In mijn vorige blog schreef ik over de eisen die Het Nieuwe Werken stelt aan de persoonlijke effectiviteit van medewerkers. Aan de hand van de zeven eigenschappen van effectieve mensen van Steven Covey kwam naar voren dat aan al deze eigenschappen hogere eisen worden gesteld indien medewerkers met HNW in aanraking komen. Het Nieuwe Werken vereist, om met Covey te spreken, ‘overwinningen op jezelf, overwinningen met je omgeving en vernieuwing’.

De conclusie van die blog was dat niet alleen de individuen zelf aan effectiviteit moeten werken, maar dat dit ook eisen stelt aan de organisatiecultuur en de informatievoorziening – mijn vakgebied. Reden waarom ik daar nu nader op wil inzoomen.

Overwinning op jezelf

Proactiviteit is de eerste eigenschap die Covey noemt. De meeste mensen opereren echter voor een groot deel van hun tijd reactief. Ze reageren op verzoeken van anderen. Het beste voorbeeld daarvan is de hoeveelheid tijd die mensen besteden aan het beantwoorden van e-mails, merendeels verzoeken van anderen. Dit zorgt ervoor dat we onze tijd besteden aan prioriteiten van anderen. Nu zullen sommige van die e-mails ook binnen onze eigen prioriteiten passen, maar een heel bewust onderscheid wordt daar meestal niet tussen gemaakt. 

Om goede prioriteiten te kunnen stellen, moeten we dus heel kritisch naar binnenkomende informatiestromen kijken. Ook zullen we expliciet tijd moeten inplannen voor de proactieve acties die voortkomen uit onze eigen doelen en prioriteiten. Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar om dit te organiseren, meestal persoonlijke productiviteitstools genoemd. Echter, lang niet iedereen gebruikt ze. Deze middelen echt gaan gebruiken, kan voor een overwinning op jezelf zorgen.

Overwinningen met je omgeving

Je inleven in de ander is een noodzakelijke randvoorwaarde om binnen een netwerk met elkaar te kunnen samenwerken. Steeds nieuwe samenwerkingen zorgen ervoor dat het aantal mensen waarmee je werkt steeds groter wordt. Waar je voorheen vooral met de eigen afdeling en een paar interne klanten samenwerkte, doe je dat nu in potentie met iedereen binnen de organisatie. Weten waarmee anderen bezig zijn en wat er bij je collega’s speelt wordt dus belangrijker. En lastiger.

Gelukkig hebben we de social media. Bijna iedereen gebruikt deze wel om in contact te blijven met mensen die ze ooit hebben ontmoet, maar social media kunnen ook binnen de organisatie veel voordelen bieden – áls we ze echt gaan gebruiken. En dus niet alleen berichten lezen, maar ook jouw ideeën, uitdagingen en relaties met je collega’s delen. Het toepassen van social media kan zorgen voor overwinningen met je omgeving.

Vernieuwing

Ook om jezelf blijvend te vernieuwen is kennis nodig. Een deel van deze kennis is in de vorm van informatie binnen de organisatie of op internet beschikbaar. Het verwerken hiervan leidt tot nieuwe kennis en nieuwe vaardigheden. We zullen deze informatie met elkaar moeten delen. Het beschikbaar stellen ervan aan anderen, is echter pas een eerste stap. De informatie van context voorzien, zorgt ervoor dat deze ook toepasbaar wordt buiten de context waarbinnen ze is ontstaan. Het maakt de informatie bovendien vindbaar voor anderen. Daarvoor zullen we wel de slag moeten maken van ‘dom’ kopiëren naar intelligent delen.

Gelukkig hebben we ook hiervoor de technologie beschikbaar. Samenwerkingsportalen, met SharePoint ongetwijfeld als meest bekende, bieden de benodigde functionaliteit om het intelligent delen van informatie mogelijk te maken. Wanneer je echter naar de wijze van implementatie en gebruik van deze samenwerkingsportalen binnen de organisatie kijkt, worden deze middelen nog lang niet optimaal ingezet (zie dit voorbeeld). Alleen wanneer deze middelen zodanig worden ingezet dat de informatie voor iedereen toegankelijk, vindbaar en van context voorzien is, zal de vernieuwing door het delen van kennis echt van de grond komen.

Organisatorische implementatie en gedragsverandering

De conclusie is dat er technologische hulpmiddelen beschikbaar zijn om de effectiviteit van medewerkers binnen organisaties te vergroten. Het effect van de hulpmiddelen valt of staat echter met de implementatie. Ze zullen alleen van waarde zijn wanneer er op een intelligente manier mee wordt omgegaan, iedereen er echt mee gaat werken en ook daadwerkelijk bereid is de informatie van context te voorzien. De focus van de implementatie van deze hulpmiddelen zal veeleer op de organisatorische implementatie en gedragsverandering moeten liggen, dan op de techniek.

Lees ook het eerste deel: Het Nieuwe Werken eist persoonlijke effectiviteit (I)

Bij Volkswagen mag het niet meer, mailen na werktijd. De Duitse bonden hebben met VW afgesproken dat medewerkers na werktijd geen e-mail meer ontvangen op hun smartphones. De eeuwige bereikbaarheid eist haar tol en medewerkers krijgen last van technostress, die kan leiden tot burnout.

Wat gebeurt er nu? Serveert Volkswagen Het Nieuwe Werken alweer af? Krijgen we te maken met een werkgever die zich bemoeit met de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers? Is dit de manier waarop we het moeten aanpakken?

Hoe je het ook bekijkt, Volkswagen heeft een punt. Linda Stone, die in functies bij zowel Apple als Microsoft de invloed van technologie op de mens onderzocht, is de bedenker van de begrippen Continuous Partial Attention en Email Apnea. Email Apnea is het fenomeen dat mensen onbewust hun adem blijken in te houden wanneer ze hun e-mail openen. Wat zal er in die e-mail staan, wordt er iets van me verwacht, moet ik reageren, moet ik boos of juist blij worden? Hierdoor lijkt het brein in een soort fight or flight stand te komen, altijd klaar om te reageren. Handig in een crisissituatie, niet echt zinvol bij het openen van je mail. Sterker nog, het blijkt echt ongezond te zijn!

24/7 aan

Continuous Partial Attention betekent dat je continu slechts gedeeltelijk aandacht geeft aan de dingen die je doet. Of dat nu een gesprek is, of een taak waarmee je bezig bent, je richt er nooit je volledige aandacht op. CPA komt voort uit de wens om constant ‘aan’ te staan en verbonden te zijn met het netwerk, niets te willen missen. Pas dan word je gewaardeerd en doe je ertoe. Het heeft niets te maken met het begrip multitasking, waarbij je meerdere taken tegelijkertijd effectief kunt doen.

Bij CPA is die effectiviteit vaak ver te zoeken. Het kan ertoe leiden dat je jezelf minder tijd gunt om te reflecteren, minder tijd om beslissingen te nemen of creatief te denken. Juist in een maatschappij die 24/7 ‘aan’ staat, zal het steeds moeilijker zijn om alles te volgen en overal op te reageren. Het gevoel tekort te schieten neemt dan ook toe en kan leiden tot stressreacties. ‘We zijn zo toegankelijk geworden dat we ontoegankelijk zijn’, schrijft Linda Stone terecht.

Hoe sociaal zijn social media?

Waarschijnlijk herken je bovenstaande fenomenen wel, bij jezelf of bij mensen uit je omgeving. De vergaderingen waarin mensen vooral aandacht hebben voor hun iPhone of BlackBerry zijn eerder regel dan uitzondering. Ook de boze blik van je partner, omdat je midden in een gesprek toch dat berichtje opende, is helaas bekend. Behalve erg vervelend en weinig effectief is dit gedrag dus ook ongezond. We creëren onze eigen ratrace en daar wordt uiteindelijk niemand beter van.

In dat licht is de reactie van Volkswagen begrijpelijk. Ze vult haar zorgplicht naar de medewerker in door e-mail na werktijd onmogelijk te maken en wil zo voorkomen dat mensen uitvallen door burnout. Het lijkt heel sociaal, maar het klopt niet.

Ontkennen van de werkelijkheid

Ten eerste valt het hogere management buiten de regeling. Zou men bij Volkswagen denken dat hogere managers wel gezond blijven en goede beslissingen blijven nemen wanneer zij 24/7 ‘aan’ staan? Ik heb daar mijn twijfels over.

Ten tweede, en veel belangrijker, het is het ontkennen van de werkelijkheid. De nieuwe technologie is overal om ons heen, social media zijn een feit en ons netwerk bestaat uit veel meer ‘verbindingen’ dan e-mail alleen. Wil Volkswagen straks ook voorkomen dat mensen gaan twitteren, yammeren of via Facebook met elkaar in contact komen? Of is Whatsapp het volgende slachtoffer? Kortom, deze route leidt nergens toe en het probleem blijft.

Wat is dan de oplossing?

Hier ligt een uitdaging voor werkgevers en met name HR-managers. Helaas is het zo dat de focus voor wat betreft Het Nieuwe Werken bij veel werkgevers nu vooral ligt op technologie, bits en bytes dus. Het doen van een social media-pilot betekent vaak het uitproberen van nieuwe software en achteraf vragen wat de mensen ervan vonden. Handig van de IT-bedrijven die hiermee hun brood verdienen, maar deze pilots gaan nauwelijks in op de effecten van het gebruik voor de mensen die ermee werken.

Een werkgever die duidelijk kan maken wat hij wenst te bereiken met social media én die daarbij durft aan te geven dat die verwachtingen grenzen hebben heeft naar mijn mening de oplossing in handen. Bereid mensen voor op de komst van nieuwe technologie, train ze, geef een workshop ‘verwachtingen’ waarin je open en helder bespreekt wat je wel en wat je niet verwacht omtrent bereikbaarheid en reactietijd. Maak duidelijk dat medewerkers vooral gewaardeerd worden wanneer ze effectief werken en communiceren, en dat is zeker niet altijd 24/7.

Wanneer het veilig is voor medewerkers om de grenzen van bereikbaarheid te bespreken en hun reputatie of commitment niet op het spel staat, zal de druk al voor een belangrijk deel van de ketel zijn. Ik ben benieuwd welke HR-managers die handschoen oppakken!

Hoewel het veel over de definitie gaat, is Het Nieuwe Werken vooral een andere manier om naar werken en organiseren te kijken. Daarmee zijn zowel maatschappelijke als bedrijfseconomische voordelen te behalen. Hieronder een aantal voorbeelden van anders kijken naar werken.

Anders kijken naar regels

Stel je een organisatie voor, waar meer dan de helft van de medewerkers parttime werkt. Iedereen maakt individueel afspraken met zijn of haar leidinggevende over wanneer er wordt gewerkt. Mag van de CAO. Na verloop van tijd ontstaat er een probleem: er is onvoldoende bezetting op woensdag en vrijdag. De natuurlijke reactie is dat HRM gaat inventariseren wie er dagen kan ruilen.

Organisaties die het anders doen, hebben de collectieve afspraak dat medewerkers samen ervoor zorgen dat er altijd voldoende bezetting is om de klanten goed te kunnen bedienen. De organisatie zorgt ervoor dat iedereen vanaf iedere plek zijn werk kan doen. Deze organisaties geven medewerkers de ruimte het zelf te regelen. Met als gevolg minder management, minder regels, hogere medewerkertevredenheid en betere klantbediening. En wanneer er in geval van nood een extra beroep op de medewerkers moet worden gedaan, verloopt dat ook nog eens veel soepeler.

Anders kijken naar kennisdelen

Zitten documenten bij u in een kast of zijn ze voor iedereen die erbij moet kunnen altijd en overal digitaal beschikbaar? Een argument tegen Het Nieuwe Werken is dat als iedereen maar overal en nergens werkt, je niet meer van elkaar hoort waarmee eenieder bezig is. Als ik naast mijn collega zit hoor ik weleens iets dat relevant is voor mijn werk of ik kan even helpen. En zo ook bij de koffieautomaat.

Als dit essentieel is voor je bedrijfsvoering, is het een idee eens te kijken hoe je kennisdeling organiseert. Kennisdeling is van groot belang voor iedere organisatie en daar is veel winst te behalen. Dat moet dus niet van toeval en verplicht bij elkaar zitten afhangen.

Anders kijken naar Sociale Media

Zijn Sociale Media tijdsverspilling voor medewerkers of gebruikt u Sociale Media en de kracht en het enthousiasme van alle medewerkers van uw organisatie om sneller en efficiënter kennis te delen en te werken, en beter in verbinding te staan met uw klanten?

Onderzoeken wijzen uit dat Sociale Media werknemers productiever en creatiever maken en dat vrije toegang voor jongere generaties belangrijk is voor de keuze van een baan. En wat is er mooier dan werknemers die hun betrokkenheid en ambassadeurschap voor de organisatie extern uitdragen?

Anders kijken naar kantoren

Tot mijn eerste ervaring met Het Nieuwe Werken dacht ik dat een kantooromgeving niet veel meer was dan een (grote) kostenpost. Gebleken is dat investeringen in de kantooromgeving een grote positieve impact kunnen hebben op organisatieverandering. Het is echt mogelijk om met 70 procent van de werkplekken (en vaak minder) af te kunnen. En dat zonder verplichting om thuis of elders te werken.

Wanneer je het goed aanpakt, hoeft er niet te worden gevochten om werkplekken en ervaart 90 procent van de medewerkers dit als prettiger. Geen te groot kantoor meer, maar een kleinere, motiverende ontmoetingsruimte of clubhuis. Of misschien zelfs helemaal geen kantoor meer, maar een inspirerende derde werklocatie.

Anders kijken naar organiseren

Wordt uw organisatie getekend als het bekende (organogram)harkje? Is dat doorgevoerd in de manier waarop er wordt overlegd? Waar worden beslissingen genomen? Hangt de omvang van een kamer aan een functie? Wie hebben er wél een iPad?

In de huidige tijd verandert de omgeving van bedrijven zo snel dat lange, trage, hiërarchische lijnen belemmerend werken. Te vaak worden individueel leiderschap, professionaliteit en kennisniveau van medewerkers onderschat en daarmee niet voldoende gebruikt.

Je kunt je bedrijf ook meer als een netwerk organiseren, waarbij relevante spelers bij elkaar komen op basis van kennis, inspiratie en relevantie, en niet op basis van hiërarchie. Zoals hieronder weergegeven. (En dan natuurlijk niet alleen maar anders tekenen!)

Bron: http://www.managementexchange.com

Anders kijken naar de term Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken als term is prima om je tegen af te zetten. ‘Het is helemaal niets nieuws, HNW bestaat helemaal niet, oude wijn in nieuwe zakken, consultancygewauwel.’ Ook kun je lang discussiëren over wat de beste definitie is voor Het Nieuwe Werken. Of misschien zijn er wel andere en/of betere termen te verzinnen.

Het Nieuwe Werken is echter ook een inspirerende term. Voor enkele organisaties heeft iets wat ze al jaren doen ineens een naam met bekendheid bij een groot publiek. Ook grijpen organisaties Het Nieuwe Werken aan om dienstverlening aan te bieden. Zo zien Natuur&Milieu en het platform Slim Werken, Slim Reizen Het Nieuwe Werken als kans om op een andere manier hun (maatschappelijke) doelstellingen onder de aandacht te brengen. Daarom hebben ze een groot aandeel in de organisatie van de Week van Het Nieuwe Werken. Ook bieden talrijke leveranciers ICT, kantoormeubelen, consultancy, verzuimdienstverleningen en cursussen voor effectiever en efficiënter werken aan onder het mom van Het Nieuwe Werken.

Als het je lukt om over de definitie- en partijendiscussies heen te stappen kun je als organisatie ervoor kiezen aan de slag te gaan met anders kijken naar werken. Hoe kijk jij naar werken en wat ga jij morgen anders doen?

Eind 2009 beschreef ik in de blog Het geheim van de Y Generatie de groep die men tegenwoordig de Digital natives of Generatie Einstein noemt. Centrale vraag was op welke wijze deze groep in relatie staat met Het Nieuwe Werken en of dit niet vanzelfsprekend is voor hen? Dit alles vanuit een IT-perspectief. Een gemiste kans, aangezien de mens-plaatscomponent even belangrijk is. Daarom een aanvulling.

Slimmer, sneller en socialer

Allereerst een aantal kenmerken van het aanstormend talent. Digital natives zijn geboren na 1980 en leven connected. Ze weten niet anders dan dat je een online identiteit hebt en altijd en overal met iedereen kunt communiceren. Ze zijn gewend om tegelijkertijd grote stromen uiteenlopende informatie te scannen en verwerken. Daarbij hebben ze hun leven (grotendeels) doorgebracht in het digitale tijdperk en voelen zich dus comfortabel met nieuwe technologieën. Ping, chat, social networks, online games: apps zijn voor hen net zo gewoon als telefoon en televisie voor andere generaties.

Bovenal weten digital natives dat wanneer je veel geeft er interessante dingen terugkomen. Zij vinden het niet erg hun privéleven open te stellen, of om werk en privé door elkaar te laten lopen. Ze hechten waarde aan mensen die veel delen en een bepaalde autoriteit genieten onder een publiek. Het feit dat iemand manager is, heeft minder waarde. Ook zijn ze niet buitengewoon loyaal naar werkgevers. Loyaliteit aan één organisatie is dan ook iets wat met de komst van de digital natives verdwijnt, aangezien ze het liefst voor meer dan één organisatie (inclusief hun eigen) tegelijkertijd willen werken.

Tot slot zijn digital natives een typische groepsgeneratie: ze willen ergens deel van uitmaken, zich thuis voelen. Overigens hoeft dit niet te betekenen dat ze lid zijn van maar één groep. 

Mens-plaatsprocessen in Het Nieuwe Werken

Specifiek voor organisaties gaat juist de war for talent een verandering brengen. Daarom mijn visie voor de toekomst, met als winnaar in the war for talent: u!

Om de beste mensen te blijven binden, moet er een innovatieve verandering plaatsvinden. Vooral op HR-gebied zijn er interessante visies zichtbaar. Zo horen we steeds vaker dat aankomend talent het loyaliteitsaspect richting een organisatie niet meer zo nauw neemt.
Toch zijn er nog maar weinig organisaties die hierover nadenken of hun HR-visie hierop aangepast hebben. Willen we hier de concurrentie voorblijven, dan moeten we op innovatieve wijze hierover nadenken.

Regels en procedures worden aangepast, zodat nieuw toptalent bij een organisatie kan werken én een eigen bedrijf kan hebben, of bij twee (niet-concurrerende organisaties) tegelijkertijd kan werken. Dit kan door hen de keuze voor een contractvorm voor X procent voor te leggen, waarbij ze de vrijheid hebben de rest van hun tijd in te vullen bij een andere werkgever.

Manager van de toekomst

Wat is de MD-visie ten aanzien van het nieuwe type manager voor organisaties? Wie worden de toekomstige leiders als kennis straks niet meer of minder relevant blijkt te zijn? We komen steeds meer tot de conclusie dat universiteiten studenten zaken leren die over vijf jaar niet meer relevant zijn: met een mastertitel toon je aan dat je ergens kennis van hebt gehád. Ook vormen leeftijd en ervaring geen issue meer.

Vooralsnog zijn managers vooral mannelijk met een directe stijl van managen. In de toekomst komt de focus voor managers echter te liggen op verbindingen realiseren, consolideren en het motiveren van mensen die ze niet dagelijks of wekelijkse zien. Het nieuwe type manager is waarschijnlijk midden twintig, vrouw en spreekt meerdere talen.

Ook zijn initiatieven op het gebied van begeleiding belangrijker. Bijvoorbeeld coaching om exact die sfeer te bouwen waarin de digital native zich thuis voelt.

Kantoor van de toekomst

Ook qua secundaire arbeidsvoorwaarden wordt een stap gemaakt. Zo ontvangen medewerkers in de toekomst een persoonsgebonden budget, zodat zij thuis een volwaardige kantoorruimte kunnen inrichten of alleen of samen met collega’s een kantoorruimte huren.

Medewerkers kiezen daarbij openbare gelegenheden als werk- of ontmoetingsplek. Deze ontpoppen zich tot volwaardige werklocaties, inclusief wireless toegang en vergader- en concentratiewerkplekken. Vooral HSL-stations en vliegvelden, die steden op een steenworp afstand van elkaar brengen, ontwikkelen zich tot nieuwe ‘energiecentra’. Het vastgoedmantra ‘locatie, locatie, locatie’ blijft van kracht, maar krijgt een geheel andere invulling: in de toekomst hebben we nog wel een kantoor, maar dit is kleiner en dient vooral als vergader- en ontmoetingsplek. En locatie is niet meer alleen ons eigen vastgoed, maar elke plek van waaruit medewerkers hun werk kunnen uitvoeren. Thuis, kantoor, onderweg, waar dan ook.

Shoot!

Complete onzin? Een verhaal met een kern van waarheid? Polariserend? Vergeten elementen die belangrijk zijn om toe te voegen? Aanvullende voorbeelden vanuit uw eigen organisatie die dit onderbouwen? Ik hoor ze graag. Het doel is te komen tot een gezamenlijke visie voor de toekomst, een visie van iedereen met een passie voor Het Nieuwe Werken. Alvast Bedankt!

In de huidige tijd volgen de veranderingen elkaar steeds sneller op. Direct in contact staan met klanten is dan ook essentieel. De kosten van informatietechnologie nemen af en de technologische mogelijkheden nog iedere dag toe. De arbeidsmarkt wordt verrijkt met nieuwe generaties met nieuwe ideeën, mindsets en vaardigheden die we moeten benutten. Daarnaast wordt de motivatie en noodzaak om duurzamer te werken steeds groter. Als gevolg van deze ontwikkeling ontstaat bij steeds meer organisaties de wil om te moderniseren.

In onderstaand overzicht enkele typeringen van een moderne werkstijl:

Integrale aanpak Het Nieuwe Werken

In een eerdere blog schreef ik al voorstander te zijn van een integrale aanpak voor Het Nieuwe Werken. HNW is niet nieuw en zeker geen doel op zich. Wel kan een implementatie van Het Nieuwe Werken, mits goed aangepakt, een mooie hefboom zijn om te komen tot een moderne organisatie. De integrale aanpak is ook uit te drukken in een formule.

• In Het Nieuwe Werken ontrafeld wordt gesproken over: HNW = B(ricks) x B(ytes) x
  B(ehavior)
• Franklin Covey spreekt over: HNW = (B(ricks) + B(ytes)) x B(ehavior)
• Anderen pakken daar nog procesaanpassingen bij; wat wordt: HNW = B(ricks) x
  B(ytes) x B(ehavior) x P(rocess)

Welke formule je hanteert, maakt niet zo veel uit. Elke formule geeft weer dat voor het behalen van het beste resultaat je de juiste combinatie van Bricks, Bytes en Behavior moet zien te vinden.

Een eenvoudig voorbeeld ter toelichting. Enkel iPads of smartphones uitdelen en niets doen in de fysieke omgeving of aan gedrag scoort volgens de formule 5 x 1 x 1 = 5. Spreek je gelijktijdig met de uitrol van iPads en smartphones af om digitaler te gaan werken en tref je ook in de fysieke omgeving aanpassingen (bijvoorbeeld minder printers, andere werkplekken) dan kun je een score behalen van 5 x 5 x 5 = 125.

9 x 3 x 3 = 81

Andersom geldt natuurlijk ook dat een fantastische workshop voor een bepaalde gedragsverandering prima een 9 kan scoren, maar met bijbehorende aanpassingen van de Bricks en Bytes een 9 x 3 x 3 = 81. Een integrale aanpak geeft enerzijds de mogelijkheid tot het vertonen van nieuw gedrag en dwingt anderzijds bepaald nieuw gedrag af, cq maakt oud gedrag onmogelijk. Twee voorbeelden.

* Als je de vrijheid biedt om op andere locaties te werken en videoconferentie mogelijk maakt, zullen er medewerkers en managers zijn die daarvan gebruik gaan maken. Hiermee ontstaat al de noodzaak tot op afstand samenwerken. Dit maakt controle op aanwezigheid moeilijker en noopt daarmee dus tot het maken van resultaatafspraken.
* Sociale media toepassen in het werk zorgt voor transparantie en een betere verbinding met de klanten. Natuurlijk maak je daar indien nodig met elkaar afspraken over – veelal betreffen dit gewoon common sense-afspraken.

Een moderne stijl van werken

De zoektocht naar betere, mooiere, zinvollere en efficiëntere manieren van werken is nooit klaar. Het Nieuwe Werken kun je gebruiken door met een zo maximaal mogelijke score op Bricks, Bytes en Behavior een beweging in gang te zetten naar een moderne werkstijl. Nadat de beweging op gang is zul je daar aandacht aan moeten blijven schenken. Het momentum creëren met een combinatie Bricks, Bytes en Behavior is in veel organisaties mogelijk, omdat er op individuele gebieden vaak al initiatieven lopen. En hoe groter en kwalitief beter het momentum, hoe sneller en bestendiger de verandering naar een moderne organisatie.

Kijkt u naar de ontwikkelingen die reeds gaande zijn in uw organisatie en overweegt u die te combineren? Creëert u al momentum met de gouden formule?

De implementatie van Social Media verloopt moeizaam en is zelfs gedoemd te mislukken als er niet aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. Om tijd en energie te besparen is het daarom zinvol eerst te bekijken of deze randvoorwaarden geen show stoppers zijn.

Geen Het Nieuwe Werken zonder Social Media. De (gedachte aan de) implementatie ervan wil echter nogal weleens tot koudwatervrees leiden. Het is dan ook prima om te beginnen met een experiment en via ‘proefballonnetjes’ ervaring op te doen. Naar mate meer medewerkers van de organisatie betrokken raken en de impact groter wordt, helpt een goeddoordachte aanpak.

Social Media-plan

De meeste organisaties zijn prima in staat om een Social Media-plan te maken, dat in ieder geval bestaat uit de volgende stappen:

1. Wat is het HR-vraagstuk?
Social Media implementeren ‘omdat iedereen er nu eenmaal mee bezig is’ is niet het sterkste argument en resulteert vaak in een moeizaam implementatietraject. Het is veel logischer om Social Media te verbinden aan een (intern of extern) HR-vraagstuk en in te zetten ter ondersteuning hiervan.

2. Wie is de doelgroep en welke kenmerken heeft die?
Met het HR-vraagstuk helder voor ogen kun je duidelijk aangeven wie de doelgroep is en hoe deze te bereiken. Het is hierbij belangrijk dóór te segmenteren: hoe specifieker de doelgroep, hoe groter de kans dat de boodschap aankomt bij de juiste groep mensen.

3. Wat is ons verhaal/ boodschap (Employer Brand)?
Om te bepalen wat op Social Media te zetten, helpt een heldere Employer Brand. Doordat veel organisaties deze stap overslaan gaan hun Social Media-uitingen alle kanten op. Door steeds terug te grijpen op de merkwaarden en deze lading te geven via Social Media, zorg je bovendien voor activering van het organisatiemerk. 

4. Welke Social Media gaan we implementeren?
Bedenk eerst of je gebruik kunt maken van bestaande Social Media-groepen, -communities en -netwerken om je doelgroep te bereiken. Kijk hiervoor over afdelings- en organisatiegrenzen, en probeer aansluiting te vinden. Steek pas daarna moeite in het opbouwen van een nieuwe community of netwerk.

5. Hoe gaan we Social Media implementeren?
Social Media lenen zich bij uitstek voor experimenteren, maar door de toegenomen complexiteit, snelheid en impact ontkom je niet langer aan centraal geleide implementatievormen (zie Frankwatching). Een en ander hangt mede af van een aantal factoren, zoals organisatiecultuur en managementstijl.

Randvoorwaarden

Vervolgens ben je beland bij: Wie gaat er vorm en inhoud geven aan Social Media en hoe gaan we dat doen? En daarmee beginnen de discussies:

Resources & Infrastructuur
Want gaat de Recruiter, HR-Manager, P&O-medewerker of een nieuw aan te stellen Community Manager zich met Social Media bezighouden? Zijn resources als tijd, mankracht, kennis en expertise, en budget hiervoor beschikbaar? Ook niet onbelangrijk: hoe zit het met de technische infrastructuur?

Managementdraagvlak & Voorbeeldfunctie
Het gebrek aan draagvlak en voorbeeldgedrag van het management zal de kartrekkers van Social Media binnen de organisatie niet tegenhouden. Ze zullen het dan op eigen kracht moeten doen – dus zonder vrijgemaakte middelen als budget en mankracht. De implementatie en acceptatie zal hierdoor langer duren. Door zich afzijdig te houden mist het management de kans om de organisatie richting en sturing te geven.

Ruimte voor experiment

Experimenteren helpt bij het wegnemen van eventueel koudwatervrees van de medewerkers. Bovendien, als de organisatie geen ruimte geeft om te experimenteren en pas in actie komt als er een uitgebreid plan op tafel ligt, loopt ze het risico achter de feiten aan te lopen en niet op veranderingen te kunnen inspelen. Angst voor controleverlies en onbeheersbaarheid spelen hierin mee.

Vertrouwen in medewerkers

Die angst heeft ook te maken met het gestelde vertrouwen in de medewerkers: durft de organisatie de vrijheid en verantwoordelijkheid te geven om met Social Media aan de slag te gaan?

Incasseringsvermogen

Organisaties denken vaak te makkelijk over dit onderwerp: ‘Ja, natuurlijk hebben wij incasseringsvermogen, kom maar op met die feedback!’ In de praktijk pakt dit soms heel anders uit. Verontwaardiging dat iemand zóiets over de organisatie kan zeggen. Hoe dúrven ze!

Open en transparant

Voor organisaties met een open cultuur en een grote bereidheid tot delen is openheid en transparantie door Social Media een logische volgende stap. Voor ‘gesloten’ organisaties valt het niet mee om zaken die eerder (angstvallig) binnenshuis werden gehouden met anderen te delen. Dit vergt een gedragsverandering. Veel organisaties zijn hierin terughoudend vanwege angst voor ‘jatwerk’. En zeker, dat gebeurt soms. Maar weegt dit risico op tegen de opbrengsten van transparantie?

Ambassadeurs en fans

Zijn er genoeg ambassadeurs en fans binnen de organisatie? Net als bij elk ander verandertraject zijn zij belangrijk om successen en best practices zichtbaar te maken en andere medewerkers aan te zetten tot actie. Zonder ambassadeurs en fans zal het Social Media-‘virus’ zich moeizaam verspreiden.

Een lange adem

De impact en resultaten van de inzet van Social Media zijn niet van de ene op de andere dag zichtbaar. Social Media is niet een snel trucje waarmee je de meest fantastische resultaten tevoorschijn tovert; het is veel zaaien, zorgvuldig onderhouden en als je het goed doet uiteindelijk ook oogsten. Maar veel organisaties gooien de handdoek in de ring als zij na een korte periode geen cijfers en meetbare resultaten van Social Media hebben gezien.

Het zal niet de eerste keer zijn dat een organisatie na het opstellen van een mooi Social Media-plan struikelt over de randvoorwaarden. Ik wil niet suggereren dat aan alle randvoorwaarden tegelijkertijd moet worden voldaan om Social Media succesvol te implementeren (of andersom: dat als je aan alle randvoorwaarden voldoet, succesvolle implementatie een gegeven is). De kans op een succesvolle Social Media-implementatie wordt wel aanzienlijk vergroot door het maken van een goeddoordacht plan en het implementatietraject zal een stuk soepeler verlopen door van tevoren na te denken over de bijbehorende randvoorwaarden.

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Danny Valize, Art Director bij VIS Free Format Communicatie.

Nieuwe Werkers zijn vaak meer dan gemiddeld geïnteresseerd in tools die hen bij werkzaamheden kunnen ondersteunen. Maar welke software is daarvoor op de markt? En doen de tools wat de leveranciers zeggen dat ze doen?

Voor de website CloudTools.nl testen onafhankelijke deskundigen online software tools op gebruikersgemak, kosten en beveiliging. De best geteste en voor Nieuwe Werkers meest interessante tools heb ik op een rij gezet. De komende tijd zal ik tips geven over de beste cloud tools voor online samenwerken, de beste tools voor thuiswerkers en (externe) teams en de beste online software voor Het Nieuwe Werken bij organisaties.

In dit eerste deel komen de beste productiviteitstools aan bod. Dit zijn verschillende online software tools waarmee Nieuwe Werkers tijd kunnen besparen bij hun dagelijks terugkerende taken. Zoals to-do-lijsten bijhouden, uren schrijven en social media volgen. Hiervoor zijn uiteraard meerdere tools beschikbaar en geen enkele tool is perfect. Maar dit, op basis van uitgebreide tests, samengestelde overzicht biedt in ieder geval een goede leidraad.

To-do-lijsten bijhouden

• Evernote. 4,5 van de 5 sterren. Deze online software heeft als doel het tweede geheugen van mensen te zijn, waar alles is opgeslagen en kan worden teruggevonden. Aantekeningen, interessante websites, foto’s en bestanden kunnen gemakkelijk en overzichtelijk online opgeslagen worden. Ook handgeschreven to-to lijsten kunnen toegevoegd en doorzocht worden. Evernote is daardoor eigenlijk meer een soort  “To-do lijst Plus” en ideaal om efficiënter te kunnen werken. De gratis 40 MB per maand is voldoende voor 19.000 geschreven notities, 260 webclips of 400 foto’s Voor $ 45 per jaar kan de gebruiker beschikken over 500 MB opslagruimte.

• Remember The Milk. 4 van de 5 sterren. Dit is pure online to-do-lijsten software. De gratis versie van deze Software as a Service (SaaS) biedt zeer veel functionaliteiten (onder andere reminders ontvangen, taken indelen, takenlijsten delen met anderen) en is interessant voor degenen die geen geld willen uitgeven aan online to-do lijsten. Voor personen die de to-do lijsten ook op hun smartphone willen bijhouden, is de betaalde Pro-versie (19 euro per jaar) geschikter.

Afspraken plannen

• TimeBridge. 4 van de 5 sterren. Met deze gratis SaaS is het mogelijk om de beschikbaarheid van collega’s te zien, zonder dat zij dezelfde agendasoftware nodig hebben. Naar een grote groep mensen kan een aantal suggesties voor tijdstippen van een vergadering worden gestuurd. Agendapunten kunnen door de deelnemers worden toegevoegd en actiepunten kunnen worden bijgehouden.
• Tungle.me. 3,5 van de 5 sterren. Voor het makkelijk maken van afspraken voor meetings zonder de gehele agenda te laten zien, is deze gratis SaaS een prima tool. De online software werkt heel intuïtief en de mogelijkheid om niet de gehele agenda te laten zien, is een echt voordeel

Gewerkte uren bijhouden

• Toggl. 4,5 van de 5 sterren. Gebruiksvriendelijke online software om een urenregistratie bij te houden. Taken worden eenvoudig ingevoerd, bijgehouden en aangepast. De rapportages die de cloud tool  produceert zijn uitgebreid en handig om later de factuur mee op te stellen. Voor veel ZZP’ers zal de gratis versie van Toggl voldoende functionaliteiten bieden. De meerwaarde van de betaalde versie (vanaf 5 euro per maand) zit vooral in het vooruit plannen van taken. Hierdoor kan Toggl ook gebruikt worden om offertes op te stellen en de voortgang van een project te bewaken.
• Nanda. 4,5 van de 5 sterren. Prima online software voor tijdschrijven (5 euro per maand). Het ontwerp is zo eenvoudig en zo sterk dat er bijna geen excuus meer is om de tijd niet bij te houden. Zeer positief aan Nanda is de sterke focus op het gebruiksgemak. Daardoor is Nanda ideale online tijdregistratie software voor drukbezette ZZP-ers.

Overzicht in social media houden

• Yoono. 4,5 van de 5 sterren. De gratis online software van Yoono is continu in ontwikkeling. Er worden social media toegevoegd en de cloud tool wordt geschikt gemaakt voor steeds meer platformen. In vergelijking met andere social media overzicht tools als Profilactic en Postling, biedt Yoono meer mogelijkheden om in de software zelf ook echt gebruik te maken van de individuele social media accounts. Dus niet alleen een overzicht van de updates, maar ook vanuit de tool direct reageren. In vergelijking met TweetDeck en Hootsuite is de SaaS nog minder uitontwikkeld en minder goed beveiligd.
• TweetDeck. 3,5 van de 5 sterren. Gratis tool om efficiënter social media accounts te volgen en te updaten. Het is een product met uitgebreide functionaliteiten die vooral interessant zijn voor persoonlijk gebruik. Maar met een beetje technisch inzicht is TweetDeck zo in te stellen dat het ook interessant kan zijn voor zakelijk gebruik. Bijvoorbeeld om bepaalde ontwikkelingen op Twitter te volgen via zoekopdrachten als een eigen naam, een merknaam, merknamen van de concurrenten of bepaalde hashtags. Doordat de online software gratis is, op verschillende media geïnstalleerd kan worden en beveiligd is met een wachtwoord, vormt het een goed startpunt om social media te volgen en te beheren.

Websites volgen

• CopernicTracker. 3,5 van de 5 sterren. Voor eenmalig € 53,52 kan een ongelimiteerd aantal webpagina’s meerdere malen per dag gecheckt worden op updates. Door de gele markeringen is heel snel te zien wat nieuw is. Ook door het plaatsen van alle e-mail webpagina’s in een aparte map, kan tijd bespaard worden. Een prima product dus, voor degenen die geen bezwaar hebben tegen verplicht gebruik van Internet Explorer en Outlook.
• NetVibes. 3 van de 5 sterren. Makkelijke gratis tool om snel een overzicht te hebben van de belangrijkste websites waarmee veel gewerkt wordt. Het vermindert het switchen tussen webpagina’s. Er is een groot aantal widgets voor e-mail, social media, nieuws en blogs beschikbaar. Het toevoegen daarvan aan een dashboard gaat heel intuïtief en de online software kan na enig instellen zeker een tijdsbesparing opleveren. Bijvoorbeeld door de overzichtelijk samengebrachte online mentions over een bepaald onderwerp.

In het volgende deel komen de beste tools voor online samenwerken aan bod.

Natuurlijk ben ik ook benieuwd naar welke tools jij gebruikt om je werkprocessen en productiviteit te optimaliseren?

De koffie is ingeschonken, de computer opgestart en als nieuwe werker begin je aan je werkdag. Natuurlijk heb je zin om aan dat leuke project te beginnen, maar je wilt eerst weten hoe dat feestje van gisteren – dat waar je niet bij kon zijn – was. Je gaat naar Facebook en ziet leuke foto’s en commentaren. Ook is er flink getwitterd en daar moet je natuurlijk op reageren. Zo ben je, voor je er erg in hebt, een halfuur verder, als het niet meer is.

Even twitteren…

Tegen de tijd dat je eindelijk aan je project aan het werken bent, merk je dat je gedachten nog steeds zijn bij wat je net allemaal gezien hebt op je Social Media. De geest is weerbarstig en wil niet graag gevangen worden. Om echt in de flow te komen voor je project, heb je zeker tien minuten ongestoord werk nodig. Kijk je toch weer even op Twitter, dan begint de teller gewoon opnieuw. Je bent weer minstens tien minuten kwijt voordat je in de flow bent. Zo ontstaat er bij nogal wat mensen een patroon dat ze er de hele dag door van weerhoudt om écht effectief te zijn: Het Nieuwe Uitstellen, oftewel: Uitstellen 2.0.

Eén muisklik

Waarom is het voor de nieuwe werker toch zo moeilijk om je Social Media-impuls in bedwang te houden? Allereerst is de mens van nature nieuwsgierig. Het is leuk om bij te houden wat jouw vrienden doen en wat ze bezighoudt. Je weet wel dat je het niet te veel moet doen, maar jezelf in de hand houden valt niet mee. Helemaal omdat er maar één muisklik zit tussen jou en je sociale leven. De drempel om afgeleid te worden, is daarmee enorm laag geworden.

De computer waarmee jij je werk doet, verandert met één muisklik in een rijke wereld vol afleiding en plezier. Dát is de kern van het probleem bij Uitstellen 2.0. De natuurlijke scheiding tussen werk en ander plezier, is weggevallen. Zeker voor de generatie Y en later, zijn Social Media een primaire levensbehoefte geworden. Daarmee is de constante verleiding van de laatste update, oorzaak van uitstelgedrag 2.0, een gegeven geworden.

Controle werkt niet

De 1.0 manier van problemen oplossen is command & control. De baas die gaat controleren op ongewenst internetgedrag of erger nog, die een slot zet op social media-toegang vanaf werkpc’s, slaat de plank volledig mis. Medewerkers zullen zelf hun social media-toegang organiseren via hun smartphone of raken gefrustreerd omdat er geen ruimte is voor iets wat voor hen van belang is. Al dan niet bewust komen mensen hiertegen in verzet. Dat heeft onherroepelijk gevolgen voor de werkkwaliteit. Los hiervan heb je als baas met zo’n social media-beleid de zekerheid dat je de jonge creatieve werknemer niet meer binnenhoudt, als je er al in slaagt deze in te huren.

Leidinggevenden zullen moeten begrijpen dat in het tijdperk van Het Nieuwe Werken de digitale verbinding met de wereld tot de primaire levensbehoefte van veel medewerkers is gaan behoren. Wat je er zelf van vindt, is niet zo relevant. Jezelf als beslisser als uitgangspunt nemen en deze ontwikkeling niet serieus nemen of per definitie afwijzen, is een grote fout.

Zichtbaar maken werkt wel

Elke ontwikkeling heeft twee kanten. We laten steeds meer van onszelf zien, verstoppen ons niet meer zoals vroeger. Daarmee ontstaat transparantie. Bob Ley, een sportverslaggever, zei eens: ‘Karakter is dat wat je doet, wanneer er niemand kijkt.’ Dat klopt. Tegelijkertijd varen we er soms juist wel bij wanneer er iemand kijkt. Social Media-gebruik op de werkplek moet je dus niet verbieden of controleren, maar vooral toelaten en zichtbaar maken. Dit heeft een positieve invloed op het zelfregulerend vermogen van je medewerkers en dat is toch waar Het Nieuwe Werken om draait.

Weten dat wat je doet zichtbaar is, maakt mensen taakvolwassener. Er zijn minder mogelijkheden om jezelf te verstoppen. Een zelfbewuste medewerker die goed werk heeft afgeleverd, kan zichzelf zonder enige gêne belonen met een halfuurtje surfen. Een medewerker die de kantjes ervan af loopt, weet en voelt dat hij het niet kan maken om te vaak gezien te worden op Social Media-sites.

Het Nieuwe Werken takes two!

Gedrag is moeilijk te veranderen, zeker wanneer de verleiding groot is en de drempel slechts bestaat uit één muisklik. Zelfdiscipline is mooi, een praktische oplossing beter. De eenvoudigste oplossing is ook de leukste: geef je medewerkers een iPad cadeau! Maak daarbij wel duidelijke afspraken:

■ Ben je aan het werk, dan gebruik je de computer/ laptop.

■ Ben je even met andere dingen bezig of wil je ontspannen, dan gebruik je de iPad/ tablet.

Zo is volkomen helder wat iedereen aan het doen is. De Tablet-tijd is zeker geen verspilde tijd voor een werkgever. Continu doorgaan is slecht voor de kwaliteit van het werk, zeker wanneer daar creativiteit voor nodig is. Ook worden je medewerkers zo gevoed met iets wat voor hen van belang is. Ze tanken even bij.

Tot slot voelen ze zich serieus genomen en zijn ze sneller geneigd om serieus met de nieuwe verantwoordelijkheid om te gaan. De zichtbaarheid van het tabletgebruik stimuleert het zelfregulerend vermogen. Excessen vallen sneller op en mensen gaan elkaar hierop aanspreken. Uiteindelijk willen we toch dat het werk gedaan wordt – en goed gedaan wordt. De nieuwe manager heeft dus een zorg minder om te managen en kan weer aan de slag met het echte leidinggeven!

Het nieuwe werken is hier een – integraal – managementconcept aan het worden dat ‘geïmplementeerd’ en ‘uitgerold’ wordt in diverse bedrijven. Vanuit de bonden komt de roep dat ‘iedereen er recht op heeft, niet alleen kenniswerkers’. Er wordt gesproken van de ‘bokken en de schapen’; sommigen zullen ‘het’ nooit leren, anderen doen ‘het’ al uit zichzelf. Voor je het weet wordt er van alles over de nieuwe manier van werken gereguleerd, afgesproken en dicht getimmerd. Als we het geïmplementeerd en uitgerold hebben, zijn we klaar en kunnen we achterover leunen.

Het Nieuwe Werken goed export product

Het is ook een typisch Nederlandse invulling, nergens in de EU of de VS is het zo’n management hype. Volgens sommigen is dit Nederlandse Nieuwe Werken concept inderdaad een goed exportproduct. Maar ik begin langzamerhand te denken dat wij misschien wat ideeën van buiten moeten importeren.

Ruimte geven aan nieuwe mogelijkheden

Begrijp me goed, ik vind het prachtig, zolang Het Nieuwe Werken bijdraagt aan meer autonomie voor de medewerkers, beter kunnen combineren van werk en privé, minder kilometers woon-werkverkeer, minder vierkante meters kantoorruimte, prettiger kantoorruimte, effectiever en efficiënter samenwerken en vergaderen en betere bedrijfsprestaties.

Maar laten we niet de kans missen om na te blijven denken over ‘The New World of Work’ en vooral ruimte geven aan de nieuwe mogelijkheden die ontstaan en zich ontwikkelen met nieuwe vormen van ICT. ‘The New World of Work’ is voor het eerst in Nederland ter sprake gebracht met fantasieën over Werknemer 2.0. Als je daar vertrekt wordt het perspectief veel organischer: die Werknemer 2.0 gaat zijn weg zoeken en vinden en doet het steeds slimmer door gebruik van social media….

Spontaan slimmer werken door nieuwe vormen van ICT

Ik zou dat nieuwe werken eerder willen omschrijven als het (spontaan) door werkenden (niet alleen werknemers) zelf slimmer gaan werken door gebruikmaking van nieuwe media. Een goede omschrijving van ‘The New World of Work’ is dan: steeds slimmer werken gebruikmakend van nieuwe vormen van ICT.

Rol van kennis centraal

Er ontstaan ook nieuwe vormen van communiceren en nieuwe dynamische arbeids- of machtsrelaties en manieren om zaken met elkaar te doen. Dat zit hem vooral in de rol van kennis. Informatie en kennis zijn overal en in gelijke mate voor iedereen beschikbaar. Het is een soort nivellering van kennis en open toegang tot nieuwe kennis. Zeggenschap in (arbeids)relaties wordt vanzelf meer gekoppeld worden aan wat je kunt, meer dan aan je (hiërarchische) positie. De meritocratie komt in beeld.

En wat gaat het verbinden van formele en informele netwerken betekenen voor traditionele organisaties, voor de relaties tussen medewerkers en met mensen buiten de eigen organisatie, gaat co-creatie makkelijker worden …..?

Blijven discussiëren

Natuurlijk kan deze al om beschikbaarheid van informatie en kennis en de openheid ook misbruikt worden: privacy schendingen, ongewenste controle en reclame, negatieve beeldvorming enz.

Dat is een reden te meer om deze discussie te blijven voeren en ons niet tot het invoeren van managementconcept HNW te beperken.

IedereenCEO is een boek over de komende veranderingen binnen organisaties als gevolg van een nieuwe manier van samenwerken, verbinden, innoveren en kennis uitwisselen. Ingezet door ontwikkelingen zoals social media die juist buiten organisaties een grote vlucht nemen. Echte gemeende communicatie wordt gewaardeerd, echte bijdrage wordt vermenigvuldigd, nepheid wordt afgestraft, verschuilen werkt tegen je en ‘deel wat je weet, help wie je kunt, het komt vanzelf terug jouw kant op’. Dit zal steeds meer ook binnen de organisatie gaan gelden. En dat kan best eng zijn voor managers die zichzelf nu gemakkelijk kunnen verschuilen, denken dat ze niet hoeven te delen en verwachten dat men wel luistert wanneer zij iets zeggen. Ze zitten immers al zo lang bij het bedrijf en zijn toch manager? Menno geeft weer wat leiders te wachten staat en de verandering die organisaties zullen gaan doormaken.

Zeven vragen aan Menno Lanting:

1. Is dit boek een vervolg op Connect!? Of is het meer een andere blik op leiderschap en organisatieverandering?

Het is een verdieping op Connect. Social media zijn geen doel, maar een middel om de transitie te maken van het industriële naar het netwerktijdperk. Uiteindelijk gaat het om het vinden van nieuwe vormen van organiseren en leidinggeven. De technologie waarmee dat gebeurt is minder relevant, als het maar gebeurt.

2. Technologie zoals interne social media krijgt de nodige aandacht in dit boek. Terwijl het vooral ook over leiderschap gaat. Is technologie zo belangrijk in relatie tot leiderschap?

In veel organisaties klotst de kennis werkelijk over de plinten. Het is onder andere de taak van de leiders om deze kennis ‘te bevrijden’. Eerst voor de organisatie zelf en direct daarna ook voor klanten, branchegenoten en zelfs concurrenten. Technologie is daar een enorm handig en zelfs onmisbaar hulpmiddel bij. Transparantie wordt van bedreiging het ultieme business model. Kennis veroudert steeds sneller, om als organisatie, professional en leider aangehaakt te blijven, zul je maximaal verbonden moeten zijn om zo met zoveel mogelijk kennis in aanraking te komen.

3. Voor het veranderen van je organisatie kun je geen recept geven. Kun je wel de stappen weergeven die zij zouden moeten doorlopen?

Strategische veranderingen in organisaties ontstaan uiteindelijk alleen vanuit een krachtige visie van de leider(s). Nederland heeft behoefte aan leiders die zichzelf niet in de top van de piramide zetten, maar als spin midden in het netwerk. Goed voorbeeld doet daarbij volgen. Dergelijke omslagen besteed je niet uit aan een afdeling marketing of hrm. Uiteindelijk is het een collectieve missie, die alleen slaagt wanneer er een stevige netwerkorganisatie ontstaat.

Tegelijk is er vaak al heel veel bereidheid in organisaties om de slag naar meer open, transparant, collectief, klantgericht te maken. Deze mensen dienen gefaciliteerd te worden.

En daarnaast is het net zo belangrijk om weerstand toe te laten en zelfs aan te wakkeren. Alleen al door er ruimte voor te bieden wordt de eerste stap van verandering gezet.

4. Je hebt ruim de tijd voor genomen om dit boek te schrijven en er veel interviews voor gehouden. Is dat een voorwaarde voor een succesvol boek?

Ideeën moeten rijpen, althans bij mij. Het gaat niet zozeer om iets nieuws te bedenken (alles is al eens bedacht). In deze tijd gaat het letterlijk om verbindingen maken. Bronnen van kennis te identificeren, deze te duiden en in een kader te zetten. Het vinden van een balans tussen een perspectief bieden en te ver voor de troepen vooruit lopen. Theoretisch praten over iets is niet zo moeilijk. Het komt echter aan op de koppeling maken tussen theorie en praktijk, strategie en uitvoering.

5. Wat zou je leiders van niet-Connected organisaties willen adviseren voor de komende jaren?

Vaak is er eerder sprake van onbekendheid dan uitgesproken weerstand. Veel mensen in de top van organisaties worden voor het eerst met een technologische ontwikkeling geconfronteerd die ze niet kunnen bijbenen. Interne ‘domme’  vragen stellen doet men vaak niet. Daarbij beperkt veel advies zich tot de praktische kant. Voor leiders gaat het om de operationalisering van strategie. Dat lukt alleen als ze zelf deel worden van de nieuwe sociale netwerken. Want pas als je er zelf midden in staat, kun je werkelijk de kracht en impact ervaren.

6. Zijn zij nog in business over 5 jaar, als zij zich niet aanpassen?

De multinationals zullen altijd blijven bestaan er zal ook altijd een groep medewerkers zijn die zich daarbij willen aansluiten. MKB bedrijven hebben het voordeel dat ze relatief snel kunnen veranderen (mits ze dat willen). De pijn komt te liggen bij de middel- en grote bedrijven. Daar waar er meer en meer vragen gesteld gaan worden over toegevoegde waarde. De toegevoegde waarde voor de klanten maar vooral ook voor de medewerkers. En voor deze laatste groep reikt dat veel verder dan de hoogte van het salaris.

7. En wat is de toekomst van niet-Connected managers?

Wanneer medewerkers zelf ‘CEO’ zijn over hun werk en uiteindelijk ook het merk, dan organiseren ze met elkaar het werk, zorgen voor hun eigen PR, eigen technologie, maken hun eigen communicatiemiddelen en werken op de plek en op de tijden die ze zelf kiezen. Daar is dan steeds minder een organisatie voor nodig, laat staan managers.

Er is echter nog steeds een rol weggelegd voor managers. Die ligt op het gebied van faciliteren, verbinden, filteren en het vertellen van aansprekende verhalen die mensen er toe verleiden (een deel) van hun tijd te besteden aan een organisatie. Dit is overigens geen management maar leiderschap

Mensen vinden wanneer ze delen

Menno geeft aan dat Interne Social Media één van de enablers van een ConnectedOrganisatie. Want via Interne Social Media platformen kan men kennis, verwonderingen, ervaringen en bronnen delen, elkaar snel helpen, visie overbrengen en ideeën tot innovatie brengen. Maar het belangrijkste is dat expertise in een zoekopdracht of via een vraag gevonden kan worden. Mensen worden gevonden wanneer ze delen. De beste platformen zijn dus die platformen waarop je mensen kunt vinden ongeacht via welk kanaal zij willen communiceren en delen. Interne Social Media is dus geen tool, maar een platform met een verzameling aan functies en ‘kanalen’. Daarvoor kun je bijvoorbeeld Jive, SocialText, Lotus en Social Suites op SharePoint inzetten.

De impact van veranderingen in de organisatie en wat je ermee kan

Het boek is wat mij betreft een aanrader. Het is compact, goed leesbaar en goed onderbouwd. Het is niet zozeer een boek voor de ‘self exclaimed social media experts’ waarvan er als je de profielen op LinkedIn moet geloven rond de 3000 van zijn in Nederland, hoewel ook zij dit boek zouden waarderen. Het is vooral geschreven voor managers en leiders die willen weten wat de aanstaande veranderingen inhouden, wat de impact ervan is en wat zij ermee kunnen binnen hun organisatie. Het is echter geen kookboek, want kant en klare recepten voor deze nieuwe vormen van organiseren, samen werken en leiderschap zijn er niet. De basispunten zijn wel chrystal clear, en die staan in dit boek krachtig beschreven. IedereenCEO is via Bol te bestellen en te downloaden.

Menno Lanting werkt als freelance strateeg en innovator met directies van verschillende bedrijven. Daarnaast is hij als associate verbonden aan het leiderschapsinsitituut de Baak en een aantal business schools.

Ik ken Menno Lanting al een tijd en hebben samen de afgelopen 3 jaar veelvuldig van gedachten gewisseld over bovenstaande. Hij heeft er zijn expertise op leiderschapadvies van gemaakt, ik meer richting de technologie . En we zien dat die twee hand in hand gaan. En dat leiderschap en technologie zoveel synergie hebben is volgens mij nog nooit voorgekomen.

Menno zal binnenkort zijn visie delen op onze Roundtable Enterprise Social Media.

Het vorige boek boek

De organisaties

De grote organisatie waar ik 10 jaar werkzaam ben geweest is Microsoft. Microsoft staat bekend als één van de pioniers binnen Nederland op Het Nieuwe Werken. Dit is onder andere terug te vinden in het nieuwe pand van Microsoft, wat volledig volgens het nieuwe werken concept is ingericht. De andere organisatie waar ik nu werkzaam voor ben is Rapid Circle. Een ICT dienstverlener met een focus op samenwerken en communiceren gebaseerd op het SharePoint platform. Bij Rapid Circle werken behalve ikzelf, 15 werknemers. Ons kleine kantoor is voor ons vooral een ontmoetingsplek en een plek om samen te werken. Het echte kantoor is dus virtueel, waardoor communicatie en uitwisseling van kennis en ervaringen onafhankelijk van tijd plaatsvindt.

Ook bij Microsoft heeft niemand een vaste werkplek, dus ook directieleden niet. Er zijn verschillende soorten werkplekken aanwezig die activiteits-gebaseerd werken ondersteunen. Het gehele kantoor voelt lekker en luxe aan en je voelt je vrij. Binnen grotere organisaties die Het Nieuwe Werken omarmen worden kosten bespaard door ruimtebesparing, daardoor kan er budget vrijgemaakt worden voor faciliteiten. Het kantoor van Rapid Circle is minder luxe. Er zijn geen bureaus, geen vaste aansluitingen en er zijn geen servers binnenshuis. Het kantoor heeft enkele grote steigerhouten tafels en simpele bespreekruimte, maar dan wel weer met mooi uitzicht op het water. Rapid Circle deelt het pand en haar faciliteiten zoals het dakterras met andere jonge bedrijven.

Technology

Op technisch vlak is Microsoft natuurlijk erg ver. Voornamelijk op gebieden als communicatie, virtueel vergaderen en het altijd beschikbaar hebben van de juiste informatie onafhankelijk waar je bent. Denk hierbij aan het zien van beschikbaarheid van personen vanuit bijna alle Microsoft producten en een volledige koppeling met het bestaande telefonie netwerk, waardoor je dus via je computer of mobiele telefoon kunt opnemen of kunt bellen. Rapid Circle is werkzaam met minder technische hoogstandjes, maar kan door slim inzetten van clouddiensten en SharePoint 2010, met de eigen interne social media applicaties op elke plek effectief werken en de connectie met collega’s én externe contacten behouden. Er wordt bijvoorbeeld elke week meerdere malen via video, overleg gepleegd met de andere wereldwijde vestigingen van onze partneronderneming Zevenseas, gewoon via beschikbare webdiensten.

Cultureel

De meeste mensen die werkzaam zijn binnen Microsoft zijn al erg gewend aan het nieuwe werken. Ik ken niemand binnen Microsoft die echt nog vijf dagen van 9 tot 5 werkt. Iedereen werkt met enige regelmaat vanuit huis of vanuit de partner of klant. Doordat er geen vast werktijden gehanteerd worden, wordt het mogelijk om een betere balans tussen werk en privé te creëren en productief te zijn wanneer het jou uitkomt. Ikzelf kwam ongeveer twee keer per week naar kantoor en dit was vooral om klanten of partners te ontmoeten. Als team hadden we één keer in de twee weken een teamvergadering en iedereen probeerde hier fysiek bij aanwezig te zijn (fysieke minimum). Je kunt namelijk niet alles oplossen met een virtueel contact.

Bij Rapid Circle is het op de ene dag ook drukker dan de andere. Elke week komen alle medewerkers van Rapid Circle in ieder geval weer bij elkaar om elkaar fysiek te ontmoeten op de “Fridays@Seas” (naar het internationale netwerk Zevenseas, waar Rapid Circle deel van uitmaakt). We bespreken dan de lopende zaken, demonstreren nuttige en interessante zaken aan elkaar en houden elkaar op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Het voordeel van een wat kleinere organisatie als Rapid Circle is dat je onderling wel meer verbondenheid voelt, dan bij een grote organisatie als Microsoft. Omdat je iedereen kent, met de meeste nauw samenwerkt en je allemaal eigenlijk 1 doel nastreeft, wordt de verbondenheid groter. Wanneer je samen bedenkt welke richting het bedrijf op moet en alle successen samen viert, dan voelt dat ook echt als ‘samen’. Bij Microsoft is het natuurlijk niet mogelijk iedereen te kennen, zelfs na 10 jaar niet. Maar daar staat tegenover dat elk specialisme wel ergens binnen de Microsoft organisatie te vinden is.

Bij Microsoft probeert men het verbinden van collega’s met elkaar en met de organisatie te adresseren door slimmer te verbinden via interne sociale media als SharePoint en SocialTalk, maar ook externe sociale media tools als Twitter en Facebook worden gebruikt om elkaar te vinden, op de hoogte te houden en kennis te delen. Zoals eerder gezegd is bij een bedrijf als Rapid Circle, waar specialisme en kennis ook van buiten gehaald moet worden, vooral de connectie met de externe omgeving belangrijk. Daarom is het voor die bedrijven cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe sociale media als Skype, Twitter en Linkedin. Verder wordt er bij Rapid Circle actief geblogd op verschillende platformen (o.a. DutchCowboys, FrankWatching, Zevenseas Blogs en Het Nieuwe Werken Blog) om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en te delen. Je kunt eigenlijk zeggen dat de interne social media is aangesloten op de externe social media netwerken. Leuk detail: Bij Rapid Circle heeft sociale media bij 90% van de nieuwe opdrachten een belangrijke rol gespeeld.

Samengevat

Er zijn veel overeenkomsten tussen het nieuwe werken binnen een grote en binnen een kleine organisatie. Het gaat erom dat mensen op prestaties worden afgerekend en zichzelf ook zo organiseren en motiveren. Waar of wanneer het werk uitgevoerd wordt is niet belangrijk. Fysieke ontmoetingen blijven belangrijk en dat kan ook goed bij de klant op kantoor bijvoorbeeld. Door de hoeveelheid mensen kan het nieuwe werken in een grote organisatie leiden tot een verminderde verbondenheid tussen collega’s en verbondenheid met de organisatie. Men kan dit adresseren door sociale media in te zetten. Voor een kleinere organisatie is de verbondenheid er meer, maar is het echter cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe social media om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en contacten te onderhouden. Uiteraard is het nog steeds belangrijk om vaak op locatie te zijn waar de klanten, prospects en contacten zich ook bewegen.

 De discussies vonden plaats rondom de volgende 6 stellingen: 

Stelling 1: De Social Media hype gaat wel over

Gelukkig zijn alle aanwezigen ervan doordrongen dat Social Media niet meer weg zal gaan: Social Media are here to stay. De intrede van Social Media in ons dagelijks leven is onomkeerbaar: het is een logisch gevolg van  maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zoals globalisering, de ‘24/7’ maatschappij, internet & mobiele mogelijkheden en voortschrijdende individualisering met de bijbehorende veranderende persoonlijke behoeftes.

Maar de belangrijkste ontwikkeling die maakt dat Social Media geen hype is, is naar mijn mening de demografische ontwikkeling: er staat een heel nieuwe generatie klaar om de arbeidsmarkt te betreden – de zogenaamde Generatie Y, Millenials of Screenagers (geboren tussen 1985-2000) – die het Social Media gebruik helemaal geïnternaliseerd hebben in hun gedrag. Zij kijken vanuit hun impliciete perspectief dan ook ietwat verbaasd hoe wij Social Media expliciet op de agenda zetten. 

Stelling 2: Social Media is niet op onze organisatie van toepassing

Niemand van de aanwezigen durft de hand op te steken als ik vraag wie het met deze stelling eens is. Nou, dat scheelt weer 5 minuten spreektijd om te beargumenteren waarom Social Media op iedere organisatie van toepassing is. Voor het belangrijkste argument wil ik teruggrijpen naar die nieuwe generatie die langzaam de organisaties binnenstroomt (en straks als vloedgolf). Zij nemen Social Media gedrag mee de organisatie in. 

Naast deze nieuwe generatie van digital natives, hebben organsiaties ook nog te maken met zogenaamde digital immigrants: medewerkers uit andere generaties (Protestgeneratie 1940-1955, Generatie X 1955-1970 en de Pragmatische Generatie 1970-1985), die Social Media omarmen, toepassen en dit onderwerp expliciet op de agenda zetten.

En omdat zowel de digital natives als de digital immigrants eventueel hun eigen smartphone meenemen om in de pauze het contact met hun sociale netwerken te onderhouden, zal het eerder vandaag dan morgen zijn dat organisaties met implicaties van Social Media te maken krijgen en kunnen HR verantwoordelijken zich achter de oren krabben en afvragen of zij hier klaar voor zijn.

Stelling 3: Social Media is iets voor Communicatie & Marketing, niet voor HR

De voorzichtige reactie uit de zaal is dat het ook voor HR is want HR gebruikt het voor recruitment doeleinden… en óf Social Media ook voor HR is! Sterker nog: HR heeft zelfs twee rollen als het om Social Media gaat. Ten eerste als gebruiker van Social Media ter ondersteuning van HR vraagstukken. En ten tweede als strategische businesspartner om de organisatie voor te bereiden op de veranderingen, die het gebruik van Social Media met zich meebrengt. Op de lange termijn gaat de organisatie er anders uitzien en HR moet hier de kartrekker zijn en leiderschap tonen. Helaas is er niemand in de zaal die opstaat en zegt: ”Ja, daar ben ik mee bezig”. Ik zie wel een paar mensen instemmend knikken, maar ook bedenkelijke gezichten waarvan ik de gedachtes slechts kan raden: “Moeten we ons daar nou ook al mee bezig gaan houden?”. Na de bijeenkomst krijg ik wel een aantal mails met goede voornemens om met Social Media te gaan experimenteren, contact te zoeken met Communicatie en Marketing of zelfs het onderwerp op de agenda te zetten. 

Stelling 4: Als ik aan Social Media & HR denk, gaat het over Recruitment, Arbeidsmarktcommunicatie en Employer Branding.

Ten aanzien van HR in de rol van gebruiker wordt er voornamelijk focus gelegd op Recruitment en Arbeidsmarktcommunicatie, terwijl er ook aan vraagstukken kan worden gedacht als Alumni Relaties, Medewerker Engagement, Internal Branding en Interne Communicatie, Kennisdeling, Persoonlijke Ontwikkeling, Verandermanagement, Leiderschap Positionering etc. Onder de aanwezigen zet eigenlijk niemand Social Media in voor die andere vraagstukken. Wel zie ik de HR Managers ijverig aantekeningen maken over het aanmaken van Alumni groepen op LinkedIn en Facebook en krijg ik via mail nog wat vragen over Yammer in relatie met Medewerker Engagement.

Ik benadruk eens te meer dat Social Media geen doel op zich is, maar een krachtig platform om HR vraagstukken te ondersteunen: beslist geen tovermiddel maar kijk eens verder dan de traditionele en gebruikelijke oplossingen: hoe kunnen wiki’s, blogs, microblogs, communities, review & rating tools etc. je verder helpen? 

Stelling 5: Social Media (gedrags)richtlijnen zijn onzin

Een paar tegenstanders van gedragsrichtlijnen springen op “Het gaat om gezond verstand en fatsoensnormen” en “De meeste zaken zijn al geregeld in een algemeen handboek en Social Media valt daaronder”. De voorstanders van gedragsrichtlijnen sputteren tegen “Ja, maar medewerkers kunnen bewust of onbewust uitlatingen op Social Media doen, waar je als werkgever niet blij mee bent”.

Er is geen goed of fout antwoord. Belangrijk is om goed te kijken naar de cultuur van de organisatie en aan te sluiten bij hoe zaken tot nu toe zijn geregeld: heb je dikke handboeken met veel expliciete regels, maak dan ook expliciete regels voor Social Media. Heb je weinig regels, omdat veel impliciet is geregeld of omdat er veel wordt bijgestuurd op het moment dat situaties zich voordoen, doe dat dan ook bij Social Media.

Toch zou ik persoonlijk een A4-tje met richtlijnen opstellen om duidelijkheid te verschaffen en ongewenste situaties te voorkomen. Tenslotte hebben we hier te maken met nieuw te ontdekken terrein en een voorbeeld uit de zaal illustreert hoe ‘gezond verstand’ voor iedereen een andere betekenis heeft. Het voorbeeld komt van de HR Manager van een grote retailer, waar medewerkers filmpjes van het werk op You Tube hadden geplaatst en in hun enthousiasme niet hadden gezien dat ze en passant ook even de (nood)uitgangen (oftewel ingangen voor sommigen) zichtbaar maakten, bereikbaar vanaf het dak.    

Stelling 6: Een werkgever kan een medewerker niet aanspreken op zijn Social Media gedrag

Nu barst de discussie los. Voorbeelden van werkgerelateerde tweets, die tot ontslag hebben geleid. Wat doe je met uitlatingen op Social Media die niet werkgerelateerd zijn, maar die eventueel reputatieschade voor de werkgever kunnen opleveren? Wanneer is iets privé tijd en wanneer zakelijk? Wat doe je met de medewerker die zondagavond zakelijke e-mail beantwoordt, na het drinken van een aantal glazen wijn ’s middags op het terras?

Duidelijk is in ieder geval dat zakelijk en privé steeds meer door elkaar heen gaan lopen en dat werktijd en werkplaats verschuift. Daarmee verschuiven ook de vraagstukken en de bijbehorende oplossingen. Er zal nog heel wat af gediscussieerd gaan worden! 

Afsluiting.

Terugkijkend naar de afgelopen bijeenkomsten blijft mij sterk bij dat het de komende tijd nog steeds belangrijk zal zijn om Social Media expliciet op de agenda te zetten en HR aan te sporen actie te nemen. Uiteindelijk hoop ik dat Social Media over een niet al te lange tijd van de agenda is verdwenen en een geïntegreerd onderdeel van het beleid is geworden. Bijvoorbeeld als platform om HR vraagstukken die er écht toe doen zoals Medewerker Engagement, Employer Branding, Duurzame Inzet van Medewerkers en Persoonlijke Ontwikkeling te ondersteunen. Tot die tijd blijf ik HR & Social Media onder de aandacht brengen.

Twee verschillende rollen t.a.v. Social Media

Voordat we naar het stappenplan kunnen gaan kijken is het belangrijk te benoemen dat HR twee verschillende rollen heeft als het gaat om Social Media. Aan de ene kant is zij gebruiker en kan zij Social Media inzetten ter ondersteuning van HR vraagstukken. Aan de andere kant anticipeert zij als strategische businesspartner op ontwikkelingen in de organisatieomgeving. Wat gebeurt er door het Social Media gebruik met de organisatie en HR vraagstukken? Terwijl dit laatste om een lange termijn visie vraagt, is de focus van HR als gebruiker van Social Media er één die het liefst vandaag al om concrete acties vraagt.

Een samenhangend 5 stappenplan:

1. Doelstelling, Doelgroep & Strategie vaststellen

Doelstelling
Als je Social Media in wilt gaan zetten, kijk dan eerst wat je eigenlijk wilt bereiken. Welke HR vraagstukken spelen er en hoe kan Social Media hierin ondersteunen? Maak dit zo concreet mogelijk.

Doelgroep
Beschrijf vervolgens wie je doelgroep is en waar je deze kunt vinden. Dat helpt je te beslissen welke Social Media toepassing(en) je uiteindelijk in gaat zetten. Gaat het om een heterogene groep, dan zal je net als bij ‘gewone’ marketing- en communicatievraagstukken moeten segmenteren en het communicatiekanaal en de boodschap afstemmen op de verschillende segmenten.

Segmentatie kan plaatsvinden op bijvoorbeeld:

• Functionele aspecten (Finance, Marketing, Logistiek etc.)
• Carrière Level (Basic, Intermediate, Proficient, Specialist, Expert) of (Manager, Senior Manager, Executive  Mngr)
• Medewerker Drijfveren (Work-Life Balancers, Want It All, Pleasure Seekers, Work to Live, Live to Work)
• Waarden & leefstijlen aspecten (Kosmopolieten, Traditionele Burgerij, Post Materialisten etc.)

 Dat zegt echter nog niet veel over het Social Media gebruik. Daarvoor zou je kunnen denken aan segmentatie op basis van:

• Leeftijd, Geslacht, Opleiding & Inkomen
•  Social Media Acceptatie (Inactives, Spectators, Joiners, Collectors, Critics, Creators) 

 Strategie
Als de doelstelling en de doelgroep helder zijn, kun je verder met de strategie: hoe kun je het beoogde doel en de doelgroep bereiken? Gene Smith heeft, gebaseerd op het ‘honey comb model van Peter Morville het 7 bouwstenen-model geïntroduceerd voor Social Media. Met dit model in het achterhoofd is het interessant om te kijken naar een opsomming van veel gebruikte Social Media voor actuele HR vraagstukken. Het moge duidelijk zijn dat dit geen allesomvattende lijst is, aanvullingen zijn van harte welkom:

Klik hier voor een grotere afbeelding

2. Organisatieomgeving: branche, type en cultuur beschrijven

Naast het vaststellen van de doelstelling, doelgroep en mogelijke strategie, is het van belang Social Media in te zetten, die past bij de organisatieomgeving. Op die manier zullen medewerkers het zien als een logisch verlengstuk van de huidige manier van werken en zal acceptatie groter zijn. 

• Branche: heeft de branche waarin de organisatie zich bevindt typische kenmerken die acceptatie en implementatie van Social Media bevorderen of juist tegenhouden?
• Type: is de organisatie een private of publieke organisatie, een familiebedrijf of beursgenoteerd bedrijf? Lokaal georiënteerd, nationaal of internationaal?
• Cultuur: is de organisatiecultuur open of gesloten, formeel of informeel, mensgericht of procesgericht?

Onderstaand overzicht geeft een aantal voorbeelden van Social Media per organisatiecultuur (uit blog op www.Frankwatching.nl):

3. Aansluiten bij de Organisatiedoelstelling & Richting

Om vervolgens ervoor te zorgen dat Social Media geen ‘zwevend experimentje’ wordt, maar een geïntegreerd onderdeel van de bedrijfsvoering op de lange termijn, is aansluiting bij de overkoepelende organisatievisie & richting belangrijk. Het succesvol inzetten van Social Media heeft hierdoor een grotere slagingskans.

Ook is het in deze fase nuttig om het Social Media Plan van HR te verbinden met het Social Media Plan van andere afdelingen zoals Marketing, IT en Communicatie, zodat zij allemaal dezelfde richting op wijzen.

4. Manier van Social Media Implementatie bepalen

Net als bij de keuze welke Social Media in te zetten, is het ook bij de vraag hoe Social Media te implementeren belangrijk aansluiting te zoeken bij de organisatiedoelstelling- en omgeving. Blijf ‘dichtbij’ wat gebruikelijk is binnen de organisatie. Eigenlijk hebben we hier te maken met een verandertraject en daarom zijn de Veranderstappen van Kotter een goed houvast:

• Establish a Sense of Urgency
  => Zorg dat het belang van Social Media wordt ingezien, liefst ook Buy In van MT
• Create a Change Team
  => Zorg dat je een aantal ‘ambassadeurs’ van Social Media in dit team hebt zitten
• Create a Change Vision & Strategy
  => Zorg dat de Social Media Implementatie aansluit bij de overkoepelende organisatievisie- en strategie
• Communicate Change Vision
  => Zorg dat betrokkenen weten wat je doet, hoe en waarom
• Engage Employees & Develop Tools
  => Zorg dat een aantal medewerkers (liefst opinieleiders) betrokken worden bij het ontwikkelen/testen van de tools
• Create Short Term Wins
  => Zodra er kleine successen geboekt worden, deel dit met de rest van de organisatie
• Build on Change
  => Succes zal ervoor zorgen dat Social Media zich als een olievlek verspreidt. Bouw verder op de lessen en successen van de eerste fase
• Anchor Change
  => Maak aanpassingen waar nodig en zorg voor integratie met andere afdelingen, overkoepelend HR beleid en organisatie doelstellingen

Van Experimenteren, via Groeien naar Integreren
Maar het kan ook anders. Ondanks de voorkeur voor een doordachte aanpak om Social Media in te zetten wil dat nog niet zeggen dat dit top-down en zwaar gemanaged moet gebeuren, met alle eventueel beperkende maatregels van dien. Sterker nog, over de beginfase leert een aantal recentelijke cases van succesvolle Social Media implementaties ons een aantal belangrijke lessen. Zij zijn:

• bottom up ontstaan
• lokaal begonnen
• organisch gegroeid

Ook is er niet altijd sprake van Buy In van het Management Team in de beginfase. Het kan best zo zijn dat de HR afdeling op eigen initiatief Social Media inzet en dat pas na aangetoond succes het Management Team ‘om’ is. Juist in de beginfase komt een bepaalde mate van ‘vrijheid’ het proces ten goede.

Door de eerste successen en het overwinnen van ‘koudwatervrees, zie je het aantal deelnemers en het aantal toepassingen als een olievlek door de organisatie verspreiden.

Om Social Media breder in te zetten en verder uit te rollen, beweegt de organisatie naar een zekere mate van centralisatie, het ontwikkelen opstellen van een plan en opstellen van richtlijnen.

Vervolgens wordt er aansluiting gezocht bij de organisatieomgeving- en doelstellingen en bij het Social Media beleid van andere afdelingen.

5. Opstellen van Social Media Richtlijnen

Zodra Social Media is ingezet en het aantal toepassingen en deelnemers toeneemt, groeit ook de behoefte aan richtlijnen. Het gaat hier niet om ‘one-size-fits-all’. Ook richtlijnen zijn een logisch vervolg op de bestaande organisatieomgeving- en doelstelling. Deidre Breakenridge  maakt onderscheid in haar videoblog tussen de volgende benaderingen:

1. Legal  Approach
2. Middle of the Road Approach
3. People appproach

In een organisatie waar Beheersen en Controle in de cultuur verankerd zit, zal men niet vreemd opkijken van een zeer uitgebreid richtlijnenpakket met veel beperkingen en juridische termen. Binnen een organisatiecultuur van Innovatie & Externe Focus  zal er minder angst bestaan voor Social Media inzet en zullen een aantal korte en bondige handvatten volstaan. Het gros van de organisaties zal echter voor de ‘Middle of the Road Approach’ gaan en ‘gestuurde vrijheid nastreven’.

Privacy van de Organisatie of  Privacy van de Medewerker?
Uitlatingen op Social Media kunnen resulteren in het lekken van gevoelige bedrijfsinformatie en kan de privacy van de organisatie schenden. Net als andere bij ‘overtredingen’ die al vast zijn gelegd in gedragsrichtlijnen en ethische codes kunnen hier sancties op staan en zelfs ontslag tot gevolg hebben.

Aan de andere kant worden er ook steeds meer gegevens van de medewerker zichtbaar in de virtuele wereld. Al kennen wij wetten en regels die persoonsgegevens beschermen, het is maar de vraag of zij met het oog op huidige en toekomstige toepassingen van Social Media, het individu in voldoende mate beschermt.

Maar er komen ook een aantal nieuwe vraagstukken naar voren. Kan een medewerker zomaar alles op Social Media zetten, privé, wat hij/zij wil? Of zijn er gevallen waar dat niet zou kunnen? En wat kan een werkgever in dat geval doen? Denk aan het voorbeeld van een organisatie waar de verkoopmedewerker foto’s van een uit de hand gelopen feestje op Hyves zet. De organisatie vindt dit niet gepast. Wat te doen? Er is nog maar weinig jurisprudentie op dit gebied. Ontslagen zijn er volgens mij nog niet gevallen vanwege ongepaste privé activiteiten op Social Media. De medewerker aanspreken kan natuurlijk altijd.

Met het gebruik van Social Media wordt de scheidslijn tussen privé en zakelijk steeds minder duidelijk en zullen dergelijke vraagstukken steeds vaker aan de orde komen.

Aan de slag

Het moge duidelijk zijn: er is een heleboel te doen voor HR. Mocht je niet weten waar je moet beginnen: met dit 5-stappenplan kun je aan de slag. En vergeet niet dat de beginfase bestaat uit experimenteren. Mocht je nog aanvullingen of opmerkingen hebben, dan hoor ik het graag.

Wat gebeurt er binnen organisaties?

We zien een heel gevarieerd ‘landschap’ als het gaat om Social Media acceptatie en implementatie. Sommige organisaties zijn helemaal ‘into’ Social Media, gebruiken zowel interne toepassingen (voor bijvoorbeeld het delen van informatie, connecties inzichtelijk maken & stimuleren en personal branding) als externe toepassingen (voor bijvoorbeeld klantenservice, arbeidsmarktcontact en PR-activiteiten) en storten zich vol enthousiasme op Het Nieuwe Werken.

Daarnaast zien we ook organisaties die eerst op een aantal afdelingen – al dan niet experimenteel – met Social Media aan de slag gaan. Zij laten juist bewust het gebruik van Social Media organisch ontwikkelen binnen de organisatie. Maar er zijn ook organisaties die terughoudender zijn en zichzelf de vraag stellen: ‘Moet ik wel ‘iets’ met Social Media en zo ja, wat dan?’. En tot mijn verbazing zijn er ook nog organisaties die het onderwerp negeren. Zij denken dat de hype wel overgaat, denken dat Social Media alleen voor anderen van toepassing is of vinden dat Social Media alleen maar tijd kost en niets oplevert. Hoe langer zij wachten, hoe groter de kloof tussen de digitale en de traditionele wereld wordt, met alle mogelijke gevolgen van dien.  

Het is ondertussen wel duidelijk geworden dat negeren van het onderwerp geen optie meer is: de opmars van een open, transparante, geïntegreerde, netwerk manier van werken en communiceren is niet meer tegen te houden: de medewerkers – vooral digital natives, maar straks ook digital immigrants – begeven zich al op Social Media sites. De vraag is dan ook niet meer óf je als organisatie iets met Social Media moet gaan doen. Maar de vraag is wát je met Social Media gaat doen en wanneer.

Waar staat HR in dit verhaal?

Zoals al aangegeven is de ene organisatie verder met deze ontwikkelingen dan de andere: mede ingegeven door organisatiecultuur, type, karakter, branche en doelstellingen zie je dan ook verschillende toepassingen en fasen van Social Media acceptatie en implementatie. Over het algemeen – een aantal vooruitstrevende en toonaangevende uitzonderingen daargelaten – is HR nog niet bij de les en laat een reactieve houding zien. Zij kijkt toe vanaf de zijlijn.

Natuurlijk, HR zet Social Media ondertussen wel in bij Recruitment- en Arbeidsmarkt communicatievraagstukken. Maar daarmee zijn we er nog lang niet. Ook zie je dat HR voorzichtig toenadering zoekt tot Communicatie en Marketing en kijken ze gezamenlijk naar onderwerpen als Employer & Internal Branding en hoe Social Media hierbij ingezet kan worden. Maar daarmee laat ze een heleboel onderwerpen liggen: er is werk aan de winkel. Vraagstukken als Medewerker Engagement, Medewerker Communicatie, Personal Development, E-learning, Community Based Learning, Het Nieuwe Werken… het is maar een greep uit de onderwerpen waar HR op dit moment al opnieuw naar zou kunnen kijken en -geholpen door Social Media- het beleid en de instrumenten efficiënter en effectiever zou kunnen inzetten.

Wat hebben deze ontwikkelingen voor implicaties op de langere termijn?

Wat gaat er gebeuren met organisatiestructuren wetende dat organisaties meer op netwerken gaan lijken en transparanter zullen gaan worden? Hoe gaan we om met Leiderschap, dat niet meer vanzelfsprekend op hiërarchische machtsstructuren zal zijn gebaseerd? Hoe gaan we om met een virtueel team, waar veel meer dan nu op vertrouwen en output zal moeten worden gestuurd? Hoe om te gaan met de nieuwe generatie, die voornamelijk motivatoren vindt in connectivity, flexibel werken en zelfontplooiing? Het is maar een kleine greep van nieuwe vraagstukken die zich aan gaan dienen bij organisaties. De organisaties die hier op authentieke wijze mee aan de slag gaan zullen een voorsprong kunnen krijgen ten opzichte van de organisaties die dat niet of veel later gaan doen. Bijna al het bestaande HR beleid en instrumenten zullen moeten worden bekeken vanuit een nieuw perspectief; wellicht overboord worden gegooid, misschien worden behouden, maar bijna zeker moeten worden aangepast om klaar te zijn voor de toekomst.

Toegevoegde waarde HR.

In on-line en ‘in-real-life’ (IRL) discussies en blogs wordt op dit moment veel gepraat over de toekomst van HR en welke toegevoegde waarde zij heeft of zou kunnen hebben. Deze over het algemeen intern- en ondersteunend gerichte rol, zou juist nú met alle veranderingen die op stapel staan mee kunnen veranderen en inspelen op een nieuw ontstane behoefte van de organisatie. Door op strategische wijze naar deze vraagstukken te kijken en de verbindende factor te vormen tussen Management, Communicatie, Marketing en IT – daarbij de wisselwerking tussen intern en extern te stimuleren en op elkaar af te stemmen- kan HR wezenlijk toegevoegde waarde bieden.

Niet voor alle organisaties zullen deze ontwikkelingen even snel en in dezelfde mate van invloed zijn, maar wat wel duidelijk is geworden is dat vandaag de dag je jezelf als HR niet meer hoeft af te vragen óf je aandacht moet schenken aan Social Media vraagstukken, maar hoe de vraagstukken er voor jouw organisatie uit zullen zien en op welke authentieke wijze je daarmee om zal gaan. Ben jij er klaar voor?

 *Foto FLICKR CREATIVE COMMONS LAURAKGIBBS

Daar waar Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd komt naast dat kunnen een ander belangrijk aspect naar voren, namelijk kennen. Naast kennis gaat het dus om kennissen.

Hoe goed ben je in staat om kennis voor de organisatie te ontsluiten? En kan je helpen kennis te laten afvloeien als het niet meer nodig is? Human Capital wordt dus Social Capital. Wat betekent dit voor u?

De kern

Bij Het Nieuwe Werken ontvangen medewerkers het vertrouwen en de vrijheid om zelf te bepalen met wie ze hun werk doen. Dat kan dus met collega’s, maar ook met anderen buiten de organisatie. Door het delen en combineren van kennis wordt innovatie versneld. In ieder geval in de fase van het genereren van ideeën. Daarnaast zorgt het samenwerken met mensen buiten de organisatie -waaronder Zelfstandige Professionals- ervoor dat de organisatie flexibeler wordt. Je kan sneller reageren en we weten allemaal: niet de sterkste, maar degene die het beste kan veranderen overleeft.

Ont-moeten

Frans van der Reep gaf in zijn model “van moeten naar ont-moeten” al aan dat het in onze samenleving steeds belangrijker wordt om anderen te ontmoeten. Stoppen met moeten, minimaliseer de kaders, geef mensen de vrijheid om mee te bepalen hoe de doelen worden bereikt. Creativiteit wordt nog steeds belangrijker. Daarvoor is het van belang om die creativiteit de vrijheid te geven. Kennis is macht, delen is machtiger, co-creatie is de kracht.

Sociale netwerken

Een praktijkvoorbeeld: Een grote Nederlandse organisatie stelde vast dat met het aanstaande vertrek van een van hun senior medewerkers ook het laatste stuk kennis over het desbetreffende expertisegebied zou verdwijnen. Wat nu te doen? Uit onderzoek bleek dat de kennis van deze persoon in hoge mate werd bepaald door het sociale netwerk dat in de loop der tijd was opgebouwd. Door de spil uit het netwerk te vervangen zou je niet automatisch al die sociale relaties behouden. Uiteindelijk werd besloten om meerdere mensen in de organisatie een iets andere rol te geven, waardoor het sociale netwerk maximaal in tact bleef. En daarmee de kennis. Op een andere plek is uiteindelijk iemand van buiten aan de organisatie toegevoegd.

Belang voor HRM

Juist voor de HR professionals van een organisatie leidt dit tot vragen over o.a. het recruitmentbeleid. In hoeverre is uw organisatie zich bewust van de kracht van het Social Capital voor uw organisatie?  Hoe krijgt dat vorm in het recruitmentbeleid? En hoe ver wilt u gaan met het hebben van een flexibele schil?

Normaal gesproken wordt voor een dergelijk programma gebruik gemaakt van een aantal straalverbinding gebruikt en wordt op alle locaties van de correspondenten een studio ingericht. Dit maakt een programma snel complex en duur. ‘Compleet van de wereld’ pakt het echter anders aan. Het programma maakt gebruik van een eenvoudige studio in Nederland met drie computerschermen. Op elk scherm wordt via Skype contact gelegd met een correspondent. Het resultaat is daardoor een stuk minder goed dan je gewend bent met bijvoorbeeld het NOS journaal of RTL Nieuws. Soms vliegt de Skype verbinding er uit als een correspondent midden in een zin zit. De presentator schakelt dan gewoon over naar een ander. Wanneer de verbinding weer hersteld is, gaat de discussie weer verder.

Is dit nu een probleem? Wat mij betreft niet. Ik vind het één van de meest interessante TV-programma’s dat momenteel te zien is. Het programma levert een boeiende discussie op met mensen die op de hoogte zijn van de materie. De discussies gaan ergens over en je kunt het prima volgen. Ik heb natuurlijk geen inzicht in de kosten per uitzending gemaakt worden om het programma te produceren, maar ik kan me voorstellen dat het een fractie is van bijvoorbeeld een NOS journaal.

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Binnen mijn werk adviseer ik organisaties op gebied van online samenwerken. Ik zie verbanden in de manier waarop Compleet van de wereld’ gebruik maakt van technologie en hoe ik het ook toepas in mijn werk.

Mensen komen in verbinding

Bij ‘Compleet van de wereld’ kun je zien hoe nieuwe technologie als Skype mensen in staat stelt om gemakkelijk met elkaar in verbinding komen. Grenzen en afstanden vervagen bij het gebruik van nieuwe technologie, waarbij je je kunt afvagen hoe ‘nieuw’ Skype werkelijk is. Het is daarbij met ‘Compleet van de wereld’ leuk om te zien dat er niet alleen discussie is tussen een correspondent en de presentator.

Ook tussen correspondenten onderling laait de discussie op. Hoe bedoel je plaats onafhankelijk werken? Binnen mijn werkveld gebruiken technologie als Google docs, Mindmeister, WordPress, Basecamp, Teambox, Twitter, Yammer, Skype, LinkedIn en nog vele anderen om te zorgen ervoor dat grenzen vervagen tussen mensen en organisaties. Door de juiste mix aan technologie in te zetten, zorg je ervoor dat mensen geholpen worden tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden

Denk na over de essentie

Daarnaast laat het programma goed zien dat je altijd goed moet nadenken over de essentie. De essentie van ‘Compleet van de wereld’ is een goede discussie, mensen met kennis en het verkrijgen van inzicht. In de huidige vorm voldoet het programma hier volledig aan. Wat maakt het in dit geval uit dat er wel eens een verbinding weg valt? Wat maakt het uit dat iemand op z’n zolderkamertje zit in plaats van in een goed verlicht studio. De essentie van het programma is dat je een beeld krijgt van actualiteiten in verschillende delen van de wereld. Wanneer aan deze essentie wordt voldaan zijn de kijkers tevreden. Extra’s kunnen zorgen voor afleiding van de essentie.

Er komt steeds meer software/online diensten beschikbaar waar het achterwege laten van functionaliteiten een USP (unique selling point) is. Denk hierbij aan Basecamp en Highrise van 37Signals. Binnen Tam Tam zijn we zelf bezig om ons huidige, omvangrijke CRM te vervangen door Highrise. Het product bevat slechts een fractie van de functionaliteit van het huidige CRM. Dat is niet jammer, dat is mooi. Het voldoet namelijk bijna volledig aan onze eisen en het kost een fractie van het enterprise CRM pakket wat we hebben draaien.

80-20

Een ander punt wat ik belangrijk vind is dat een oplossing niet 100% compleet en gelikt hoeft te zijn om een goede oplossing te zijn. Een 80% oplossing tegen 20% van de kosten klinkt mij goed in de oren. Focus op de standaard mogelijkheden van een oplossing en pas dat niet aan om de laatste 20% functionaliteit te behalen. Die laatste 20% kost erg veel tijd, geld, beheer en tijdens de realisatie kom je erachter dat het toch niet fijn werkt. Zorg dat je de beste oplossing kiest die het best bij je probleem past en richt die voor je organisatie in. Het is dus erg belangrijk om de juiste oplossing te vinden, er is namelijk erg veel aanbod.

Consumenten lopen voor

Consumentenoplossingen zijn goed. Consumenten oplossingen zijn ook voor een breed scala aan organisaties bruikbaar. De ontwikkelingen op internet van de afgelopen jaren hebben een enorme vlucht genomen. Tools en diensten die ontwikkeld zijn voor consumente zoals sociale netwerken (Hyves, Facebook), crowdsourcing (Flickr, Wikipedia), video conferencing (Skype, Live messenger, Google talk) en voor het ondersteunen van groepen (denk aan Google docs voor de voetbalvereniging) worden meer en meer ingezet door organisaties.

Waar innnovatie vroeger vanuit de zakelijke markt kwam, is er de laatste jaren ook een andere trend op te merken. Die van consumentenproducten die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Goede voorbeelden hierbij zijn de PC-privé computer en VOIP (Voice Over IP). De meeste gezinnen maakten in de jaren 80 en 90 kennis met computers middels een PC-privé computer van één van de ouders. De innovatie op dat vlak kwam uit het bedrijfsleven.

Een aantal jaar later zien we met VOIP een andere trend ontstaan. VOIP, in het voorbeeld middels Skype, is al jaren voor elke consument (gratis) beschikbaar via Skype, MSN, Live Messenger, Google talk, Yahoo Messenger, etc. Er zijn op dit moment nog vele bedrijven waar deze technologie niet beschikbaar is. Dit geld natuurlijk niet alleen voor VOIP maar ook voor het gebruik van sociale netwerken, online tools, het gebruik van browsers en ga nog maar even door.

Conclusie

Wat mij betreft geeft ‘Compleet van de wereld’ een goed beeld van een aantal ontwikkelingen die gaande zijn. Een andere manier van denken over ICT, over hoe het ook kan. Dit zijn onder andere het terugbrengen tot de essentie, 80% functionaliteit tegen 20% van de kosten is een mooi streven en leer door te kijken naar hoe ‘consumenten’ in hun eigen tijd omgaan met tools. Neem deze punten mee bij het doorlopen van nieuwe projecten of bij het zoeken naar een oplossing voor bestaande problemen.

Maar tot hoever voeren we dit  “Nieuwe Werken” door?

Het volgende  humoristische  filmpje laat mooi zien dat sommige zaken echt veel slimmer kunnen.  De manier van vergaderen heeft bijvoorbeeld de afgelopen jaren al een flinke efficiencyslag gemaakt.

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Maar ligt het gevaar niet op de loer dat onze drang naar “productiviteit” ten kosten gaat van onze sociale contacten?

P.S. En hoe vraag je of iemand het zout eventjes door kan geven?:-)

Want wees eerlijk, de meeste mensen kijken naar wat anderen zeggen en praten elkaar alleen maar na. Wanneer zich dan ineens een grote verandering openbaart (bijvoorbeeld de recessie), dan zullen diezelfde analysten met terugwerkende kracht vertellen dat ze het al lang hebben zien aankomen. Dus dat ze toch gelijk hadden. Het is per slot van rekening ook hun werk niet waar. Maar waar de zwarte zwaan werkelijk om gaat is dat echte veranderingen zich vaak buiten de wereld van de meeste mensen ontwikkelt.

De werkelijke Macht

Hoe zit het dan met Het Nieuwe Werken, of anders gezegd work21. Een half jaar geleden keek ik naar uitzending over de geschiedenis van Europa. Een prachtige veeldelige documentaire over hoe Europa zich door de eeuwen heeft ontwikkeld. De historicus Geert Mak bracht op heldere wijze over het voetlicht waar T-splitsingen in de tijd voor Europa hebben gelegen.

Aan een van zijn uitspraken moet ik nog vaak denken. “Tot de 18de eeuw lag de macht bij de kerk, in de 19de eeuw bij het koningshuis, in de 20ste heeft het volk de macht bij een vertegenwoordiging (regering) neergelegd”. Wanneer je daar over nadenkt en je kijkt nu om je heen dan zie je dat de macht van de regering de laatste tien jaar aan het verschuiven is naar ‘het volk’. Social Media zorgt ervoor dat mensen elkaar kunnen vinden zonder dat daar een organisatie voor nodig is. Mensen organiseren zich en zijn in staat om samen meningen te vormen en krachten uit te oefenen op bedrijven en regeringen. De macht komt steeds meer bij de mensen zelf te liggen. Is dat nieuw, ik denk het niet.

De Fabriek

Voor de tijd dat er fabrieken waren was de levensstandaard niet hoog en waren mensen de hele dag druk in de weer om brood op de plank te krijgen. Toen de eerste fabrieken werden gebouwd was dat voor veel mensen de kans op een verbetering van hun levensstandaard. Dus trokken miljoenen mensen van het platteland naar de stad om daar te werken. Misschien wilden ze op dat moment wel meer zelf controle over hun leven hebben, maar daar was de situatie niet naar … Je moest toch in eerste instantie zorgen voor je gezin.

De fabrieken werden machtig en bepaalden voor een groot deel je leven. En eigenlijk staan deze fabrieken nog steeds om ons heen. Ze heten nu banken, verzekeraars, overheden. De echte productiebedrijven staan intussen in China. Wat wel een groot verschil met tweehonderd jaar geleden is dat we het met z’n allen heel goed hebben. Onze levensstandaard is erg hoog geworden. En op dat moment is het zaadje ontkiemt voor de veranderingen die we nu om ons heen zien.

Betekenis

Doordat wij ons niet echt meer zorgen hoeven te maken over onze toekomst, zijn wij in de positie om meer om ons heen te kijken. Om meer na te denken over ons leven, wat we er mee willen. We willen meer betekenis geven aan ons leven. En daar zit de echte verandering. Daarbij zijn bijna alle mensen van de wereld in het afgelopen tien jaar met elkaar verbonden via Internet en mobile telefoons. Hierdoor voelen wij ons sterker dan ooit en kunnen we kennis delen en groeperen zonder dat we daarbij afhankelijk zijn van overheden, koningshuizen, regeringen of fabrieken. Dat geeft een gevoel van vrijheid. Het zaadje om te zijn wie je bent is aan het kiemen. En dat hou je ook niet meer tegen.

De nieuwe Beschaving

Wanneer wij het dus hebben over HNW zouden we eigenlijk moeten spreken over een nieuwe samenleving, een nieuwe beschaving. En deze nieuwe beschaving is in een rap tempo aan het ontstaan. Maar de verschillen in onze wereld zijn nog groot, en dat geeft uiteraard veel spanningen. Om als geheel verder te groeien zullen we eerst de grote verschillen moeten aanpakken. Doen we dat niet dan wordt onze samenleving binnenkort zeker een paar stappen teruggezet. En dat zal niet op een genuanceerde manier gebeuren stel ik me voor.

HNW inside

Wat ik nu interessant vind is dat wij over HNW of work21 praten alsof het allemaal nieuw en spannend is. Maar dat is het niet! Het zit al in ons. We zijn alleen onze vrijheid kwijtgeraakt door armoede in het verleden en de introductie van fabrieken. Wat we nu aan het doen zijn is weer mens worden en de fabriek te gebruiken waar hij voor is: produceren, maar dan wel met zo min mogelijk mensen. In mijn ogen weten de meeste mensen diep in hun hart wel hoe ze willen leven en werken.

Alleen is ons aangepraat dat we ons zorgen moeten maken over onze toekomst en daardoor accepteren we dat we als HUMAN RESOURCE worden gezien op het werk. Die angst wint het bij veel mensen nog van de gedachte meer te kunnen zijn wie je echt bent. Maar de weg naar een nieuwe beschaving is intussen ingezet en zal nooit meer stoppen. Jij weet het toch eigenlijk ook al lang!

Opbouw

Het boek is gebaseerd op een vragenlijst met vierhonderd respondenten en ruim veertig interviews. De tweehonderd pagina’s zijn onderverdeeld in twee delen en een bijlage. Inhoudelijk gaat het van ‘breed naar smal’. Het eerste deel gaat over de belofte van de digitaal ‘verbonden wereld’. Een macro-economische verkenning op basis van literatuur en verricht onderzoek. In deel twee staat de ‘verbonden organisatie’ centraal. Hierin zijn de interviews en praktijkcases verwerkt. De bijlage is gereserveerd voor het ‘verbonden individu’ in de rol van professional of ondernemer.

Netwerkorganisaties

Lanting zet in zijn inleiding direct de toon: “In dit boek beschrijf ik hoe sociale netwerken tot nu toe vooral in ons privéleven een steeds belangrijkere rol spelen en hoe deze ontwikkeling haaks staat op de manier waarop veel bedrijven en organisaties georganiseerd zijn. Zij werken voor een groot deel nog met een strategie, cultuur en processen die stammen uit de vorige eeuw. Hierdoor dreigen ze uiteindelijk de aansluiting met werknemers en consumenten te verliezen.” Het boek schetst vervolgens hoe ‘verbonden individuen’ krachtiger zullen worden dan grote bedrijven. Zo verwacht Lanting dat de top 10 van bij studenten populairste werkgevers (Unilever, Shell, Heineken, Philips etc.) binnen vijf jaar voor de helft uit andere namen bestaat. Hij acht daarbij de kans groot dat er een naam in voorkomt van een sociaal netwerk dat opereert als een bedrijf, maar zonder overhead als gebouwen en managers.

Tweedeling

De verandering komt volgens Lanting door een tweedeling die aan het ontstaan is: die tussen ‘digital natives’ en ‘digital immigrants’. De eerste groep is na 1980 geboren en opgegroeid in een digitale wereld. De tweede groep stamt uit het industriële tijdperk zonder internet. Uit beschreven cases (waarom onbreekt De Baak?) en interviews met CEO’s blijkt feitelijk eenzelfde scheiding, maar dan op organisatie niveau. Organisaties waarbij online sociale netwerken echt onderdeel zijn van hun strategie blijken meer dan gemiddeld ‘digital native’: pure internetbedrijven, zoals Google en Sellaband, maar ook mediabedrijven en merken voor jongeren. Deze organisaties leven en ademen de tips die Lanting heeft voor hun tegenhangers: bedrijven die moeten worden ‘ingeburgerd’ in de nieuwe ‘digitaal verbonden wereld’. De kloof is echter diep en eigenlijk niet door organisaties te overbruggen, zo stelt hij. De benodigde omslag naar open, persoonlijk en authentiek is namelijk uitsluitend aan mensen van vlees en bloed voorbehouden.

Impact?

De kloof tussen de twee groepen bedrijven wordt impliciet duidelijk door de wijze waarop geinterviewde CEO’s betekenis geven aan de centrale begrippen ‘connect’ en ‘impact’. Bij succesvolle cases van sociale netwerkstrategieën verbindt het bedrijf zich met de buitenwereld en stelt het zich bloot aan impact. Minder ‘gelovige’ CEO’s denken in omgekeerde richting: zij vinden dat hun mensen vooral intern met elkaar moeten ‘connecten’ om zodoende impact op online sociale netwerken te hebben. In deze bedrijven is de verantwoordelijkheid voor het ‘goed gebruik maken van online communities’ gedelegeerd naar stafafdelingen als R&D, HRM en Marketing (de afdeling ICT komt hierbij helaas niet aan bod). Het boek gaat op dit punt niet alleen van ‘breed naar smal’ (zoals aangekondigd), maar ook van ‘extern naar intern’. Het vervolgt met tips hoe genoemde afdelingen zeer instrumenteel hun crowdsourcing, e-recruiting en online marketing activiteiten kunnen optimaliseren. Zeer bruikbaar, maar Lanting blijkt zelf een hoger ambitieniveau na te streven: veranker het thema ‘online sociale netwerken’ in je businessstrategie en ga ermee aan de slag! Doe je dit niet, dan is het over en uit.

Organisaties gebeuren!

Lanting heeft feitelijk één boodschap: “Organisaties bestáán niet, maar gebéuren. En het gebeurt buiten de poort, tussen met elkaar verbonden mensen.” Connect! is geen Amerikaans juichverhaal maar een realistisch boek dat de spijker op de kop slaat. Netwerkorganisaties met online verbonden professionals maken in de nabije toekomst het verschil. Denk als klassiek bedrijf na over de impact hiervan op de eigen organisatie en verbind je met deze wereld. Doe je dit niet, dan heb je het nakijken. Helemaal mee eens!

Tot slot

Een vraag die na lezing blijft hangen is waarom het boek niet uit drie volwaardige delen bestaat? Het geschetste toekomstbeeld van de ‘verbonden ondernemer en professional’ is met slechts dertien pagina’s in de bijlage terecht gekomen. Zo bezien is ook het boek zelf in tweeën gedeeld. Verdere uitwerking van wat ons allen te wachten staat zou tezamen met een volwaardige plaats in de inhoudsopgave beter passen bij de getrokken conclusies.

Online sociale netwerken zijn naar mijn smaak een noodzakelijke, maar niet voldoende voorwaarde voor waardecreatie in netwerkverband. Evenzogoed is zakelijke online software nodig om dit proces inhoudelijk te ondersteunen. Gelukkig zien leveranciers dit ook en bewegen deze tot voorheen gescheiden werelden snel naar elkaar toe. Ik vermoed dat binnen twee jaar online platformen beschikbaar komen die op voldoende niveau zowel sociale- als transactionele functionaliteit bieden. Gericht op samenwerkende individuen, buiten de standaard bedrijfscontext. Specifiek gemaakt om de wereld die Lanting voorziet werkelijkheid te laten worden.

Slimmer samenwerken zonder email vereist goede online projecttools gecombineerd met een juiste mix van sociale media. In deze videocolumn (1:51) deel ik mijn visie op deze ontwikkeling. Wat is uw ervaring met samenwerken buiten de bedrijfsgrens?

Deze videocolumn is geproduceerd door Gerard Til Visuals.

De ontwikkelingen op het vlak van de technlogie, ICT en social media gaan ongelofelijk snel.  Ik ontvang steeds meer geluiden van mensen die de mogelijkheden zien en kennen, maar die de (technologische) ontwikkelingen eigenlijk niet goed kunnen volgen vanwege tijd, prioriteit of affiniteit.

Zonder de juiste training of informatie bestaat er daarom een reële kans dat een grote groep potentiële nieuwe werkers afhaakt.

De bomen en het bos

Er zijn ontzettend veel mogelijkheden en tools om je werk slimmer, beter, efficiënter en productiever in te richten. Maar heel veel mensen hebben geen idee hoe het werkt of hoe ze zo’n programma kunnen inzetten. Het is bekend dat een groot deel van de gebruikers slechts een fractie van de mogelijkheden die programma’s als Word, Excel, PowerPoint of Outlook benutten. Laat staan van alle moderne Web 2.0-tools.

Een lezer van Het Nieuwe Werken Blog schreef onlangs in een reactie:

“Mijn persoonlijke probleem, en voor velen anderen tussen de 40 – 60, is dat wij niet opgegroeid zijn met de techniek. De echte nieuwe werkers zullen hun wenkbrauwen optrekken en zich afvragen over welke ‘technische’ problemen ik het heb. Maar met het nieuwe werken hangt nauw samen met het gebruik van web 2.0-tools en de terminologie die daarbij hoort …
…  Met die kennis ben ik niet geboren. Dan kun je natuurlijk anderen vragen hoe het zit en dan doe ik dan ook. Mijn mening is dat het voor een grote groep 35 à 40 plussers, die niet met sociale media en alle mogelijkheden daarom heen, zijn opgegroeid wel steeds lastiger wordt om het allemaal bij te benen.”

Eerste zien en doen, dan geloven

Mensen hebben vaak verschillende manieren van leren. De één is volkomen autodidact, de andere hoort of ziet het één keer en gaat z’n gang en de volgende wordt het liefst aan de hand meegenomen om nieuwe dingen te ontdekken. Niet iedereen heeft zoveel geduld of tijd om zelf met nieuwe programma’s, software of tools te experimenteren.

Ik gebruik vaak de volgende anekdote over het functioneel inzetten van techniek.
Eind jaren ’90 werkte ik voor Sony, toen ik een collega enthousiast probeerde te maken om e-mail te gebruiken. Daar had hij in eerste instantie écht geen tijd voor. Pas na enig aandringen, kreeg ik hem zover. De volgende dag werd ik nog net niet bedolven onder al zijn blijdschap. Dit was wel zo praktisch en kon zoveel tijdswinst opleveren, waarom had ik dat niet eerder gezegd? Het voorbeeld heb ik vaak gebruikt om de voordelen van weer een nieuwe toepassing uit te leggen.

Een soortgelijke ervaring had ik zelf een paar maanden geleden met Google Apps. Na een tijdje er tegen aan hikken, ben ik het gaan gebruiken voor een projectgroep. En eerlijk gezegd, eenmaal aan de slag, bleek het een fluitje van een cent. Erg praktisch en een enorme leuke ervaring om met meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken, waarbij de wijzigingen automatisch opgeslagen worden. Momenteel ik gebruik het voor diverse andere projecten en werk ik met diverse verschillende mensen en teams op deze manier. Elke keer blijkt opnieuw dat nieuwe tools, je werk zoveel efficiënter kunnen maken. ”De techniek staat voor niets!’

Deel je kennis en help anderen nieuwe tools te ontdekken

Er ligt een mooie taak voor de voorlopers in Het Nieuwe Werken, om ook de ’early majority’ mee te nemen in de wereld van technologische vooruitgang, nieuwe tools en applicaties, collaboration tools, social media en al die andere programma’s en software die het leven van de kenniswerker eenvoudiger maken! Wat is er leuker om je kennis te delen en anderen te helpen bij het ontdekken van de vele, nieuwe mogelijkheden.

Voor diegene die moeite hebben om het tempo te volgen: er worden momenteel genoeg initiatieven gestart om je kennis te vergroten. Via online cursussen, via communities, via je eigen netwerk of door het gewoon te vragen, overal is informatie over de technische mogelijkheden voorhanden. Durf dus vooral te vragen, en laat het er niet bij zitten als je het even niet meer weet.

Heb jij moeite om alle ontwikkelingen te volgen? Of heb jij tips voor mensen die het moeilijk vinden om alle technologische ontwikkelingen bij te benen? Ik ben erg benieuwd naar je reactie.

Als je naar een trein kijkt die voorbij komt gaat ie erg snel, maar als je zelf in die trein zit valt het opeens allemaal reuze mee. Dan is die trein zelfs een rustpunt. Een plek voor bezinning. Een plek om andere mensen te ontmoeten, een gesprek aan te gaan, en te luisteren naar de verhalen van die andere mensen.

Virtuele Sociale Netwerken

Dat is ook het geval met de virtuele sociale netwerken. Als buitenstaander vaak onbegrijpelijk en daardoor onderschat. Voor deelnemers aan deze netwerken gaat letterlijk de wereld open, barst het er van de ideeën, kennis en heel veel geweldige mensen. Geld is hier niet altijd de belangrijkste drijfveer en er is een zekere mondiale ethiek en gedragscode.

Sociale netwerken groeien enorm in kracht. Binnen deze netwerken wordt er ongegeneerd kennis en ervaringen gedeeld over allerlei producten en diensten, zonder dat je dit als buitenstaander merkt. Ook zie je nieuwe vormen van samenwerking ontstaan. Dat kunnen groepen van mensen zijn die als projectgroep of kennisgroep opereren, maar er zijn ook groepen met een commerciële doelstelling: die kopen gezamenlijk producten in of verkopen hun (groeps)diensten. Sociale netwerken zijn de machtcentra van morgen. Misschien zelfs al wel die van vandaag! Het is dus zaak om als overheid, ondernemer, dienstverlener of fabrikant je in deze wereld te begeven.

We zien dat er steeds meer sociale software wordt ontwikkeld, die dat allemaal mogelijk maakt. Individuen kunnen zich op het internet zelf organiseren, profileren en contact maken met gelijkgestemden. Er kunnen groepen geformeerd worden, waarbinnen men beschikt over een scala van handige toepassingen, zoals blogs, fora, wiki’s, Q&A’s. Bijeenkomsten kunnen er snel gepand worden en er is zelfs event-software , zodat je bijeenkomsten op het web kunt publiceren en deelnemers zich kunt laten registreren en kunt laten betalen. De platformen worden meertalig, want de wereld is nu eenmaal ons speelveld geworden. Groepen kunnen er gaan samenwerken en fuseren, maar ook organisch groeien. Interne- en externe communicatie, van twitteren tot skypen, en de verbinding met andere netwerken completeren het geheel.

Schaarste aan arbeid

Arbeid wordt schaars. Er ontstaat een mismatch tussen wat deze nieuwe wereld aan competenties bij co-creatoren nodig heeft en het huidige aanbod. Ook de vergrijzing slaat toe. Werkende mensen, ZZPers, gedetacheerden en werknemers zijn op elkaar aangewezen. Het sociale virtuele netwerk is dan als het mobiele cement van deze nieuwe waardecreatie. Want ZZP’ers, of Free Agents, willen nog wel met elkaar en u werken, maar niet meer in een vast dienstverband. Of werken tegelijkertijd in verschillende teams voor verschillende opdrachtgevers. Of brengen het ene moment kennis in als expert en op het andere moment deelt men ervaringen als klant. Meshworking wordt dat ook wel genoemd. Nieuwe waardecreatie ontstaat hier door de mobiliteit van deze mensen. En dat is hard nodig, want ons tijdsgewricht toont aan dat de oude systemen, organisatie structuren en productie- en marketing methodieken niet meer werken. Wie in economische zin wil overleven dient dus de nieuwe manier van waardecreatie te omarmen.