Leuke uitspraak van Gartner, maar in mijn ervaring zijn er maar weinig bedrijven in Nederland die dit ook echt organisatiebreed gaan implementeren in 2010, in plaats van bottom up. Ik ken er wel een paar, maar de meeste vragen zich allereerst af wat het oplevert. En daar ligt voor mij een uitdaging. Hoe reken je iemand uit de business voor hoeveel harde euro’s het oplevert? Wat is de ROI van de Social Enterprise?

Want wij kunnen veel argumenten aanhalen waarom dit goed is voor de productiviteit, kwaliteit, brand value en innovativiteit van een organisatie, maar wie heeft dit al eens gemeten in een gecontroleerde omgeving op basis van een 0 meting? Ik nodig u uit om te reageren.

Wat is the Social Enterprise?

Binnen een dergelijke organisatie deelt iedereen graag kennis en is er veel interactie over silo’s heen en veel interactie met de buitenwereld. Kennis wordt niet gedeeld door emails, maar gedeeld door postings van content, dat wordt gelezen doordat mensen andere mensen, onderwerpen, projecten of klanten volgen. Zij kiezen daar zelf voor, in plaats van die informatie in de cc-mail binnen te krijgen. Die informatie komt vanzelf binnen, in plaats van dat men dit eerst moet opzoeken. Er komt snel samenwerking met mensen die je normaal niet tegenkomt, want expertise en ervaring is snel gevonden en nieuwe contacten snel gelegd. De ultieme Social Enterprise is naar de buitenwereld transparant en de samenwerking en communicatie gaat net zo gemakkelijk over de organisatiegrenzen heen. In deze post heb ik het vooral over de ROI van een Social Enterprise, waar de nadruk op interne netwerken en -samenwerking ligt.

• Kennisdelen via 140 karakters: snel
• Snel aanvullen en verspreiden van ideeën
• Alle kennis, posts, documenten, bestanden, snel te vinden via zoektermen
• Snel kunnen scannen van kennis, ervaringen en ideeën van anderen
• Snel contact leggen en experts vinden door reageren op posts
• Bijdragen en delen wordt beloond

Kortom, meer relevantie in minder tijd en meer ideeën die ook tot uitvoer komen. Maar wat zijn dan de harde euro’s? Toename innovatie meten? Is mogelijk. Maar wie zegt wat de oorzaak was? Er is meer kennis in de organisatie aanwezig? Moeilijk te meten. Wellicht hebben aannames rondom gebruik email en tijdsbesteding in zoeken naar informatie meer kans voor het berekenen van de besparing. Hoeveel tijd is men kwijt aan lezen van emails, waarbij zij in de cc staan? Hoeveel tijd is men bezig om informatie, kennis en talent te zoeken? Dit is onderzocht en komt op 6 a 10 uur per week. Stel, je kunt 2 uur daarvan besparen? Dat levert heel veel op, maar hoe bewijs je dat?

Hoe dan ook, wie doet een duit in het zakje? Wie kan helpen de business case te maken?

Wanneer ideeën, ervaringen en kennis gepost worden, dan geeft dat enkele grote voordelen:

• Iedereen blijft eigenaar van het idee, want het is opgeslagen op naam en datum. Niemand kan jouw idee stelen
• Mensen kunnen kennis gemakkelijk doorgeven, zonder te spammen (retweeten)
• Je kunt elkaars posts aanvullen, met aanvullende ideeën, extra kennis, voorstellen en uitleg
• De kennis is vindbaar, want het staat opgeslagen in een database

Als je er dan ook voor zorgt dat men elkaar en bepaalde onderwerpen of tags kan volgen, dan hoef je niets meer rond te sturen en zal waardevolle informatie vanzelf bij de juiste mensen terechtkomen. Ook bij mensen van afdelingen waar minder contact mee is. Zo ontstaan samenwerkingen die normaal niet tot stand zouden komen.

Met SharePoint is dit standaard nu ook echt mogelijk. Zo demonstreerde Daniel McPherson (zie foto) samen met zijn collega’s.

Nieuwe interactieve mogelijkheden

Binnen SharePoint 2010 kun je je status gemakkelijk updaten. Alle updates zoals je status, comments, reviews, documenten, projecten en video’s kunnen worden gevolgd door mensen die daarvoor hebben gekozen (bijvoorbeeld op persoon, een bepaald thema of een tag). Zij kunnen de informatie op hun beurt gemakkelijk aanvullen, zodat een conversatie ontstaat, ook tussen mensen die normaliter weinig met elkaar te maken hebben. Je kunt je eigen profiel maken en bijhouden. Met alle posts die je doet wordt die aangevuld en rijker. Wanneer iemand binnen de organisatie een bepaalde expertise zoekt, kan iemand die expertise gemakkelijk spotten wanneer mensen hun profiel bijhouden. Mensen met ideeën blijven eigenaar van die ideeën, want ze staan genoteerd met naam en datum. En mensen die bijdragen aan innovatie worden beloond. Het is waarschijnlijk goed voor je carriere wanneer je de juiste mensen volgt en helpt door bij te dragen aan hetgeen zij posten.

Er zijn veel applicaties die dit al doen. Neem een goede mix van internet applicaties of gebruik applicaties zoals Yammer, Workvoices en Present.ly. Maar dan heb je je waardevolle gegevens toch op een server van een andere partij staan. Bovendien is het wederom de zoveelste applicatie die binnen een bedrijf wordt gebruikt. Beter is het wanneer alle communicatiemiddelen op 1 plek toegankelijk zijn en alle kennis uit 1 bron terug te vinden is. Bijvoorbeeld vanuit SharePoint. Het wachten is dan wel op versie 2010, want deze is nu alleen in beta. Organisaties kunnen bovenstaande social media tools al inzetten op SharePoint 2007, via dit concept.

Andere verbeteringen

Mike Fitzmaurice noemde de andere mooie nieuwe feature van SharePoint 2010: De aanwezigheid van de webbased Office applicaties. Daarbij heb je de voordelen van Google Docs in de vorm van collaboration, maar dan met meer functies die men ook in de office applicaties gewend is.

Door LinkedIn te integreren met SharePoint, krijg je een rijkere CRM functie krijgt. Wanneer bovenstaande met LinkedIn profielen geïntegreerd wordt, kun je ineens toegang tot de netwerken van collega’s krijgen, waardoor je mogelijkheden tot relaties met andere organisaties opent.

Lastige migratie

Is het alleen maar fantastisch? Het platform heeft helaas forse requirements ten aanzien van de hardware infrastructuur en een eventuele migratie van 2007 naar 2010 is geen kinderspel. Zoals Richard Taylor zei: ‘Het is net zoveel werk om een implementatie van SharePoint 2010 from scratch te doen, helemaal opnieuw beginnen, dan een migratie te doen.’ Uiteraard hangt dat helemaal af van in hoeverre de 2007 implementatie standaard was of dat tijdens de implementatie veel maatwerk is toegevoegd. Doordat SharePoint steeds zwaarder wordt, ontstaan mogelijkheden voor de online (hosted) versie van SharePoint. Hiervoor zullen we nog wel even geduld moeten hebben.

SharePoint Online

Met de huidige Sharepoint Online propostie van Microsoft is het al mogelijk om mooie en efficiënte oplossingen voor intern gebruik te leveren. Geen dure licenties en tijdrovende installaties, maar direct en tegen lagen kosten aan de slag is daarbij het credo. Deze hosted oplossing wordt interessanter bij versie 2010, aangezien organisaties dan geen last hebben van de sterk verhoogde hardware requirements. SharePoint Online gebaseerd op 2010 zal na de introductie van SharePoint 2010 worden geleverd in 2 modellen. Een model voor alleen intern gebruik als Intranet platform, maar ook als gehoste omgeving model waarmee Internet applicaties kunnen worden geleverd vanuit de kantooromgeving voor de gehele wereld.

Conclusie

Mijns inziens is de belangrijkste uitdaging voor het vernieuwen van innovatie en kennisdeling binnen bedrijven de uitrol binnen de organisaties. Eerst moet management overtuigd worden, maar daarna moeten mensen hun communicatiegedrag veranderen, wil dit een succes worden. En dit gedrag moeten zij zelf innoveren. Net zoals mensen op social media sites zelf de spelregels maken en zelf uitzoeken en ervaren hoe zij het meest productief hun netwerken bijhouden, zullen de mensen binnen organisaties ook zelf moeten uitvinden hoe zij deze nieuwe tools voor zichzelf kunnen inzetten voor hogere productiviteit. SharePoint of welk platform dan ook is slechts een enabler.