Maar tot hoever voeren we dit  “Nieuwe Werken” door?

Het volgende  humoristische  filmpje laat mooi zien dat sommige zaken echt veel slimmer kunnen.  De manier van vergaderen heeft bijvoorbeeld de afgelopen jaren al een flinke efficiencyslag gemaakt.

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Maar ligt het gevaar niet op de loer dat onze drang naar “productiviteit” ten kosten gaat van onze sociale contacten?

P.S. En hoe vraag je of iemand het zout eventjes door kan geven?:-)

Ikzelf val in deze categorie medewerkers; in 2008 ben voor mijn afstudeerstage organisatiepsychologie bij SNS Reaal als stagiair gestart. Sinds dien werk ik binnen het team dat verantwoordelijk is voor het programma Het Nieuwe Werken binnen SNS Reaal. Recent hebben we zelfs de TelewerkJaarprijs en de TelewerkPublieksprijs gewonnen. 

Dit jaar hebben we bij onze premiereafdelingen een nulmeting gedaan met daarin een aantal elementaire vragen over Het Nieuwe Werken. Uit de resultaten blijkt dat jonge medewerkers (21 t/m 31 jaar) een significant lager rapportcijfer geven aan Het Nieuwe Werken dan hun oudere collega’s…

Is mijn generatie dan toch meer aan het traditionele kantoor gehecht dan gedacht wordt?

Sociale cohesie belangrijk aandachtspunt

Zelf ben ik Het Nieuwe Werken vanuit mijn studie al gewend: een studiedag begint ook niet altijd om negen uur ’s ochtends. Regelmatig schoof ik rond een uurtje of elf met mijn minilaptop, een grote bak koffie en mijn iPhone (met fijn muziekje) de Universiteitsbibliotheek in om daar een dag flink door te halen. En mede dankzij Hyves en MSN was ik niet bang dat mijn sociale leven zich sneller ontwikkelde dan mijn studieresultaten.

Toch blijkt vanuit de nulmeting dat veel medewerkers zich zorgen maken dat het contact met collega’s verslechtert als er minder vanuit kantoor gewerkt wordt. Medewerkers van SNS Reaal mogen straks allemaal de helft van hun werktijd thuis werken. We hebben daarom afgesproken dat medewerkers minimaal twee dagen op kantoor werken om zo de sociale cohesie te ondersteunen.

Verschil tussen jong en oud

De meting geeft daarnaast aan dat jonge medewerkers vaker bang zijn dat straks het contact met collega’s verslechtert. Naast het informele contact maken zij zich ook zorgen over de kwaliteit van formele contacten: de informatie- en kennisoverdracht.

Waarom vinden jongere medewerkers dit nog belangrijker dan oudere? Heeft het wellicht te maken met een sterkere behoefte van jonge medewerkers vroeg in hun carrière goed zichtbaar te zijn; zich te profileren? Binnenkort deel ik graag de resultaten van de volgende (1-)meting. Hieruit zal blijken of deze zorgen ook in de praktijk bewaarheid worden.

Praktijk positief

Onze eerste praktijk ervaringen met Het Nieuwe Werken zijn overigens erg positief. In september zijn de eerste 150 medewerkers met Het Nieuwe Werken aan de slag gegaan. Zij ervaren dat ook nieuwe mogelijkheden biedt. Mogelijkheden die wij vanuit het programma niet van te voren hadden voorzien.

Tijdens de eerste vergaderingen, waarbij een deel van de collega’s vanuit huis virtueel mee vergaderden via de webcam op hun laptop, zijn de thuiswerkers bijvoorbeeld eerst even met de laptop door het hele huis gelopen om collega’s te laten zien hoe hun nieuwe werkplek er uit ziet. Zo zie je elkaar ook eens van een andere kant!

Jouw ervaring?

Over welke verandering die met Het Nieuwe Werken gepaard gaat maakt jij je zorgen?

De naar onze mening vier belangrijkste uitdagingen voor de moderne kenniswerker hebben we binnen het programma Future Workspaces van Novay de ‘Four challenges’ genoemd:

• In touch
• In sync
• In flow
• In control

In deze column lees je meer over de uitdaging ‘in touch’. Simpel gezegd: wanneer je minder op kantoor werkt, hoe blijf je op de hoogte van hetgeen er in het (werk)leven van je collega’s afspeelt?

In touch

De uitdaging ‘in touch’ heeft te maken met in hoeverre mensen zich met elkaar verbonden voelen. Het gaat hierbij zowel over mensen die elkaar goed kennen (sterke sociale band) als over mensen die elkaar een beetje kennen (zwakkere band). Je verbonden voelen met anderen en op de hoogte zijn van wat er speelt in het leven (zowel zakelijk als privé) van andere mensen is belangrijk. Het zorgt voor een goed sociaal netwerk, voor cohesie in een team en voor onderling vertrouwen. Allemaal zaken die essentieel zijn voor goede samenwerking.

Ik denk dat het Nieuwe Werken, waarin mensen flexibeler zijn de tijd en de plaats te kiezen om hun werk uit te voeren, ertoe leidt dat je elkaar minder ziet en meer via informatie technologie zal communiceren. Dit heeft gevolgen voor de hoeveelheid communicatie en ook voor de inhoud daarvan.

Om een voorbeeld te noemen, het zou weleens zo kunnen zijn jij en je collega’s elkaar minder treffen voor een informeel praatje in de koffiehoek. En al lijkt dit misschien geen groot gemis, juist dit soort momenten van informeel contact zijn heel belangrijk om op de hoogte te blijven van wat er speelt in een organisatie of bij een persoon, met andere woorden, om ‘in touch’ te blijven.

Daarnaast zijn dit bij uitstek het soort momenten waarop je ineens kunt ontdekken dat een collega precies de kennis of expertise heeft die je nodig had om een bepaald probleem op te lossen. Zo zei Eckart Wintzen ooit dat de koffiehoek de meest innovatieve plek in een bedrijf is omdat het dé plek is waar mensen van verschillende disciplines contact met elkaar hebben.

Meet Buzzcuit

Wanneer je minder vaak op kantoor werkt, zal je hoogstwaarschijnlijk minder contactmomenten in de koffiehoek op kantoor hebben. Om dit op te vangen, ontwikkelde het team waarin ik werk Buzzcuit. Het is een groot (46 inch) touch screen voor in de koffiehoek. Buzzcuit is zo ontwikkeld dat het collega’s inspiratie biedt en helpt om op de hoogte te blijven van elkaar en van wat er speelt in de organisatie. Op Buzzcuit wordt een constante stroom van berichten getoond. Er zijn berichten, ofwel ‘buzz’, in verschillende categorieen zoals mensen, projecten, rss- feeds en tweets (berichten op Twitter). Buzz is aan elkaar gelinked en aan externe nieuwsbronnen zodat de informatie op Buzzcuit continu wordt geupdate.

Door de buzz aan te raken kan een gebruiker inzoomen op een bericht en meer informatie en links vinden. Iemand die bij Buzzcuit in de koffiehoek staat kan op deze manier bijvoorbeeld over zijn collega’s zien wat ze op dat moment doen (twitter), waar ze aan werken (link met projecten) en wat hun expertise is (persoonlijk profiel). Maar hij of zij kan ook een filmpje op Youtube bekijken dat gelinkt is aan een project of via een rss feed het laatste nieuws lezen.

Evaluatiefase

Buzzcuit wordt op dit moment getest en geëvalueerd binnen Novay, de Rabobank en Ericsson. Eerste bevindingen van gebruikers zijn dat het leuk is om een profiel voor Buzzcuit aan te maken en zo zichtbaar te zijn voor collega’s.  Ze vinden ook dat het een meerwaarde biedt om informatie van collega’s te zien die op dat moment niet aanwezig zijn. De komende maanden volgt een uitgebreidere evaluatie en in 2010 verdere ontwikkeling van de functionaliteit.

Natuurlijk is Buzzcuit niet de enige manier om verbonden te blijven met je collega’s. Ik ben echter heel benieuwd wat je van het concept vindt.

Op welke manier blijf jij met je collega’s verbonden die niet op kantoor aan het werk zijn?