Nieuwe Werkers zijn vaak meer dan gemiddeld geïnteresseerd in tools die hen bij werkzaamheden kunnen ondersteunen. Maar welke software is daarvoor op de markt? En doen de tools wat de leveranciers zeggen dat ze doen?

Voor de website CloudTools.nl testen onafhankelijke deskundigen online software tools op gebruikersgemak, kosten en beveiliging. De best geteste en voor Nieuwe Werkers meest interessante tools heb ik op een rij gezet. De komende tijd zal ik tips geven over de beste cloud tools voor online samenwerken, de beste tools voor thuiswerkers en (externe) teams en de beste online software voor Het Nieuwe Werken bij organisaties.

In dit eerste deel komen de beste productiviteitstools aan bod. Dit zijn verschillende online software tools waarmee Nieuwe Werkers tijd kunnen besparen bij hun dagelijks terugkerende taken. Zoals to-do-lijsten bijhouden, uren schrijven en social media volgen. Hiervoor zijn uiteraard meerdere tools beschikbaar en geen enkele tool is perfect. Maar dit, op basis van uitgebreide tests, samengestelde overzicht biedt in ieder geval een goede leidraad.

To-do-lijsten bijhouden

• Evernote. 4,5 van de 5 sterren. Deze online software heeft als doel het tweede geheugen van mensen te zijn, waar alles is opgeslagen en kan worden teruggevonden. Aantekeningen, interessante websites, foto’s en bestanden kunnen gemakkelijk en overzichtelijk online opgeslagen worden. Ook handgeschreven to-to lijsten kunnen toegevoegd en doorzocht worden. Evernote is daardoor eigenlijk meer een soort  “To-do lijst Plus” en ideaal om efficiënter te kunnen werken. De gratis 40 MB per maand is voldoende voor 19.000 geschreven notities, 260 webclips of 400 foto’s Voor $ 45 per jaar kan de gebruiker beschikken over 500 MB opslagruimte.

• Remember The Milk. 4 van de 5 sterren. Dit is pure online to-do-lijsten software. De gratis versie van deze Software as a Service (SaaS) biedt zeer veel functionaliteiten (onder andere reminders ontvangen, taken indelen, takenlijsten delen met anderen) en is interessant voor degenen die geen geld willen uitgeven aan online to-do lijsten. Voor personen die de to-do lijsten ook op hun smartphone willen bijhouden, is de betaalde Pro-versie (19 euro per jaar) geschikter.

Afspraken plannen

• TimeBridge. 4 van de 5 sterren. Met deze gratis SaaS is het mogelijk om de beschikbaarheid van collega’s te zien, zonder dat zij dezelfde agendasoftware nodig hebben. Naar een grote groep mensen kan een aantal suggesties voor tijdstippen van een vergadering worden gestuurd. Agendapunten kunnen door de deelnemers worden toegevoegd en actiepunten kunnen worden bijgehouden.
• Tungle.me. 3,5 van de 5 sterren. Voor het makkelijk maken van afspraken voor meetings zonder de gehele agenda te laten zien, is deze gratis SaaS een prima tool. De online software werkt heel intuïtief en de mogelijkheid om niet de gehele agenda te laten zien, is een echt voordeel

Gewerkte uren bijhouden

• Toggl. 4,5 van de 5 sterren. Gebruiksvriendelijke online software om een urenregistratie bij te houden. Taken worden eenvoudig ingevoerd, bijgehouden en aangepast. De rapportages die de cloud tool  produceert zijn uitgebreid en handig om later de factuur mee op te stellen. Voor veel ZZP’ers zal de gratis versie van Toggl voldoende functionaliteiten bieden. De meerwaarde van de betaalde versie (vanaf 5 euro per maand) zit vooral in het vooruit plannen van taken. Hierdoor kan Toggl ook gebruikt worden om offertes op te stellen en de voortgang van een project te bewaken.
• Nanda. 4,5 van de 5 sterren. Prima online software voor tijdschrijven (5 euro per maand). Het ontwerp is zo eenvoudig en zo sterk dat er bijna geen excuus meer is om de tijd niet bij te houden. Zeer positief aan Nanda is de sterke focus op het gebruiksgemak. Daardoor is Nanda ideale online tijdregistratie software voor drukbezette ZZP-ers.

Overzicht in social media houden

• Yoono. 4,5 van de 5 sterren. De gratis online software van Yoono is continu in ontwikkeling. Er worden social media toegevoegd en de cloud tool wordt geschikt gemaakt voor steeds meer platformen. In vergelijking met andere social media overzicht tools als Profilactic en Postling, biedt Yoono meer mogelijkheden om in de software zelf ook echt gebruik te maken van de individuele social media accounts. Dus niet alleen een overzicht van de updates, maar ook vanuit de tool direct reageren. In vergelijking met TweetDeck en Hootsuite is de SaaS nog minder uitontwikkeld en minder goed beveiligd.
• TweetDeck. 3,5 van de 5 sterren. Gratis tool om efficiënter social media accounts te volgen en te updaten. Het is een product met uitgebreide functionaliteiten die vooral interessant zijn voor persoonlijk gebruik. Maar met een beetje technisch inzicht is TweetDeck zo in te stellen dat het ook interessant kan zijn voor zakelijk gebruik. Bijvoorbeeld om bepaalde ontwikkelingen op Twitter te volgen via zoekopdrachten als een eigen naam, een merknaam, merknamen van de concurrenten of bepaalde hashtags. Doordat de online software gratis is, op verschillende media geïnstalleerd kan worden en beveiligd is met een wachtwoord, vormt het een goed startpunt om social media te volgen en te beheren.

Websites volgen

• CopernicTracker. 3,5 van de 5 sterren. Voor eenmalig € 53,52 kan een ongelimiteerd aantal webpagina’s meerdere malen per dag gecheckt worden op updates. Door de gele markeringen is heel snel te zien wat nieuw is. Ook door het plaatsen van alle e-mail webpagina’s in een aparte map, kan tijd bespaard worden. Een prima product dus, voor degenen die geen bezwaar hebben tegen verplicht gebruik van Internet Explorer en Outlook.
• NetVibes. 3 van de 5 sterren. Makkelijke gratis tool om snel een overzicht te hebben van de belangrijkste websites waarmee veel gewerkt wordt. Het vermindert het switchen tussen webpagina’s. Er is een groot aantal widgets voor e-mail, social media, nieuws en blogs beschikbaar. Het toevoegen daarvan aan een dashboard gaat heel intuïtief en de online software kan na enig instellen zeker een tijdsbesparing opleveren. Bijvoorbeeld door de overzichtelijk samengebrachte online mentions over een bepaald onderwerp.

In het volgende deel komen de beste tools voor online samenwerken aan bod.

Natuurlijk ben ik ook benieuwd naar welke tools jij gebruikt om je werkprocessen en productiviteit te optimaliseren?

Het werk van een kenniswerker is nooit af – denk maar eens terug aan de laatste keer dat je een beleidsnotitie, adviesrapport, offerte of ontwerp schreef. Het moment waarop jij besloot dat het document klaar was, zal in veel gevallen van buitenaf bepaald zijn, bijvoorbeeld door een vooraf opgelegde deadline. Een andere optie is dat jij er zelf voor koos om de rest van de dag aan zaken te besteden die in jouw ogen een hogere prioriteit hadden dan het verder verbeteren van het rapport.

Een andere reden waardoor kenniswerkers hun werk niet af krijgen, is dat harder of langer of slimmer werken weliswaar je output verhoogt, maar tegelijkertijd het aanbod van nieuw werk vergroot. Doe maar eens het volgende (gedachte)experiment: stel, je hebt op een dag vijftig e-mails ontvangen. Als je deze e-mails allemaal op die dag zelf beantwoordt, zullen voor een aantal e-mails morgen alweer nieuwe reacties in je inbox zitten. Als je besluit de e-mails pas morgen te beantwoorden, zullen de reacties gemiddeld genomen een dag later terugkomen. Niet alle e-mails verdragen uitstel, maar een groot deel wel.

Vind rust

Dat het werk van een kenniswerker nooit af is, heeft twee consequenties. Ten eerste moeten we daar aan leren wennen. We kennen allemaal mensen om ons heen die met een onrustig gevoel naar bed gaan als er werk is blijven liggen (op sommige dagen hebben wij daar zelf misschien ook wel last van), maar naar bed gaan als al het werk af is, is blijkbaar niet langer een optie. We zullen daarom vooraf een afspraak met onszelf moeten maken: dit is het werk dat ik vandaag doe, de rest doe ik niet of later. En we zullen onszelf moeten leren om met het nakomen van deze afspraak tevreden te zijn en daar rust in te vinden.

Maak keuzes

De tweede consequentie van het nooit afkomen van werk is dat we keuzes zullen moeten maken in wat we wel en wat we niet doen. We zullen dus dagelijks prioriteiten moeten stellen. En we zullen daar transparant over moeten zijn. Niet iedere werkrelatie staat zonder meer open voor een opmerking als: ‘Mijn huidige prioriteiten staan het inwilligen van jouw verzoek momenteel niet toe’ of: ‘Dat kan ik voor je doen, maar dan moet ik een andere activiteit minder aandacht geven of laten vallen’. En toch zullen we dat tegen elkaar moeten zeggen. Dat is integer, respectvol en helpt de ander de consequenties van zijn vraag en onze keuze te doorgronden en daar actie op te nemen.

Het Nieuwe Werken: geen centrale sturing

Nu stelt een van de stromingen van Het Nieuwe Werken dat de wereld te complex geworden is en te snel verandert om nog centrale sturing toe te kunnen passen. Het boek De Zeester en de Spin van Ori Brafman en Rod A. Beckstrom handelt hierover en inspireerde mij al enige malen om hierover te schrijven. Brafman en Beckstrom dragen een groot aantal succesvolle bedrijven aan dat met een decentraal besturingsmodel heel succesvol is. De verantwoordelijkheid om dagelijks keuzes te maken en prioriteiten te stellen ligt dan ook decentraal in de organisatie. Bij de kenniswerker zelf dus.

Barry Schwartz en Kenneth Sharpe komen in hun boek Practical Wisdom via een geheel andere route tot dezelfde conclusie. Zij stellen dat centrale regelgeving moet worden vervangen door zelfsturing van kenniswerkers op basis van vakkennis en kennis van de casus waaraan ze werken. Dit leidt tot een werksituatie waarin mensen:
1. leren van hun fouten,
2. sneller besluiten kunnen nemen,
3. leren van discussie tussen mensen,
4. gedwongen worden na te denken over nieuwe of tegenstrijdige situaties,
5. het belang van ervaring leren erkennen.

Zij voegen daaraan toe dat het bezitten van practical wisdom niet voldoende is. Je moet ook de ruimte hebben om het toe te passen en het willen toepassen. Die laatste twee aspecten worden door centrale regelgeving juist tegengewerkt. Het neemt de ruimte voor eigen keuzes weg en vaak ook de motivatie om dat stapje extra te willen doen.

Geef ruimte

Veel managers van kenniswerkers vragen mij hoe zij hen na de invoering van Het Nieuwe Werken moeten managen. Na het lezen van bovenstaande, zal mijn antwoord niemand verbazen. Vrij naar Mathieu Weggeman, hoogleraar Organisatiekunde aan de Technische Universiteit Eindhoven en Chef Innovatie van de Baak Managementcentrum VNO-NCW, zeg ik: ‘Managen van Professionals? Niet doen!’ Kenniswerkers hebben eerder behoefte aan een klankbord dan aan een manager. Wat zij vooral nodig hebben is ruimte om wijsheid te ontwikkelen en ruimte om die wijsheid toe te passen.

Kan de leidinggevende dan verder niets doen? Ik denk het wel: mensen verbinden met een bedrijfsdoelstelling die er echt toe doet, hen ruimte geven om hun werk naar eigen inzicht in te richten, en hen waarderen voor de inspanning en de prestaties die ze leveren. Dat zijn prikkels die mensen aanzetten om de juiste dingen op de juiste manier te doen. Het levert wijze mensen op en dus tevreden klanten. Wat het de kenniswerkers zelf oplevert? Rust, balans en trots. En dat slaapt toch een stuk beter.

Het Swung House is een flexibele werkplek voor ZZP’ers en ondernemers in de regio Haaglanden. Het gebouw is verdeeld in verschillende ruimtes. Bureau’s waar je aan kan werken, afgesloten kamers voor overleg en workshops en een bibliotheek waar je even kunt relaxen en met andere bezoekers kunt babbelen. SwungHouse manager Jean-Marc Verhoeven geeft een korte rondleiding.

Interview en camera: Emiel Elgersma

Bekijk deze video van het Swung House Haaglanden op Youtube.

Het nieuwe werken is hier een – integraal – managementconcept aan het worden dat ‘geïmplementeerd’ en ‘uitgerold’ wordt in diverse bedrijven. Vanuit de bonden komt de roep dat ‘iedereen er recht op heeft, niet alleen kenniswerkers’. Er wordt gesproken van de ‘bokken en de schapen’; sommigen zullen ‘het’ nooit leren, anderen doen ‘het’ al uit zichzelf. Voor je het weet wordt er van alles over de nieuwe manier van werken gereguleerd, afgesproken en dicht getimmerd. Als we het geïmplementeerd en uitgerold hebben, zijn we klaar en kunnen we achterover leunen.

Het Nieuwe Werken goed export product

Het is ook een typisch Nederlandse invulling, nergens in de EU of de VS is het zo’n management hype. Volgens sommigen is dit Nederlandse Nieuwe Werken concept inderdaad een goed exportproduct. Maar ik begin langzamerhand te denken dat wij misschien wat ideeën van buiten moeten importeren.

Ruimte geven aan nieuwe mogelijkheden

Begrijp me goed, ik vind het prachtig, zolang Het Nieuwe Werken bijdraagt aan meer autonomie voor de medewerkers, beter kunnen combineren van werk en privé, minder kilometers woon-werkverkeer, minder vierkante meters kantoorruimte, prettiger kantoorruimte, effectiever en efficiënter samenwerken en vergaderen en betere bedrijfsprestaties.

Maar laten we niet de kans missen om na te blijven denken over ‘The New World of Work’ en vooral ruimte geven aan de nieuwe mogelijkheden die ontstaan en zich ontwikkelen met nieuwe vormen van ICT. ‘The New World of Work’ is voor het eerst in Nederland ter sprake gebracht met fantasieën over Werknemer 2.0. Als je daar vertrekt wordt het perspectief veel organischer: die Werknemer 2.0 gaat zijn weg zoeken en vinden en doet het steeds slimmer door gebruik van social media….

Spontaan slimmer werken door nieuwe vormen van ICT

Ik zou dat nieuwe werken eerder willen omschrijven als het (spontaan) door werkenden (niet alleen werknemers) zelf slimmer gaan werken door gebruikmaking van nieuwe media. Een goede omschrijving van ‘The New World of Work’ is dan: steeds slimmer werken gebruikmakend van nieuwe vormen van ICT.

Rol van kennis centraal

Er ontstaan ook nieuwe vormen van communiceren en nieuwe dynamische arbeids- of machtsrelaties en manieren om zaken met elkaar te doen. Dat zit hem vooral in de rol van kennis. Informatie en kennis zijn overal en in gelijke mate voor iedereen beschikbaar. Het is een soort nivellering van kennis en open toegang tot nieuwe kennis. Zeggenschap in (arbeids)relaties wordt vanzelf meer gekoppeld worden aan wat je kunt, meer dan aan je (hiërarchische) positie. De meritocratie komt in beeld.

En wat gaat het verbinden van formele en informele netwerken betekenen voor traditionele organisaties, voor de relaties tussen medewerkers en met mensen buiten de eigen organisatie, gaat co-creatie makkelijker worden …..?

Blijven discussiëren

Natuurlijk kan deze al om beschikbaarheid van informatie en kennis en de openheid ook misbruikt worden: privacy schendingen, ongewenste controle en reclame, negatieve beeldvorming enz.

Dat is een reden te meer om deze discussie te blijven voeren en ons niet tot het invoeren van managementconcept HNW te beperken.

De ontmoeting begon op een online platform met een brainstorm over het thema van de dag. De dag zelf startte voor ieder individueel met een sms met een inspirerende vraag. Twee kleine coupés in de eerste klas op het traject Utrecht – Enschede fungeerden als workshop-locatie. Bagel & Beans zorgde voor een frisse wandeling en een ontspannen lunchplek.

Aanpak

Geen plenaire sessie met een PowerPoint presentatie. Maar aan de slag in wisselende groepen met een “spoorboekje” van opdrachtkaarten in de hand. Dit vraagt een heel andere manier van voorbereiden en begeleiden. Minder centrale (bij)sturing. Meer op basis van afspraken over tijden en uitkomsten.

Als procesbegeleider was dit wel even wennen. Het was lastig om op afstand grip te houden op het proces. Het vraagt flexibiliteit en bijsturing. Als ervaren trainers ervoeren we de uitdaging die veel managers ervaren in de overgang naar Het Nieuwe Werken: Hoe stuur je medewerkers aan die niet bij elkaar op dezelfde locatie zijn maar wel aan dezelfde doelstelling werken? Wat doe je als je vermoedt dat een gestelde deadline niet gehaald wordt? Wanneer grijp je in?

Het vraagt om duidelijke resultaatafspraken en als je die niet gemaakt hebt, krijg je de effecten meteen voorgeschoteld. Ook gaat een deel van het monitoren van de voortgang nu digitaal, via internet, waar de resultaten à la minute met elkaar gedeeld worden.

Innovatie

Het voorbijtrekkende landschap is een andere dimensie van werken in de trein. De continu wisselende omgeving inspireert en nieuwe invalshoeken dienen zich als vanzelf aan. Het geeft letterlijk een nieuwe kijk op de vraagstukken die voorliggen. Als je vastloopt in een overleg of denkpatroon, wil je even loslaten en wegkijken. Zonder dat je er iets voor hoeft te doen, komt er een frisse blik op je af. Ook medereizigers gebruiken we als natuurlijke spiegel door hen het idee voor te leggen of mee te laten discussiëren.

Stap terug in de tijd?

Het Nieuwe Werken kenmerkt zich door het werk tijd- en plaatsonafhankelijk te maken. Is werken in de trein juist niet super tijd- en plaats afhankelijk? Je wilt iemand ontmoeten en dit kan alleen in die ene trein. Het tijdstip is tot op de minuut nauwkeurig bepaald en de locatie is die ene wagon. Is dit niet een stap terug in de tijd? Die ene bijeenkomst in de trein is net zo tijd- en plaatsgebonden als andere afspraken waarin we gepland mensen willen ontmoeten.

Het ontmoeten en samenkomen in de trein verrijkt echter de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken. Het is een bijdrage aan de lange lijst van nieuwe manieren van effectief werken. Een andere invulling van je werkdag. Een deelnemer: “ik ben fervent autorijder, maar was blij verrast door de effecten van een vertraging en een extra overstap.”

Een naderend station dwingt tot het nemen van beslissingen. Naar een andere trein lopen geeft een moment van lucht, letterlijk, en dwingt je even op een andere manier met je gesprekspartner(s) om te gaan. Zo ontstaat ruimte en een natuurlijke break, om daarna weer op volle snelheid verder te werken. Net als elke werksituatie bepaal je zélf hoe je de tijd en plaats gebruikt en ervaart. Tijdens de workshop gaf vertraging geen stress, maar het verlengde de werktijd, “gevonden tijd” dus.

Het Nieuwe Werken stelt ingesleten patronen ter discussie

Bij de implementatie van Het Nieuwe Werken proberen organisaties ingesleten patronen die zinloos en inefficiënt zijn los te maken. Bijvoorbeeld het patroon dat iedereen om 9 uur op z’n werk wil zijn, terwijl je dan met z’n allen in de file staat. Je kunt ook eerst 1,5 uur thuis je mail checken en daarna naar je afspraak gaan.

Het is echter lastig om gewoonten en ingesleten patronen te veranderen of onze set aan handelingen en denkbeelden uit te breiden. De mens is een gewoontedier en een kuddedier; we doen wat we altijd deden en we doen wat iedereen doet. Veel van deze dingen zijn functioneel, maar sommige zijn totaal nutteloos. Toch doen we het. Om te veranderen is het nodig de drang naar het handhaven van inefficiëntie te doorbreken. Dit vraagt extra inspanning. Rendement is niet altijd meteen zichtbaar, laat staan voelbaar.

Veranderen begint bij een noodzaakbeleving of enthousiasme. Het idee of inzicht dat het ook anders kan. Een ervaring of persoonlijke beleving werkt daarin het beste. Soms vraagt dit een zetje van een collega, soms alleen een open houding. Het experiment met de workshop in de trein was voor veel deelnemers een eerste ervaring van hoe het anders kan, hoe reistijd werktijd wordt in plaats van een noodzakelijk kwaad.

Gewoon een keer doen!

Het experiment laat zien dat een eerste stap in het veranderen van gedrag is: het gewoon eens te doen. Een deelnemer: “ik was sceptisch aan het begin van de dag over deze workshop in de trein, maar nu we het gedaan hebben geloof ik erin, het werkt echt!”. Er is wel een open houding nodig om een nieuwe ervaring een eerlijke kans te geven. De workshop in de trein had ook nadelen, zoals de vaste vertrektijd. En de voordelen van een oude situatie komen niet allemaal mee, zoals een goed toilet en een vers kopje koffie. Maar er zijn ook nieuwe voordelen zoals hierboven beschreven. Pas achteraf kan een goede afweging gemaakt worden in welke situatie welke werkplek/werkvorm het meest passend is.

Enthousiast geworden? Spreek eens af in de trein voor een ontmoeting! Of het nu om een lastige beslissing of vernieuwend idee gaat: de trein biedt een ander perspectief dan de kantoorplek!

*Dit experiment is uitgevoerd in de vorm van een door Berenschot begeleidde workshop die de AWVN won op het event Destination Innovation, georganiseerd door Het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie eind 2010. Als winnaar in de groep ‘tijd- en plaatsonafhankelijk werken bedacht de AWVN het idee om samen te werken in de trein met AWVN collega’s en leden, ‘DE AWVNS’.

Vera schreef dit artikel samen met haar collega’s Femke Boost en Marije van Vilsteren.

Ze riepen tijdens de Week van Het Nieuwe Werken op om de werkdag in badjas te beginnen, niet in de file. In november vorig jaar is van alles uit de kast gehaald om de publiekscampagne Het Nieuwe Werken Doe Je Zelf te laten landen bij werknemers en bedrijven. Dat is gelukt, zo blijkt uit evaluatie-onderzoek van Blauw Research.

Maar wat betekent dit voor Het Nieuwe Werken op de werkvloer? Gaan bedrijven nu ook echt een stap maken? En wat gaat u doen tijdens de campagne in 2011?

Resultaten campagne Het Nieuwe Werken Doe je Zelf (#HNW10)

Al voor de campagne had het Nieuwe Werken al flink wat fans, maar nooit eerder was er een publiekscampagne op touw gezet om het fenomeen actief bekend te maken onder grote groepen werknemers.  De campagne is een initiatief van Natuur & Milieu, gesteund door een brede coalitie van bedrijven en de overheid. De bekendheid met Het Nieuwe Werken is na de campagne enorm gestegen: van 13 naar 33 procent, ofwel van 930.000 werknemers naar 2,4 miljoen. Een prachtig resultaat.

Dat geldt ook voor het aantal mensen dat ging experimenteren met werken en reizen buiten kantoor(tijden).  De campagne daagde werknemers en bedrijven hiertoe uit en bijna 400.000 werknemers hebben tijdens de week iets met Het Nieuwe Werken gedaan. Ongeveer eenzelfde aantal is door de campagne positiever gaan denken over Het Nieuwe Werken.  En van de groep werknemers die op afstand kán werken zegt  57% nu wel eens thuis te werken, dat is 7% meer dan in april vorig jaar.

Het is duidelijk dat de campagne in duizenden bedrijven de bal aan het rollen heeft gebracht door alle media-aandacht, abri-posters en activiteiten  als Open Huis, congressen en workshops. Het is nu tijd om te scoren.

Veel animo voor conctrete stappen met Het Nieuwe Werken

Zo’n 225.000 werknemers verwachten dat hun bedrijf in het komende jaar een extra stap gaat zetten op weg naar Het Nieuwe Werken, blijkt uit het onderzoek van Blauw Research. Ook uit de enquête die Natuur & Milieu na de Week heeft uitgezet onder de abonnees van de Nieuwsbrieven en de deelnemers aan de test op de campagnesite blijkt veel animo voor concrete stappen. Van de ruim tweeduizend werknemers die de enquête hebben ingevuld, geeft 52% aan dat hun bedrijf een stap gaat zetten. En van de managers die reageerden zegt maar liefst 80% dat ze concreet met Het Nieuwe Werken aan de slag gaan.

Het Nieuwe Werken werkt dus! Gelukkig zien steeds meer bedrijven de voordelen van tevreden en productievere werknemers, minder kosten voor vervoer en kantoor en last but not least een beter en gezonder milieu. Het Nieuwe Werken levert een CO2-verlaging van 25 procent per medewerker op, bleek onlangs uit een onderzoek van advies- en ingenieursbureau DHV. Op jaarbasis kan per medewerker zo’n 750 kilo CO2 bespaard worden door mobiel werken!

Van #HNW10 naar #HNW11

Maar we zijn er nog niet. 67% van de werknemers kent het fenomeen Het Nieuwe Werken nog niet. Hier valt nog een wereld te winnen. Bijvoorbeeld in sectoren waar gedacht wordt dat HNW niet mogelijk is, zoals de gezondheidszorg. Met vormen van zelfroosteren kunnen werknemers hier ook veel flexibeler werken.

Maar de belangrijkste uitdaging is een cultuurverandering bij werknemers en bedrijven. Uit het onderzoek van Blauw Research blijkt ook dat 39% van de werknemers het gevoel heeft dat ze erop worden aangekeken als ze later op het werk verschijnen of eerder weggaan. Zij en hun managers moeten nog ontdekken dat echte mannen al lang niet meer in de file staan!

Wat zijn uw suggesties voor een vervolgcampagne?

We willen dit jaar graag samen met partners een vervolgcampagne voeren (#HNW11). Nieuwe bedrijven en organisaties kunnen hierbij aanhaken. Wat zijn uw suggesties en ideeën voor deze nieuwe campagne? Ik kijk uit naar uw reactie(s) hieronder in het reactiesysteem!

De organisaties

De grote organisatie waar ik 10 jaar werkzaam ben geweest is Microsoft. Microsoft staat bekend als één van de pioniers binnen Nederland op Het Nieuwe Werken. Dit is onder andere terug te vinden in het nieuwe pand van Microsoft, wat volledig volgens het nieuwe werken concept is ingericht. De andere organisatie waar ik nu werkzaam voor ben is Rapid Circle. Een ICT dienstverlener met een focus op samenwerken en communiceren gebaseerd op het SharePoint platform. Bij Rapid Circle werken behalve ikzelf, 15 werknemers. Ons kleine kantoor is voor ons vooral een ontmoetingsplek en een plek om samen te werken. Het echte kantoor is dus virtueel, waardoor communicatie en uitwisseling van kennis en ervaringen onafhankelijk van tijd plaatsvindt.

Ook bij Microsoft heeft niemand een vaste werkplek, dus ook directieleden niet. Er zijn verschillende soorten werkplekken aanwezig die activiteits-gebaseerd werken ondersteunen. Het gehele kantoor voelt lekker en luxe aan en je voelt je vrij. Binnen grotere organisaties die Het Nieuwe Werken omarmen worden kosten bespaard door ruimtebesparing, daardoor kan er budget vrijgemaakt worden voor faciliteiten. Het kantoor van Rapid Circle is minder luxe. Er zijn geen bureaus, geen vaste aansluitingen en er zijn geen servers binnenshuis. Het kantoor heeft enkele grote steigerhouten tafels en simpele bespreekruimte, maar dan wel weer met mooi uitzicht op het water. Rapid Circle deelt het pand en haar faciliteiten zoals het dakterras met andere jonge bedrijven.

Technology

Op technisch vlak is Microsoft natuurlijk erg ver. Voornamelijk op gebieden als communicatie, virtueel vergaderen en het altijd beschikbaar hebben van de juiste informatie onafhankelijk waar je bent. Denk hierbij aan het zien van beschikbaarheid van personen vanuit bijna alle Microsoft producten en een volledige koppeling met het bestaande telefonie netwerk, waardoor je dus via je computer of mobiele telefoon kunt opnemen of kunt bellen. Rapid Circle is werkzaam met minder technische hoogstandjes, maar kan door slim inzetten van clouddiensten en SharePoint 2010, met de eigen interne social media applicaties op elke plek effectief werken en de connectie met collega’s én externe contacten behouden. Er wordt bijvoorbeeld elke week meerdere malen via video, overleg gepleegd met de andere wereldwijde vestigingen van onze partneronderneming Zevenseas, gewoon via beschikbare webdiensten.

Cultureel

De meeste mensen die werkzaam zijn binnen Microsoft zijn al erg gewend aan het nieuwe werken. Ik ken niemand binnen Microsoft die echt nog vijf dagen van 9 tot 5 werkt. Iedereen werkt met enige regelmaat vanuit huis of vanuit de partner of klant. Doordat er geen vast werktijden gehanteerd worden, wordt het mogelijk om een betere balans tussen werk en privé te creëren en productief te zijn wanneer het jou uitkomt. Ikzelf kwam ongeveer twee keer per week naar kantoor en dit was vooral om klanten of partners te ontmoeten. Als team hadden we één keer in de twee weken een teamvergadering en iedereen probeerde hier fysiek bij aanwezig te zijn (fysieke minimum). Je kunt namelijk niet alles oplossen met een virtueel contact.

Bij Rapid Circle is het op de ene dag ook drukker dan de andere. Elke week komen alle medewerkers van Rapid Circle in ieder geval weer bij elkaar om elkaar fysiek te ontmoeten op de “Fridays@Seas” (naar het internationale netwerk Zevenseas, waar Rapid Circle deel van uitmaakt). We bespreken dan de lopende zaken, demonstreren nuttige en interessante zaken aan elkaar en houden elkaar op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Het voordeel van een wat kleinere organisatie als Rapid Circle is dat je onderling wel meer verbondenheid voelt, dan bij een grote organisatie als Microsoft. Omdat je iedereen kent, met de meeste nauw samenwerkt en je allemaal eigenlijk 1 doel nastreeft, wordt de verbondenheid groter. Wanneer je samen bedenkt welke richting het bedrijf op moet en alle successen samen viert, dan voelt dat ook echt als ‘samen’. Bij Microsoft is het natuurlijk niet mogelijk iedereen te kennen, zelfs na 10 jaar niet. Maar daar staat tegenover dat elk specialisme wel ergens binnen de Microsoft organisatie te vinden is.

Bij Microsoft probeert men het verbinden van collega’s met elkaar en met de organisatie te adresseren door slimmer te verbinden via interne sociale media als SharePoint en SocialTalk, maar ook externe sociale media tools als Twitter en Facebook worden gebruikt om elkaar te vinden, op de hoogte te houden en kennis te delen. Zoals eerder gezegd is bij een bedrijf als Rapid Circle, waar specialisme en kennis ook van buiten gehaald moet worden, vooral de connectie met de externe omgeving belangrijk. Daarom is het voor die bedrijven cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe sociale media als Skype, Twitter en Linkedin. Verder wordt er bij Rapid Circle actief geblogd op verschillende platformen (o.a. DutchCowboys, FrankWatching, Zevenseas Blogs en Het Nieuwe Werken Blog) om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en te delen. Je kunt eigenlijk zeggen dat de interne social media is aangesloten op de externe social media netwerken. Leuk detail: Bij Rapid Circle heeft sociale media bij 90% van de nieuwe opdrachten een belangrijke rol gespeeld.

Samengevat

Er zijn veel overeenkomsten tussen het nieuwe werken binnen een grote en binnen een kleine organisatie. Het gaat erom dat mensen op prestaties worden afgerekend en zichzelf ook zo organiseren en motiveren. Waar of wanneer het werk uitgevoerd wordt is niet belangrijk. Fysieke ontmoetingen blijven belangrijk en dat kan ook goed bij de klant op kantoor bijvoorbeeld. Door de hoeveelheid mensen kan het nieuwe werken in een grote organisatie leiden tot een verminderde verbondenheid tussen collega’s en verbondenheid met de organisatie. Men kan dit adresseren door sociale media in te zetten. Voor een kleinere organisatie is de verbondenheid er meer, maar is het echter cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe social media om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en contacten te onderhouden. Uiteraard is het nog steeds belangrijk om vaak op locatie te zijn waar de klanten, prospects en contacten zich ook bewegen.

Het boek geeft je super praktische informatie om op een flexibele en slimmere manier te werken en te leven. Na het lezen ben ik echt super enthousiast en kan ik het iedereen van harte aanbevelen. Het is daarnaast erg prettig vormgegeven.

Hoe doe je mee?

Het enige dat je hoeft te doen om aan deze actie deel te nemen, zijn de volgende twee dingen:

1. Volg @hnwblog op Twitter
2. Tweet het volgende bericht naar jouw ‘followers’:

Net meegedaan aan actie ‘Slimmer werken met het kantoor in je tas’. Ook kansmaken? Volg @hnwblog en RT! http://bit.ly/hnwblog-actie

Succes en doe direct mee!

De winnaars zullen deze week dagelijks via onze twitter stream bekend worden gemaakt. Deze twitteractie staat open voor iedereen die @hnwblog volgt.

BONUS TIP: Maak ook kans op een iPad!

In de aankomende weken geeft Gerald (de auteur) zelf ook een exclusief ‘nomad working’ pakket weg, bestaande uit een hippe tas van het merk Booq, een iPad(!) en andere goodies om slimmer te werken. Wil je ook voor deze actie in aanmerking komen? Ga dan snel naar de Facebook pagina van het boek!

P.S. De bijbehorende website van het boek heet, hoe kan het ook anders, Slimmer werken met het kantoor in je tas.

Het gebruik van Interne Social Media kan veel voordelen hebben voor de productiviteit van de organisatie en werknemer. En voor de verbondenheid van medewerkers met de organisatie en met elkaar. En dat is wel zo handig voor organisaties die Het Nieuwe Werken introduceren. Maar is de organisatie wel klaar voor deze nieuwe manier van communiceren en kennisdelen die we kennen van Facebook en LinkedIn? Er zijn maar weinig veranderingen binnen de organisatie te bedenken die zich zo moeilijk laten sturen dan deze nieuwe vorm van communicatie. Kijk maar eens naar hoe mensen de eigen communicatie innoveren op basis van webapplicaties in de consumentenomgeving. In dit artikel toch een poging om sturing te geven aan timing en keuze van introductie van interne social media tools.

Tijdens de derde roundtable Enterprise Social Media van Rapid Circle (zie samenvatting) vertelde Max Weijers van Microsoft al dat het feit dat interne social media mensen kan verbinden, een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken is omdat Het Nieuwe Werken impact kan hebben op de binding met de organisatie van vooral nieuwe medewerkers. Daarom is Enterprise Social Media voor de Nederlandse Microsoftorganisatie een belangrijke toevoeging op de communicatievoorzieningen.

Maturity model Interne Social Media

Er zijn vele modellen die richting kunnen geven aan de invoering van iets nieuws. Meestal zijn er verschillende aspecten aan het ‘klaar zijn voor’ een verandering. Veelal wordt dat met een ‘Maturity Model’ weergegeven en gepland. Tijdens een eerdere roundtable demonstreerde Tessa van Doremaele van Alliander welk model zij gebruiken om de roadmap te bepalen voor Enteprise Social Media binnen Alliander. Het model gaat uit van de 3 fasen, te weten ‘pioneering’, ‘facilitating’ en ‘strategic’. Op de gebieden ‘social’, ‘business’, ‘organisation’ en ‘technology’ wordt bepaald waar de organisatie zit en wat de volgende stap zou moeten zijn, daarbij rekening houdende met een optimale situatie waarin alle aspecten tegelijkertijd opschuiven naar een volgende fase.

Buy in management niet vergeten

Wij gebruiken zelf een vergelijkbaar model, gebaseerd op verschillende versies van het maturity model. Hiermee kunnen wij duidelijk maken binnen een organisatie waar een organisatie ongeveer staat en welke zaken niet moeten worden vergeten wanneer besloten wordt nieuwe veranderingen in te zetten. Bijvoorbeeld om de buy-in van het management niet te vergeten.

Gebruik Interne Social Media laat zich niet sturen

Toch laat innovatie op gebied van interne social media zich moeilijk sturen en elke situatie is weer anders. Dus het mag zeker niet als leidraad worden gebruikt. Daar komt bij dat werknemers zelf moeten uitvinden hoe, waarvoor en met wie samen, zij de tools willen gebruiken. Voorschrijven werkt averechts. Het is mooi om te zien dat het laten ervaren van voordelen op dit gebied nog krachtiger is dan op andere gebieden.

En de ene organisatie laat de innovatie volledig bottom-up gebeuren, de andere laat juist management een voorbeeldrol spelen in het gebruik van de tools. Respectievelijk KPN en Philips hebben succes met beide manieren van introductie. Tegelijkertijd erkennen beide partijen dat participatie van management (senior- en middle management) cruciaal is voor het bedrijfsbreed slagen van deze vorm van communicatie en kennisdeling. Het moet onderdeel gaan worden van de dagelijkse communicatie voor iedereen. Een model moet niet als bindende aanpak gezien worden, maar is als checklist zeker geschikt. Zie dit artikel uit het vakblad ‘Interne Communicatie’ voor een weergave van ervaringen met Enterprise Social Media en de veranderingen die dat voor de organisatie, management en interne communicatie met zich meebrengt.

Snel naar een Connected Company?

De meeste Nederlandse organisaties zijn nog ver verwijderd van het ‘zijn’ van een ‘Connected Company’. Voor zover dat überhaupt wenselijk en nodig is. Dat mogen organisaties zelf uitvinden en bepalen. Maar zeker is dat op dit gebied nog veel is te onderzoeken en uit te proberen. Wie doet er mee?

Tijdens het uitdenken en vormgeven van een nieuwe manier van werken die bij een organisatie past kom je veel mensen tegen met evenzoveel gedachtes. Hieronder een kleine greep uit de gedachtes vanaf de dark side of the moon die je tegen kunt komen. Ze staan in willekeurige volgorde, een enkele gedachte is misschien een beetje aangedikt en enige gelijkenis met de werkelijkheid berust uiteraard op louter toeval.

• Werken is gewoon niet leuk, zal ik het zeker ook nog mee naar huis nemen. En andersom: als je bij mij thuis zou wonen, ben je blij dat je naar je kantoor kunt
• Effectiever en efficiënter werken door Het Nieuwe Werken. We moeten al mensen ontslaan en er is al forse werkeloosheid. Waarom zouden we nog efficiënter moeten werken. En als ik vraag om de vermeende productiviteitswinst te vertalen in fte-reductie, dan hoor ik niets
• Gewoon een computer op mijn vaste werkplek is veel makkelijker. Een laptop tillen, ik heb er de kracht niet voor
• Ik zit dan zelf wel de hele dag in vergadering maar als ik dan een keer uit vergadering kom moet ik wel mijn medewerkers direct fysiek kunnen zien en aanspreken
• Er is helemaal geen noodzaak tot het efficiënt omgaan met kantoorruimtes, er is al zoveel leegstand
• Het Nieuwe Werken zorgt ervoor dat de facilitaire organisatie kleiner wordt en minder kost maar dat de IT-organisaties nog meer gaan kosten dan ze al doen
• Ik heb het al druk genoeg. Als iedereen nu eens gewoon zijn werk doet in plaats van te praten over hoe je je werk doet en waar
• Medewerkers weten nu niet eens hoe ze een werkplek goed moeten instellen en dan zouden zo ook nog van plek gaan wisselen. Of zelfs thuis gaan werken, stel dat ze dan op de bank gaan liggen of aan de keukentafel gaan zitten
• Mooi hoor, dat kennisdelen, maar vertrouwelijk informatie ligt zo maar op straat en als iedereen ook nog eens alles gaat lezen komen ze helemaal  niet aan werken toe
• Kijk, als je een beetje carrière hebt gemaakt dan is het gewoon efficiënt als je een eigen kamer hebt . En als je eens op een andere locatie werkt is het ook wel handig om daar nog een eigen kamer te hebben. Al dat zoeken, plannen en afstemmen is maar gedoe. En tussen mijn medewerkers en collega’s zitten kan niet want ik doe altijd vertrouwelijke dingen. En als ze me ook nog vragen gaan stellen kom ik helemaal niet aan werken toe.
• Het Nieuwe Werken is wel een hele ingewikkelde en dure manier voor een thuiswerk – of deskshare-project. Zeker weer zo’n verzinsel van consultants
• Het Nieuwe Werken, laat me niet lachen is oude wijn in nieuwe zakken. We werken allang thuis, op kantoor hebben we helaas al flexplekken en videoconferentie kunnen we gewoon door IT laten installeren
• En met de huidige leiderschaps- en managementstijl is niks mis, gewoon hard sturen en goed of nog beter controleren. Poetin is ook ooit man van het jaar geworden. En het is dat Blatter een paar steekjes heeft laten vallen maar die draait toch al jaren succesvol een miljoenen business zonder technologische vernieuwing

Misschien nog één gedachte vanaf de dark side of the moon. Stel je met je ogen dicht eens voor dat een aantal van je concurrenten, je (toekomstige) klanten en/of medewerkers nu op de  een of andere manier toch met Het Nieuwe Werken aan de gang gaan en jij niet…

Zo, nu ga ik weer snel in het licht staan.

Arjan Hooiveld van Het Nieuwe Werken Blog, zocht Willem de Jager op in de Malietoren bij VNO-NCW en sprak met hem over zijn visie op Het Nieuwe Werken. 

Waarom is Het Nieuwe Werken zo belangrijk voor Nederland?

‘Zo’n zeven jaar geleden leefden wij in het  Westen nog met het idee dat onze kenniseconomie lichtjaren voorlag op economieën in bijvoorbeeld Zuidoost Azië. Er werd met enige zelfgenoegzaamheid vastgesteld dat China een economie had van de omvang van een land als Italië. Het zou volgens de kenners nog lichtjaren duren,  voordat de opkomende landen ‘ons’ qua welvaart zouden inhalen. In de praktijk zijn deze economieën waanzinnig snel gegroeid.

Dat is duidelijk geworden toen China met het oog op de Olympische Spelen van 2008 steeds meer westerse journalisten toeliet . Via de media kwamen er nieuwe inzichten binnendruppelen. Er blijken in China jaarlijks 1,1 miljoen bèta-studenten af te studeren aan universiteiten. Een ongekend reservoir van mensen die zelf aan de slag gaan met R&D en innovatie. Het is niet voor niets dat bedrijven als IBM, HP en Philips R&D-afdelingen naar Zuidoost Azië verplaatsen.

Het Nieuwe Werken is wat mij een betreft een belangrijke ontwikkeling om ons huidige welvaartsniveau vast te kunnen houden. De kennisvoorsprong neemt immers zienderogen af. Over een aantal jaar worden onze economiën ingehaald door de BRIC-landen (Brazilië, Rusland, India, China, red).’

Hoe ziet u dan de rol van Het Nieuwe Werken?

‘Het grote verschil van de westerse en oosterse mentaliteit ligt in individualiteit versus collectivisme. Denk alleen maar aan de imposante opening van de Olympische Spelen in Beijing, waarbij 10.000 Chinese mannen en vrouwen met akelige precisie tegelijkertijd en synchroon minutenlang een showspektakel opvoerden. Zij kregen drie jaar lang de tijd om dit tot op de milliseconde te perfectioneren. Ondenkbaar in de westerse wereld.

Onze kracht heeft altijd gelegen in het individualisme, in de handels- en ondernemingsgeest. De Vikingen begonnen al in 900 met ontdekken, we kenden de Hanzesteden, de koloniale mogendheden en ga zo maar door. De industrialisering van de 19^e eeuw was een trendbreuk. Vanaf dat moment werden ondernemende mensen ingekapseld en gingen zij hun diensten aanbieden in ruil voor een salaris. We leven anno 2010 nog steeds met de gevolgen hiervan. Het huidige stelsel maakt ondernemen erg lastig’.

‘De essentie van Het Nieuwe Werken is wat mij betreft het bevrijden van mensen uit de 20^e eeuwse ketenen. Het brengt nieuwe mogelijkheden en kansen voor ondernemend ingestelde mensen, binnen en buiten organisaties.’

Is Het Nieuwe Werken voor iedereen wenselijk?

Jazeker! Ook bij bedrijven en organisaties waar niet onafhankelijk van tijd en plaats kan worden gewerkt, zoals in productiebedrijven, kan er veel winst behaald worden door mensen meer betrokken te maken.  Door bijvoorbeeld zelfroostering.

Over het algemeen richt Het Nieuwe Werken zich natuurlijk op kenniswerkers. Van de 7,5 tot 8 miljoen werkenden in Nederland, kan globaal de helft als kenniswerker worden getypeerd. Onderzoeksbureau Blauwresearch heeft berekend dat ongeveer 1,6 miljoen mensen (zo’n 20%) min of meer volgens de principes van HNW werken. Ik schat in dat van die vier miljoen kenniswerkers zeker 60% structureel ‘nieuw’ kan werken. Dat betekent dat er nog een hoop winst te behalen is.

Ook het aantal ZZP’ers is de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. Er zijn zeker zo’n  400.000 zelfstandige flexwerkers. Juist deze ZZP’ers zijn nu onbeschermd, ook op het vlak van sociale zekerheid. Dat heeft er overigens wel toe geleid dat Nederland een behoorlijk flexibele economie heeft.

Heeft u de indruk dat de boodschap van het Telewerkforum goed landt?

We richten ons met name op grote en middelgrote werkgevers. Het is niet voor niets dat we kantoor houden in het gebouw van VNO-NCW. De boodschap is dat we inventiever, creatiever, innovatiever en productiever moeten worden. Dat kan alleen als Nederland slimmer gaat werken.

De organisatiestructuren uit de 20^e eeuw, die gericht zijn op controle, wantrouwen, repressie zullen langzamerhand hun grip verliezen. De aanbodeconomie verandert in een vraag gedragen economie. Babyboomers gaan met pensioen en er zullen veel functies vacant komen. Al met al genoeg reden voor bedrijven om met Het Nieuwe Werken aan de slag te gaan, of om zich daar tenminste in te verdiepen.

In de praktijk zijn veel van onze partners (KPN, Vodafone, Rabobank, SNS-Reaal) begonnen met een vorm van HNW. Sommige daarvan hebben een commercieel belang, maar veel anderen bereiden zich voor op de toekomst.

Welke rol vervult het Telewerkforum in het publieke domein?

Het Telewerkforum doet  veel aan lobbywerk richting sociale partners (Stichting van de Arbeid, red) vakcentrales, bonden en de ministeries van Financiën (vanwege belastingregelgeving), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Arbo-regelgeving),  Jeugd & Gezin, OCW en Economische Zaken. We zijn constant in gesprek om ervoor te zorgen dat verouderde regelgeving wordt aangepast. Veel wetgeving is vooral gericht op alleen thuiswerken.

De nieuwe Wet Vereenvoudiging Arbeidskosten, die onlangs door het Ministerie van Financiën is gemaakt, is ook voor werkgevers geen vooruitgang. Met deze wet worden 29 wetten m.b.t. telewerken, belastingvrije uitkeringen en fiscale voordelen voor werknemers vervangen door één regeling. De wetgeving wordt daardoor eenvouder, maar financieel zorgt het voor geen enkele stimulans. Daarom voeren wij de druk om Minister De Jager op, om de wet te herzien en aantrekkelijker te maken.

Tijdens de recente verkiezingen is er met geen woord gesproken over Het Nieuwe Werken.

Dat is waar! Ook hier is nog veel te winnen. Alleen GroenLinks heeft vorig jaar een pleidooi gehouden om thuiswerken te faciliteren. Zij wilden echter wettelijk vastleggen dat werknemers recht hebben op één dag thuiswerken per week. Daarom ben ik met het Tweedekamerlid Ineke van Gent op stap gegaan om te laten zien dat Het Nieuwe Werken veel breder is dan thuiswerken en dat verplichtende afspraken juist averechts werken. De andere partijen zijn nog helemaal niet bezig met Het Nieuwe Werken en de voordelen ervan. Ook hier is dus nog veel winst te behalen.

Wat kan het Telewerkforum voor individuele Nieuwe Werkers betekenen?

In de eerste plaats werken wij dus met partners. Momenteel zijn er 60 participanten. Dat zijn bedrijven die een jaarlijkse donatie overmaken en waarvoor wij als community, kenniscentrum en platform dienen. We organiseren jaarlijks een aantal workshops en in december een jaarcongres.

Individuele Nieuwe Werkers kunnen op onze website veel informatie vinden over aspecten van Het Nieuwe Werken, de telewerktest doen  en zich abonneren op de tweewekelijkse nieuwsbrief. Daarnaast staan wij natuurlijk altijd open voor suggesties.

Wanneer je antwoord op één van deze vragen ‘ja’ is, dan mag je de Lifehacking Academy op 8 juni a.s. in Amsterdam niet missen!

Natuurlijk hebben we voor jou als lezer van HNWblog een unieke kortingsactie.

Wat is Lifehacking Academy?

Een feestje. een congres. een creatieve speeltuin, een bijzondere netwerkborrel… Hoe je het ook wilt noemen, één ding is zeker: het wordt een leuke, leerzame en inspirerende dag. Lifehacking Academy is een evenement voor iedereen die meer tijd over wilt houden voor de dingen die er echt toe doen. Een event met workshops, lezingen en unconferences rond de thema’s Persoonlijke ontwikkeling, Slimmer werken, Techniek, Tools & Tips. Je maakt kennis met een scala aan mogelijkheden om productiever te zijn en meer plezier te hebben in je professionele- en privé leven.

Unieke actie: neem een introducé mee!

Als lezer van het Het Nieuwe Werken Blog profiteer je deze week van een unieke actie: koop een ticket voor de Lifehacking Academy op 8 juni a.s. in Amsterdam en neem een introducé mee. Je leest het goed, je kunt dus je vriend, vriendin of collega meenemen en samen deze dag ervaren!

Hoe profiteer je van deze actie?

Schrijf je in via deze link en stuur hierna een email naar anja@anjawassenaar.nl met je eigen naam én de naam van je introducé. Anja zorgt ervoor dat je een extra ticket op naam van jouw introducé ontvangt. Ook wanneer je al een ticket hebt gekocht, mag je natuurlijk meedoen met deze actie.

Nog een extra cadeautje

Wil je meer weten over Lifehacking? Dan hebben we nog een extra cadeautje voor je: de twee nieuwste Lifehackingboeken zijn gratis te downloaden als ebook. Het gaat om de titels ‘Slimmer werken vanaf nu!’ van Anja Wassenaar en ’150 lifehackingtips’ van de auteurs van Lifehacking.nl. We hopen je daarnaast natuurlijk 8 juni te ontmoeten!

Bij de Rabobank spreekt men overigens niet van HNW; ze noemen het ‘Rabo Unplugged, een andere manier van werken’. Het draait bij dit programma om zes principes: minder regels, meer verantwoordelijkheid, meer ondernemerschap, samenwerken en kennisdelen, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en activiteit-gerelateerd werken.

Seminars en kennisdeling

Dit soort seminars – waarvan er zes in het voorjaar en zes in het najaar worden georganiseerd – is een van de activiteiten van het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie (NCSI). De missie van het NCSI is: bijdragen aan de verhoging van de arbeidsproductiviteit, betere benutting van talenten binnen organisaties en meer werkplezier. Dit doet ze door het organiseren van onder meer seminars en een Leergang Sociale Innovatie en door kennis te verspreiden via onze website met nieuws en een kennisbank. De Kennisbank telt onder meer zo’n 140 best practices van bedrijven en instellingen die nieuwe vormen van management, organisatie en inzet van arbeid succesvol hebben toegepast.

Daarnaast is het NCSI ook een netwerkorganisatie die managers en medewerkers uit bedrijven en instellingen in contact brengt met elkaar en met deskundigen uit de wereld van consultancy en wetenschap. Daaruit ontstaan allianties en nieuwe lerende nieuwe netwerken. Hiermee zijn direct de drie fundamenten van onze aanpak gelegd: kennis, actie en alliantie.

Thema’s en projecten

Het NCSI besteedt aan diverse thema’s aandacht in projecten, zoals: individueel roosteren, innovatie van onderop (met het spel Teambrain), managen op basis van vertrouwen, werken met ZZPers in je netwerk. En ook dus: het Nieuwe Werken. Dit project heb ik onder mijn hoede en vanuit die rol zal ik vanaf nu regelmatig bijdragen leveren aan dit Blog. Met plezier want ik ben voor het NCSI altijd op zoek naar nieuwe best practices voor in onze kennisbank of voor op een seminar.

Bij deze dus de uitnodiging om met goede voorbeelden te komen van bedrijven die actief zijn met HNW. En mocht je bedrijven weten die iets rond HNW willen laten onderzoeken of een thema willen uitdiepen, het NCSI bemiddelt graag tussen bedrijven en kennisinstellingen om samen naar antwoorden te zoeken.

Maar tot hoever voeren we dit  “Nieuwe Werken” door?

Het volgende  humoristische  filmpje laat mooi zien dat sommige zaken echt veel slimmer kunnen.  De manier van vergaderen heeft bijvoorbeeld de afgelopen jaren al een flinke efficiencyslag gemaakt.

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Maar ligt het gevaar niet op de loer dat onze drang naar “productiviteit” ten kosten gaat van onze sociale contacten?

P.S. En hoe vraag je of iemand het zout eventjes door kan geven?:-)

In de praktijk waren het anderen die namens hem zijn Twitter-account beheerde. Dat is op zich niet raar, want voor twitteren heeft een wereldleider als Obama het veel te druk, toch? Het kan zijn dat Obama zijn getwitter overlaat aan een professioneel PR bureau, maar het is ook heel goed mogelijk dat Obama gebruik maakt van “Virtuele Assistenten”. Dat zijn geen digitale programma’s, maar mensen van vlees en bloed.

Besteed niet-core business uit!

Professionals hebben tegenwoordig overvolle agenda’s en ervaren een overgrote werkdruk, zowel privé als op zakelijk vlak. Waarom besteden we zaken die niet tot onze core business behoren niet uit? Bedrijven doen dat al jaren. De Amerikaanse hoogleraar Tim Ferris bepleit dat we nu ook op persoonlijk niveau een begin moeten maken ‘om je leven te outsourcen’. Zijn oplossing is de Virtuele Assistent die ruimte schept in de agenda. Lees de recensie die eerder in NRC Handelsblad verscheen.

Ferris komt in zijn boek met tal van suggesties voor de inzet van een Virtuele Assistent. Het kunnen taken in de privésfeer zijn, zoals het regelen van een hulp in de huishouding, het zoeken naar een goedkope vliegvakantie of het schrijven van een klachtenbrief naar een  energieleverancier. Uiteraard kunnen ook zakelijke taken aan de Virtuele Assistent worden gedelegeerd: agendabeheer, telefoon- en e-mailafhandeling, research via internet en het maken van een PowerPoint presentatie of marketingplan.

Virtuele Assistent

Het aantrekkelijke van een Virtuele Assistent is volgens Ferris dat je er alleen gebruik van als het nodig is. Je hoeft iemand niet in dienst te nemen. De Virtuele Assistent werkt op afstand, vanuit het eigen huis. In Engelstalige landen wordt al gebruik gemaakt van assistenten die hun taken vervullen vanuit India! In Nederland zijn er tal van bedrijven die zich specialiseren in het leveren van Virtuele Assistenten, waaronder Moneypenny.

De tijd die wordt gewonnen, kan worden benut als vrije tijd, maar ook worden gebruikt voor het verdienen van meer geld. Want volgens Ferris geldt voor mensen net als voor bedrijven dat de effectiviteit toeneemt als je niet meer alles zelf doet. Als je effectiever omgaat met je tijd, kun je focussen op waar je goed in bent. Het resultaat: minder stress, meer tijd en meer inkomsten.

Jouw ervaringen?

Heb jij ervaring met Virtuele Assistentie en het uitbesteden van ondersteunende taken? Ik ben erg benieuwd naar je reactie.

De recente ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie heeft vele voordelen. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer naar kantoor om je werk goed te kunnen doen. Maar hoe bereik je nu dat je baas toestemming geeft om niet meer iedere dag naar kantoor te komen?

Het kan wellicht wat onorthodox overkomen, maar het gaat om het uiteindelijke doel: slimmer en efficiënter werken voor jezelf en voor je werkgever.

Stap 1: Laat je werkgever investeren in je kennis, kunde en in de faciliteiten

Vraag het bedrijf in je investeren, bijvoorbeeld door een opleiding te financiëren die voor jou en het bedrijf flinke voordelen oplevert. Het voordeel voor jou is dat je hiermee voor latere besprekingen een sterkere onderhandelingspositie creëert. Aan de andere kant heeft de werkgever een gemotiveerde werknemer met meer kennis en kunde. Ook investeringen in faciliteiten om onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen werken, leveren al snel voordeel op.

Hoewel het in de huidige economische situatie niet gemakkelijk zal zijn om dit met je werkgever te bespreken, zijn deze investeringen op de middellange en lange termijn voor jouw organisatie gemakkelijk terug te verdienen.

Stap 2: Bewijs dat de output bij werken op afstand groter is

 Je gaat nu bewijzen dat het thuis werken een stuk productiever is. Neem enkele dagen “vrij” (meld je niet ziek) om thuis te kunnen werken. Wat! Vrij nemen om te werken? Ja, zie dit als een investering. Als je jouw doel uiteindelijk bereikt hebt, win je deze tijd ruimschoots terug. Zorg dat je op deze dagen dubbel zo veel werk verzet en leg deze geweldige resultaten vast.

Stap 3: Bereken de meetbare bedrijfswinst

Maak een overzicht van wat je hebt bereikt. Laat duidelijk zien dat je meer hebt gedaan en wat hier de verklaring voor is. Je wordt bijvoorbeeld minder gestoord door collega’s of je bent een avondmens en hebt nu optimaal gebruik kunnen maken van jouw productieve uren. In dit overzicht moet heel duidelijk naar voren komen wat de voordelen zijn voor het bedrijf.

Stap 4: Stel een herroepbare proefperiode voor

Nu is het moment daar om je baas op de hoogte te gaan brengen van de resultaten die je hebt geboekt. Maak een afspraak en vertel dat je de vrije dagen die je eerder hebt opgenomen hebt besteed aan een klein onderzoek. (Doordat je vrije dagen hebt opgenomen laat je nu direct zien dat je er echt in gelooft).
 
Laat je overzicht zien met de geweldige resultaten die je hebt geboekt. Vraag een reactie en of hij het redelijk vindt om aan dit onderzoek een korte proefperiode te plakken. Stel voor om bijvoorbeeld de komende twee woensdagen thuis te werken en deze daarna samen te evalueren. Geef duidelijk aan dat het om een proef gaat en dat hij op ieder moment op zijn beslissing kan terugkomen.

Stap 5: Breid het aantal dagen op afstand uit

Als je in de proeftijd van twee weken wederom hebt kunnen aantonen dat je thuis een stuk productiever bent geweest is het moment daar om je dagen dat je niet op kantoor zult zijn verder uit te breiden. Vertel je baas dat het thuis werken je heel goed bevalt en dat je veel meer plezier in je werk hebt gekregen. Stel voor dat je als proef nu 3 dagen per week thuis wil werken en dat hij het nog steeds op ieder moment terug kan draaien. Herhaal deze stap en blijf samen evalueren. Breid zo de dagen uit zodat je uiteindelijk helemaal thuis kunt werken en alleen op kantoor zult zijn wanneer dat echt nodig is.

Voor mij draait Het Nieuwe Werken primair om de mens. De mens als waardevol individu die dankzij Het Nieuwe Werken in staat is een betere balans aan te brengen tussen werk en privé in zijn/haar leven; en de mens als kritische productiefactor die veel beter kan gaan presteren in de postindustriële maatschappij waarin we leven. Prettiger werken en beter presteren: het is een typisch geval van win-win. Ik beschouw het als mijn missie om mensen en organisaties in te laten zien dat het afscheid nemen van het industrieel denken bevrijdend werkt voor alle partijen: weg uit de benauwde en beklemmende sfeer van wantrouwen, regels & procedures, bureaucratie, lethargie, continue werkdruk en op naar de drie v’s: vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen. De vis die uit de kom springt staat zowel voor het individu als voor de organisatie. Steeds meer organisaties voeren het in en zijn daarin succesvol. Dat zijn de geweldige mogelijkheden.

Maar er zijn ook grote risico’s. Het Nieuwe Werken is geen beschermd begrip en iedereen kan het gebruiken voor zijn eigen doeleinden. Je ziet het al voor je: kwakzalvende pseudo-experts die zichzelf aanprijzen als nieuwe werken goeroes en bedrijven wel even zullen helpen de omslag te maken; en organisaties die de kreet Het Nieuwe Werken gebruiken als een eufemisme voor het doorvoeren van ordinaire bezuinigingen op huisvestingskosten. De kernbegrippen vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen worden daar door het management slechts met de lippen beleden. Ik ben helaas al twee bedrijven tegengekomen die het zo hanteren – en dat in alle hevigheid ontkennen natuurlijk.

Vandaar dit nieuwe boek dat bestaat uit twee delen. Het eerste deel laat nog eens zien wat Het Nieuwe Werken is, waarom het nodig is, wat er bij komt kijken en wat het oplevert. Mijn ideeën ten opzichte van het eerste boek uit 2007 kun je daarbij zien als voortschrijdend inzicht: beter onderbouwd en meer uitgekristalliseerd, maar in essentie dezelfde. Het tweede deel heeft tot doel om mensen en organisaties te helpen zelf aan de slag te gaan met Het Nieuwe Werken. Allereerst door te kijken hoe anderen dat gedaan hebben of aan het doen zijn: wat ging daar goed en wat ging er fout? Daarna komt aan de orde hoe je het zelf binnen je eigen organisatie kunt of moet aanpakken. Die ‘aanpak’ is mede gebaseerd op de tientallen gesprekken die ik de afgelopen 2 jaar gevoerd heb met ervaringsdeskundigen. Die aanhalingstekens heb ik erbij gezet, want het gaat niet om een formele aanpak of methodiek. Daarvan is bijvoorbeeld juist door die gesprekken aan het licht gekomen dat een rigide methodiek niet werkt. In mijn optiek is het invoeren van Het Nieuwe Werken telkens weer een andere, unieke exercitie die ook echt moet passen bij de cultuur (hoe men denkt) en de natuur (wat men doet) van de organisatie. Maar er zijn natuurlijk wel gemeenschappelijke en generieke aspecten die overal terugkomen. Enfin, lees dat maar in deel 2 vanaf medio augustus.

Voor nu vraag ik je me te helpen Het Nieuwe Werken gedachtegoed zo zuiver mogelijk te houden. Dus lees het stuk en geef je reacties. Beiden kan op de deze website.

Het Nieuwe Werken heeft  invloed op alle disciplines in een organisatie: ICT, Organisatie, Finance, Administratie, Huisvesting, Legal, HR, etc. Een veel gebruikte invalshoek voor Het Nieuwe Werken is slimmer en efficiënter werken door gebruik technologie. Waarom in de file naar kantoor komen, als je elkaar via webconference kunt spreken en op afstand met elkaar kunt samenwerken?

Toch is het Nieuwe Werken veel meer dan dat. Het biedt de mogelijkheden om krachtige veranderingen op diverse vlakken in uw organisatie door te voeren.

Nieuwe mogelijkheden

De organisatiestructuur waarbij we acht uur per dag met zijn allen in hetzelfde gebouw werken, lijkt achterhaald door de technologische mogelijkheden die internet biedt.

Door deze mogelijkheden, maar ook door nieuwe werkmethodes, nieuwe generatie werknemers zal kenniswerk ingrijpend veranderen. Daar komt bij dat bedrijven meer dan ooit met elkaar moeten concurreren om de beste werknemers binnen te halen.

Eisen werknemer veranderen

Nieuwe Professionals stellen andere wensen en eisen aan hun werkgever dan vorige generaties. Steeds meer mensen willen werk combineren met privé. Waarom een uurtje vrij nemen, in overleg met de baas, om naar de tandarts of dokter te gaan, terwijl dezelfde tijd in de avonduren kan worden ingehaald door werk thuis af te handelen?

Aansturen op resultaat

Het is als directeur, ondernemer of manager zinvol om na te denken over de gevolgen die de vraag naar Het Nieuwe Werken betekent. Deze manier van werken vereist een behoorlijke verandering op aansturing en denkwijze. Als manager stuurt u niet meer op aanwezigheid, maar op productiviteit en output. Het vereist het ‘loslaten’ van constante controle van de werknemers. Immers, u maakt afspraken over de resultaten. Hoe en wanneer die behaald worden, is voor u niet van belang. Het Nieuwe Werken is gebaseerd op vertrouwen en professionaliteit.

Diverse bedrijven hebben al ervaring opgedaan met de nieuwe vormen van werken. Door slimmer met tijd om te gaan, kan er aanzienlijk worden bespaard. Doordat mensen flexibel werken zijn er minder werkplekken nodig, worden er minder reiskosten gemaakt en is er een verhoging van arbeidsproductiveit. Daarnaast zien bedrijven die Het Nieuwe Werken toepassen een lager ziekteverzuim, minder ‘grijs ‘ verzuim en minder verloren uren in de file.

Heeft u al onderzocht of werk in uw organisatie efficiënter en effectiever kan worden ingericht?