De eerstgenoemde omstandigheid overkwam de Stichting Theater Exploitatie Zeeland. Op een gegeven moment ontstond de behoefte aan flexibele werkplekken zodat het personeel op elk gewenst moment vanaf elke gewenste locatie gebruik kon maken van de programmatuur. Overigens zonder het aantal werkplekken te vermeerderen.

Virtualisatie

De stichting kiest als technische oplossing voor virtualisatie van de werkplekken en maakt, kennelijk uit kostenoverweging, hierbij geen gebruik van de diensten van leverancier LVP Reserveringssystemen (die ook de applicatiesoftware voor de theatersector levert). Voor de goede orde; bij virtualisatie worden computers en bedrijfsinformatie ‘losgekoppeld’ van de fysieke apparatuur. Meestal met het doel zo optimaal mogelijk van de ICT gebruik te maken. Virtualisatie leidt dus tot efficiënter ICT-gebruik.

Allereerst installeerde de leverancier ‘gewoon’ de software 9 x per kassa (computer) waarbij elke kassa een uniek nummer kreeg. Vervolgens voert de stichting de werkzaamheden zelf uit. In het kader van deze werkplekvirtualisatie registreerde de systeembeheerder van de stichting echter 19 kassanummers wat overeenkomt met evenzoveel kopieën van de software.

Licenties en auteursrecht

Juridisch gezien leidt het verveelvoudigen van de software zonder toestemming van de rechthebbende (de eigenaar) voor de virtualisatie van werkplekken in deze zaak zowel tot toerekenbare tekortkoming (wanprestatie, omdat er al een contractuele relatie bestaat) als onrechtmatig handelen (schending van auteursrechten).

Door de virtualisatie loopt LVP Reserveringssystemen inkomsten mis en dat bevalt de leverancier niet. Die vordert dan ook in rechte nakoming van de overeenkomst, die juridisch bepaald wordt door de FENIT-voorwaarden, en wil licentiegelden zien. Deze laatste eis (vergoeding voor extra gebruik van de software) wijst de rechter in Middelburg echter af. Omdat er geen sprake van piraterij is (kwader trouw ontbreekt), maar slechts van amateurisme (zaaknummer/rolnummer: 74988/HA ZA 10-438).

Schadevergoeding vindt de rechter echter wel op z’n plaats. De schade aan de zijde van de leverancier stelt de rechter (nogal creatief bedacht) gelijk aan de grootte van zijn offerte voor de werkplekvirtualisatie, te weten 17.554,00 euro.

Algemene voorwaarden

Verder is nog belangrijk te vermelden dat eerder in de procedure de gebruiker terugviel op een notoir formeel verweer: de voorwaarden van de leverancier zijn niet toepasselijk op de rechtsverhouding tussen de partijen. Dat sneed geen hout. Omdat de stichting op basis van die offerte zonder meer een bestelling heeft geplaatst, moet zij geacht worden die voorwaarden te hebben geaccepteerd, aldus de rechter. De vernietiging door de stichting van de voorwaarden, omdat LVP haar niet een redelijke mogelijkheid zou hebben geboden van die voorwaarden kennis te nemen, treft geen doel. De leverancier stuurde namelijk de voorwaarden mee met de offerte.

Meer dan ooit tevoren vraagt de juridische kant van ICT om aanvullende beleidsregels op en vooral ten behoeve van het werk. Een centrale plaats is daarin weggelegd voor (standaard)software. Zo moeten er voor iedere ‘nieuwe werker’ die plaats- en tijdonafhankelijk werkt de juiste licenties voor ieder softwareproduct en -dienst beschikbaar zijn. Zonder geldig gebruiksrecht ontstaat er namelijk al gauw aansprakelijkheid en mogelijk tevens reputatieschade. Extra goed opletten dus, zeker gezien de ontwikkelingen op het gebied van cloud computing en Bring Your Own Device (BYOD).

Overtuigd van de voordelen van Het Nieuwe Werken? Dan kun je nu tot praktische stappen overgaan. Creëer de mogelijkheid om vanaf elke locatie je werkzaamheden uit te voeren. Dit kan heel goed met behulp van online software. Via internet maak je gebruik van het softwareprogramma, je installeert dus bijna nooit meer iets en de gegevens blijven online. Online overleggen met collega’s over een project of werken aan een tekst

Wil je ook online software tools gebruiken, maar weet je niet welke tools goed zijn? De onafhankelijke redactie van CloudTools.nl test elke week meerdere online tools. Deze Week van Het Nieuwe Werken ook voor Het Nieuwe Werken Blog. Hieronder volgt een kort overzicht van goed geteste en veelgebruikte online software. Een groot aantal is gratis te gebruiken, andere vragen een maand- of jaarbedrag (zoals gewone software). Nog koudwatervrees? Elke tool biedt een gratis proefperiode en vaak goede gebruikersondersteuning.

Online overleggen in plaats van in de auto stappen

• Skype
  Met Skype kunnen via internet gratis telefoongesprekken met andere Skype-gebruikers worden gehouden. Maar naast het gratis skypen, kan er nog veel meer met deze online software: bellen naar vaste en mobiele telefoonnummers (vanaf 2,2 eurocent per minuut), chatten, bestanden uitwisselen en schermen delen. Gebruik een goede headset en met de verschillende abonnementen valt er flink te besparen op telefoonkosten. Maar dat niet alleen. Gebruik de groepsgesprekken-optie van Skype (normaal 5,99 euro per maand, nu tijdelijk 50 procent korting) om online te overleggen met je collega’s. Compleet met beeld en het tegelijkertijd delen van bestanden is het een goed alternatief voor een ritje naar kantoor.
• Spreed
  Wil je een echte vergadering houden, inclusief vergaderleider en notulist? Dan is Spreed een goede optie. Met de online software met Nederlandstalige interface is een webmeeting eenvoudig en snel te organiseren. Met een speciale Spreed plug-in voor Outlook is het mogelijk, net als bij een normaal vergaderverzoek, meetings met collega’s te organiseren. Voor 118 euro per jaar zijn er online vergaderingen te houden met maximaal 20 deelnemers.
• Wil je meer keuze of extra informatie over online vergadertools? Op CloudTools.nl is hierover een speciaal dossier samengesteld.

Even een kort bericht aan je collega in plaats van een lange e-mail

• Yammer
  Met Yammer kun je binnen een bedrijf een sociaal netwerk opzetten, net zoals Facebook en Twitter. De online software is zo gemaakt dat alle communicatie alleen zichtbaar is voor werknemers die zich hebben geregistreerd met hun bedrijfse-mail. In tegenstelling tot de 140 karakters van Twitter kunnen binnen Yammer lange berichten worden gepost met verschillende bijlagen; documenten (Word, Powerpoint, PDF), afbeeldingen die direct als miniatuurafbeelding zichtbaar zijn, links naar websites, een poll waar collega’s op kunnen stemmen, uitnodigingen voor events, et cetera.
  Het opzetten van een sociaal netwerk kan door iedere werknemer met een bedrijfse-mail gedaan worden, maar ook door het management worden geregeld. Gebruik van Yammer is gratis voor een ongelimiteerd aantal gebruikers in een netwerk. Voor 3,62 euro per maand per gebruiker zijn er betere beveiligingsopties en is het mogelijk het social network een eigen look and feel te geven. Voor meer dan honderd gebruikers kan er een speciaal bedrijfsabonnement afgenomen worden waarmee het ook mogelijk is Yammer te koppelen aan Microsoft Sharepoint.
• WorkVoices
  Met het Nederlandse WorkVoices kunnen collega’s makkelijk informatie en bestanden uitwisselen en elkaar op de hoogte houden van wat ze aan het doen zijn. Door gebruik te maken van groepen is WorkVoices ook geschikt als eenvoudige groupware tool. De software is te integreren met bestaande softwareproducten als Microsoft Sharepoint. Deze Software as a Service heeft duidelijk veel minder mogelijkheden dan Yammer, maar dat is geen slecht punt. Soms is eenvoud wel zo prettig. Dat de online software momenteel gratis is, maakt het de moeite waard om hem met een kleine groep werknemers uit te proberen.

Geen 9-5 op kantoor, maar overal samenwerken aan projecten

• Basecamp
  Basecamp is een van de meest gebruikte online projectmanagementpakketten. Er kan samen met collega’s en klanten worden samengewerkt aan projecten. Planningen worden aangemaakt met persoonlijke of algemene to-do’s. Bij het openen van het programma zijn vervolgens ook alle komende deadlines en taken zichtbaar. Het werkt eenvoudig, snel en is beschikbaar vanaf 17,38 euro per maand.
• Manymoon
  Manymoon is een complete online projectmanagementtool voor het delen van projectinformatie en -bestanden, het toekennen van taken en het registreren van gewerkte uren. De software is gebruikersvriendelijk, biedt een groot aantal functionaliteiten en maakt het werken aan projecten efficiënter. Het prominent in het Manymoon-dashboard aanwezige bulletin biedt een goed overzicht van alle nieuwe ontwikkelingen in de projecten, taken en gedeelde informatie. Vanaf 13,76 euro per maand.

Vanuit een inspirerend smartwork-centrum teksten en presentaties maken en delen met je collega’s

• Google Docs
  Google Docs is een handige oplossing om samen met je collega’s aan documenten te werken. Documenten hoeven namelijk niet meer heen en weer gemaild te worden tussen collega’s. Het is voldoende om een collega de link door te sturen waar het document staat. De online software bestaat niet alleen uit tekstdocumenten, maar ook uit spreadsheets, presentaties en formulieren. De basisfunctionaliteiten van de Software as a Service zijn ruim voldoende. Voor speciale functies moet lokaal geïnstalleerde software, zoals Microsoft Office, gebruikt worden. De eerst 1 GB opslagruimte is gratis, voor 3,62 euro per jaar kan 20 GB bijgekocht worden.
• Microsoft Office 365
  Het Office 365-pakket bestaat uit Software as a Service en desktop-applicaties die met elkaar samenwerken en kunnen synchroniseren via Office 365 Sharepoint (een intranet-oplossing). Gebruikers van Office 365 Sharepoint krijgen automatisch toegang tot de Web Apps. Deze bestaan uit Word, Excel, Powerpoint en OneNote. Hiermee kunnen via de browser Word-, Powerpoint- en Excel-documenten geopend en bewerkt worden.
  
  Daarnaast bestaat Office 365 uit de online versie van Outlook. Hiermee kan niet alleen e-mail ontvangen en verstuurd worden vanuit de browser, maar ook een agenda, takenlijst en adresboek bijgehouden worden. De functionaliteiten van de online software zijn minder uitgebreid dan de desktop-versie van Microsoft Office, maar Office 365 biedt alle mogelijkheden die nodig zijn voor het dagelijks gebruik. De abonnementen van Office 365 worden in vijf vormen aangeboden. De goedkoopste versie van de SaaS kost 5,25 euro per gebruiker per maand. Dit pakket bevat naast Office 365 Web Apps ook e-mail en agenda.Voor grotere bedrijven zijn er abonnementen tussen de 9 en 25,50 euro per gebruiker per maand.

In de trein via je smartphone, tablet of laptop toegang tot je bestanden

• Dropbox
  Dropbox is een van de meest gebruiksvriendelijke online opslagdiensten die momenteel beschikbaar is. Door je bestanden op de server van Dropbox te zetten kun je ze vanaf elke plek met internetverbinding downloaden en gebruiken. De software voor op de computer werkt probleemloos in de achtergrond. Het delen van documenten kan vanuit de verkenner en vraagt geen extra handelingen. Het synchroniseren van documenten met andere computers gaat heel snel, maar zoals met alle online opslagdiensten moet er wel goed over nagedacht worden welke documenten online worden opgeslagen. De online software is gratis voor 2 GB opslagruimte en 7,23 euro per maand voor 50 GB.
• Wuala
  Documenten, foto’s, muziek en video zijn eenvoudig via een veilige verbinding te versturen naar de servers van Wuala. Mappen zijn te delen met andere gebruikers, waardoor ook online samengewerkt kan worden. De eerste 1 GB van deze online software is gratis. Voor wie meer ruimte nodig heeft, zijn er abonnementen van onder andere 19 euro voor 10 GB en 59 euro per jaar voor 50 GB opslagruimte.

De IT-afdeling die jouw computerprobleem oplost, terwijl je boodschappen doet

• TeamViewer
  Met deze online software kan vanaf een afstand een andere computer bediend worden. Dit kan handig zijn wanneer je thuis een computerprobleem hebt waar je zelf niet uitkomt. TeamViewer maakt daarvoor een beveiligde verbinding tussen jouw computer en die van de helpdeskmedewerker. Hij creëert voor elke verbindingssessie een partner-ID en een sessiewachtwoord, dat bij elke nieuwe verbinding tussen twee computers verandert. Pas nadat jij deze codes hebt doorgegeven, krijgt de helpdesk toegang. Het is dus niet mogelijk een computer op afstand te besturen zonder deze toestemming. Via de verbinding is het ook mogelijk online samen te werken, presentaties te houden en bestanden uit te wisselen. Niet-commercieel gebruik van de software is gratis, voor zakelijke doeleinden moet betaald worden (eenmalig vanaf 499 euro voor een ongelimiteerd aantal te besturen computers).
• LogMeIn
  Ook met de combinatie LogMeIn Central (voor de helpdeskmedewerker) en LogMeIn Pro (voor jouw computer) kunnen computers op afstand overgenomen en beheerd worden. Over het algemeen zijn de functionaliteiten eenvoudig te bedienen en de verbinding tussen de computers is snel. LogMeIn is verkrijgbaar in het Nederlands en heeft een combinatieprijs van 277,95 euro (jaarabonnement Central + Pro voor één computer).
  

Heb je tijdens je werk al ervaring opgedaan met bepaalde online software? Of ben je laaiend enthousiast over een tool? Ik hoor het graag en nodig je uit om CloudTools snel eens te bezoeken.

Wat mij op veel van deze sites opvalt is dat het vaak over redelijk platte zaken gaat als, flexwerken, thuiswerken, nieuwe kantoorinrichtingen, andere werktijden, prive/werk-balans…dat soort zaken. Maar in mijn beleving zijn dit alleen de resultaten van een veel grotere beweging die gaande is. En dat is niet een beweging die door het bedrijfsleven is ingezet maar door de maatschappij, door ons allemaal. Blijkbaar zijn wij ons anders gaan gedragen, waardoor nu ook het bedrijfsleven zich opnieuw moet inrichten om aansluiting te vinden bij deze sterk veranderende samenleving.

Toen wij in 1991 starten met ons bedrijf e-office, wilden wij het allemaal anders doen. Wij wilden een organisatie waarbij we maximaal gebruik konden maken van elkaars hersencapaciteit. Waarbij we op een normale manier met elkaar omgingen, in plaats van de hiërarchische wijze die wij tot dat moment om ons heen zagen. Om daar invulling aan te geven moesten wij een aantal dingen rigoreus anders aanpakken dan mensen gewend waren. En daardoor word je al snel een vreemde eend in de bijt. Omdat wij bijvoorbeeld een vrije stroom van kennis en informatie wilden, hebben we alle barrieres weggehaald. En barrieres waren managers, afdelingen, procedures , funkties, administratieve organisatie. Weg ermee. Hierdoor bouw je een andere organisatie, en gaan mensen anders met elkaar om.

Het resultaat was dat we overal konden werken, alle informatie beschikbaar hadden, een andere kantoorinrichting kregen, een andere cultuur. Je zou van een afstandje kunnen zeggen dat wij al in 1991 aan het flexwerken waren, thuiswerken en op verschillende tijdstippen aan het werken waren. Wij gebruikten daar specifieke software voor om de communicatie en samenwerking ook op afstand mogelijk te maken. Deze software noemen wij nu HumanSoftware. Software die mensen helpt om elkaar te vinden, te communiceren en samen te werken. Compleet andere software dan de software die de meeste bedrijven inzetten voor hun bedrijfsprocessen.

Onderstroom van Het Nieuwe Werken

Waar het dus om gaat, is dat je je niet richt op de meest voor de hand liggende zaken als flexwerken, maar dat je de onderstroom begrijpt. En dat mis ik bij de meeste bedrijven die nadenken over Het Nieuwe Werken. Of zoals wij dat noemen Work21. De onderstroom is namelijk ingezet door de mensen om ons heen. Mensen die via internet en nu zeker via Social Media zichzelf razendsnel kunnen informeren en organiseren. Mensen hebben als groep ineens een stem en beinvloeden de maatschappij. Mensen kunnen overal hun spullen kopen, dus als jij het niet hebt klikken ze je weg en kopen ze het ergens anders. Mensen willen steeds beter laten zien wie ze zelf zijnen kopen ook zo hun kleding, auto’s, software, muziek, voedsel. Mensen willen aandacht en willen herkend en erkend worden.

Het bijzondere van deze tijd is dat de grote veranderingen deze keer niet vanuit het bedrijfsleven worden geïnitieerd maar vanuit de massa buiten organisaties, wij allemaal dus. We zien bedrijven worstelen om het hoge tempo van veranderen van de samenleving bij te benen. Bijna alle bedijven zijn gebouwd voor een stabiele omgeving. Ontworpen in de 20ste eeuw en totaal niet klaar voor de 21ste eeuw. John Kotter noemt de nieuwe organisatievorm voor de 21ste eeuw de adaptieve organisatievorm. Een vorm van organiseren waarbij je en voorspelbaar kunt zijn, maar tegelijkertijd wel met twee benen in de samenleving staat. En dat staat haaks op het gedachtengoed van het meeste management. Want management wil controleren, het meeste management is daarbij ook nog steeds zelfgenoegzaam. Wij weten hoe het zit, wij zijn succesvol, kijk maar naar onze spreadsheets, naar onze resultaten.

Andere wereld, andere organisaties

Maar de wereld is veranderd. Organisatie moeten opnieuw worden uitgevonden om te kunnen overleven. We moeten het goede uit de 20ste eeuw bewaren, maar er nieuwe dingen aan toevoegen. We moeten als organisatie kunnen luisten, communiceren, nadenken. We moeten met organisaties creatief kunnen zijn en met nieuwe oplossingen komen. Als je dit terugleest kan je zeggen: organisaties moeten worden verrijkt met de eigenschappen van een mens. En wie kan dat nou beter toevoegen dan….precies, een mens. Dat betekent dat naast het managen van de processen er een nieuw onderdeel aan een organisatie toegevoegd moet worden: het mensdeel, met alles erop en eraan.

Om als organisatie te kunnen luisteren, communiceren, creatief zijn, oplossingen bedenken heb je een andere organisatie nodig. Heb je HumanSoftware nodig, heb je een sterke cultuur nodig en moet je een helder beeld hebben bij het gewenste gedrag. Wij hebben met e-office tot nu toe altijd geëxperimenteerd met onze organisatievorm. We hebben successen gekend, en fouten gemaakt. We denken nu de de juiste richting te hebben gevonden. Maar laat ik een ding zeggen: flexwerken, thuiswerken of je kantoor opnieuw inrichten zijn bijna de sluitstukken van work21, van Het Nieuwe Werken. Dat durf ik na bijna 20 jaar uitproberen wel te zeggen. Het begint allemaal bij een gevoel van urgentie en een nieuw soort leiderschap. Maar als je met je organisatie aan deze voorwaarden kunt voldoen kan work21 de deur voor je openen naar de 21ste eeuw.

Stelling 2: Succesvol internetwerken vereist vrijheid eindgebruikers.
Individuen uitgerust met laptop en internet zijn momenteel innovatiever dan organisaties. Zeker als men met elkaar samenwerkt. Deze met elkaar verbonden kenniswerkers weten de weg op internet. Ze werken met hun favoriete apparaten in combinatie met open- en online software. Ze begeven zich in sociale online netwerken, managen hun eigen kennisketen en leveren innovatieve diensten op innovatieve wijze. In organisaties gebeurt precies hetzelfde. Maar dan vaak tegen de regels van Corporate ICT in. Regels die zijn opgesteld voor efficient beheer van ICT-middelen, niet voor maximale effectiviteit van ge-emancipeerde kenniswerkers. Beheerders houden van zekerheid, zijn beschermend en laten van nature niet graag dingen los. Zij remmen daarmee innovatie. Ter verhoging van het innovatief vermogen van organisaties vereist end-user computing een volwassen plaats in het ICT-beleid. Deze tijd vraagt erom eindgebruikers met hun computers en gadgets grotendeels vrij te laten!

Stelling 3: Internetwerken vereist open- en online software.
Er is een functionele referentiearchitectuur voor internetwerken aan het ontstaan. Geheel gebaseerd op
‘s werelds beste open- en online software. Thuis, onderweg en op kantoor, voor elk proces zijn uitstekende alternatieven voor de produkten van IBM, Oracle en Microsoft. Gewoon te verkrijgen via het web. Vooral relevant voor project- en netwerkorganisaties tot 250 medewerkers. Kies bijvoorbeeld voor een online kantooromgeving Google Apps, Zimbra of Zoho. Perfect te combineren met OpenOffice. Prima integratie met mobiel. Start met een eenvoudige CRM toepassing als Highrise en groei door naar Salesforce.com. Altijd, overal met iedereen kunnen (samen)werken. Op alle type computers en besturingssystemen, zonder licenties, contracten of vaste kosten. Houd het simpel: gebruik open- en online software!

Stelling 4: Internetwerken vereist lokale diensten.
Overstappen van een grondgebonden werkwijze met reguliere ICT naar internetwerken vraagt allereerst om   persoonlijk contact om gewenste doelen, processen en functionaliteiten te inventariseren. Na vaststelling van de bijpassende mix van open- en online software volgt configuratie. In aansluiting daarop zullen gebruikers moeten worden getraind. Gewoon met elkaar in een klasje blijkt toch het meest effectief. Vervolgens moet er zijn voorzien in technische ondersteuning op afstand maar ook op lokatie. En dat is geen vaste lokatie. Een servicedesk die functionele ondersteuning biedt op het volledige palet aan gebruikte software is ook onontkoombaar. Liefst in de lokale taal uiteraard. Tot slot wil de internetwerkende nomade wel kunnen aanschuiven bij een openbare flexplek in de buurt van zijn huis. Om zijn werk te doen en om onder de mensen te zijn. Succesvol internetwerken vereist lokale diensten!

Stelling 5: Internetwerken geeft vrijheid.
In deze tijd van individualisering stellen mensen hun eigen levensdoelen. Voorzien van innovatief gereedschap, bijbehorende diensten, kennis, vaardigheden en competenties kan men een eigen levensstijl ontwerpen. Mede door internetwerken is bijna alles mogelijk. Reizen waarheen je wilt, wonen waar je wilt, hard werken, of juist niet. Op eigen tijden, op zelf te kiezen lokaties. Met wie je wilt. De grens tussen werken, spelen en privé vervaagd. De grens tussen “organiseren” en “organisaties” evenzogoed. Het geeft vrijheid om los van lokatie en tijd je ding te doen. Iedereen kan zijn eigen ideale mix van activiteiten samenstellen. Internetwerken geeft vrijheid!

Reacties zijn van harte welkom!