu je een paar kilo kwijt bent.”

Het bieden van intensieve begeleiding bij een grote groep ondernemingen is een uitdaging en iets waar wij dagelijks over leren in het project Digitale Mobiliteit. Ook hier spelen nieuwe media en (sociale) netwerken een grote rol.

Het potentieel

Stel je voor wat het betekent voor Nederland als alle 800.000 ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf een ferme stap zetten in productiviteit en vitaliteit; het Centraal Planbureau zou nog jaren moeten nadenken waarom ze met hun prognoses uit mei 2010 de plank helemaal mis hebben geslagen!

Hoe kijk jij tegen het MKB aan en de adoptie van Het Nieuwe Werken? Ik ben benieuwd naar je gedachten hierover, deel deze gerust via het reactie systeem hieronder.

Zo waren er diverse klantpresentaties over bedrijven die Het Nieuwe Werken aan het implementeren zijn (o.a. SNS REAAL, Rabobank, TNT en Philips). Eén van de sessies die ik daar heb bijgewoond was een presentatie van SNS REAAL. Via deze weg een kort verslag van deze zeer interessante presentatie.

In vogelvlucht

De presentatie werd verzorgd door Albert Roelofswaard (fysiek aanwezig) & Evelien Hennevelt (virtueel aanwezig). Beide zijn sinds enkele jaren betrokken bij de transitie die SNS REAAL momenteel doormaakt richting Het Nieuwe Werken.

Zij hebben een duidelijke visie waarbij ze kijken wat allemaal ‘losgemaakt kan worden’ en ’wat onnodig vastzit’. Denk bijvoorbeeld aan het losmaken van vaste werkplekken, werktijden, werklocaties, managementstijl en wat juist vastgezet moet worden, zoals het verankeren van nieuwe technologie, het maken van nieuwe afspraken, nieuwe managementstijl, etc.

Doelstellingen die SNS Reaal hiermee wil realiseren zijn o.a.

• Een hogere medewerkertevredenheid
• Aantrekkelijke werkgever zijn
• Een betere bediening van de klant
• Dit alles met lagere kosten en hogere productiviteit

Ook voor productiemedewerkers

Momenteel heeft SNS REAAL via Premières (pilot projecten waarbij geen weg meer terug is) zo’n 550 mensen overgebracht naar Het Nieuwe Werken. Dit betreft zowel kennis- als productiemedewerkers. De laatste groep is erg interessant omdat over het algemeen gedacht wordt dat Het Nieuwe Werken alleen voor kenniswerkers geschikt is. SNS Reaal bewijst in praktijk het tegenovergestelde door hun callcenter medewerkers volgens de principes van Het Nieuwe Werken te laten werken!

Ze hebben daarbij middels veranderprogramma’s de ‘activiteit gerelateerde werkstijl’ geadopteerd en technologie ter beschikking gesteld om op nieuwe manieren te kunnen werken. Zo heeft men o.a. een laptop, een smartphone en software om gemakkelijk virtueel mee te communiceren en samen te werken.

Wat opvallend is, is dat men geen nieuwbouw project heeft gebruikt voor HNW. Het betreft hier allemaal ‘verbouw’ wat binnen de kaders past van de huidige financiële crisis. Momenteel is men druk bezig met een verdere uitrol van het concept voor in totaal 1800 medewerkers. Hierbij zit ook de Raad van Bestuur en de Directies. Uiteindelijk is de doelstelling om eind 2013 het hele concern over te hebben op Het Nieuwe Werken.

Wat zijn de feiten?

• SNS REAAL gaat uit van een werkplekfactor van 0.6. Dit betekent dat voor iedere 100 medewerkers er 60 werkplekken aanwezig zijn op kantoor.
• De productiviteit van hun productiemedewerkers is, door ontwikkelingen zoals Lean Sig Sigma, gemakkelijker te meten dan die van hun kennis- of ambulante medewerkers. Door de perceptie te meten heeft men toch een goed beeld van eventuele productiviteitstoename onder deze groep.
• Alle medewerkers die over zijn naar HNW hebben de beschikking over Smartboards, video- en audioconferentie, laptop, smartphone, portals, et cetera.
• Het nieuwe intranet is een belangrijke spil in het ‘papierarm (niet papierloos)’ werken. Hierdoor is het mogelijk om kennis & informatie centraal op te slaan, dat kennis & informatie altijd en overal beschikbaar is en dat er geen vergaderstukken meer hoeven worden rondgemaild. Het ‘weggooien’ van zowel papieren als digitale kennis & informatie is hierbij een belangrijk element en een proces wat even wat tijd kost om te landen bij de managers & medewerkers.
• Op het gebied van de mens/HR component is belangrijk gebleken dat het maken van werkafspraken, het op de juiste wijze op het juiste moment informeren & communiceren en het elkaar aanspreken op goed en foutief gedrag cruciaal zijn voor de adoptie van de juiste HNW werkstijl. Ook het door leidinggevenden sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid, het leggen van de verantwoordelijkheid bij de medewerker en specifieke aandacht voor de sociale cohesie blijken essentieel te zijn geweest.

Tot slot werden er aan het einde van de sessie nog wat succesfactoren genoemd. Denk hierbij aan het hebben van commitment van de top. De CIO van SNS REAAL was opdrachtgever van HNW en had hierbij het support van de Raad van Bestuur.

Ook het zien van HNW als middel en niet als doel werd benoemd als een succesfactor, evenals de gekozen benadering vanuit het integrale aspect van Mens, Plaats & Technologie. Andere succesfactoren zijn het expliciet maken van de mentale transitie, het gebruik maken van premières voor de eerste adoptie en het SMART maken van de overal doelstellingen richting de specifieke afdelingen.

Conclusie

Al met al een zeer boeiende en inspirerende sessie die door de mix van fysieke- en virtuele aanwezigheid van de sprekers nog eens een extra dimensie meegaf aan het begrip HNW. Mocht er een lijst bestaan met bedrijven die een voorbeeld zijn voor HNW, dan hoort SNS REAAL hier zeker bij.

Waar ik nieuwsgierig naar ben is wat zijn voor u de voorbeelden van Het Nieuwe Werken?

Waarom dit boek?

We verzamelen, verwerken en verspreiden allemaal steeds meer informatie. Iedereen ontvangt ook veel informatie via het Internet en nieuwe web 2.0 toepassingen. Maar hoe zorg je ervoor dat informatie tijdig en juist is? Dit boek laat zien hoe je met informatie kunt omgaan en reikt verschillende modellen en instrumenten aan om je eigen informatiegedrag en dat van anderen beter te begrijpen.

Hoe doe je mee?

Het enige dat je hoeft te doen om mee te doen met deze actie, zijn de volgende twee dingen:

1. Volg @hnwblog op Twitter
2. Tweet het volgende bericht naar jouw ‘followers’: 

Net meegedaan om boek ‘Informatiegedrag van mensen’ te winnen! Ook kansmaken? Volg @hnwblog en RT http://hnwblog.nl/actie

Succes en doe direct mee!

De winnaars zullen deze week dagelijks via onze twitter stream bekend worden gemaakt.

Letop: het script dat we gebruiken detecteert of de url http://hnwblog.nl/actie in je tweet staat dus zorg ervoor dat inderdaad het geval is. Het maakt niet uit of dit een shorturl (geworden) is. Deze twitteractie staat open voor iedereen die @hnwblog volgt.

Dit keer staat de vraag centraal: waarom zijn deze organisaties gestart met Het Nieuwe Werken?

De praktijk

De meeste ‘Het Nieuwe Werken’ initiatieven beginnen met de vraag waarom? Waarom willen we juist dit initiatief ontplooien? Een grote software leverancier bijvoorbeeld, begon aan hun reis naar het Nieuwe Werken omdat ze wilden groeien, omdat ze klanten wilden aanmoedigen tot het gebruik van de meest recente versies van hun technologie en omdat ze een zakelijk publiek wilden bereiken en inspireren. Daarnaast wilden ze een nieuw, centraal kantoor in Nederland opzetten, een topwerkgever voor divers personeel zijn en een vooraanstaande facilitator van klantrelaties worden. Dit alles in de wetenschap dat al deze factoren in de loop van de tijd tot meer omzet zouden leiden.

Diverse financiele instellingen daarentegen begon aan hun reis naar Het Nieuwe Werken omdat ze als werkgever een hogere medewerkertevredenheid wilden realiseren, een aantrekkelijkere werkgever wilden zijn en lagere kosten & hogere productiviteit wilden bewerkstelligen. Daarnaast stelden sommigen nog de ambitie om duurzamer te worden en/of een betere bediening van de klant te realiseren.

Tenslotte het voorbeeld van een beursgenoteerde organisatie binnen de Logistieke sector die begon aan hun reis naar Het Nieuwe Werken, omdat zij als werkgever duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan. Het flexibiliseren van de werknemer & werkomgeving resulteert in hun optiek uiteindelijk in betrokken medewerkers die dit extern uitdragen en zo de reputatie versterken. Deze geloofwaardige reputatie is onderscheidend en versterkt de concurrentie positie: zowel commercieel, als qua HR en ook financieel.

In alledrie de voorbeelden staan soortgelijke thema’s centraal:

• verlaging van de interne bedrijfskosten (verplaatsingen, ruimte en telefonie);
• verhoging van de productiviteit per medewerker mede door de inzet van de nieuwste technologieën;
• ontwikkeling van een op duurzaamheid toegespitste casus (lagere CO₂-emissie van reizen en kantoorgebouwen);
• werving en behoud van de beste mensen en continuering van de status van aantrekkelijke werkgever;
• Verhoging van de klanttevredenheid en daarmee indirect omzet & reputatie

Uw blikveld?

Is het kijkend naar deze doelstellingen te voorbarig als we voorzichtig de conclusie trekken dat dergelijke doelstellingen andere organisaties ook kunnen helpen? En misschien nog belangrijker, sluiten deze doelstellingen aan op uw eigen ervaringen met Het Nieuwe Werken? Is het overzicht compleet? Ik ben benieuwd naar uw reacties.

Redactie: Op Werken 2.0 hebben wij een speciale sectie gemaakt met handige tips, gratis e-books en inspirerende blogs om te starten met Het Nieuwe Werken.

Natuurlijk is het een gemiddelde. Feit blijft dat je van je relaties veel gegevens moet bijhouden in je eigen digitale geheugen. Hoe je dat moet doen, verschilt per persoon. Toch wil je, juist voor digitale netwerken, weten hoe die persoon het liefst met jou communiceert. Met andere woorden, hoe is zijn of haar informatiegedrag. Dat is opgebouwd uit aanleg, opleiding en ervaring en de praktijk van alledag.

Informatieprofiel

Een van de beste manieren om je informatiegedrag te doorgronden is het opstellen van een informatieprofiel. Net zoals je een persoon kunt beschrijven als vriendelijk, extravert, of resultaatgericht, zo kun je ook iemands informatieprofiel weergeven. Zo’n profiel bestaat ook uit gewoontes die iemand gebruikt bij het omgaan met informatie. Ken jezelf is een eerste stap. Pas als je weet hoe jouw eigen informatieprofiel is, kun je dat van anderen goed herkennen.

Het gaat hier te ver om een gedetailleerd informatieprofiel te beschrijven. Dat verdient een apart boek. Dat heb ik toevallig geschreven: Informatiegedrag van mensen – Hoe mensen informatie zoeken, vinden en delen.

In een uitgebreid informatieprofiel krijgt een persoon onder andere antwoord op de volgende vragen:

• Besluitvaardigheid. Ben je in staat snel en accuraat besluiten te nemen over nieuwe informatie? Neem je bijvoorbeeld alle informatiedocumenten slechts eenmaal door of herhaal je nieuwe informatie een paar keer?
• Houding. Ben je geestelijk bestand tegen het gevaar van te veel informatie? Ben je zelfverzekerd en beheers je de situatie?
• Invloed. Ben je in staat anderen te beïnvloeden wat hun informatiegedrag betreft? Geef je zelf altijd het goede voorbeeld door alleen op het juiste moment noodzakelijke informatie te geven?
• Organisatie. Kun je informatie goed ordenen, gooi je informatie weg als dat nodig is? Reorganiseer je regelmatig je archief?
• Selectie. Ben je kritisch genoeg om te besluiten welke informatie je gebruikt en welke je negeert? Kun je de juiste prioriteiten stellen?
• Vaardigheid. Kun je goed met alle ICT-middelen omgaan? Ken je bijvoorbeeld de technische instructies om te filteren en te selecteren?

Zo’n informatieprofiel stel je natuurlijk niet voor al die 150 mensen op. Uit mijn praktijk weet ik dat 10 mensen al genoeg is. Doordat deze 10 mensen hun informatiegedrag veranderen, volgt de rest als vanzelf. Een informatieprofiel is daarmee een echt middel om je productiviteit te verhogen. Hoe kijk jij tegen jouw eigen informatieprofiel aan?

Dit boek leert je om slim te werken met social media en hoe je via internet bij klanten in beeld komt. Erno Hannink vertelt je alles over bloggen, hoe je goede nieuwsbrieven verstuurt, hoe je contacten met je doelgroep opbouwt en onderhoudt en hoe je social media zoals Linkedin, Twitter en YouTube inzet. Het is prettig leesbaar en een echt praktijkboek. Hoewel het boek oorspronkelijk is geschreven voor ZZP-ers en kleine ondernemers, is het een prima naslagwerk voor iedereen die via nieuwe kanalen zijn zichtbaarheid wil vergroten en zijn (persoonlijke) merk wil versterken.

Hoe doe je mee?

Het enige dat je hoeft te doen om mee te doen met deze actie, zijn de volgende twee dingen:

1. Volg @hnwblog op Twitter
2. Tweet het volgende bericht naar jouw ‘followers’:

Net meegedaan om boek ‘Laat de klant naar jou komen’ te winnen. Ook kansmaken? Volg @hnwblog en RT dit http://hnwblog.nl/actie

Succes en doe direct mee!

De winnaars zullen deze week dagelijks via onze twitter stream bekend worden gemaakt.

Letop: het script dat we gebruiken detecteert of de url http://hnwblog.nl/actie in je tweet staat dus zorg ervoor dat inderdaad het geval is. Het maakt niet uit of dit een shorturl (geworden) is. Deze twitteractie staat open voor iedereen die @hnwblog volgt.

Voor realtime samenwerking, gelijktijdig plannen maken en projecten uitwerken was je aangewezen op het daadwerkelijk op één locatie samen zijn of lange telefoongesprekken. Pas als al deze zaken samenkomen en online mogelijk zijn, kun je écht spreken van online samenwerken.

Technologische vooruitgang

Er is in de loop der tijd veel positiefs gebeurd op het gebied van innovatie van producten en diensten en samenwerken. Kijk naar PC’s, mobiele telefonie en internettechnologie. Dit zijn maar een paar voorbeelden van een groot aantal heel belangrijke stromingen van de afgelopen 40 jaar. De manier waarop we werken en de manier waarop we communiceren is daardoor ook enorm veranderd. Alle tools zijn ons aangereikt om gemakkelijk en snel te communiceren en informatie te verwerken. In de jaren zeventig ontstond dat al.

We verschoven van een industriële economie naar een diensteneconomie. Hierbij waren niet langer fysieke assets het meest waardevol, maar kennis en kunde van werknemers. In de jaren daarna ontstonden ook de ‘vernieuwende’  kantooromgevingen zoals de kantoortuinen en vergaderzalen met grote whiteboards. Het samenbrengen van deze mensen stond voorop. Inmiddels heeft de groei van de ICT-mogelijkheden ervoor gezorgd dat we minder vaak op kantoor hoeven te zijn, maar ook op andere plekken kunnen werken. Dat geeft vrijheid, maar kan effectief samenwerken in de weg staan.

Uitdaging: productief blijven ondanks information overload

De grootste uitdaging waar we momenteel mee kampen is de communicatie van informatie. Het zogenaamde ‘inbox’-scenario. Alles gebeurt via mail, waardoor kennis op een plek wordt verzameld, terwijl de toegankelijkheid van de gegevens sterk te wensen over laat. Samenwerken wordt hierdoor een stuk moeilijker. Ook wordt het een stuk lastiger om in een creatieve omgeving innovatie mogelijk te maken. Samenwerken zoals het bedoeld is, conflicteert met de ‘inbox’-cultuur.

Wat we nu nodig hebben is focus. Focus van mensen, productiviteit en mogelijkheden. Hierbij is de hulp van (online) tools onmisbaar. Deze werken steeds beter, maar het gaat erom dat ze ook steeds beter met elkaar werken. Mail was een uitkomst, maar staat nu productiviteit in de weg.

Alle losse alternatieven tools ten spijt, alleen een volledig geïntegreerd samenwerkingsplatform kan de inbox-cultuur verdringen. Een platform waarbij alle belangrijke aspecten van samenwerken – contact, overzicht, kennisdeling en taakverdeling – bij elkaar komen. Pas dan kunnen we echt online samenwerken, zoals we het offline al jaren doen.

Multitouch: de computer als sociaal instrument

Multitouch is een bijzondere technologie omdat het de potentie heeft van de computer een sociaal instrument te maken. Multitouch wil namelijk zeggen dat een scherm meerdere punten van input tegelijkertijd kan detecteren. (Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld een muis waarbij altijd één punt (click) wordt gedetecteerd.) Meerdere punten vertaald zich makkelijk tot meerdere handen en uiteindelijk tot meerdere mensen. De technologie is nog in ontwikkeling, maar de eerste commerciële producten die gebruik maken van multitouch zijn er al een tijdje. De bekendste daarvan is waarschijnlijk de iPhone. En sinds 2008 is de eerste multitouch computer op de markt: de Surface Table van Microsoft. In toekomstvisies van Microsoft Nokia en anderen zien we al langer dat deze en andere grote electronica bedrijven veel verwachten van werken en spelen op grotere oppervlakken. Bekijk bijvoorbeeld eens de toekomstvisie van Microsoft voor het jaar 2019.

Toepassingsgebieden

Het filmpje van Microsoft laat een aantal toepassingsgebieden van multitouch zien: onderwijs, werk, toerisme, planning. Voor deze en vele andere toepassingsgebieden worden momenteel de eerste applicaties ontwikkeld door velerlei partijen. Het is echter nog lang niet zover dat we goed weten hoe mensen het beste werken met multitouch-technologie. Juist ook over hoe samenwerken op een groter schermoppervlak in de praktijk werkt is nog veel onzeker.

Voordelen en uitdagingen

Het grote voordeel van samenwerken met multitouch is dat mensen tegelijkertijd acties kunnen uitvoeren en evenveel controle hebben over wat er gebeurt. Het is niet meer zo dat de een moet kijken hoe een ander iets op een scherm doet (bijvoorbeeld door de muis of een toetsenbord te bedienen). Dit kan de effectiviteit van de samenwerking bevorderen en bovendien het samenwerken aangenamer maken. Dit is natuurlijk heel belangrijk op de schaarse momenten die mensen op dezelfde locatie hebben. Tegelijkertijd zitten hier nog wel de nodige uitdagingen aan:

• Ga je elkaar bijvoorbeeld niet in de weg zitten als je op hetzelfde moment iets wilt doen?
•  Hoe ga je om met de orientatie van het werkveld als je aan twee verschillende zijden van een scherm zit zoals bij de Surface Table?

Ons onderzoek is dan ook vooral gericht op deze uitdagingen. We onderzoeken bijvoorbeeld bij welk soort taken mensen beter samen kunnen werken aan een horizontaal georiënteerd scherm (in een tafel bijvoorbeeld) en wanneer een verticale opstelling beter is. Ook zoeken we naar oplossingen die multitouch technologie kenniswerkers kan bieden en bedenken en testen we hoe deze moeten werken.

Co-creatie

Co-creatie, het samen creëren en delen is voor ons bij de ontwikkeling van multitouch toepassingen voor kenniswerkers de belangrijkste focus. We zoeken naar manieren waarop kenniswerkers kennis, informatie en ook bestanden kunnen delen en op die manier samen nieuwe dingen kunnen creëren. Een mulltitouch scherm kan bijvoorbeeld ingericht zijn met een gemeenschappelijk deel, het co-creatie veld en persoonlijke delen voor de deelnemers aan een werksessie. Iedereen kan op elk gewenst moment relevante data uit zijn eigen collectie inbrengen in het gemeenschappelijke werkveld. Op basis van dit idee is een demo ontwikkeld waarbij mensen samen uit twee collecties van slides een samen een powerpoint presentatie kunnen vormen. Deze applicatie draait momenteel op een Microsoft Surface Table bij de Rabobank.

Ook bij brainstormen, een activiteit die je bij voorkeur samen doet om veel ideeen te genereren kan een multitouch scherm een waardevol instrument zijn. Afgelopen jaar hebben aan aantal studenten van de opleiding User System Interaction van de TU Eindhoven hier in opdracht van Novay over nagedacht en onderzoek naar gedaan. Zij kwamen tot de conclusie dat een verticaal georiënteerd multitouch scherm goed kan helpen bij het ordenen van ideeen uit een brainstorm en dat hierbij goed de combinatie van een computer (het digitale van de informatie die getoond en verwerkt wordt) en het fysieke van de interactie met multitouch, (vergelijkbaar met het ordenen van bijvoorbeeld post-its) gecombineerd kan worden.

Seeing is believing

Ik heb gemerkt dat mensen wanneer ze aan de slag gaan met multitouch schermen en applicaties, ze geïnspireerd raken en gelijk toepassingen zien voor de momenten van samenwerking die ze zelf ondernemen. Al mist de lezer hier de hands-on ervaring, ik hoop dat dit stuk een idee heeft kunnen geven van wat de mogelijkheden van mulittouch zijn voor samenwerking. Ik zou het leuk vinden jouw ideeën over samenwerken met multitouch te lezen in de comments. Meer informatie over het onderzoek van Novay naar samenwerken met multitouch is hier te vinden.

Tenslotte dit; Novay en Cantouch organiseerden in december 2009 een meeting in Amsterdam waar een flink aantal multitouch ontwikkelaars en geïnteresseerden samenkwam. Tijdens de meeting werden kennis over en visies op de verdere ontwikkeling van multitouch gedeeld. Het was een inspirerende middag die zeker een vervolg zal krijgen. Laat het me weten als je hiervoor uitgenodigd wilt worden.

Dit video-interview is tot stand gekomen in samenwerking met NuGuRu.tv en is opgenomen tijdens Het Nieuwe Werken Congres, georganiseerd door Kluwer.

Het enige dat je hoeft te doen, zijn de volgende twee dingen:

1. Volg @hnwblog op Twitter
2. Tweet het volgende bericht naar jouw ’followers’:

Net meegedaan aan actie om ‘Upgrade Your Life’ te winnen. Je kunt winnen door @hnwblog te volgen en dit RT-en http://hnwblog.nl/uyl-actie

Succes en doe direct mee, de week is kort! De winnaars zullen via onze twitter stream bekend worden gemaakt.

Over Upgrade Your Life

Upgrade Your Life geeft je meer inzicht in bekende productiviteitmethodieken en uitleg over slimme (vaak gratis) software die je op je eigen computer kunt gebruiken. Of  je nu een Mac- of Windows gebruiker bent en net genoeg weet om te kunnen doen wat je moet doen, of juist de slimmerik van de familie bent, hier vind je dé trucs om nog productiever  te zijn en slimmer te werken.

Met dank aan onze vrienden van Lifehacking.nl

Deze boeken zijn beschikbaar gesteld door de mensen van Lifehacking.nl en Lifehacking Academy. Mijn speciale dank gaat uit naar Martijn Aslander. Hij is een veelgevraagd spreker en geeft lezingen over hoe je technologie slim kunt inzetten zodat je meer kunt doen in minder tijd met minder stress. Ik raad je aan om zijn verhaal hierover zeker te bekijken.

Letop: het script dat we gebruiken detecteert of de url http://hnwblog.nl/uyl-actie in je tweet staat dus zorg ervoor dat inderdaad het geval is. Het maakt niet uit of dit een shorturl (geworden) is. Deze twitteractie staat open voor iedereen die @hnwblog volgt.

In het programma kwam ter sprake dat Darwin zijn kennis overbracht door brieven naar geadresseerden op het vaste land te schrijven. Van iedere brief maakte hij een handgeschreven, exacte kopie voor zijn eigen archief. Zijn geadresseerden ontvingen de stukken ongeveer 8 maanden later…Moeilijk voor te stellen anno 2009?

Wordt er tegenwoordig eigenlijk niet van je verwacht dat je direct reageert op diverse communicatiemiddelen zoals e-mail, telefoon en instant messaging? Bill Gates heeft deze ontwikkeling in zijn New World of Work white paper zelfs een naam gegeven: ‘Always on, Always connected’.

Van 8 maanden naar 8 minuten

Ik zeg hopelijk voor niemand iets geks met de stelling dat acht maanden later reageren op een e-mail vandaag de dag absurd is. Willen mensen je reactietijd van acht dagen accepteren, dan moet je toch minimaal met vakantie zijn geweest of afwezig zijn geweest door ziekte? Een reactietijd van maximaal 8 tot 16 uur is tegenwoordig algemeen geaccepteerd. Ditzelfde geldt voor een voicemail. En bij meer recente communicatiemiddelen als Instant Messaging is zelfs een responsetijd van 8 minuten voor sommigen aan de te lange kant.  Er zijn zelfs mensen die je binnen 8 minuten na het versturen van een e-mail je opbellen met de vraag: ‘Heb je mijn e-mail nog ontvangen?’. 

Bovenstaande betreft geen wetenschappelijke meting, maar zijn meer conclusies op basis van mijn eigen werkervaring. Of bovenstaande nu verschilt met een paar uur of dagen is in deze dan ook irrelevant.

Impact op productiviteit?

Wat wel relevant is, is dat deze communicatiemiddelen onze dagelijks werkzaamheden steeds meer lijken te onderbreken. Hoe productief ben jij wanneer er een continue stroom van communicatie ‘op je af’ komt? Soms blijft het belangrijk om te kiezen voor je activiteit en je af te sluiten voor bepaalde ‘storingen’. Maar dat is steeds moeilijker in een wereld, waar de afzenders bepaalde verwachtingen hebben van jouw reactiesnelheid op hun berichten. En laten we natuurlijk onze eigen nieuwsgierigheid naar die ‘storingen’ ook niet helemaal uitvlakken.

En er zijn meerdere uitdagingen.

Tegenwoordig wordt in veel organisaties e-mail uit je inbox ‘gearchiveerd’. Dat wil zeggen: verwijderd. Soms na een dag, soms na een maand en bij anderen pas na een paar jaar. Voicemail wordt maximaal 7 dagen door je telefoon operator bewaard, tenzij er gebruik wordt gemaakt van functionaliteit die je voicemails converteert naar e-mail. IM-berichten kunnen gelogd worden, maar dit vraagt veel opslagcapaciteit. 

Hoe kijkt men in de toekomst naar ons?

Hoe zal men, zeg over 150 jaar, gaan uitvinden hoe wij nadachten over specifieke aspecten? Hoe verliepen onze denkpatronen en hoe zijn wij tot bepaalde oplossingen en conclusies gekomen? Van Darwin hebben we nog steeds zijn brieven en journaals, maar wat hebben we straks van jou? Niks? Door de vele communicatiemiddelen dit we tot onze beschikking hebben is het een uitdaging om een helder spoor terug te vinden. Misschien zou je toch nog een brief, artikel of boek moeten schrijven.

Waar ligt de oplossing?

De opkomst van communicatietechnologie heeft dus zowel voor- als nadelen. Bill Gates zegt zelfs dat in de wereld van het nieuwe werken waar het ‘altijd online en altijd bereikbaar’ de normaalste zaak van de wereld is, nieuwe technologie ons juist zal helpen onze ‘verplichtingen’ na te komen richting familie, vrienden en werk.

Maar ligt de oplossing in nieuwe technologie om hier slimmer mee om te gaan? Zal nog meer technologie juist niet nog meer verwachtingen en uitdagingen aan ons adres brengen?

En wat kunnen we zelf doen om die verwachtingen en uitdagingen te managen en toch productief te blijven?

We hebben altijd zelf nog de keuzevrijheid om wel of niet direct te reageren op de diverse communicatiemiddelen. Toch? Of misschien toch niet?

De ‘cloud’ staat hier eigenlijk voor ‘internet’ en deze term is afkomstig uit het Engels. Consultants tekenen het internet al sinds het ontstaan als een wolk… Het aanbieden van applicaties in de ‘cloud’ wordt ook wel Software-as-a-Service genoemd (SaaS).

Cloud Computing bied interessante mogelijkheden, echter wat zijn de voor- en nadelen ervan?

Voordelen

Een groot voordeel van software uit de cloud is dat de gebruiker bronnen efficiënter kan inzetten, documenten en informatie makkelijker kan delen en daarmee slimmer kan werken. Immers, je hebt alleen nog maar je inlog gegevens nodig om een willekeurige computer bij je documenten, e-mail, spreadsheets, brieven, correspondentie, adresgegeven, databases etc. te komen.

Het heen en weer mailen van documenten wordt hierdoor bijvoobeeld beperkt. Daarnaast wordt ook het gebruikersgemak en het onderhoud sterk verbeterd. De organisatie of gebruiker hoeft namelijk niet elke keer voor updates te zorgen, of de beveiliging te regelen via virusscanners, firewalls of adware-killers. Dit wordt immers verzorgd door de aanbieder van de dienst. De kosten voor beheer en onderhoud kunnen over het algemeen aanzienlijk worden gereduceerd. Wie eenmaal gewend is aan de software en functionaliteiten, kan binnen zijn of haar beveiligde omgeving zonder zorgen aan de slag.

In het onderstaande promotiefilmpje van Salesforce.com krijg je een goede indruk van de mogelijkheden en voordelen van Cloud-computing:

Veiligheid en beveiliging

Volgens Google werken er wereldwijd al meer dan 1 miljoen bedrijven met Google Apps. Maar hoe veilig is het werken in de cloud? Immers, je documenten, e-mail en bedrijfsgegevens staan over een groot aantal servers verspreid. Hoe groot is de kans dat derde er met jouw bedrijfsgegevens of informatie vandoor gaan? En wie vertrouwt zijn of haar bedrijfskritische- of essentiële informatie aan derden toe?
In de sessie werd mij wel duidelijk dat Google (en andere aanbieders van SaaS-diensten) groot belang hebben bij een maximale beveiliging. Immers, vertrouwen is een van de belangrijkste pijlers voor deze manier van werken. Zodra blijkt dat werken via de cloud niet of minder veilig is, zullen de diensten onder grote druk komen te staan.

De belangrijkste vraag die uit de sessie bleek, is met name de vraag wat de aanbieder van de dienst met de gegevens kan doen? In Amerika is immers de Patriot Act van kracht. Dit zou kunnen betekenen dat in dit geval de Amerikaanse regering op deze manier in het bezit kan komen van bedrijfsgeheimen, klantendatabases, staatsgeheimen en andere informatie die je liever niet weggeeft. Hoe interessant is het voor een bedrijf dat zich met ontwikkeling van nano-technologie bezighoudt om haar documenten en mailwisseling via Google Apps of een soortgelijke dienst te laten verlopen? Hoe kwetsbaar is een overheidsdienst als het via (een zwaar beveiligde applicatie) in de cloud haar gegevens verwerkt? De vraag is dus welke informatie zich wel of niet leent voor het werken in de cloud.

Conclusie

Mijn conclusie is dat werken in de cloud voordelen biedt, maar dat de gebruiker zich vooral moet afvragen welke informatie hij of zij wel of niet in de cloud wil brengen.

Ik ben erg benieuwd naar ervaringen van bedrijven, organisaties, instanties, verenigingen of andere samenwerkingsverbanden die net als deze Nederlandse startups Google Apps of een andere cloud-dienst als standaard communicatie- en collaborationplatform gebruiken.

Wat is jouw ervaring met Cloud Computing? Ik zie ik je reactie graag in de comments!

Meer weten over voordelen van Cloud computing?

Acht redenen waarom cloud computing het hedendaagse zakendoen gaat veranderen
De impact van 2.0 op outsourcing-processen

Benieuwd naar meer bedenkingen over Cloud Computing?

Bedrijven aarzelen over de cloud
Vijf redenen om de cloud te mijden
Over juridische aspecten bij cloud computing
‘Google moet Gmail en Docs altijd versleutelen’
Privacygroep eist verbod op Google’s clouddiensten

Het Nieuwe Werken heeft  invloed op alle disciplines in een organisatie: ICT, Organisatie, Finance, Administratie, Huisvesting, Legal, HR, etc. Een veel gebruikte invalshoek voor Het Nieuwe Werken is slimmer en efficiënter werken door gebruik technologie. Waarom in de file naar kantoor komen, als je elkaar via webconference kunt spreken en op afstand met elkaar kunt samenwerken?

Toch is het Nieuwe Werken veel meer dan dat. Het biedt de mogelijkheden om krachtige veranderingen op diverse vlakken in uw organisatie door te voeren.

Nieuwe mogelijkheden

De organisatiestructuur waarbij we acht uur per dag met zijn allen in hetzelfde gebouw werken, lijkt achterhaald door de technologische mogelijkheden die internet biedt.

Door deze mogelijkheden, maar ook door nieuwe werkmethodes, nieuwe generatie werknemers zal kenniswerk ingrijpend veranderen. Daar komt bij dat bedrijven meer dan ooit met elkaar moeten concurreren om de beste werknemers binnen te halen.

Eisen werknemer veranderen

Nieuwe Professionals stellen andere wensen en eisen aan hun werkgever dan vorige generaties. Steeds meer mensen willen werk combineren met privé. Waarom een uurtje vrij nemen, in overleg met de baas, om naar de tandarts of dokter te gaan, terwijl dezelfde tijd in de avonduren kan worden ingehaald door werk thuis af te handelen?

Aansturen op resultaat

Het is als directeur, ondernemer of manager zinvol om na te denken over de gevolgen die de vraag naar Het Nieuwe Werken betekent. Deze manier van werken vereist een behoorlijke verandering op aansturing en denkwijze. Als manager stuurt u niet meer op aanwezigheid, maar op productiviteit en output. Het vereist het ‘loslaten’ van constante controle van de werknemers. Immers, u maakt afspraken over de resultaten. Hoe en wanneer die behaald worden, is voor u niet van belang. Het Nieuwe Werken is gebaseerd op vertrouwen en professionaliteit.

Diverse bedrijven hebben al ervaring opgedaan met de nieuwe vormen van werken. Door slimmer met tijd om te gaan, kan er aanzienlijk worden bespaard. Doordat mensen flexibel werken zijn er minder werkplekken nodig, worden er minder reiskosten gemaakt en is er een verhoging van arbeidsproductiveit. Daarnaast zien bedrijven die Het Nieuwe Werken toepassen een lager ziekteverzuim, minder ‘grijs ‘ verzuim en minder verloren uren in de file.

Heeft u al onderzocht of werk in uw organisatie efficiënter en effectiever kan worden ingericht?

De Factor 4 is een meertalige webscan die gebouwd is vanuit een visie op de betrokkenheid van medewerkers, wat een cruciaal factor is voor de productiviteit van een medewerker en een organisatie. De laatste 2 jaar spreken we over buzzwords als “the New World of Work” of op zijn  hollands “Het Nieuwe Werken”. De Factor 4 is voor organisaties een prachtige start om te luisteren naar de medewerkers en de dialoog te starten met als doel sturing en het gewone dagelijks werkproces echt te verbeteren. We koppelen passie en betrokkenheid met productiviteit en euro’s. Ik durf te stellen dat in meer dan 50 % van de bedrijven de echte dialoog ontbreekt. Voor mij is dat de kern van het nieuwe werken.

De visie achter de Factor 4 is met name gevoed door de theorieën van Ken Wilber, Jim Collins en Peter Senge. De theorieën zijn op een pragmatische wijze vertaald op basis van onze (Boer & Croon) best practise ervaringen met transitieprocessen. De naam Factor 4 laat zich eenvoudig verklaren. Op 4 dimensies worden 4 x  4 x 4 vragen, in totaal 64, gesteld waarop  een medewerker in ca. twintig minuten de gewenste en huidige score weergeeft. Hiermee krijgen we een helder inzicht in zijn ambitie en de door hem geconstateerde “gap” tussen ambitie en huidig beeld.   Twee signalen zijn relevant. Het ambitie niveau en de veranderbereidheid die uitgedrukt wordt door de weergegeven gap. Vaak wordt gedacht dat een lage gap goed is, of het spiegelbeeld, een hoge gap slecht. De uitslagen moeten we daarom echt in een strategisch perspectief plaatsen. De uitslagen zijn voor mij altijd waar, het is de eerlijke (en anonieme) mening van medewerkers. De kernvraag die we samen met directie en medewerkers bespreken is of de uitslagen in lijn zijn met de door de directie uitgestippelde koers. Zelden maken we het mee dat de strategie volledig omgegooid wordt door de uitslagen. Bijna altijd maken we mee dat de implementatie van de strategie met een andere prioritering en tempo wordt doorgezet. De succeskans van de uitgezette veranderingen wordt daarmee aanmerkelijk vergroot. In de praktijk zien we ontzettend veel veranderprojecten halverwege vastlopen. We kunnen soms beter stellen dat we de faalkansen verkleinen.

Praktijkvoorbeeld

We hebben een grote zorginstelling in zwaar weer begeleid. Bij het uitzetten van een aangescherpte koers hebben we de Factor 4 ingezet om ook de mening van de medewerkers te benutten. We constateren dat de betrokkenheid van de medewerkers enorm hoog is en cliëntgericht, maar ook dat de medewerkers de problemen van het hoofdkantoor (euro’s) niet als hun problemen zien. De zorgverleners zijn in spiral dynamics termen een paarse – familieclub; een hechtteam gevoel, maar met nauwelijks belangstelling voor (blauwe) structuur vragen. De zorg kent steeds meer marktwerking en vereist nu eenmaal dat we tijd registreren, beter gaan plannen etc. De factor 4 en de dialoog tussen directie en medewerkers heeft geleerd dat de medewerkers juist wel actief meewerken als de cliënten het risico lopen dat de continuïteit van de zorg in het geding is (vanwege geldgebrek), maar ze gaan niet in hun dagelijkse werk veranderen omdat het hoofdkantoor geld tekort heeft. Een nuancering die mogelijk klein lijkt, maar o zo belangrijk is in  communicatie en cultuuromslag

We maken vele dwars- doorsnedes op functies, locaties of afdelingen. Het is leerzaam om afdelingen met elkaar in dialoog te brengen over het feit waarom de uitslagen soms zo sterk verschillen. Waarom heeft de ene afdeling een veel hoger ambitie nivo dan de andere, Waarom constateert de ene functie een hoge gap op bijvoorbeeld het zoeken en vinden van informatie, of de balans privé- werk en de andere afdeling is meer dan tevreden. Wat zijn de drijfveren van mensen, wat die van hun manager/ leider? Waarom hebben medewerkers een soms hoger ambitie nivo dan hun leidinggevenden. Wat een potentie die we mogelijk verloren laten gaan! Als we die drijfveren echt begrijpen dat gaan we volwassen met elkaar om en kunnen we de aanwezige, maar vaak niet benutte, potentie echt inzetten. Dan gaan passie en euros hand in hand’.

Lees hier meer over Factor 4

Nuchterheid en goed huisvaderschap helpen om,als het mistig is, geen grote brokken te maken. Nuchter ondernemersgevoel helpt om de kansen te pakken. In beide gevallen een “ont”- nuchtering van de waan van de dag, van de waan van het laatste decennium. Onze westerse wereld expandeerde over de hele wereld.

Als Nederlanders hebben we onze kracht laten zien. Het ging ons erg goed. De jongeren medewerkers en ook hun leidinggevenden hebben nauwelijks ervaring met het aanpakken van een crisis. Hoe gaan u en ik om met een onzekere markt. Wat zijn de consequenties voor ons (sociale) HRM beleid. We kunnen in een kramp schieten van harde en snelle saneringen, maar 9 maanden geleden was de krappe arbeidsmarkt en de strijd om de Y generatie nog een hot issue. Wat is tijdelijk en welke onderstroom is structureel?

Mijn ambitie is om een weg te vinden die best onzeker is qua tempo en exacte richting, maar de kathedraal die ik wil helpen bouwen heeft wel enkele fundamentele kenmerken:  

1. De klant staat centraal

We zijn de klant uit het oog verloren. Schaalvergroting is een van de oorzaken. Een dilemma wat ik herken in vele sectoren is “hoe organiseer ik grootschaligheid kleinschalig”. De noodzaak tot schaalgrootte is herkenbaar in een globaliserende wereld met kostbare informatiseringstrajecten, maar heeft als neveneffect gehad dat we zijn gaan structureren en professionaliseren. Dit heeft weer geleid tot vele SLA ’s, honderden KPI ’s om te kunnen managen en controleren. Maar sturen we daar echt op? Herkennen we in de tientallen dashboards (van CEO tot en met Call center- supervisor)  de strategische doelstellingen nog?   En zeker zo belangrijk helpt de sturing om de klant echt centraal te stellen. Zijn onze processen en procedures niet teveel functioneel optimaal ingericht. Kunnen we de doorlooptijden niet verkorten en daarmee de klanttevredenheid niet verhogen door echt een doorbraak in sturing en cultuur te bereiken. In deze ont- bureaucratisering ligt een besparingspotentie van 10- 20 %, waarbij parallel (dus niet of of) de klanttevredenheid omhoog gaat

2. De medewerker centraal

Wij hebben als Boer & Croon NeXtrategy voor en met Microsoft de Factor 4 Index ontwikkeld en tientallen maken toegepast. De focus is de betrokkenheid van de medewerker in kaart te brengen vanuit 4 invalshoeken. Inspiratie en cultuur aan de zogenaamd zachte en organisatie en technologie aan de meer instrumentele kant. Onze best practise ervaring is dat medewerkers meer als volwassenen behandeld willen worden  en dat ze veel energie krijgen als helder is waarvoor ze werken (bedrijfs- afdelingsdoelstellingen) en voor wie. Want het is veel leuker om voor een klant te werken, dan voor de andere afdeling op de andere etage.   Opvallend is dat de verschillen uit de Factor 4 analyse binnen één bedrijf tussen afdelingen of werkmaatschappijen zo groot zijn. De belangrijkste reden is het voorbeeld gedrag van de betrokken manager, liever leider en de wijze waarop hij/ zij het team hebben neergezet. Wat dat betreft illustreert  het boek  “de speed of trust” prachtig hoe je je slagkracht kan vergroten door elkaar te vertrouwen. Wantrouwen betekent uitstel van beslissingen en uiteindelijk verliezen van deals en klanten. 

Mijn pleidooi is samengevat ont-nuchteren, de kaasschaaf methode is geen antwoord op een structurele ontwikkeling. Nieuwe leiders die medewerkers in hun kracht zetten om te groeien en daarmee hun klanten te inspireren zullen winnen. Productiviteit, meer met minder, en … energie door nieuw leiderschap!